6 dicas para líderes de operações otimizarem a pilha de tecnologia da organização
Resumo
As organizações estão enfrentando um número esmagador de ferramentas — 323 aplicativos SaaS em média — levando a dias de trabalho fragmentados e à diminuição da produtividade.
O problema começou nos últimos anos, quando as empresas investiram excessivamente em ferramentas de colaboração para compensar a falta de interações presenciais. Mas isso acabou prejudicando mais do que ajudando. De acordo com um estudo, os funcionários das empresas da Fortune 500 alternam entre aplicativos e ferramentas aproximadamente 1.200 vezes por dia.
Agora, as organizações precisam que os líderes, especialmente nas operações, assumam uma postura firme sobre quais novas ferramentas são necessárias. Caso contrário, uma pilha de tecnologia cheia de ferramentas redundantes coloca a eficiência dos funcionários e a saúde financeira em risco significativo. Ao adotar uma abordagem proativa, os líderes de operações podem ajudar as organizações a evitar esse resultado.
Seguindo as seis etapas abaixo, os líderes de operações podem se envolver na racionalização de aplicativos, um processo no qual se identifica estrategicamente quais dos aplicativos da organização devem ser mantidos, substituídos, desativados ou consolidados. O resultado é uma pilha de tecnologia otimizada para o seu Business. Veja como começar:
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1. Realize uma auditoria das ferramentas
A redundância de ferramentas é um grande fardo para as organizações. Centralizar os dados de trabalho no menor número possível de plataformas deve ser a prioridade de um líder de operações. Mas, com potencialmente centenas de ferramentas em uma pilha de tecnologia, é quase impossível monitorar o que cada uma faz.
Com as equipes de operações, realize uma “auditoria de ferramentas” completa para catalogar todos os softwares e aplicativos da organização. Para cada ferramenta, defina claramente a sua finalidade principal e o caso de uso específico que ela aborda. Se não for possível articular o propósito de uma ferramenta, ela é uma ótima candidata para eliminação.
Reúna essas informações em um documento ou página da Web interna de fácil acesso. Em seguida, compartilhe-o com toda a empresa para que todas as equipes e departamentos estejam alinhados sobre como usar essas ferramentas. Faça dessa auditoria um exercício anual ou semestral recorrente para manter o inventário de ferramentas atualizado e relevante.
2. Identifique as ferramentas que promovem o trabalho interdisciplinar
Em um mundo onde a colaboração interdisciplinar é muitas vezes o catalisador da inovação, é essencial escolher as ferramentas certas para promover essas interações. As melhores ferramentas servem a mais de um indivíduo, projeto ou objetivo: elas quebram os silos dentro das equipes e entre os departamentos.
Pergunte às suas equipes de operações e a outros departamentos quais ferramentas são necessárias para uma colaboração interdisciplinar mais eficaz. Use essas informações para investir em ferramentas que conectem melhor as operações com toda a organização.
Procure selecionar uma ferramenta de colaboração que possa consolidar processos, informações e ferramentas em uma fonte central de trabalho. Quanto menos tempo os seus funcionários gastarem alternando entre aplicativos, mais eles terão para se concentrar no trabalho que realmente importa.
3. Otimize a sua pilha de tecnologia priorizando as integrações
Uma pilha de tecnologia transbordante é uma dor de cabeça financeira e para o usuário. Em vez de forçar os funcionários a alternar entre as ferramentas para obter tudo o que precisam, os líderes de operações devem defender ferramentas que aproveitem as integrações, que podem conectar toda uma pilha de tecnologia em uma única plataforma.
Comece identificando as suas principais ferramentas de negócio e, em seguida, procure aplicativos complementares que ofereçam integrações robustas. Consulte as equipes de operações e os departamentos da empresa que usarão essas integrações, garantindo que elas atendam às necessidades da equipe.
Antes de implementar mudanças em toda a organização, execute um pequeno programa piloto para testar a eficiência dessas novas integrações, medindo o impacto delas em relação às suas metas. Após testes bem-sucedidos, documente os novos processos e treine as equipes.
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4. Avalie a prontidão da sua organização para a IA
À medida que as tecnologias de IA continuam a evoluir, elas oferecem a todos os departamentos oportunidades sem precedentes para automatizar tarefas e gerar insights. Mas ferramentas desarticuladas criam dados desarticulados, estabelecendo uma base pobre para a IA.
Faça uma avaliação da prontidão para a IA para ajudar a sua organização a ser mais estratégica na incorporação da IA à sua pilha de tecnologia. Identifique as lacunas na qualidade dos dados, na integração e nas habilidades dos funcionários.
Depois de avaliar a sua prontidão, comece a testar ferramentas baseadas em IA que se alinhem às metas estratégicas da sua organização. Meça o impacto delas por meio de indicadores-chave de desempenho específicos, como economia de tempo, taxa de automatização de tarefas ou melhoria na análise de dados. Após um teste bem-sucedido, implemente as ferramentas de IA em todos os departamentos relevantes, garantindo que os protocolos adequados de treinamento e gestão de mudanças estejam em vigor.
5. Reduza a fadiga de ferramentas
A avaliação da pilha de tecnologia de uma organização deve ser uma desintoxicação orientada por dados para o Business, liderada pelas equipes de operações. Com o feedback dos funcionários, os líderes de operações podem avaliar melhor como as ferramentas estão afetando as equipes.
Para isso, crie uma pesquisa para a organização perguntar aos departamentos e equipes sobre as ferramentas que usam e se elas estão causando exaustão. Faça perguntas sobre como os funcionários se sentem ao usar determinadas ferramentas. Tente identificar quais ferramentas estão energizando o trabalho e quais estão drenando a capacidade mental. Com essas informações, identifique duplicatas, ferramentas desnecessárias e espaços onde as ferramentas estão criando silos que bloqueiam fluxos de trabalho eficazes.
6. Deixe que os funcionários opinem
Embora seja importante que os líderes de operações informem quais ferramentas a organização usa, isso deve ser feito levando em conta os funcionários. Crie um ciclo de feedback, no qual os líderes possam receber informações dos funcionários sobre o que está funcionando para eles e o que precisa mudar. Isso permite que os funcionários assumam um papel ativo na definição da sua pilha de tecnologia.
Dê o primeiro passo implementando um novo canal na ferramenta de mensagens da sua empresa, onde os funcionários possam expressar preocupações sobre questões tecnológicas. Revise isso como parte do seu ciclo de planejamento anual, coletando e analisando feedback ao longo do ano para identificar problemas recorrentes e áreas de melhoria. Com isso, os funcionários se sentirão mais capacitados e você terá mais informações para tomar decisões sobre a pilha de tecnologia.
Inove com um conjunto tecnológico intencional
Os líderes de operações estão em uma encruzilhada crítica, onde as escolhas que fazem hoje em tecnologia e colaboração moldarão o futuro da empresa. Para maximizar o seu conjunto tecnológico, não se trata de escolher mais ferramentas, mas sim as ferramentas certas, que possam aprimorar a colaboração interdisciplinar e servir como um núcleo de referência, como uma plataforma de gestão do trabalho colaborativa.
Ao seguir esse caminho e consolidar a sua pilha de tecnologia, você eliminará os silos, melhorará a experiência dos funcionários e criará clareza em toda a organização.
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