Компания, основанная в 2004 году Бекки Браун и предоставляющая полный спектр услуг по счетоводству, бухгалтерскому учёту и управлению персоналом, была приобретена в 2018 году тремя предпринимателями в области технологий: Эриком Пейджем, Расселом Бенароей и Раджей Кападией. Будучи серийными предпринимателями, они не понаслышке знали, как сложно решать задачи бэк-офиса. Поэтому Эрик, Рассел и Раджа объединили усилия с Бекки в качестве партнёров и поставили перед собой очень простую, но важную задачу: дать предпринимателям уверенность в том, что их бухгалтерский учёт всегда ведётся правильно. Они также хотели предоставлять своим клиентам аналитику на основе финансовых данных, чтобы те могли уверенно планировать будущее своей компании.

Четверо партнёров переименовали компанию в Stride и только за первый год увеличили выручку более чем на 100%, а команду — до 35+ работников. Их клиенты представляют различные отрасли, обычно имеют 5–50 работников и годовую выручку в размере 1–25 млн долларов США.

Потребность в структуре и процессах

В то время как Эрик занимается операционной деятельностью и управлением клиентами, Рассел руководит программами компании по созданию спроса и привлечению клиентов. Когда два партнёра начали перестраивать и развивать бизнес, они быстро поняли, что им необходимо:

• Создать структуру и процессы для успешного роста и масштабирования бизнеса.

• Централизовать работу всех сотрудников, чтобы обеспечить прозрачность и видимость в рамках всего бизнеса, поскольку все работают удалённо и находятся в разных часовых поясах.

Оценив несколько инструментов для управления работой, Эрик и Рассел выбрали Asana из-за её интуитивно понятного интерфейса, гибкости в управлении различными рабочими процессами и высокой визуальной прозрачности. Они также увидели в этом возможность отказаться от другого программного обеспечения, поскольку смогли централизовать информацию в одном месте.

Вовлечение всей компании

Чтобы команда привыкла к новому уровню прозрачности и способу работы, Эрик и Рассел при внедрении Asana использовали подход «обучение на практике». Сначала каждый член команды изучил основы Asana, а затем вся новая работа планировалась и назначалась в этом инструменте, а не в электронных таблицах, на совещаниях или в переписке по электронной почте.

Благодаря Asana мы в любой момент знаем, как обстоят дела с каждым клиентом, и можем заранее устранять проблемы. Это помогло нам увеличить пожизненную ценность наших клиентов, что приносит нам значительную дополнительную выгоду.

Эрик Пейдж, сооснователь и партнёр

Хотя подход Эрика и Рассела «обучение на практике» помог людям освоить инструмент, его использование значительно возросло в их команде бухгалтеров и специалистов по персоналу, когда они создали доску состояния клиентов для отслеживания статуса каждого аккаунта. В этом проекте каждый менеджер по работе с клиентами может указать статус отношений со своими клиентами, чтобы при необходимости получить дополнительную помощь до того, как проблемы обострятся.

Повышение прозрачности для обеспечения быстрого роста

Теперь команда Stride управляет всей своей работой в Asana — от постановки целей компании до адаптации новых работников. Вот некоторые из способов, как они используют Asana для повышения эффективности:

• Отслеживание OKR: каждый в любой момент может видеть основные цели, к которым стремится компания, а также всю работу, выполняемую для их достижения. Работникам также предлагается подавать идеи по каждой цели, которые затем используются командами при планировании спринтов.

• Отзывы клиентов: теперь, когда у клиента есть отзыв, он отправляет его с помощью формы Asana. Таким образом, обратная связь не пропадает из поля зрения, и с ней может работать сотрудник, отвечающий за эту функцию или сферу бизнеса.

• Планы личностного развития: ключевой принцип компании — «инвестируй в себя». Работники используют Asana для отслеживания своих личных планов развития, чтобы видеть, в чём они добиваются прогресса и на чём им нужно сосредоточиться для достижения личных целей.

• Адаптация новых работников: каждый новый работник начинает свой первый день в Stride с получения плана адаптации в Asana, чтобы получить всю информацию, необходимую для успешной работы, и знать, над какими важными этапами он будет работать в течение первых 30 дней.

• Совещания: хотя команде удалось сократить большинство совещаний благодаря отслеживанию статуса проектов в портфелях, теперь, когда они встречаются, обсуждения сосредоточены на ответах на критически важные вопросы, а не на обмене новостями о ходе работ.

Взгляд в будущее

Перенеся свою работу в Asana, все сотрудники Stride теперь могут влиять на то, какие задачи являются приоритетными и что делается внутри организации. Работники более вовлечены и работают лучше, потому что чувствуют, что могут делиться своими идеями, и знают, к каким целям они стремятся. Результат? Команда, которая более сосредоточена, испытывает меньше стресса и помогает компании удвоить свой рост второй год подряд.

Отвлекающие факторы дорого обходятся, поэтому мы стараемся избавляться от них при любой возможности. Используя Asana, сотрудники могут концентрироваться и выполнять работу, не отвлекаясь, потому что все знают, что происходит и за что они отвечают, поэтому нет нужды встречаться для обсуждения текучки.

Рассел Бенароя, сооснователь и партнёр