Zespół PR firmy HubSpot APAC centralizuje zarządzanie programem, aby uzyskać większą wydajność dzięki Asanie

HubSpot to wiodąca platforma rozwoju obejmująca oprogramowanie do marketingu, sprzedaży i obsługi klienta oraz potężny darmowy system zarządzania relacjami z klientami. Ponad 60 500 klientów w ponad 100 krajach korzysta z wielokrotnie nagradzanego oprogramowania, usług i wsparcia HubSpot, aby zmienić sposób, w jaki przyciągają, angażują i zachwycają klientów.

Kiedy Elissa Hudson została szefową PR HubSpot w regionie APAC w 2018 roku, stanęła przed ogromnym zadaniem. Mając swoją siedzibę w Sydney w Australii i pracując w regionalnym zespole marketingowym, odpowiada za budowanie świadomości marki HubSpot poprzez zwiększanie zasięgu mediów w kluczowych krajach w regionie APAC.

Ręczne śledzenie zadań tworzyło administracyjny koszmar

Współpracując z trzema agencjami PR, a także kolegami z różnych kontynentów i raportując bezpośrednio do dyrektora regionalnego w Singapurze, Elissa żonglowała ogromną liczbą zadań w różnych strefach czasowych. W każdej chwili mogła pracować nad ponad 30 różnymi historiami medialnymi, z których każda wiązała się z wieloma zadaniami, takimi jak pozyskiwanie cytatów od rzeczników, pisanie treści, dostarczanie zdjęć, kontaktowanie się z różnymi interesariuszami, i nie tylko.

Elissa używała długopisu i papieru do codziennych zadań i arkuszy kalkulacyjnych do zarządzania projektami, ale ten ręczny system śledzenia był daleki od ideału i powodował krytyczne problemy.

• Ważne elementy działań i zadania do wykonania w zakresie lokowania w mediach wymykały się spod kontroli, co skutkowało utratą szans.

• To spowalniało agencje, ponieważ zadania nie były wykonywane wystarczająco szybko.

• Nie było możliwości sprawdzenia w jednym miejscu, jak przebiega lokowanie w mediach, a przez to trudno było przewidzieć, czy w każdym miesiącu osiągnięte zostały zakładane zasięgi.

Od chaosu do scentralizowanego zarządzania

Zespół potrzebował narzędzia, które pozwoliłoby płynnie zarządzać procesami tworzenia historii, osobistymi listami rzeczy do zrobienia i współpracą z menedżerami. Zadania wymagały odrębności, aby nie można było ich przeoczyć, ale potrzebny był również system, który zapewniałby całościowy wgląd w postępy projektu.

Asana zapewniła intuicyjny i łatwy w obsłudze interfejs, aplikację mobilną do planowania poza biurem oraz integrację z dwoma narzędziami niezbędnymi do pracy w zespole, którymi są Gmail i Slack. Co najważniejsze, Asana pozwoliła na standaryzację procesów i zebranie zadań w konkretne projekty i tablice. To ułatwiło realizację zadań i umożliwiło skuteczne śledzenie rozwoju sytuacji w każdym regionie.

Zwiększona wydajność i lepszy obraz sytuacji

Dzięki Asanie codzienna praca zespołu wygląda zupełnie inaczej. Elissa rozpoczyna swój dzień od dojazdu do pracy. Może wtedy z łatwością planować i ustalać priorytety w aplikacji mobilnej Asana. Integracja z Gmailem i Slackiem pozwala jej przekształcać prośby od współpracowników z zagranicy w zadania, które można śledzić, a sprawy, które wymagają udziału menedżera, można łatwo przypisać i dodać do ich indywidualnych agend.

W pracy związanej z okazjami medialnymi zespół w pełni wykorzystuje projekty Asany w widoku tablicy. Wszystkie okazje są oznaczone kolorami według regionu i podzielone na kategorie na podstawie etapu rozwoju. Zespół może z łatwością wizualizować, jakie historie są aktualnie opracowywane i dodawać podzadania do projektów, aby mieć pewność, że nie straci z oczu tych drobniejszych czynności, które mogłyby spowodować opóźnienia w realizacji projektów.

Wizualizacja pomaga również Elissie i zespołowi uzyskać podgląd postępów w realizacji celów. Wcześniej zespół korzystał z arkuszy kalkulacyjnych, a teraz może szybko sprawdzić, na jakim etapie znajduje się każda okazja. Umożliwia to łatwe przewidywanie, jak zaawansowana jest dana historia lub kiedy planowane jest jej uruchomienie, co pozwala na dokładniejsze planowanie i prognozowanie zasięgu. W razie wykrycia luki w zasięgu zespół może przejąć inicjatywę i zaprezentować historie, aby mieć pewność, że osiągną one założone cele.

Łatwe skalowanie

Elissa rozwija swój wewnętrzny zespół, aby zwiększyć zasięg mediów w swoich kluczowych regionach. Będzie korzystać z Asany jako podstawowego narzędzia do wdrażania i współpracy. W pierwszej kolejności zatrudni specjalistę ds. PR, który będzie odpowiedzialny za region Azji. Ten pracownik będzie podlegał bezpośrednio Elissie, a Asana posłuży jako ogniwo łączące ich pracę, dzięki czemu będą mogli łatwo współpracować w różnych biurach i strefach czasowych.

Pełna widoczność projektów i procesów pozwoli również na sprawny proces wdrażania, umożliwiając Elissie i jej rozwijającemu się zespołowi dalsze skalowanie HubSpot w regionie APAC.