Будучи независимым брендом, связанным с Volvo лишь в нескольких областях, Polestar задаёт траекторию стремительного роста. С 2019 года компания представлена в Германии, и в настоящее время в ней работает около 50 работников. Немецкое подразделение в основном отвечает за цифровые продажи, маркетинг и доставку автомобилей. Гибкая и проворная команда открывает новые горизонты, выделяя свой бренд на фоне материнской компании Volvo и привнося на рынок свежие идеи. Основное внимание уделяется дизайну, технологиям, производительности и, прежде всего, экологичности. Polestar может создавать и реализовывать проекты быстрее и с меньшими административными усилиями или процессами подтверждения, что является одним из преимуществ стартапа.

Polestar и Asana: снижение сложности, повышение ясности

Бастиан Рутер, руководитель отдела розничной торговли Polestar с июля 2021 года, был одним из первых работников Polestar в Германии. Поначалу ему приходилось решать невероятное количество сложных вопросов, которые изначально требовали структурирования и расстановки приоритетов. В то время каждый работник одновременно работал практически над каждой темой; требовалось внедрить и запустить множество межподразделенческих рабочих процессов. Сегодня Бастиан занимается организацией и внедрением управления лидами, а также развитием бизнеса с помощью Asana. Он и его коллега Карл Кристиан Вернер решили найти подходящий инструмент для управления работой, который бы упростил рабочие процессы. Управление работой — это систематический подход к координации рабочих процессов компании, обеспечивающий командам ясность, необходимую для ускоренного достижения своих целей, и предоставляющий каждому доступ к информации, необходимой для выполнения наиболее эффективных задач.

Как менеджер Polestar 1, Карл Кристиан Вернер несёт межфункциональную ответственность за продажи, позиционирование и доставку. С середины 2021 года он также поддерживает Polestar в выходе на два новых рынка — Австрию и Швейцарию. Карл Кристиан Вернер уже имел опыт работы с Asana до прихода в Polestar. Он продвигал использование Asana в Polestar в качестве инструмента для управления работой, уделяя особое внимание созданию структурированного подхода к повторяющимся процессам и чёткому определению целей и хода выполнения с помощью целей и ключевых результатов (OKR) и точных цифр.

Необходимость улучшить организационную структуру Polestar стала очевидной в конце 2020 года, когда в команде стало больше десяти работников. Рабочие задачи стали дублироваться чаще, и менеджеры распределяли задачи по электронной почте. Это стало отправной точкой для Asana. Переломным моментом стало отслеживание результатов с помощью OKR в сочетании с распределением задач в одном инструменте. Эффект не заставил себя ждать: это было идеальное решение для потребностей Polestar. 

Отдел Анны Весоловски также использует Asana. Она работает в Polestar с самого начала и вместе с коллегой занимается корпоративным общением и PR. Однако ежедневное согласование между отделами в большинстве случаев происходит в ходе прямого обсуждения. Они используют Asana для более масштабных проектов или более сложных рабочих тем, затрагивающих несколько отделов. Asana также помогает при передаче дел во время отпуска или когда кто-то принимает проект, гарантируя, что информация не затеряется в электронной почте.

Asana: турбонаддув для выполнения задач в Polestar

Asana уже используется во многих областях и ускоряет рабочие процессы, в которых совместная работа специалистов различных направлений имеет важное значение для Polestar Germany. Например, работникам удобно получать доступ к готовым шаблонам через Asana. Кроме того, новые работники проходят стандартизированный процесс адаптации полностью в Asana. Процесс поставки Polestar 1 также управляется через Asana. Сопоставление стандартных процессов — пример ещё большего повышения эффективности. Можно использовать существующий опыт, что значительно ускоряет процессы и снижает вероятность повторения уже известных ошибок. Перед внедрением инструмента для управления работой быстрорастущей компании пришлось преодолеть некоторые подводные камни. После переноса процессов в Asana работники теперь полностью полагаются на процесс Asana и, например, берут на себя новые места обслуживания с чётко определёнными этапами процесса, сроками и назначениями. Во время совещания участники могут вводить приоритетные темы на доске Asana или оставлять комментарии, которые видят все.

Поскольку привычки, как известно, трудно изменить, некоторые работники склонны возвращаться к старым методам работы. Тем не менее использование Asana является добровольным, чтобы работники чувствовали себя комфортно в своём стиле работы — без какого-либо давления. По словам Бастиана Рутера, команды должны использовать инструмент, когда он представляет реальную ценность и снижает нагрузку. В Polestar Germany Asana уже доказала свою эффективность, учитывая темпы внедрения на сегодняшний день.

Все признаки указывают на рост в Polestar

Хотя Polestar пока использует Asana только в Германии, уже существует множество вариантов использования, которые улучшили рабочий процесс и качество обслуживания клиентов. Процесс заказа и доставка — яркие примеры: оба полностью автоматизированы. В Polestar 1 задействовано множество сторон, и все должны следовать процессам, иначе эксклюзивный клиентский опыт окажется под угрозой. Изначально работники решали эту задачу с помощью совещаний и инструментов отслеживания в Excel. Asana позволила эффективно распределять работу, что привело к стабильному повышению качества доставки.

Команда Polestar тесно сотрудничает с клиентами, чтобы полностью удовлетворить их требования во время оформления заказа. Например, клиент может запросить доставку по другому адресу, а не на дом. Карл Кристиан Вернер работает в отделе продаж с коллегой, который занимается доставкой и послепродажным обслуживанием. В процессе доставки важно своевременно выполнять каждый запрос. Отсутствие общения или нечёткое распределение обязанностей сопряжено с риском задержек. Доставлены ли документы на автомобиль поставщику услуг по регистрации? Подтверждено ли получение платежа? Можно ли запустить процесс регистрации?

В некоторых случаях наблюдались значительные различия во времени, прошедшем с момента прибытия автомобиля до даты доставки, в том числе из-за индивидуальных требований клиентов. Теперь этот срок относительно постоянный и составляет около двух недель после прибытия автомобиля в Polestar. Asana позволила Карлу Кристиану Вернеру и его коллегам обеспечить максимально высокий уровень обслуживания клиентов и следовать своим ценностям как производителя инновационных высокопроизводительных электромобилей.

Благодаря Asana основные процессы чётко отображены и структурированы. Это чрезвычайно полезно. Всё работает слаженно.

Asana также сыграла важную роль в расширении сервисной сети Polestar в Германии, которой управляет отдел послепродажного обслуживания.

Первоначальные 23 пункта обслуживания почти утроились до 61 в ходе второго расширения. Чтобы показать коллегам, как настроить это в Asana, потребовалось всего два-три часа. Существующий список дел в Asana был продублирован, изменён и повторно использован для новой сети обслуживания. Эти цифры наглядно иллюстрируют повышение эффективности. В конечном итоге количество пунктов обслуживания выросло с 61 до 125, а затем примерно до 200. Благодаря Asana процессы можно масштабировать и дублировать. Дальнейшее расширение стало гораздо более управляемым.

Благодаря Asana всё работает так, как должно, — это демонстрирует возможности эффективного отслеживания проектов.

Asana обеспечивает спокойствие в проекте в сложных ситуациях

Asana показала себя очень эффективной, особенно в управлении сложными ситуациями. Планируя участие в Международном автосалоне (IAA), Polestar успешно представила себя. Как это обычно бывает в случае стартапа с гиперростом, присутствие компании на выставке было организовано с использованием сравнительно небольших ресурсов, а значит, значительно более эффективно. Для Polestar участие в такой важной выставке было огромной и захватывающей задачей. Требовалось командное взаимодействие, и были задействованы все отделы. Asana помогла отслеживать всё. Неделя за неделей, совещание за совещанием, задачи определялись, обрабатывались и выполнялись, что придавало уверенности членам команды. Обязанности были чёткими и прозрачными для всех, и всё было в одном месте. Участники команды видят, какие задачи завершены. Каждый может вносить свой вклад и реагировать на идеи.

Asana обеспечила структурированность и ясность планирования проектов, а также замечательное спокойствие сотрудников.

Дорога впереди — куда она ведёт?

Функция OKR всё ещё проходит оценку в Polestar. Вместе со службой поддержки Asana Бастиан Рутер и Карл Кристиан Вернер сосредоточены на том, чтобы выяснить, какие новые возможности предлагает функция «Цели» и как Polestar может использовать их наиболее эффективно. Пока Asana используется только для отображения рабочих процессов в Polestar Germany. Бастиан Рутер хочет, чтобы Asana стала предпочтительным инструментом для всей компании Polestar. Убедившись в преимуществах, он продолжает продвигать Asana на корпоративном уровне. Он видит следующий шаг в общей стратегии внедрения во всех подразделениях. Пока не будет созданы условия для более широкого распространения, Бастиан Рутер и Карл Кристиан Вернер будут продолжать пользоваться Asana. Они регулярно общаются с командой Asana и чувствуют, что хорошо осведомлены о ноу-хау Asana и дальнейших улучшениях эффективности. Asana и Polestar — партнёры, которые стремятся произвести революцию на автомобильном рынке и продолжить свою миссию: улучшать общество с помощью дизайна и технологий, ускоряющих переход к экологически устойчивой электромобильности.