Como uma marca independente, conectada à Volvo em apenas algumas áreas, a Polestar está definindo uma trajetória de rápido crescimento. Desde 2019, a empresa está presente na Alemanha e atualmente conta com cerca de 50 funcionários. A unidade de negócios alemã é a principal responsável pelas vendas digitais, marketing e entrega de veículos. Ágil e ávida, a equipe está abrindo novos caminhos, diferenciando a sua marca da controladora Volvo e trazendo um novo frescor ao mercado. O foco está no design, na tecnologia, no desempenho e, acima de tudo, na sustentabilidade. A Polestar pode criar e implementar projetos mais rapidamente e com menos esforço administrativo ou processos de aprovação, uma vantagem de uma startup.

Polestar e Asana - Reduza a complexidade, aumente a clareza

Bastian Ruther, chefe de Varejo da Polestar desde julho de 2021, foi um dos primeiros funcionários da Polestar na Alemanha. No início, ele teve que lidar com um número incrível de questões complexas que inicialmente exigiam estruturação e priorização. Na época, todos os funcionários trabalhavam em praticamente todos os assuntos simultaneamente; muitos processos de trabalho entre as divisões precisavam ser implementados e colocados em prática. Hoje, Bastian se encarrega de organizar e implementar a gestão de leads e também o desenvolvimento de negócios com a ajuda da Asana. Ele e seu colega Carl Christian Werner começaram a buscar ferramentas de gestão do trabalho adequadas para facilitar os processos de trabalho. A gestão do trabalho consiste em uma abordagem sistemática que visa coordenar os fluxos de trabalho de uma empresa, proporcionando às equipes a clareza necessária para alcançar as suas metas mais rapidamente e garantindo que todos disponham das informações necessárias para concluir as tarefas mais eficazes.

Como gerente do Polestar 1, Carl Christian Werner tem responsabilidade interdisciplinar pelas vendas, posicionamento e entrega. Desde meados de 2021, ele também tem apoiado a Polestar na expansão para dois novos mercados: Áustria e Suíça. Carl Christian Werner já tinha experiência com a Asana antes de ingressar na Polestar. Ele promoveu o uso da Asana na Polestar como ferramentas de gestão do trabalho, com foco na criação de uma abordagem estruturada para processos repetitivos e na definição clara de objetivos e progresso por meio de objetivos e principais resultados (OKRs) e números precisos.

A necessidade da Polestar de melhorar a sua estrutura organizacional tornou-se evidente no final de 2020, quando a equipe cresceu para além dos primeiros dez funcionários. As tarefas de trabalho começaram a ser duplicadas com mais frequência, e os gerentes atribuíam tarefas por e-mail. Este foi o ponto de partida para a Asana. O monitoramento do desempenho com OKRs, combinado com a atribuição de tarefas em uma única ferramenta, foi um divisor de águas. Foi imediatamente eficaz, proporcionando uma solução perfeita para as necessidades da Polestar. 

O departamento de Anna Wesolowski também usa a Asana. Ela está na Polestar desde o início e, junto com uma colega, cuida da comunicação corporativa e das relações públicas. No entanto, a maior parte do tempo, a conciliação diária do departamento ocorre em conversas diretas. As duas usam a Asana para projetos maiores ou tópicos de trabalho mais complexos que envolvem vários departamentos. A Asana também ajuda nas transferências de responsabilidades durante as férias ou quando alguém assume um projeto, garantindo que nenhuma informação se perca nos e-mails.

Asana: o turbo para as entregas na Polestar

A Asana já é usada em diversas áreas e acelera os processos de trabalho em que a colaboração interdepartamental é essencial na Polestar Alemanha. Por exemplo, ela ajuda quando os funcionários acessam modelos predefinidos via Asana. Além disso, os novos funcionários passam por um processo de integração padronizado inteiramente na Asana. O processo de entrega da Polestar 1 também é gerido por meio da Asana. O mapeamento de processos padrão é um exemplo de como aumentar ainda mais a eficiência. As experiências existentes podem ser aproveitadas, acelerando significativamente os processos e reduzindo a probabilidade de repetição de erros já conhecidos. Antes de introduzir uma ferramenta de gestão do trabalho, a empresa em rápido crescimento teve de superar algumas armadilhas. Uma vez mapeados na Asana, os funcionários agora dependem inteiramente do processo da Asana e, por exemplo, assumem novos locais de serviço com etapas de processo, prazos e atribuições claramente definidos. Durante uma reunião em andamento, os participantes podem inserir tópicos priorizados no quadro da Asana ou fazer comentários para que todos vejam.

Como os hábitos são notoriamente difíceis de mudar, alguns funcionários tendem a voltar às suas formas antigas de trabalhar. No entanto, o uso da Asana é voluntário para que os funcionários se sintam confortáveis com a sua forma de trabalhar, sem qualquer pressão. De acordo com Bastian Ruther, as equipes devem usar a ferramenta quando ela oferece valor real e reduz a carga de trabalho. Na Polestar Alemanha, o valor da Asana já ficou claro, considerando a taxa de adoção até o momento.

Todos os sinais apontam para o crescimento na Polestar

Embora a Polestar até agora use a Asana apenas na Alemanha, já existem inúmeros casos de uso que melhoraram o fluxo de trabalho e a qualidade da experiência do cliente. O processo de pedido e a entrega são exemplos emblemáticos: ambos são totalmente automáticos. Com a Polestar 1, muitas partes estão envolvidas e todos devem seguir os processos — caso contrário, a experiência exclusiva do cliente está em risco. Inicialmente, os funcionários lidavam com isso por meio de reuniões e planilhas de acompanhamento no Excel. A Asana permitiu a distribuição eficiente do trabalho, o que resultou em um aumento constante da qualidade da entrega.

A equipe da Polestar trabalha de perto com os clientes para atender plenamente às suas necessidades durante o pedido. Por exemplo, um cliente pode solicitar a entrega em um endereço diferente, em vez da entrega em domicílio. Carl Christian Werner trabalha na área de vendas com um colega que cuida da entrega e da área de pós-venda. É essencial atender a todas as solicitações do processo de entrega no momento certo. A falta de comunicação ou a falta de clareza nas responsabilidades acarretam o risco de atrasos. Os documentos do veículo foram entregues ao prestador de serviços de registro? O recebimento do pagamento foi confirmado? O processo de registro pode ser desencadeado?

Em alguns casos, houve diferenças significativas no tempo decorrido entre a chegada do veículo e a data de entrega, também devido aos requisitos individuais do cliente. Esse prazo agora é relativamente constante, cerca de duas semanas após a chegada do carro à Polestar. A Asana permitiu que Carl Christian Werner e seus colegas garantissem a melhor experiência possível ao cliente e vivenciassem os seus valores como um fabricante inovador de veículos elétricos de alto desempenho.

Graças à Asana, os processos principais estão claramente mapeados e estruturados. Isso é extremamente útil. Tudo ocorre sem complicações.

A Asana também foi essencial para ajudar a expandir a rede de serviços da Polestar na Alemanha, gerida pelo departamento de pós-venda.

Os 23 pontos de serviço iniciais quase triplicaram para 61 na segunda expansão. Levou apenas duas a três horas para mostrar aos colegas como configurar isso na Asana. A lista de verificação existente na Asana foi duplicada, modificada e reutilizada para a nova rede de serviços. Esses números ilustram claramente a melhoria na eficiência. Com o tempo, o número de pontos de serviço passou de 61 para 125 e, depois, para cerca de 200. Graças à Asana, os processos são escaláveis e duplicáveis. A expansão adicional se tornou muito mais gerenciável.

Tudo funciona como deveria graças à Asana — isso mostra o que um bom acompanhamento de projetos pode fazer.

A Asana traz tranquilidade ao projeto em situações desafiadoras

A Asana mostrou grande força, especialmente na gestão de situações complicadas. Ao planejar a exposição no International Motor Show (IAA), a Polestar se apresentou com sucesso. Como é típico para uma startup em hipercrescimento, a presença da empresa na feira foi organizada com recursos comparativamente escassos e, portanto, com consideravelmente mais eficiência. Para a Polestar, expor em uma feira tão importante foi um desafio enorme e empolgante. Foi necessário trabalhar em equipe, e todos os departamentos estiveram envolvidos. A Asana ajudou a acompanhar tudo. Semana após semana e reunião após reunião, as tarefas foram definidas, processadas e cumpridas, dando tranquilidade aos membros da equipe. As responsabilidades eram claras e transparentes para todos, e tudo estava em um único lugar. Os membros de equipe podem ver quais tarefas foram concluídas. Todos podem contribuir e reagir às ideias.

A Asana trouxe estrutura e clareza ao planejamento de projetos — e uma notável tranquilidade para a força de trabalho.

O caminho à frente — para onde ele leva?

A funcionalidade de OKR ainda está sendo avaliada na Polestar. Juntamente com o suporte da Asana, Bastian Ruther e Carl Christian Werner se concentram em descobrir quais novas funções o recurso "Metas" oferece e como a Polestar pode usá-las da forma mais eficiente. Até o momento, a Asana é usada apenas para mapear os processos de trabalho na Polestar Alemanha. Bastian Ruther quer que a Asana seja a ferramenta preferida de toda a Polestar. Convencido dos benefícios, ele continua a promover a Asana a nível empresarial. Ele vê uma estratégia comum para a adoção internacional como o próximo passo. Até que o caminho esteja livre para uma distribuição mais ampla, Bastian Ruther e Carl Christian Werner continuarão a aproveitar a Asana. Eles se comunicam regularmente com a equipe Asana e se sentem bem informados sobre o know-how da Asana e as melhorias adicionais de eficiência. A Asana firma parceria com a Polestar para revolucionar o mercado automotivo e dar continuidade à missão: melhorar a sociedade usando design e tecnologias que aceleram a transição para a mobilidade elétrica sustentável.