Outreach optymalizuje przepływy pracy i zwiększa bezpieczeństwo dzięki Asanie

To ważne, aby od czasu do czasu podarować sobie to, czym zazwyczaj obdarowujemy innych. Platforma wspomagania interakcji sprzedażowych Outreach pomaga swoim klientom w optymalizacji cykli sprzedaży i tworzeniu wysoce wydajnych zespołów – co ciekawe, Outreach również zdało sobie sprawę z faktu, że możliwe jest dokonanie optymalizacji wewnętrznie, szczególnie w przypadku przepływów pracy w firmie.

Outreach, z główną siedzibą w Waszyngtonie oraz międzynarodowymi oddziałami w Londynie i Pradze, dotarło do momentu, w którym wewnętrzne przepływy pracy zaczęły wymykać się spod kontroli. Każda osoba używała innego narzędzia – począwszy od platform zarządzania pracą, przez arkusze kalkulacyjne, aż po aplikacje do tworzenia notatek. Zespoły miały trudności z określaniem zakresu projektów, dotrzymywaniem terminów i koordynacją działań w ramach wspólnych celów. Ponadto dział IT próbował zarządzać namnażającymi się narzędziami i potrzebował znaleźć sposób, aby zarządzać związanymi z nimi zagrożeniami bezpieczeństwa, jednocześnie upraszczając sposób administrowania uprawnieniami.

Menedżer ds. projektów i programów IT, Carley McGee, wiedziała, że należy rozwiązać te problemy. Carley zarządza wdrożeniami informatycznymi w firmie, a także nadzoruje program zakupu oprogramowania. Jej siedmioosobowy zespół obsługuje ponad 600 pracowników firmy, z których każdy zadaje to samo pytanie: „Jakie jest najlepsze narzędzie do zarządzania moją pracą?”.

Oprócz potencjalnych problemów związanych z bezpieczeństwem, rozproszone przepływy pracy doprowadziły do stworzenia środowiska, w którym:

• Kierownictwo miało trudności z uzyskaniem ogólnego obrazu przedsiębiorstwa. Zespoły borykały się z problemem przedstawiania danych dotyczących ich pracy, a informacje o działaniach i podjętych decyzjach nie były uporządkowane w archiwum.

• Łatwo było przeoczyć wiadomości e-mail, ponieważ praca nie była zarządzana w jednym miejscu. Zdarzało się, że szczegóły dotyczące projektów gubiły się w natłoku innych informacji.

• Zarządzanie zasobami przypominało zgadywankę, ponieważ nikt nie miał wglądu w nadchodzące zadania, ani moce przerobowe pracowników.

Według raportu Indeks anatomii pracy, 64% organizacji, które korzystają z oprogramowania do zarządzania pracą twierdzi, że zoptymalizowało swoją wydajność, w przeciwieństwie do 27% firm, które takich systemów nie posiadają. Carley chciała upewnić się, że Outreach znajduje się w tej pierwszej grupie i zdecydowała się znaleźć rozwiązanie, które byłoby proste w użyciu, a także bezpieczne i przyjazne dla użytkownika. Najważniejsze jednak było znalezienie narzędzia, które faktycznie byłoby używane przez pracowników.

W poszukiwaniu prostoty, bezpieczeństwa i elastyczności

Carley potrzebowała platformy zapewniającej zaawansowane środki bezpieczeństwa, które w szczególności uwzględniałyby przepisy, takie jak Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO), czy Kalifornijska ustawa o ochronie prywatności konsumentów (CCPA). Outreach potrzebowało sposobu, aby po odejściu pracownika z firmy płynnie przekazać dane innemu pracownikowi, z kolei wewnętrzne zespoły współpracujące z osobami z zewnątrz potrzebowały łatwego sposobu na kontrolę poziomu dostępu dla współpracowników.

Pierwszym krokiem Carley i jej zespołu było przyjrzenie się narzędziom używanym przez pozostałe zespoły w Outreach. Zespół inżynieryjny korzystał z platformy do zarządzania projektami i początkowo rozważano wprowadzenie jej również w innych zespołach. Interfejs platformy okazał się być jednak zbyt skomplikowany i wdrażanie firmy mogłoby nadwerężyć jej zasoby. Outreach zdecydowało się utrzymać to narzędzie dla zespołu inżynieryjnego, a dla reszty firmy wprowadziło Asanę ze względu na jej prostotę i możliwość dostosowania do różnych zastosowań. Outreach po prostu zintegrowało Asanę z Jira – narzędziem zespołu inżynieryjnego – dzięki czemu zespoły mogły być na bieżąco z wzajemnymi postępami i udostępniać informacje między platformami, zapobiegając w ten sposób tworzeniu się silosów.

Dzięki Asanie, zespół IT w Outreach dysponuje odpowiednią elastycznością, aby dodawać licencje w miarę rozwoju firmy, a także może połączyć Asanę z Okta – ich narzędziem do bezpiecznego zarządzania tożsamościami. Specjaliści ds. marketingu z kolei mogą ograniczać dostęp do podwykonawców pracujących nad kampaniami, a szereg certyfikatów bezpieczeństwa Asany daje zespołowi pewność, że informacje poufne nie zostaną ujawnione.

Cenimy sobie każdą firmę, która posiada szereg certyfikatów bezpieczeństwa i traktuje kwestie związane z bezpieczeństwem poważnie. ”

Bardziej doświadczeni użytkownicy wskazują drogę do wdrożenia Asany w całej firmie

Firma Outreach zaczęła od nieco ponad 100 licencji Asany, ale w ciągu 1-2 miesięcy, liczba użytkowników wzrosła diametralnie.

Nowi pracownicy dołączający do firmy są dodawani do Asany przez Carley za pomocą integracji z Okta, zaś dla tych, którzy potrzebują pomocy w rozpoczęciu pracy, Carley stworzyła projekt wdrożeniowy „Podstawy Asany” przy pomocy szablonu, dzięki czemu mogą oni aktywnie uczyć się korzystania z platformy. Użytkownicy zaawansowani i eksperci Asany – najczęściej menedżerowie projektów z różnych zespołów w Outreach – posiadają kanał w aplikacji Slack, aby udostępniać najlepsze praktyki i porady dla początkujących, którzy również mogą zadawać pytania.

Niejednokrotnie ciężko jest przekonać kierownictwo do wprowadzenia zmian w przepływach pracy. Jednak w czasie implementacji, operacjami sprzedażowymi kierował akurat jeden z bardziej doświadczonych użytkowników Asany. W trakcie cotygodniowych spotkań z zarządem, prezentował on pracę zespołu przy użyciu portfolio. Wszystkie projekty były już zebrane i uaktualnione w Asanie, więc nie było potrzeby wykonywania dodatkowej pracy w celu odszukania osiągnięć lub ostatniego statusu. Sposób, w jaki wykorzystywał on Asanę pokazał innym członkom kadry kierowniczej, jak łatwo mogą zwiększyć widoczność i zachęcił do korzystania z niej również innych pracowników.

Jedną z ulubionych funkcji Carley, jeśli chodzi o Asanę, jest wbudowane raportowanie zapewniające wgląd w statystyki dotyczące logowania się do Asany i korzystania z niej. Ułatwia jej to monitorowanie, czy pracownicy rzeczywiście korzystają z platformy oraz pozwala śledzić efektywność kosztową wraz ze wzrostem liczby miejsc w Asanie.

Wprowadzenie Asany w zespołach odbyło się bezproblemowo. W ciągu 1-2 miesięcy liczba użytkowników wzrosła diametralnie! Pracownicy sami proszą o dodanie ich do Asany. Wszystko potoczyło się naprawdę bardzo szybko. ”

Od ogólnego planowania, po monitorowanie indywidualnych celów

Stworzona z myślą o zapewnianiu elastyczności, Asana pomaga zespołom w Outreach w zarządzaniu ich przepływami pracy:

• Marketing realizuje kampanie, współpracuje z podwykonawcami i zarządza wydarzeniami zewnętrznymi.

• Zespół ds. operacji sprzedażowych przyjmuje wnioski, zarządza aktualizacjami systemu i wyznacza kolejne zadania.

• Zespół ds. zarządzania sprzedażą wykorzystuje Asanę do planowania rocznego, a także podczas spotkań 1:1, aby przedyskutować rozwój kariery z podwładnymi.

• Niektóre zespoły również zarządzają OKR-ami w narzędziu.

Zamiast ręcznego śledzenia informacji za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, dział HR wdraża teraz nowych pracowników poprzez wbudowane w Asanie funkcje automatyzacji. Po zatrudnieniu nowego pracownika, zespół ds. rekrutacji powiadamia o tym dział HR poprzez utworzenie projektu z zestawem zadań, obejmujących na przykład wysłanie pakietu informacyjnego do nowego pracownika. Dzięki automatyzacji, dział HR wyeliminował dwa kroki wymagające podwójnego wprowadzania informacji.

Oprócz standardowych funkcji z zakresu zarządzania pracą w Asanie, takich jak projekty, zadania i daty wykonania, zespoły w Outreach mają też kilka swoich ulubionych funkcji. Analitycy z chęcią korzystają z formularzy dla zleceń przychodzących pozwalających im z góry rejestrować wszystkie potrzebne szczegóły. Zespoły intensywnie korzystają również z reguł, których używają do zautomatyzowania kroków i oszczędzania czasu oraz portfolio, które pozwalają im trzymać rękę na pulsie jeśli chodzi o realizację projektów.

Używanie Asany w całej firmie wprowadziło nowy poziom odpowiedzialności na linii przełożony-podwładny. Zwiększyła się też widoczność pracy przy jednoczesnym ograniczeniu wymiany wiadomości. To ogromna korzyść w 2020 r., kiedy wszystkie zespoły Outreach pracowały zdalnie. Po stronie IT, Carey i jej zespół spędzają mniej czasu na zarządzaniu aplikacjami. Łatwiejsze stało się również zarządzanie zagrożeniami bezpieczeństwa.

Płynne zarządzanie IT z Asaną

Obecnie praca w Outreach nie umyka niczyjej uwadze, a zespoły pozostają na bieżąco dzięki przypomnieniem o rozpoczęciu projektów i terminach w Asanie. Dzięki płynnemu przepływowi pracy, Outreach może zapewniać lepszą obsługę swoim klientów oraz kontynuować dalszą optymalizację cykli sprzedaży na całym świecie – z dużo większą wydajnością.

W czasach, gdy nasze zespoły IT i bezpieczeństwa nie miały jeszcze dostępu do skutecznego narzędzia do zarządzania projektami, mieliśmy sporo pracy z przekazywaniem aktualizacji na temat statusu projektów i zrozumieniu tego, co właściwie się dzieje. Asana ogromnie nam w tym pomogła. ”