Asana используется с момента основания

Уже на этапе основания компания Exporo сделала ставку на цифровую бизнес-модель и цифровое сотрудничество, а также на Asana. Это позволяет компании, расположенной в районе Хафенсити в Гамбурге, быстро и гибко реагировать на потребности рынка, поскольку проекты и контент эффективно отображаются в межфункциональном разрезе с помощью цифровых процессов. Бьёрн Маронде, координатор по защите данных в Exporo, отвечающий за ИТ-администрирование и информационную безопасность, 12 лет работал независимым ИТ-консультантом, прежде чем получить постоянную должность в Exporo. Уже на этапе основания он участвовал в успешной закладке первого камня. Поскольку он уже был знаком с Asana, для него решающим фактором стало внедрение Asana в качестве инструмента управления работой в бизнес-процессы Exporo с самого начала. С самого начала требовалось создать систему, которая бы обеспечивала межфункциональную работу в командах, выступала в качестве центрального пункта для проектной работы и позволяла фиксировать цели и задачи на уровне команды и отдельных сотрудников. Цифровые и компактные инструменты Asana отлично подошли для автоматизированных бизнес-процессов Exporo. Оказалось, что Asana может предложить гораздо больше, чем просто управление проектами.

100% внедрение — все сотрудники используют Asana

Системный ландшафт Asana с момента основания компании является основой для структурированной координации рабочих процессов. Asana используется во всех отделах компании. У каждого из 181 сотрудника Exporo есть учетная запись в Asana, которую он может использовать для командной работы или для личных задач. Кроме того, можно приглашать внешних сотрудников и партнеров, таких как налоговый консультант или уполномоченный по защите данных. Поскольку Exporo использовала Asana с самого начала, не возникает таких вопросов, как «переход на новые методы работы» или «интеграция процессов Asana в отделы». Тем не менее, необходимо постоянное обучение сотрудников, особенно в отношении новых функций. Только так сотрудники смогут в полной мере использовать все преимущества платформы и, например, получать доступ ко всей необходимой информации и задачам.

Инструмент, такой как Asana, лучше всего поддерживает совместную работу, когда как можно больше коллег работают вместе с ним, а в Exporo мы на 100% работаем с Asana.

Беспроблемный переход на удаленную работу

Все более частое переключение на работу в домашнем офисе прошло гладко и в Exporo. Благодаря Asana не произошло никаких существенных сбоев в работе компании. Например, такие отделы, как отдел кадров, маркетинга, технический/разработчиков и контрактов, особенно зависят от этого инструмента в своей повседневной работе. Отдел Contract, отвечающий за заключение договоров с разработчиками проектов и инвесторами, должен сначала составлять юридически безупречные договоры, а затем управлять ими, например, для предотвращения невыполнения платежных обязательств. В настоящее время процессы оптимизируются в Asana, например, чтобы сократить бумажную волокиту, получить четкое представление о статусе каждого проекта и еще больше улучшить координацию в команде. Это необходимо для того, чтобы каждый сотрудник был осведомлен о своих задачах и сроках их выполнения. От поиска подходящих проектов до финансирования инвесторами — инструмент управления работой поддерживает задачи, подклассы и обязанности. Каждый отдельный шаг можно удобно и легко отслеживать в деталях.

Технология, лежащая в основе Asana, постоянно совершенствуется. Сегодня можно обрабатывать гораздо более сложные задачи и темы. Тем не менее, пользователям по-прежнему легко работать с платформой.

Повышенная продуктивность с самого начала

Благодаря тому, что Exporo использует Asana в качестве инструмента управления работой с момента основания компании, была создана прочная и централизованная основа для управления проектами с огромными возможностями расширения в будущем. Благодаря непрерывному развитию Asana Exporo может решать постоянно возникающие новые задачи, сохранять гибкость и находить быстрые и надежные решения. Так, в настоящее время Exporo пользуется, среди прочего, интеграцией Asana с мессенджером Slack, который в компании в основном используется для внутренней коммуникации. Теперь задачи можно легко и в один клик включать в групповые чаты или личные сообщения и отслеживать их выполнение.

Бьёрн Маронде знаком с Asana уже много лет и был свидетелем стремительного развития этого инструмента. «Раньше Asana была очень простым инструментом для решения бизнес-задач. В то время она работала очень линейно, как список покупок. Другие инструменты, в свою очередь, были чрезвычайно технически сложными, и их использование было более затруднительным. В них сначала нужно было создать базы данных, чтобы составить формы и вставить данные». Он убежден в постоянном совершенствовании инструмента.

История развития Asana и гениальная поддержка

С момента перехода на версию Asana Business год назад у Exporo появился собственный контактное лицо в команде сопровождения клиентов, что обеспечило дальнейшее повышение эффективности. Минимум раз в месяц Маронде общается с Asana. Личное контактное лицо в Asana теперь очень хорошо знает бизнес-процессы Exporo и по собственной инициативе вносит соответствующие предложения по новым функциям. «Тебя активно вовлекают», — говорит Маронде. Затем он сразу же проверяет внутри компании, можно ли и как можно использовать эти новые функции в Exporo с пользой и выгодой. И наоборот, служба поддержки оказывает максимально возможную помощь при запросах. Обучение, проводимое Asana, очень нравится сотрудникам. Эксперты Asana прекрасно разбираются в теме и могут очень хорошо передавать свои знания. Использование и существующие процессы, которые уже выполнялись в инструменте, удалось многократно интенсифицировать благодаря интеграции новых версий и обучению. Несмотря на то, что Exporo самостоятельно интегрировала использование Asana в свои рабочие процессы, Бьёрн Маронде всё же рекомендует регулярно контактировать со специалистами из команды сопровождения клиентов Asana.

Вы получаете полезные советы и можете сделать использование еще лучше и проще. Редко когда я получал такую хорошую поддержку, как в Asana.

Asana как самоходный механизм в Exporo

Сотрудники Exporo самостоятельно решают, как им дальше интегрировать отдельные модули инструмента в свою повседневную работу и работу своего отдела. Например, такие отделы, как отдел кадров или отдел комплаенса, используют функцию «Формы» для приема и обработки запросов. Сотрудники сами планируют, организуют и реструктурируют свой повседневный рабочий процесс. Для этого они активно взаимодействуют с системой. Маронде: «Коллега, которая поставила перед собой цель на целый квартал, при поддержке Asana смогла достичь ее уже в начале квартала. Exporo делает ставку на активное участие сотрудников в оптимизации процессов. Именно это отличает молодую компанию. Это весело, потому что все работают в одном направлении».

Asana Forms и Goals

С помощью новых функций Asana «Формы» и «Цели» Exporo целенаправленно централизует определенные процессы. Формы позволяют отправлять сотрудникам всего лишь ссылку — форма, хранящаяся в Asana, содержит все вопросы и темы, относящиеся к процессу. С помощью функции «Цели» можно связывать цели всей компании с необходимыми задачами и отслеживать ход их выполнения. Благодаря этому команды работают вместе более целенаправленно. С помощью «Целей» можно напрямую связывать цели с задачами без промежуточных шагов. Таким образом, Goals обеспечивает ясность в отношении задач, процессов, целей и результатов.

Надежная база данных чрезвычайно важна для бизнес-аналитики

Для систематического анализа компании Asana была напрямую интегрирована в систему бизнес-аналитики (BI) Exporo. Asana глубоко интегрирована, и все необходимые данные хранятся в хранилище данных. Это позволяет выполнять сложные вычисления, например, определять вероятность наступления определенных событий. Единые отчеты используются не только для внутреннего пользования, но и для отчетности перед инвесторами. Интеграция BI позволяет анализировать, где возникают проблемы. Например, когда речь идет о заявках в службу поддержки, коллеги могут сразу увидеть, сколько заявок находится в обработке или еще открыто, и сколько в среднем занимает обработка одной заявки. Таким образом, многие другие данные регулярно передаются из Asana в инструмент бизнес-аналитики через интерфейс. Таким образом, руководство имеет конкретное представление обо всех процессах.