Powrót do klientów
Outreach

Outreach optymalizuje przepływy pracy i zwiększa bezpieczeństwo dzięki Asanie

Wyniki

Większe bezpieczeństwo

Większe bezpieczeństwo dzięki kontroli dostępu i prostym opcjom zarządzania użytkownikami

Szybsza realizacja procesów

Wyeliminowanie czynności ręcznych podczas wdrażania nowych pracowników i innych rutynowych procesów dzięki automatyzacji

Większa odpowiedzialność

Zwiększenie poczucia odpowiedzialności – nawet podczas pracy zdalnej

Outreach logo
RegionCały świat
Wielkość firmyRynek pośredni
BranżaTechnologia
Kluczowe przepływy pracy
Wdrażanie nowych pracownikówSpotkania jeden na jedenProśby i zlecenia
Kluczowe funkcje
portfolio iconPortfoliotemplate iconSzablony
Kluczowe integracje
Ikona Jira Cloud
Ikona Okta

To ważne, aby od czasu do czasu podarować sobie to, czym zazwyczaj obdarowujemy innych. Platforma wspomagania interakcji sprzedażowych Outreach pomaga swoim klientom w optymalizacji cykli sprzedaży i tworzeniu wysoce wydajnych zespołów – co ciekawe, Outreach również zdało sobie sprawę z faktu, że możliwe jest dokonanie optymalizacji wewnętrznie, szczególnie w przypadku przepływów pracy w firmie.

Outreach, z główną siedzibą w Waszyngtonie oraz międzynarodowymi oddziałami w Londynie i Pradze, dotarło do momentu, w którym wewnętrzne przepływy pracy zaczęły wymykać się spod kontroli. Każda osoba używała innego narzędzia – począwszy od platform zarządzania pracą, przez arkusze kalkulacyjne, aż po aplikacje do tworzenia notatek. Zespoły miały trudności z określaniem zakresu projektów, dotrzymywaniem terminów i koordynacją działań w ramach wspólnych celów. Ponadto dział IT próbował zarządzać namnażającymi się narzędziami i potrzebował znaleźć sposób, aby zarządzać związanymi z nimi zagrożeniami bezpieczeństwa, jednocześnie upraszczając sposób administrowania uprawnieniami.

Menedżer ds. projektów i programów IT, Carley McGee, wiedziała, że należy rozwiązać te problemy. Carley zarządza wdrożeniami informatycznymi w firmie, a także nadzoruje program zakupu oprogramowania. Jej siedmioosobowy zespół obsługuje ponad 600 pracowników firmy, z których każdy zadaje to samo pytanie: „Jakie jest najlepsze narzędzie do zarządzania moją pracą?”.

Oprócz potencjalnych problemów związanych z bezpieczeństwem, rozproszone przepływy pracy doprowadziły do stworzenia środowiska, w którym:

  • Kierownictwo miało trudności z uzyskaniem ogólnego obrazu przedsiębiorstwa. Zespoły borykały się z problemem przedstawiania danych dotyczących ich pracy, a informacje o działaniach i podjętych decyzjach nie były uporządkowane w archiwum.

  • Łatwo było przeoczyć wiadomości e-mail, ponieważ praca nie była zarządzana w jednym miejscu. Zdarzało się, że szczegóły dotyczące projektów gubiły się w natłoku innych informacji.

  • Zarządzanie zasobami przypominało zgadywankę, ponieważ nikt nie miał wglądu w nadchodzące zadania, ani moce przerobowe pracowników.

Według raportu Indeks anatomii pracy, 64% organizacji, które korzystają z oprogramowania do zarządzania pracą twierdzi, że zoptymalizowało swoją wydajność, w przeciwieństwie do 27% firm, które takich systemów nie posiadają. Carley chciała upewnić się, że Outreach znajduje się w tej pierwszej grupie i zdecydowała się znaleźć rozwiązanie, które byłoby proste w użyciu, a także bezpieczne i przyjazne dla użytkownika. Najważniejsze jednak było znalezienie narzędzia, które faktycznie byłoby używane przez pracowników.

Zdjęcie Outreach 1

W poszukiwaniu prostoty, bezpieczeństwa i elastyczności

Carley potrzebowała platformy zapewniającej zaawansowane środki bezpieczeństwa, które w szczególności uwzględniałyby przepisy, takie jak Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), czy Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA). Outreach potrzebowało sposobu, aby po odejściu pracownika z firmy płynnie przekazać dane innemu pracownikowi, z kolei wewnętrzne zespoły współpracujące z osobami z zewnątrz potrzebowały łatwego sposobu na kontrolę poziomu dostępu dla współpracowników.

Pierwszym krokiem Carley i jej zespołu było przyjrzenie się narzędziom używanym przez pozostałe zespoły w Outreach. Zespół inżynieryjny korzystał z platformy do zarządzania projektami i początkowo rozważano wprowadzenie jej również w innych zespołach. Interfejs platformy okazał się być jednak zbyt skomplikowany i wdrażanie firmy mogłoby nadwerężyć jej zasoby. Outreach zdecydowało się utrzymać to narzędzie dla zespołu inżynieryjnego, a dla reszty firmy wprowadziło Asanę ze względu na jej prostotę i możliwość dostosowania do różnych zastosowań. Outreach po prostu zintegrowało Asanę z Jira – narzędziem zespołu inżynieryjnego – dzięki czemu zespoły mogły być na bieżąco z wzajemnymi postępami i udostępniać informacje między platformami, zapobiegając w ten sposób tworzeniu się silosów.

Dzięki Asanie, zespół IT w Outreach dysponuje odpowiednią elastycznością, aby dodawać licencje w miarę rozwoju firmy, a także może połączyć Asanę z Okta – ich narzędziem do bezpiecznego zarządzania tożsamościami. Specjaliści ds. marketingu z kolei mogą ograniczać dostęp do podwykonawców pracujących nad kampaniami, a szereg certyfikatów bezpieczeństwa Asany daje zespołowi pewność, że informacje poufne nie zostaną ujawnione.

quotation mark
Cenimy sobie każdą firmę, która posiada szereg certyfikatów bezpieczeństwa i traktuje kwestie związane z bezpieczeństwem poważnie. ”
Carley McGee, menedżer ds. projektów i programów IT

Bardziej doświadczeni użytkownicy wskazują drogę do wdrożenia Asany w całej firmie

Firma Outreach zaczęła od nieco ponad 100 licencji Asany, ale w ciągu 1-2 miesięcy, liczba użytkowników wzrosła diametralnie.

Nowi pracownicy dołączający do firmy są dodawani do Asany przez Carley za pomocą integracji z Okta, zaś dla tych, którzy potrzebują pomocy w rozpoczęciu pracy, Carley stworzyła projekt wdrożeniowy „Podstawy Asany” przy pomocy szablonu, dzięki czemu mogą oni aktywnie uczyć się korzystania z platformy. Użytkownicy zaawansowani i eksperci Asany – najczęściej menedżerowie projektów z różnych zespołów w Outreach – posiadają kanał w aplikacji Slack, aby udostępniać najlepsze praktyki i porady dla początkujących, którzy również mogą zadawać pytania.

Niejednokrotnie ciężko jest przekonać kierownictwo do wprowadzenia zmian w przepływach pracy. Jednak w czasie implementacji, operacjami sprzedażowymi kierował akurat jeden z bardziej doświadczonych użytkowników Asany. W trakcie cotygodniowych spotkań z zarządem, prezentował on pracę zespołu przy użyciu portfolio. Wszystkie projekty były już zebrane i uaktualnione w Asanie, więc nie było potrzeby wykonywania dodatkowej pracy w celu odszukania osiągnięć lub ostatniego statusu. Sposób, w jaki wykorzystywał on Asanę pokazał innym członkom kadry kierowniczej, jak łatwo mogą zwiększyć widoczność i zachęcił do korzystania z niej również innych pracowników.

Zdjęcie Outreach 2

Jedną z ulubionych funkcji Carley, jeśli chodzi o Asanę, jest wbudowane raportowanie zapewniające wgląd w statystyki dotyczące logowania się do Asany i korzystania z niej. Ułatwia jej to monitorowanie, czy pracownicy rzeczywiście korzystają z platformy oraz pozwala śledzić efektywność kosztową wraz ze wzrostem liczby miejsc w Asanie.

quotation mark
Wprowadzenie Asany w zespołach odbyło się bezproblemowo. W ciągu 1-2 miesięcy liczba użytkowników wzrosła diametralnie! Pracownicy sami proszą o dodanie ich do Asany. Wszystko potoczyło się naprawdę bardzo szybko. ”

Od ogólnego planowania, po monitorowanie indywidualnych celów

Stworzona z myślą o zapewnianiu elastyczności, Asana pomaga zespołom w Outreach w zarządzaniu ich przepływami pracy:

  • Marketing realizuje kampanie, współpracuje z podwykonawcami i zarządza wydarzeniami zewnętrznymi.

  • Zespół ds. operacji sprzedażowych przyjmuje wnioski, zarządza aktualizacjami systemu i wyznacza kolejne zadania.

  • Zespół ds. zarządzania sprzedażą wykorzystuje Asanę do planowania rocznego, a także podczas spotkań 1:1, aby przedyskutować rozwój kariery z podwładnymi.

  • Niektóre zespoły również zarządzają OKR-ami w narzędziu.

Zamiast ręcznego śledzenia informacji za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, dział HR wdraża teraz nowych pracowników poprzez wbudowane w Asanie funkcje automatyzacji. Po zatrudnieniu nowego pracownika, zespół ds. rekrutacji powiadamia o tym dział HR poprzez utworzenie projektu z zestawem zadań, obejmujących na przykład wysłanie pakietu informacyjnego do nowego pracownika. Dzięki automatyzacji, dział HR wyeliminował dwa kroki wymagające podwójnego wprowadzania informacji.

Oprócz standardowych funkcji z zakresu zarządzania pracą w Asanie, takich jak projekty, zadania i daty wykonania, zespoły w Outreach mają też kilka swoich ulubionych funkcji. Analitycy z chęcią korzystają z formularzy dla zleceń przychodzących pozwalających im z góry rejestrować wszystkie potrzebne szczegóły. Zespoły intensywnie korzystają również z reguł, których używają do zautomatyzowania kroków i oszczędzania czasu oraz portfolio, które pozwalają im trzymać rękę na pulsie jeśli chodzi o realizację projektów.

Używanie Asany w całej firmie wprowadziło nowy poziom odpowiedzialności na linii przełożony-podwładny. Zwiększyła się też widoczność pracy przy jednoczesnym ograniczeniu wymiany wiadomości. To ogromna korzyść w 2020 r., kiedy wszystkie zespoły Outreach pracowały zdalnie. Po stronie IT, Carey i jej zespół spędzają mniej czasu na zarządzaniu aplikacjami. Łatwiejsze stało się również zarządzanie zagrożeniami bezpieczeństwa.

Płynne zarządzanie IT z Asaną

Obecnie praca w Outreach nie umyka niczyjej uwadze, a zespoły pozostają na bieżąco dzięki przypomnieniem o rozpoczęciu projektów i terminach w Asanie. Dzięki płynnemu przepływowi pracy, Outreach może zapewniać lepszą obsługę swoim klientów oraz kontynuować dalszą optymalizację cykli sprzedaży na całym świecie – z dużo większą wydajnością.

quotation mark
W czasach, gdy nasze zespoły IT i bezpieczeństwa nie miały jeszcze dostępu do skutecznego narzędzia do zarządzania projektami, mieliśmy sporo pracy z przekazywaniem aktualizacji na temat statusu projektów i zrozumieniu tego, co właściwie się dzieje. Asana ogromnie nam w tym pomogła. ”

Połącz i skaluj swoje działania

Zwiększ możliwości swojej organizacji z Asaną.

Skontaktuj się z nami