Отдел коммуникаций городского совета Манчестера и M-Four, их собственная дизайнерская и рекламная студия, отвечают за организацию этих мероприятий, а также за общегородские коммуникационные кампании.

И раньше они делали всё это на бумаге.

Дизайнеры M-Four распечатывали брифы, по которым создавались все креативные элементы проекта, такие как цифровая реклама, футболки и брошюры. Они хранили бумажные брифы в разных «рабочих мешках» для каждого актива: громоздких оранжевых мешках, которые участники команды физически переносили между рабочими столами, передавая материалы на следующий этап производства.

Но для каждой кампании или мероприятия требуется не менее 100 креативных элементов... Поэтому по офису M-Four носилось множество оранжевых мешков.

Бумага начинала портиться, а иногда и вовсе пропадала. Шон Балманн, директор студии M-Four, знал, что его команде из 12 дизайнеров нужно перейти на цифровые технологии:

• Они тратили время на печать бумаги, рылись в стопках, чтобы найти информацию, и переносили мешки от стола к столу.

• Работа выбивалась из колеи, когда терялись корректировки, брифы и письменные подтверждения.

• Участникам команды и менеджерам приходилось постоянно искать информацию, чтобы узнать статус проекта и то, что происходит в команде.

Это был классический пример «работы по организации работы» — административных задач, которые отнимают время, предназначенное для квалифицированных задач и стратегии. Согласно каталогу «Anatomy of Work», работники в Великобритании тратят 60% своего времени на эти административные задачи.

Шон начал искать инструмент для управления работой, который помог бы M-Four отказаться от бумаг и сосредоточиться на важной работе.

Мы буквально носили эти большие папки с заданиями между столами, передавая их членам маркетинговой команды для написания текстов, корректуры и подтверждений. На наших столах были горы бумажных документов.

Шон Балманн, директор студии M-Four

В поисках «всё, что угодно, только не бумага»

Шон внедрил Asana, сначала выбрав нескольких дизайнеров, которые опробовали платформу. Затем он провёл базовое обучение для остальной команды, и они успешно управляли несколькими небольшими проектами. Большой переход произошёл с крупным проектом под названием Manchester Day — грандиозным общегородским мероприятием с более чем 150 элементами дизайна. Всё прошло хорошо, и команда установила крайний срок, когда бумажные папки с инструкциями будут выведены из обращения, а 100% работы будет перенесено в Asana.

Чтобы поддержать внедрение, Шон настроил шаблоны проектов, в которых были указаны процессы создания различных материалов. Это упростило производство и помогло дизайнерам понять, чего ожидать, что привело к повышению эффективности, распространившемуся на сотни дизайнерских работ.

Первый большой проект стал настоящим испытанием. Именно тогда мы оглянулись назад и сказали: «Знаете что? Это было намного быстрее, проще и прозрачнее, чем мероприятие в прошлом году». И это нас убедило.

Шон Балманн, директор студии M-Four

Меньше «работы по организации работы» — лучше результаты

Сегодня все креативные проекты M-Four управляются в Asana, что значительно сокращает совокупный объём административной работы, связанной с печатью брифов и переноской папок с заданиями. Возможно, на каждый творческий элемент, проходящий производственный процесс, уходило всего пять минут, но при наличии более 100 элементов в каждой кампании, находящихся в процессе одновременно, эти дополнительные пять минут накапливались в течение недель и месяцев. По оценкам команды, теперь они экономят два-три дня на каждом мероприятии или кампании, что даёт им больше времени на стратегии, медиапланы и дизайн.

Совместная работа также улучшилась, поскольку информация стала более доступной. Теперь участники команды могут перейти к любому проекту и посмотреть его историю, участников, обсуждения и вложения, а руководство может быстро проверить статус проектов по всей организации.

Но какая от этого польза? Улучшение морального духа и снижение стресса, потому что теперь дизайнеры могут работать удалённо, что раньше было невозможно. А в офисе столы наконец-то свободны.

Время, которое мы экономим на администрировании, теперь тратится на дизайн или маркетинговую стратегию.

Шон Балманн, директор студии M-Four

За пределами Манчестера

Теперь, когда у команды дизайнеров M-Four появилось больше времени на квалифицированную работу, они получили ряд крупных коммерческих заказов от организаций, не связанных с городским советом Манчестера. Они также будут управлять общением по этим проектам в Asana и привлекать новых клиентов на платформу для совместной работы.

Без бумажной волокиты возможности безграничны.