Jak Asana wykorzystuje zarządzanie pracą do optymalizacji planowania zasobów
Inicjatywy nie mogą odnieść sukcesu bez odpowiednich zasobów. Nikt nie wie tego lepiej niż Rita Khayat, dyrektor PMO ds. strategii i operacji w Asana. Khayat jest odpowiedzialna za realizację celów o kluczowym znaczeniu dla firmy. Robi to, przydzielając odpowiednie zasoby do najważniejszych zadań we właściwym czasie.
Jej zespół odpowiada za cztery główne obszary biznesowe w organizacji CIO:
Planowanie strategiczne i realizacja
Zarządzanie programami i projektami
Zarządzanie operacyjne i zarządzanie zmianami
przywództwo i rozwój organizacyjny.
Zarządzanie zasobami jest niezbędne w każdym z tych obszarów. „Musimy dotrzymywać naszych zobowiązań” – mówi Khayat. Dzięki starannemu planowaniu budżetu i pojemności zespołu, jej zespół może konsekwentnie osiągać cele i realizować inicjatywy firmy.
Oto, jak to robią.
Uzyskiwanie wglądu w pojemność zespołu
Według Khayat jednym z największych atutów Asany jest planowanie pojemności. Ta funkcja zapewnia jej wgląd w moce przerobowe zespołu w różnych projektach, dzięki czemu może upewnić się, że jej zespół ma wystarczający budżet i liczbę pracowników, aby z pewnością zrealizować swoją mapę drogową. „Priorytety i harmonogramy mogą się zmieniać, co wymaga ponownej alokacji zasobów” – zauważa Khayat. „To podkreśla znaczenie zachowania przejrzystości w kluczowych projektach”.
Dzięki planowaniu pojemności liderzy mogą spojrzeć w przyszłość i zobaczyć, co czeka na ich zespół, a następnie przydzielić pracę na nadchodzące miesiące w oparciu o pojemność ról. Możesz sprawdzić, nad jakimi projektami pracują poszczególne osoby, jaki procent czasu zajmują te projekty i kto może być przeciążony. Gdy potrzebna jest zmiana, liderzy mogą łatwo przydzielać zadania, wydłużać terminy i dostosowywać zasoby.
Planowanie pojemności daje liderom takim jak Khayat szerszy obraz sytuacji. Jednocześnie bardziej wyspecjalizowani liderzy zespołów mogą nadal zobaczyć szczegółowy obraz pojemności swojego zespołu i tego, nad czym wszyscy pracują. Na przykład zespół Khayat ma jeden nadrzędny widok obejmujący cały dział, a także bardziej szczegółowe widoki dla każdego zespołu.
„Każda rola wymaga innych funkcji” – wyjaśnia Khayat. „Asana skutecznie spełnia te potrzeby”.
Zapewnienie odpowiednich zasobów dla projektów o wysokim priorytecie
Priorytetyzacja jest niezbędna dla zespołu Khayat. „Wiele projektów jest bardzo potrzebnych” – zauważa. „Otrzymujemy zlecenia z różnych obszarów biznesowych w całej organizacji, na wszystkich szczeblach”. Przy tak dużej liczbie zleceń jej zespół potrzebuje systemu opartego na danych, aby zrozumieć, co jest ważne, w co firma powinna inwestować, a co można odłożyć na później.
Jej zespół korzysta z trzech kluczowych funkcji, aby skutecznie ustalać priorytety:
Formularze do zbierania informacji o zleceniach i prawidłowego określania ich wielkości
Portfolio do śledzenia map drogowych zespołu i zapewnienia odpowiednich zasobów dla kluczowych inicjatyw
Projekty, aby nadawać priorytety mniejszym zadaniom w ramach każdej inicjatywy
Przyjrzyjmy się każdej z nich.
Zobacz Asanę w akcji
Dzięki Asanie zespoły operacyjne mogą łączyć realizowane zadania, standaryzować procesy i automatyzować przepływy pracy – a to wszystko w jednym miejscu.
1. Formularze do określania wielkości zleceń
Zespół Khayat korzysta z formularzy do przyjmowania zgłoszeń, aby ustandaryzować proces zleceń. „Formularze pozwalają przekształcić dane nieustrukturyzowane w dane uporządkowane” – mówi Jana Beiswenger, dyrektor ds. zarządzania programami biznesowymi w Asanie i członek zespołu Khayat. Dzięki temu zespół otrzymuje potrzebne informacje z wyprzedzeniem, co pozwala mu ocenić i określić wielkość nowych projektów na podstawie obiektywnych kryteriów.
„Wymagamy od osób składających zlecenia, aby przedstawiły uzasadnienie, szczegółowo opisały oczekiwany wpływ na organizację oraz wyjaśniły, w jaki sposób przyczyni się to do osiągnięcia celów firmy” – mówi Khayat. Gdy jej zespół otrzyma te informacje, może rozpocząć proces oceny, aby prawidłowo określić wielkość każdego zlecenia. Pomaga to określić 1) jakie zasoby będą potrzebne do realizacji zlecenia oraz 2) jaki wpływ będzie ono miało na działalność firmy, na przykład poprzez wygenerowanie określonej kwoty rocznych, cyklicznych przychodów. Na tej podstawie zespół może nadać priorytet każdemu zleceniu w ramach szerszej mapy drogowej.
2. Śledzenie map drogowych za pomocą portfolio
Khayat ma portfolio map drogowych dla każdego zespołu, aby śledzić każdą kluczową inicjatywę, nad którą pracują. Dzięki temu ma ona pełny obraz wszystkich projektów i informacje potrzebne do priorytetyzacji odpowiednich zasobów we właściwym czasie. Jej zespół używa pól niestandardowych, aby szybko rejestrować informacje, takie jak priorytet projektu, nakład pracy oraz to, czy inicjatywa jest „dużą sprawą”, czyli niezbędnym, wymagającym dużych nakładów zasobów elementem mapy drogowej.
„Kiedy przeglądam moje portfolio map drogowych, mogę natychmiast określić, które inicjatywy są najważniejsze, które są projektami długoterminowymi, a które można szybko zrealizować” – wyjaśnia Khayat. Informacje te są niezbędne do efektywnego przydzielania osób i zasobów. Na przykład zespół Khayat może najpierw zająć się „dużymi kamieniami”, a następnie przejść do szybkich zwycięstw. „Taka kategoryzacja znacznie ułatwia nam zarządzanie naszą pojemnością” – mówi Khayat.
3. Ustalanie priorytetów zadań w ramach projektów
W ramach każdego projektu liderzy muszą również ustalać priorytety poszczególnych zadań, aby zapewnić efektywne wykorzystanie zasobów zespołu. Jorge Zuniga, dyrektor ds. systemów danych i integracji w Asanie, używa podobnego systemu tagów w swoim zespole, aby przydzielać zasoby na poziomie projektu. Pola niestandardowe pozwalają im szybko zobaczyć kluczowe szczegóły, takie jak:
Priorytet zadania
Poziom nakładu pracy
Szacowana liczba godzin
rodzaj zlecenia,
Status zadania (wstrzymane, w toku, do wykonania, backlog itp.)
I więcej
Dzięki temu zespół Zunigi może nadać priorytet najważniejszym zadaniom. Pozwala również na zajęcie się zgłoszeniami o niższym priorytecie, gdy mają na to czas. „Podczas planowania sprintu oznaczamy każdy element priorytetem” – mówi Zuniga. „Zadania o niższym priorytecie trafiają do sekcji »Do zrobienia«, a ludzie mogą je odebrać, gdy mają dodatkową pojemność”.
Śledzenie czasu spędzonego na różnych przedsięwzięciach
Dokładne dane dotyczące mierzenia czasu są niezbędne do dotrzymania harmonogramu projektów. Zespół Zunigi dokładnie śledzi, ile godzin spędza na każdym zadaniu, aby móc porównać je z pierwotnymi szacunkami osi czasu i sprawdzić, czy przekraczają budżet, czy też są poniżej niego. „Podczas planowania sprintu obliczamy szacunkową liczbę godzin, a następnie każdy dodaje swoje rzeczywiste godziny” – mówi Zuniga. Liczby te są następnie automatycznie przenoszone do raportu dotyczącego planowania pojemności, w którym Zuniga może sprawdzić, ile godzin członkowie zespołu spędzają na projektach w czasie rzeczywistym. W rezultacie może pomóc zespołom w ponownym przydzieleniu zadań, aby nikt nie był niedostatecznie wykorzystany ani przepracowany.
„Kiedy zauważam, że ktoś ma za dużo zadań, muszę zrozumieć, dlaczego tak się dzieje” – mówi Zuniga. „Dzięki raportom w Asanie mogę dokładnie sprawdzić, na co dana osoba poświęca czas. Na przykład mogę przejrzeć wszystkie zgłoszenia do obsługi klienta, które wykonawca ukończył w ciągu miesiąca i sprawdzić, które z nich zajęło więcej czasu niż powinno”.
Dzięki tym dokładnym danym dotyczącym mierzenia czasu zespół Zunigi stał się bardziej wydajny, od zarządzania godzinami pracy wykonawców po pomaganie pracownikom w uniknięciu marnowania czasu na przełączanie kontekstu, czyli skupianie się na różnych zadaniach, co według badań może pochłaniać nawet 40% czasu produktywnego.
„Dzięki Asanie zespół stał się bardzo wydajny” – mówi Zuniga. „Mając pięciu pracowników zatrudnionych na pełny etat, z łatwością wykonujemy pracę dwunastu osób”.
W pełni korzystaj ze swoich zasobów
Upewnij się, że na każdym poziomie Twojej organizacji do zadań o znaczeniu krytycznym przydzieleni są odpowiedni pracownicy.
W pełni korzystaj ze swoich zasobów
Dzięki przechowywaniu wszystkich danych dotyczących pracy na jednej platformie zespoły operacyjne i PMO w Asanie mogą uzyskać pełny wgląd w priorytety biznesowe i sposób, w jaki zespoły spędzają czas. W rezultacie liderzy mogą za każdym razem przydzielać pracowników do najważniejszych zadań.
Dowiedz się, w jaki sposób Twój zespół może zapewnić odpowiednie zasoby na każdym poziomie organizacji.
Zobacz Asanę w akcji
Dzięki Asanie zespoły operacyjne mogą łączyć realizowane zadania, standaryzować procesy i automatyzować przepływy pracy – a to wszystko w jednym miejscu.
