Команда маркетинга работает эффективнее, и мы знаем, какая у нас нагрузка — мы согласованы и интегрированы. Asana помогает нам видеть график кампании, чтобы мы могли реализовывать меньше более крупных программ и стратегически планировать даты запуска, чтобы максимально увеличить их влияние на выручку.

Андреа Леон Трозак, старший управляющий по управлению программами

Как Asana помогает Genesys работать эффективнее

Оптимизация маркетингового производства в больших масштабах

Рабочие процессы Asana с прямым назначением освободили менеджеров проектов, позволив им сосредоточиться на стратегическом планировании и оптимизации процессов. Теперь у руководства есть представление о том, как команды продвигаются к целям, и оно может направлять ресурсы на инициативы с высокой рентабельностью инвестиций. Кроме того, региональные маркетологи могут видеть предстоящие кампании и использовать ресурсы для своих местных кампаний. 

Освобождение времени для более важной работы

До Asana запросы приходили из разных мест, и производственная команда тратила слишком много времени на работу, которая не отслеживалась в их официальных очередях. 

Теперь маркетинговый PMO больше не отвечает за сортировку работы, назначаемой напрямую, а количество запросов по электронной почте или в чате заметно сократилось. Маркетинговый отдел экономит значительное время на администрировании — более 140 рабочих дней в год — благодаря более чем 350 отправкам форм и 2600 правилам автоматизации, срабатывающим каждый месяц.

Формы помогают маркетологам быстрее начинать работу

• Чтобы отправить запрос в отдел маркетинга, работники Genesys заполняют форму Asana, указывая свои потребности и детали результата для производственных команд.

• В зависимости от типа запроса — например, кампания, креативные услуги, вебинар, видео или публикация в социальных сетях — правила Asana автоматически назначают его на доску Asana соответствующей команды. 

Автоматизация направляет работу нужным командам 

• Небольшие запросы напрямую назначаются соответствующей команде, которая затем сортирует свои входящие задачи. 

• Сложные запросы, связанные с интегрированной маркетинговой кампанией или глобальной программой, направляются в команду PMO, поскольку они требуют взаимодействия с различными маркетинговыми службами и заинтересованными сторонами.

Люди неохотно пользовались предыдущей платформой для управления проектами, но они жаловались и никак не могли разобраться в пользовательском интерфейсе. Поэтому PMO и команды маркетинговых услуг тратили слишком много времени на управление задачами заинтересованных сторон. Нашей первоочередной задачей было найти простое в использовании приложение, которому заинтересованные лица могли бы быстро обучиться. В Asana нас заинтересовала возможность использовать методологию Agile; гибкость в персонализации представлений проекта была огромным плюсом.

Андреа Леон Трозак, старший управляющий по управлению программами

Согласование действий заинтересованных сторон с помощью единого источника достоверной информации

Предыдущая платформа управления проектами, которую использовала маркетинговая команда, была чрезмерно сложной, что затрудняло взаимодействие заинтересованных лиц с работой и вынуждало менеджеров проектов заниматься более чем 50 проектами каждый. 

Asana предоставляет командам централизованное пространство для отслеживания работы над кампанией, значительно повышая вовлеченность заинтересованных сторон и сокращая «работу по организации работы» — координационную работу, связанную со стратегическими проектами.

Обсуждения, контекст и работа фиксируются в одном месте

• У каждой команды маркетинговых услуг Genesys есть специальная доска проекта в Asana, которая служит производственной очередью и используется для отслеживания результатов и управления ими в рамках команды и с заинтересованными лицами.

• Комментарии в задачах гарантируют, что обсуждения с заинтересованными сторонами происходят в контексте работы.

• Члены команды публикуют почти 4000 комментариев каждый месяц, что повышает вовлеченность заинтересованных сторон и снижает необходимость переключаться между электронной почтой и другими приложениями. 

Стандартизированные процессы упрощают совместную работу команд

• Отдел маркетинга запускает множество новых проектов с помощью шаблонов, в которых уже заранее созданы задачи по ключевой работе, которую необходимо выполнить.

• Затем эти задачи добавляются в несколько проектов, чтобы они находились на специальной доске Asana каждой команды, которая объединяет работу разных групп, а также позволяет командам видеть свои задачи в одном месте. 

Объединение глобальных команд с помощью органичной передачи работы

SharePoint используется во всей компании Genesys для совместной работы с файлами в команде, а отдел маркетинга использует Bynder в качестве системы управления цифровыми активами. Команде PMO нужно было обеспечить загрузку творческих материалов и исходных файлов в Bynder, чтобы творческой команде не приходилось дважды загружать файлы. 

С помощью API Asana и Tray.io команда подключила эти приложения и создала единый рабочий процесс. 

Автоматизация упрощает управление материалами

• Команда маркетинга разработала автоматизированный «триггер» в Asana с использованием Tray.io для автоматической загрузки творческих объектов и исходных файлов.

• Теперь, после того как дизайнер загрузит файлы в SharePoint, он вставляет ссылку в нестандартное поле в соответствующей задаче Asana. 

• Затем «триггер» отправляет файлы из SharePoint в Bynder, чтобы команда контента проверила их и завершила загрузку.

Интеграции обеспечивают более плавную передачу запросов на перевод

• Когда материалы необходимо перевести на другие языки, региональный менеджер кампании отправляет запрос с нужными ссылками Bynder. 

• Необходимая ссылка добавляется в поле Asana, что запускает автоматизацию через Tray.io, которая извлекает материалы из Bynder и доставляет их на платформу переводческого проекта поставщика услуг перевода.

По мере выполнения запроса на перевод его статус синхронизируется с задачей Asana с платформы перевода поставщика, чтобы региональный менеджер кампании мог отслеживать ход выполнения.

Одним из ключевых преимуществ стало предоставление маркетологам кастомизируемых опций, позволяющих им управлять работой наиболее эффективным для их команды способом. С помощью Asana мы смогли снизить уровень недовольства пользователей, повысить прозрачность статусов проектов и предоставить команде PMO больше времени на оптимизацию рабочего процесса и стратегическое управление программами.

Кэндис Сандерс, старший менеджер, отдел маркетинга

Масштабирование маркетингового отдела с помощью Asana вместо менеджеров проектов

В течение первого года использования Asana команда PMO увеличила вовлечённость заинтересованных сторон на 400%. В будущем команда продолжит совершенствовать операционную деятельность отдела маркетинга с помощью Asana, чтобы сосредоточить свои ресурсы на развитии бизнеса.