8 wskazówek Asana, które pomogą Ci szybciej wykonywać więcej zadań

Kto nie potrzebuje trochę więcej czasu? 

Trudno jest znaleźć w Kalendarzu czas na codzienne priorytety, nie mówiąc już o czasie na zastanowienie się i zaplanowanie. Jeśli jednak czujesz się przytłoczony, Asana może Ci pomóc. Te wskazówki pomogą Ci inteligentnie wyeliminować bezproduktywne zajęcia i szybciej osiągnąć lepsze wyniki. Poświęć kilka minut na przeczytanie i przećwiczenie tych wskazówek, a zaoszczędzisz sobie wiele godzin pracy w przyszłości.

Zaczynajmy.

1. Natychmiast podsumuj informacje

Do zespołu dołączyła Asana AI, która została stworzona, aby pomóc Ci pracować mądrzej i szybciej. Nasze inteligentne podsumowania działają jak osobisty asystent, automatycznie wyodrębniając najważniejsze informacje i czynności do wykonania z opisów zadań i komentarzy. Zamiast tracić czas na przeglądanie długich wątków konwersacji, użyj sztucznej inteligencji, aby natychmiast podsumować ważne punkty, udokumentować kolejne kroki i upewnić się, że nic nie umknie Twojej uwadze. 

Aby skorzystać z inteligentnych podsumowań, kliknij menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu zadania. Następnie wybierz „Podsumuj zadanie” lub „Utwórz podzadania”. 

2. Skorzystaj z edytora AI

Czy zdarzyło Ci się poświęcić zbyt wiele czasu na przygotowanie idealnej odpowiedzi? Sztuczna inteligencja może Ci w tym pomóc. Inteligentny edytor Asany może dostosować tekst do Twoich potrzeb, umożliwiając określenie poziomu szczegółowości i tonu wypowiedzi.

Wystarczy, że wpiszesz roboczą wersję swojego komentarza. Następnie kliknij przycisk, aby automatycznie wygenerować edytowaną odpowiedź, i dostosuj suwaki, aby określić poziom szczegółowości i ton. 

3. Automatycznie organizuj pracę

Podczas organizowania projektów trudno jest zdecydować, od czego zacząć. Jak oznaczyć pracę? Jakie szczegóły musisz udokumentować w odniesieniu do każdego zadania? Jakie kluczowe informacje powinny być widoczne na pierwszy rzut oka? 

Asana rozwiązuje ten problem, sugerując najlepsze pola niestandardowe, które możesz dodać do projektu. Są to etykiety, które pomagają sortować, filtrować i automatycznie tworzyć raporty dotyczące pracy. Jeśli zdecydujesz się skorzystać z sugestii, Asana może natychmiast zastosować i wypełnić te pola w całym projekcie. 

4. Przekształć zadania w projekty

Jeśli kiedykolwiek utworzyłeś zadanie, które zaowocowało niekończącą się listą podzadań, to wiemy, jak sobie z tym poradzić. 

Wystarczy kilka kliknięć, aby przekształcić zadania w projekty. Wystarczy, że klikniesz menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu zadania, a następnie wybierzesz „Konwertuj na”, a potem „Projekt”. Spowoduje to utworzenie projektu o tej samej nazwie, opisie i terminie wykonania co zadanie, a podzadania zostaną przekształcone w zadania w ramach tego projektu. W ten sposób zyskujesz więcej miejsca na organizację pracy, komunikację z interesariuszami i raportowanie postępów. 

5. Przypisuj kopie zadania

Czy zdarza Ci się przypisywać ten sam rodzaj zadania do wielu osób jednocześnie? Być może chcesz mieć pewność, że cała firma ukończy szkolenie z zakresu bezpieczeństwa lub potrzebujesz kilku osób do sprawdzenia posta na blogu. Zamiast ręcznie kopiować i wklejać każde zadanie, możesz przypisać kopie do wielu członków zespołu lub do całego zespołu w zaledwie kilku kliknięciach za pomocą pola „Osoba odpowiedzialna”. 

Aby przypisać kopie zadania, kliknij pole „Osoba odpowiedzialna” w dowolnym zadaniu, a następnie wybierz ikonę „Przypisz kopie”. Następnie wpisz nazwy członków zespołu lub zespołów, do których chcesz przypisać kopie zadania. 

6. Edytuj wiele zadań jednocześnie za pomocą funkcji wyboru wielokrotnego

Prawdopodobnie korzystałeś z funkcji wielokrotnego wyboru w innych programach i jest ona równie przydatna w Asanie. Ta funkcja jest pomocna, gdy musisz wprowadzić zmiany w wielu zadaniach jednocześnie i nie chcesz ręcznie aktualizować każdego z nich. 

Oto jak to działa: 

1. Przełącz na widok listy

2. Kliknij zadanie.

3. Przytrzymaj klawisz Shift.

4. Kliknij inne zadanie lub naciśnij strzałkę w górę lub w dół

Po wybraniu wielu zadań możesz zbiorczo wykonywać na nich różne akcje, takie jak: 

• Przypisać je wszystkie do jednej osoby

• Ustawić w nich tę samą datę wykonania

• Przeciągnięcie i porzucone ich w innym miejscu

• Aktualizacja pola niestandardowego we wszystkich z nich

• Dodanie wszystkich zadań do projektu

• Oznaczyć je wszystkie jako ukończone lub nieukończone

• Dodawanie współpracowników

7. Twórz zadania uzupełniające w skrzynce odbiorczej

Nie ma nic bardziej satysfakcjonującego niż czysta skrzynka odbiorcza, a ta wskazówka może Ci w tym pomóc. Zamiast dodawać powiadomienie do zakładek w skrzynce odbiorczej (co może, ale nie musi skutkować podjęciem działań), utwórz zadanie uzupełniające za pomocą kilku kliknięć, aby przypomnieć sobie o ponownym przejrzeniu tego powiadomienia. Takie podejście pozwala na uporządkowanie skrzynki odbiorczej bez obaw o pominięcie ważnych aktualizacji. 

Aby utworzyć zadanie uzupełniające, otwórz powiadomienie w skrzynce odbiorczej i kliknij menu z trzema kropkami w prawym górnym rogu. Następnie wybierz „Utwórz zadanie uzupełniające”. Spowoduje to przypisanie do Ciebie zadania z linkiem do pierwotnego powiadomienia.

8. Korzystaj ze skrótów klawiaturowych

Jednym z kluczy do oszczędzania czasu w Asanie jest opanowanie skróty klawiaturowe, dzięki którym możesz wykonywać działania natychmiast, naciskając kilka przycisków. Możesz wyświetlić wszystkie skróty klawiaturowe tutaj lub naciskając Cmd+/lub Ctrl/w Asanie. 

Oto kilka najczęściej używanych skrótów, które pozwolą Ci zaoszczędzić czas: 

• Tab+Q: szybkie dodawanie zadania

• Tab+M: przypisz do mnie

• Tab+X: tryb skupienia (powiększa pojedyncze zadanie i blokuje wszystko inne)

• Tab+S: dodaj podzadanie

• Tab+N: utwórz sekcję

• Tab+P: dodaj do projektu

• Tab+: przejdź do listy zadań/okienka głównego

Odzyskaj swój czas

Dzięki tym wskazówkom możesz odzyskać kontrolę nad swoim dniem i skupić się na najważniejszej pracy. Asana oferuje wiele różnych sposobów na usprawnienie przepływu pracy, od podsumowań opartych na sztucznej inteligencji i inteligentnych narzędzi do edycji po skróty klawiaturowe. Odwiedź naszą stronę z cennikiem, aby dowiedzieć się więcej i zarejestrować się na darmowy okres próbny. 

Nie pozwól, aby chaos niekończących się zadań i wiadomości Cię przytłoczył. Poświęć kilka minut na zapoznanie się z tymi strategiami – podziękujesz sobie za to w przyszłości.