Firma Kyna English rozpoczęła działalność na początku pandemii Covid-19. Tram nie miała trudności z zatrudnieniem wykwalifikowanych nauczycieli z całego świata, ale skoordynowanie globalnego zespołu stanowiło wyzwanie. Profile uczniów i zadania związane z obsługą klienta były śledzone w arkuszach kalkulacyjnych. Problem polegał na tym, że arkusze kalkulacyjne nie zawsze były aktualizowane. Członkowie zespołu często przeglądali wcześniejsze rejestry połączeń i czatów, aby uzyskać aktualne informacje. Indeks anatomii pracy pokazuje, że dzięki ulepszonym procesom pracownicy mogą zaoszczędzić 4,9 godziny tygodniowo. Tram wyznaczyła sobie cel, jakim było zwiększenie retencji klientów i zwiększenie liczby uczniów z setek do tysięcy. Wiedziała, że jest to możliwe dzięki lepszym procesom pracy. 

Znalezienie nowego sposobu współpracy

Aby rozwijać Kyna English i usprawnić procesy, Tram potrzebowała narzędzia, które było:

• W wysokim stopniu sprzyjało współpracy, dzięki czemu łatwiej było znajdować informacje i zarządzać pracą w różnych zespołach.

• Łatwe w użyciu, aby umożliwić szybkie przeszkolenie nowych i obecnych pracowników.

• Umożliwiało integrację z oprogramowaniem do obsługi czatów i poczty e-mail, aby śledzić komunikację z klientami w jednym miejscu.

Tram skorzystała z okresu próbnego Asany i uznała, że ta platforma to właściwy wybór, który pomoże firmie się skalować.

Asana okazała się właściwym wyborem dla Kyna English. Platforma jest intuicyjna, integruje się z naszym oprogramowaniem do obsługi poczty e-mail i czatu oraz przechowuje informacje w jednym miejscu. Potrzebuję tylko jednej platformy, aby być na bieżąco z pracą w całej firmie.

Tram Ho, założycielka i dyrektor generalna Kyna English

Wdrożenie Asany z pomocą firmy Flexidata

Kyna English współpracowała z firmą Flexidata, partnerem Asany w zakresie rozwiązań, aby skonfigurować przepływy pracy i funkcje raportowania. Skonfigurowano pulpity nawigacyjne raportowania, aby śledzić obciążenie pracą pracowników i postępy projektów. Oprogramowanie do obsługi poczty e-mail i czatu używane przez Kyna English zostało zintegrowane z Asaną, dzięki czemu wiadomości są przekazywane jako zadania na platformie.  Profile uczniów również zostały przeniesione do Asany z arkuszy kalkulacyjnych. Rezultat? Zespół Kyna English stał się znacznie bardziej wydajny i osiągnął swój cel, jakim było kształcenie tysięcy studentów.

Kształć tysiące studentów z pomocą Asany

Według raportu Indeks anatomii pracy 55% pracowników w organizacjach opartych na współpracy odnotowało wzrost przychodów w ciągu ostatnich trzech lat. Kyna English kształci obecnie ponad 3000 studentów i odnotowuje znaczną poprawę w zakresie utrzymania klientów.

Oto wgląd w przepływy pracy i funkcje, które najbardziej pomogły zespołowi Kyna English.

Monitorowanie profili uczniów w Asanie

Wszystkie profile uczniów są przechowywane jako projekty w Asanie. Informacje o typach osobowości uczniów, ich preferencjach dotyczących nauki, postępach na zajęciach, oczekiwaniach rodziców oraz powiązanych prośbach o wsparcie są monitorowane w jednym miejscu. Ten bogaty kontekst znacznie ułatwia przekazywanie obowiązków między pracownikami i pomaga liderom szybciej podejmować decyzje dotyczące kont uczniów. 

Asana pomaga nam współpracować. Obsługa klienta nie jest już procesem czasochłonnym. Łatwo jest ustawiać daty wykonania dla zgłoszeń klientów i śledzić postęp zadań.

Tram Ho, założycielka i dyrektor generalna Kyna English

Wizualizacja obciążenia pracą i zadań pracowników

Pulpity nawigacyjne są skonfigurowane w taki sposób, aby kierownicy w Kyna English mogli przeglądać obciążenie pracą pracowników i sprawdzać, w jaki sposób personel angażuje się w zadania. Dzięki tym danym Tram może identyfikować pominięte lub zaległe zadania oraz podejmować lepsze decyzje dotyczące celów i przydziału zasobów.

Plany podwojenia tempa rozwoju

Kiedy Kyna English rozpoczynała działalność, usługi były świadczone w Wietnamie. Obecnie firma działa w Indonezji i Tajlandii oraz planuje dalszą ekspansję. Zespół Kyna English postawił sobie za cel podwojenie liczby studentów, których firma kształci. Dzięki przepływom pracy zorganizowanym i stale udoskonalanym w Asanie zespół nie ma wątpliwości, że osiągnie swój nowy cel.