Dyrektor produkcji Whitney Gantt nadzoruje proces dostarczania produktów od rzemieślnika do klienta. Zespoły Citizenry ds. rozwoju produktu, projektowania i produkcji koordynują do 10 wprowadzeń na rynek jednocześnie, a każde z nich jest bardzo złożone i wymaga szybkiego działania. Na przykład wiosenna premiera może obejmować do 50 elementów, takich jak poduszki z Meksyku, dywany z Indii i dekoracje ścienne z Malawi, oraz około 100 zadań, które należy wykonać, aby wprowadzić każdy produkt na rynek.

Wcześniej zespół zarządzał statusem projektu i datami wykonania w arkuszach kalkulacyjnych, które zaczęły zawodzić w miarę rozwoju firmy:

• Spędzali zbyt dużo czasu na ręcznym wprowadzaniu danych do osi czasu premier.

• Nie mogli tworzyć niestandardowych raportów dla interesariuszy, więc musieli aktualizować te same dane w wielu miejscach, np. w prezentacjach.

• Kluczowe etapy premiery często były zapominane do samego końca, ponieważ nie było standardowego procesu, który można by było zastosować.

W miarę jak The Citizenry zatrudniała kolejnych pracowników do współpracy przy premierach, potrzebowała platformy do zarządzania pracą, aby zwiększyć widoczność we wszystkich projektach.

Wprowadzanie danych zajmowało bardzo dużo czasu, ale pomyśleliśmy: „Jeśli przeniesiemy to do Asany, będzie ona na tyle elastyczna, że umożliwi eksport w taki sposób, w jaki tego potrzebujemy”.

Whitney Gantt, dyrektor ds. produkcji

Centralna strona główna dla setek terminów

The Citizenry poszukiwało narzędzia, które ułatwiłoby płynne przekazywanie zadań między działami, ponieważ prawie każdy w 25-osobowej firmie ma swój udział w premierze, od marketingu, przez e-commerce, realizację, po tworzenie nowych produktów.

Asana miała funkcje, których potrzebowali: scentralizowała wszystkie zadania i terminy oraz umożliwiła przełączanie się pomiędzy wieloma widokami, takimi jak kalendarz i lista. Asana była również przyjazna dla użytkownika i atrakcyjna wizualnie, co było ważne dla firmy skoncentrowanej na designie.

Budowanie procesów jako zespół

Whitney i jej zespół stworzyli przepływy pracy w Asanie, które naśladowały widok arkusza kalkulacyjnego, do którego byli przyzwyczajeni. Członek zespołu przeszkolił każdego pracownika i pomógł mu stworzyć własną osobistą listę rzeczy do zrobienia – prosty projekt, który pozwolił oswoić się z Asaną. Gdy ludzie zaczęli dostrzegać wartość Asany, dodali więcej przepływów pracy i zebrali informacje zwrotne, aby upewnić się, że architektura spełnia ich potrzeby. Wspólne tworzenie tych procesów sprawiło, że członkowie zespołu zaakceptowali platformę.

Członkowie zespołu aktualizują teraz zadania w Asanie przed cotygodniowymi spotkaniami poświęconymi rozwojowi produktu, co wzmacnia proces wdrażania i pozwala zaoszczędzić czas na przekazywaniu informacji.

Zaoszczędziliśmy mnóstwo czasu na wprowadzaniu danych, a Asana zapewnia nam szybką pętlę informacji zwrotnych, która minimalizuje potrzebę podchodzenia do czyjegoś biurka lub umawiania się na spotkanie.

Whitney Gantt, dyrektor ds. produkcji

Terminowe wprowadzanie na rynek, terminowe dostarczanie produktów

Teraz, gdy The Citizenry korzysta z Asany, łatwiej jest przekazywać zadania między zespołami. Zależności i osie czasu są jasne, a ludzie dokładnie wiedzą, co kiedy się dzieje. Oszczędzili dwie do trzech godzin na osobę tygodniowo na wprowadzaniu danych – ponieważ Asana jest jednym źródłem wiedzy, nie muszą aktualizować tych samych informacji w trzech lub czterech miejscach.

Dzięki przejrzystemu procesowi i widocznemu statusowi projektu Whitney i jej zespół mogą proaktywnie pytać, czego brakuje do premiery, zamiast reagować na niespodzianki i zapomniane kroki. Nowe premiery wykorzystują jako punkt wyjścia szablon projektu w Asanie, który z czasem jest ulepszany.

Niedawne wprowadzenie na rynek produktów z Japonii przez The Citizenry pokazuje, o ile łatwiejsze stały się premiery dzięki prostemu przekazywaniu informacji. Jest mniej opóźnień w premierach i ściślejsza kontrola zapasów – obecnie monitorują problemy z zapasami w projekcie w Asanie, a dzięki jasnej odpowiedzialności i konsolidacji informacji poprawili szybkość przekazywania informacji zwrotnych na temat problemów z zapasami o co najmniej 60%.

Usprawnienie zarządzania zapasami oznacza mniej niedotrzymanych terminów wysyłki i nadmiernie sprzedanych elementów. Firma może też sprzedawać w przedsprzedaży więcej elementów, które w innym przypadku zostałyby uznane za „wyprzedane”. W końcu lepszy przepływ informacji prowadzi do lepszych wyników biznesowych – raport Indeks anatomii pracy wskazuje, że 64% organizacji, które korzystają z oprogramowania do zarządzania pracą, twierdzi, że zoptymalizowało swoją wydajność, w przeciwieństwie do 27% firm, które takich systemów nie posiadają.

Udało nam się zmniejszyć liczbę produktów, których sprzedaliśmy więcej niż mieliśmy, oraz liczbę przypadków, w których musieliśmy kontaktować się z klientem, aby przesunąć termin wysyłki

Andrea Georgi, dyrektor ds. e-commerce

Sprawiedliwy handel i sklep stacjonarny

Co czeka The Citizenry? Jak się okazuje, prawdziwy sklep stacjonarny – w dzielnicy SoHo w Nowym Jorku. W 2020 roku wprowadza również produkty z trzech nowych krajów i pracuje nad uzyskaniem certyfikatu Fair Trade. Od lat stosuje praktyki Fair Trade, ale nadszedł czas, aby sformalizować to uznanie i udokumentować swoje procesy. W miarę dalszego skalowania chcą pozostać w pełni zgodni ze swoimi wartościami. Ponieważ przed nimi duży rozwój.

Asana pomogła nam zidentyfikować blokady premier – rzeczy, o których często myślimy dopiero na samym końcu cyklu premiery.

Anita Akella, dyrektor ds. rozwoju produktu