Stagnacja bez standardu zarządzania pracą

Przed wdrożeniem Asany w 2014 roku Venture for America (VFA) polegało na połączeniu arkuszy kalkulacyjnych i systemu CRM do zarządzania projektami i zadaniami. Stwarzało to szereg wyzwań, takich jak:

• Brak standaryzacji: każdy dział korzystał z innych narzędzi i pracował nad projektami na różne sposoby, co utrudniało współpracę.

• Brak źródła informacji: ważne zadania wymykały się spod kontroli, ponieważ informacje szybko stawały się nieaktualne i nie można było na ich podstawie podejmować działań.

• Brak elastyczności: zespoły nie były w stanie dostosować narzędzi do swoich konkretnych potrzeb. Na przykład zespoły specjalizujące się w zarządzaniu projektami potrzebowały innej platformy niż zespoły specjalizujące się w zarządzaniu relacjami z klientami.

Ogólnie rzecz biorąc, zespół miał wrażenie, że stoi w miejscu i nie jest w stanie działać w sposób skalowalny.

Poszukiwanie rozwiązania międzyfunkcyjnego

Jako zespół międzyfunkcyjny, który dąży do radykalnej przejrzystości, VFA potrzebował narzędzia, które zwiększyłoby wgląd w pracę realizowaną w całej organizacji. Zespół potrzebował również elastycznego narzędzia, które każdy zespół mógłby dostosować do swoich przepływów pracy.

VFA zwróciła się do Asany, ponieważ dzięki niej informacje stały się przejrzyste i dostępne dla ich międzyfunkcyjnego zespołu. Ponadto zespół utożsamiał się z wartościami firmy Asana. Od współpracy i unikania skracania sobie drogi po pasję do pracy – VFA stara się każdego dnia wcielać te wartości w życie. Wreszcie, jako zespół zdeterminowany, zespół VFA szukał narzędzia, które umożliwiłoby jego członkom efektywne wykonywanie pracy bez dużych nakładów zasobów.

Po podjęciu decyzji o wdrożeniu Asany VFA rozpoczęła od małego zespołu Mistrzów Asany, którzy odegrali kluczową rolę w promowaniu platformy w całej organizacji. Aby upewnić się, że wszyscy mają możliwość efektywnego korzystania z Asany, Amy i jej zespół organizowali indywidualne sesje Asany, a także odbywające się dwa razy w roku „Lunch and Learns”, które umożliwiały zespołowi dogłębne zapoznanie się z konkretnymi funkcjami. Te sesje „Lunch and Learn” odbywają się do dziś. Amy daje również przykład, śledząc swoją pracę w Asanie. Dzięki temu jej zespół wie, że Asana jest kluczowym narzędziem i de facto platformą do zarządzania pracą.

Asana jako kluczowy element zarządzania dotacjami

Obecnie VFA korzysta z Asany w całej organizacji do zarządzania wszystkimi programami i pracą. Amy i jej zespół szacują, że każda osoba oszczędza około 45 minut dziennie dzięki usprawnieniu pracy w Asanie i uniknięciu zbędnych działań następczych.

Jedną z najważniejszych funkcji, które zespół realizuje w Asanie, jest zarządzanie ponad 45 wnioskami o dotacje rocznie. Dla VFA, jako organizacji non-profit, zgodność z przepisami jest sprawą najwyższej wagi. Asana umożliwia wielu zespołom koordynację całego procesu zarządzania dotacjami, od wstępnego listu intencyjnego po ostateczne złożenie wniosku. Ponieważ wszystkim zarządza się w Asanie, zespół ds. finansów wie, kiedy musi przygotować budżety i raporty, a Amy wie, kiedy dokonać przeglądu dokumentów dotacji. Posiadanie jednego projektu dotyczącego dotacji, który jest widoczny dla wszystkich osób w organizacji i zawiera wszystkie istotne dokumenty, pomaga zapewnić, że będą one mogły ubiegać się o więcej dotacji i uzyskać więcej środków.

Ponieważ w Asanie możemy łatwo ustalać priorytety dotacji, nie przegapiamy żadnych środków, a to jest to, co sprawia, że nie śpię w nocy.

Oprócz zarządzania dotacjami VFA polega na Asanie w zarządzaniu doświadczeniami stypendystów. VFA prowadzi proces selekcji stypendystów w Asanie, a także miesięczny program obozu szkoleniowego dla stypendystów, który służy jako pierwsze wprowadzenie stypendystów do VFA. Ponieważ programy stypendialne są uruchamiane co roku, interesariusze mogą po prostu powielić poprzednie projekty w Asanie, aby rozpocząć planowanie na bieżący rok. Amy i jej zespół szacują, że dzięki usprawnieniu procesu planowania za pomocą Asany oszczędzają co najmniej trzy dni robocze na każde wydarzenie na dużą skalę.

Życie staje się łatwiejsze, kiedy nie trzeba polegać wyłącznie na własnej pamięci. Asana umożliwia zmniejszenie mentalnego obciążenia i zapewnia przejrzystość.

Rozpoczęcie nowej dekady z Asaną

Teraz, gdy VFA zbudowała mocny fundament dla przyszłego rozwoju dzięki Asanie, planuje rozwijać swoje możliwości w postaci nowych inicjatyw, w tym akceleratora skoncentrowanego na różnorodności i badania wpływu, rozpoczynając tym samym obchodzenie 10-lecia. Te działania koncentrują się na określeniu, w jaki sposób zespół VFA może zwiększyć swój wpływ w następnej dekadzie, i zakończą się serią rekomendacji dotyczących przyszłości VFA. A każdą z tych nowych inicjatyw będą zarządzać w Asanie.