Skalowanie edukacji klasy światowej

„W każdej branży usługowej największym wyzwaniem jest zapewnienie naprawdę doskonałej obsługi” – mówi dyrektor generalny Hack Reactor, Tony Philips. Jest to szczególnie ważne, gdy zespół jest rozproszony – HackReactor prowadzi zajęcia w 6 różnych kampusach w USA.

Hack Reactor koncentruje się na dopracowaniu każdego szczegółu w każdej lokalizacji. „Jedną z naszych wizytówek jest sprawianie, by ludzie czuli, że ich edukacja została starannie zaplanowana; nawet drobne rzeczy, takie jak upewnienie się, że wszystkie informacje i pisownia na plakietkach z imionami są poprawne w dniu orientacji. To właśnie wyróżnia świetną obsługę. Wszystkie te drobiazgi, które naprawdę dobre firmy usługowe dostrzegają i realizują. Diabeł tkwi w szczegółach.”

Zbieranie informacji z mózgów

Kiedy Hack Reactor dopiero zaczynał działalność, Tony z łatwością miał oko na wszystkie zmienne elementy – duże i małe. Jednak wraz z otwarciem kolejnych lokalizacji Hack Reactor, zatrudnianiem nowych pracowników i przyjmowaniem nowych studentów, utrzymanie takiego poziomu skrupulatnej dbałości stało się wyzwaniem. Tony miał trudności z uzyskaniem pewności, że wszystkie szczegóły zostały uwzględnione.

„Musieliśmy ustandaryzować wiele różnych rzeczy i wprowadzić je w różnych lokalizacjach w tym samym czasie. Mamy placówki w Nowym Jorku, Austin, Los Angeles, San Francisco i działamy online. Sprawienie, aby w Nowym Jorku działo się to samo, co w San Francisco – te same rodzaje wydarzeń, te same rodzaje odczuć, te same rodzaje emocji – nie jest łatwe”.

Gdy zespół opracowywał swój proces, potrzebował centralnego miejsca do przechowywania informacji, które pomogłoby mu powtórzyć ten proces w nowych lokalizacjach, zapewniając jednocześnie widoczność, której szukał Tony.

Tony był gotowy „wyciągnąć informacje ze swojego mózgu” i przenieść je do miejsca, w którym rosnąca liczba pracowników mogłaby na ich podstawie działać. „Przyjmujemy wiele informacji. Nasze mózgi są okropne w przechowywaniu, ale bardzo dobre w myśleniu; naprawdę zaczynasz chcieć, żeby ktoś inny przechowywał Twoje informacje, żebyś mógł coś z nimi zrobić”.

Oto, jak Tony myślał o wyborze narzędzia do tego zadania:

• Jako dyrektor generalny, jak mogę mieć pewność, że każdy niezbędny szczegół jest pod kontrolą?

• Jak możemy mieć pewność, że szczegółowe procesy można bezbłędnie ustandaryzować w wielu lokalizacjach?

• Jak możemy zaoszczędzić czas na wykonywaniu powtarzalnych procesów?

Od połączenia umysłów do sposobu działania

Tony wprowadził Asanę w całym zespole Hack Reactor po tym, jak sam z niej korzystał. „Impulsem, który spowodował, że wprowadziliśmy Asanę w całej firmie, było to, że „połączenie umysłów” przestało działać. Gdy tylko ta telepatia, która istnieje w małej grupie ludzi, ustaje, nagle pojawia się silne poczucie niepewności”.

Najpierw zebrali szczegółową dokumentację dotyczącą kluczowych procesów, takich jak opracowywanie kursów lub infrastruktura, i udostępnili ją wszystkim w firmie. Przenosząc informacje do Asany, Tony nabrał pewności, że jego zespół dysponuje informacjami potrzebnymi do dobrego wykonywania pracy.

Ważne było również, aby narzędzie pozwoliło im zwiększyć wydajność w miarę dodawania szkół, dlatego byli podekscytowani możliwością korzystania z API Asany.

„Istnieje ogromna różnica między Asaną a innymi narzędziami, a mianowicie bardzo łatwy dostęp do API. Nawet jeśli Asana nie jest idealnie dopasowana do przepływu pracy, ktoś taki jak ja – stosunkowo przeciętny inżynier oprogramowania – może dodać funkcjonalność za pośrednictwem API, aby stworzyć niestandardowe rozwiązanie, które pomoże zespołowi zwiększyć efektywność.”

Po użyciu funkcji szablonów w Asanie do kopiowania projektów i procesów zespół HackReactor dodał jeszcze więcej niestandardowych funkcji za pośrednictwem API i stworzył program o nazwie Show Runner. „Mamy ten ogromny szablon zajęć; napisaliśmy system z API Asany, który automatycznie kopiuje wszystkie zadania potrzebne do nowych zajęć, a następnie automatycznie przypisuje te zadania. To, co zbudowaliśmy na bazie API, pozwoliło nam przypisywać powtarzalne zadania wszystkim właściwym osobom, wszystkie właściwe rzeczy we właściwym czasie. Każdy szczegół jest uwzględniony.”

Wszystko odbywa się w Asanie

Obecnie ponad 200 pracowników Hack Reactor używa Asany do wielu różnych przepływów pracy. „Nasze procesy zarządzania przebiegają w Asanie. Nasze okresowe oceny pracowników są przeprowadzane w Asanie. Nasze standardowe procedury operacyjne są realizowane w Asanie. Nasze zasady HR są w Asanie. Wszystkie wydarzenia, które organizujemy, aby podnieść morale pracowników, odbywają się w Asanie. Wszystko odbywa się w Asanie.”

• Dokumentacja i szablony: „Asana pomaga nam, ponieważ można w niej duplikować. Tworzymy DUŻO szablonów w Asanie. Masz cały projekt lub cały proces i możesz po prostu zrobić kopię, wysłać ją tutaj i powiedzieć: „Zróbcie to dokładnie tak”.

• Oceny wyników: „Dzięki Asanie widzę, na jakim etapie jesteśmy i jakie postępy czynimy. Asana pomaga mi określić, o kogo muszę się martwić i jak często muszę sprawdzać, co u niego słychać”.

• Spotkania 1:1: „Projekty prywatne doskonale nadają się do spotkań 1:1 z każdym członkiem zespołu lub do omawiania elementów z zespołem kierowniczym”.

• Zarządzanie obiektami: „Mamy listy kontrolne do zadań operacyjnych i związanych z obiektami, które nazywamy „Space Ops”. W Asanie jest zadanie, które ma na celu zapewnienie podlewania roślin.”

• Rekrutacja: „Wszyscy przyszli studenci to zadanie. Używamy Asany do śledzenia studentów w trakcie procesu rekrutacji do programu”.

Naprawdę nie możemy żyć bez Asany. Wszyscy w całej firmie korzystają z Asany.

Tony Phillips, dyrektor generalny w HackReactor

Kompleksowe wykorzystanie Asany odegrało kluczową rolę w skalowaniu procesów w Hack Reactor. Jak ujmuje to Tony: „O połowę obniżyliśmy koszty operacyjne, ponieważ dzięki procesom utworzonym w Asanie możemy sprawniej wykonywać działania”. Wraz z obniżeniem kosztów wzrasta poziom zajęć oraz poprawiają się doświadczenia absolwentów. 98% absolwentów Hack Reactor znajduje zatrudnienie.