Asana to idealna platforma, która pozwoli przetrwać na rynku, na którym obowiązują zasady Agile

Pon.Bike Group to przede wszystkim rowery. FOCUS Bikes jest spółką zależną Pon.Bike Group z siedzibą w Amsterdamie, jednego z pięciu największych producentów rowerów na świecie. Pon.Bike Group z kolei należy do holenderskiego konglomeratu Pon Holdings, zatrudniającego łącznie około 12 tysięcy pracowników. W skład grupy wchodzi również 10 innych producentów rowerów, w tym Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff i Urban Arrow, z siedzibami w Europie, Ameryce Północnej, Azji i Australii. Istnieją również inne lokalizacje w Azji, a także zakład produkcyjno-montażowy w Cloppenburgu.

W ramach PON.Bike Group każda marka samodzielnie opracowuje, produkuje i sprzedaje swoje produkty. Jednak różne marki w dużym stopniu wykorzystują swoje połączone mocne strony i doświadczenie w ramach wewnętrznej sieci synergii.

W Stuttgarcie, w siedzibie marki FOCUS Bikes, około 150 pracowników dba o rozwój podstawowej działalności związanej z rowerami wyścigowymi i e-rowerami. Rowery są sprzedawane pod hasłem „Ride beyond Ride together”.  Wewnętrznie Działy rozwoju, zarządzania produktem, marketingu, sprzedaży i produkcji współpracują ze wszystkimi innymi lokalizacjami ponad granicami. Każdy pracownik, który ma cokolwiek wspólnego z FOCUS Bikes, jest zaangażowany w szybkie i płynne procesy pracy za pośrednictwem Asany. Ponadto 100 partnerów zewnętrznych, takich jak dostawcy i agencje, jest również zintegrowanych z systemem zarządzania pracą.

Asana: brakujące ogniwo w łańcuchu przepływu pracy

Kiedy Patrick Lenkner dołączył do FOCUS Bikes w 2017 roku, sieć firmy nadal korzystała z wielu różnych narzędzi, takich jak poczta e-mail, Skype, arkusze kalkulacyjne Excel, serwery do przechowywania danych i Basecamp, które często okazywały się dość podatne na błędy. Gdy pracownicy byli na urlopie, nie można było uzyskać dostępu do ważnych dokumentów, a kolejne kroki w pracy były po prostu zapisywane na fizycznych listach rzeczy do zrobienia. Jednym z pierwszych zadań Patricka Lenknera było skonfigurowanie funkcjonalnego i przejrzystego systemu do zarządzania pracą, dlatego postanowił poszukać rozwiązania, które spełniłoby wszystkie wymagania grupy użytkowników. Zespoły musiały mieć możliwość dostosowania funkcji zgodnie z wymaganiami, aby skonfigurować odpowiedni przepływ pracy. Jednocześnie narzędzie musiało umożliwiać dogłębne analizowanie procesów pracy. Różne widoki, listy, tablice i osie czasu musiały być dostępne z możliwością dostosowywania dla każdego projektu, przepływu pracy i działu. Kluczowa była również integracja z obszarem roboczym Google, ponieważ FOCUS Bikes obecnie korzysta głównie z aplikacji Google. Do współpracy z Chinami potrzebne było narzędzie, które umożliwiłoby dostęp z tego kraju. Oczywiście należało również zagwarantować spełnienie ogromnych wymagań w zakresie bezpieczeństwa stawianych przez nadrzędną grupę Pon Group.

Najpierw Patrick Lenkner i jego przełożony Ben Gerold z zespołu inżynierii współpracowali z działem IT, aby szczegółowo przeanalizować kilka narzędzi. Poszukiwali narzędzia, które naprawdę spełniłoby wszystkie wymagania, dzięki czemu nie trzeba by później żmudnie integrować żadnego dodatkowego narzędzia z innymi funkcjami. Prosty design platformy Asany i duża przyjemność z korzystania z niej szybko przykuły ich uwagę. Ale Asana oferowała znacznie więcej. Szczegółowy przegląd osi czasu, przejrzyste listy i uporządkowane widoki tablicy wyraźnie spełniały pożądane wymagania.

Podczas wdrażania niektórzy pracownicy nalegali, aby od tej pory pracować wyłącznie z Asaną

Patrick Lenkner i Ben Gerold byli pod ogromnym wrażeniem wysokiego poziomu przyjazności dla użytkownika i szerokiego zakresu opcji Asany. W 2018 roku wdrożono Asanę – początkowo tylko w dziale inżynierii.

15 członków zespołu inżynierów wkrótce zaczęło korzystać z tego narzędzia do zarządzania całą pracą w swoim dziale. Dzięki kulturze synergii w Pon Bikes entuzjazm szybko rozprzestrzenił się na inne działy. Doszło nawet do tego, że niektórzy pracownicy po pierwszych doświadczeniach z Asaną nie chcieli wrócić do starego sposobu pracy. W rezultacie coraz więcej współpracowników stopniowo dołączało do Asany na własną prośbę, co znacznie zwiększyło wydajność metod pracy. Najlepsze było to, że pracownicy świetnie się przy tym bawili. Niemniej jednak wdrożenie było dobrze przemyślane, a Patrick Lenkner ostatecznie został Ambasadorem Asany. Promował Asanę wewnątrz firmy, rozwiewał wątpliwości oraz organizował szkolenia i okresowe sesje pytań i odpowiedzi. Konsekwentne przestrzeganie nowych praktyk i okresowe otrzymywanie informacji zwrotnych były szczególnie pomocne w ich przyswojeniu. W rezultacie rozwiązywano niejasności i rozwiewano obawy, ale także okresowo informowano o sukcesach i pomysłach.

Dziś zespół inżynieryjny jest uważany za źródło i podmiot odpowiedzialny za rozpowszechnianie Asany w FOCUS Bikes. Stwierdzenia takie jak „Nic już nie zostaje przeoczone – jest znacznie mniej błędów niż wcześniej” zrobiły wrażenie na pracownikach w fazie wdrażania. Gubienie się w pozornie niekończących się wiadomościach e-mail szybko stało się przeszłością, a wygoda kliknięcia przycisku „polubienia” jest zawsze mile widziana.

W latach 2018–2020 wszystkie funkcje zostały przeniesione do Google Workspace i Asany. E-maile straciły na znaczeniu, a dziś wszystkie linki do plików z Dysku Google i kanałów są przechowywane centralnie w Asanie. Wszystko było ukierunkowane na wspólną organizację pracy biurowej, a FOCUS Bikes łączyła się ze wszystkimi lokalizacjami i partnerami za pośrednictwem Asany – czy to w Cloppenburgu, czy w Azji. W ramach Pon.Bike Group FOCUS Bikes jest doskonałym wzorem do naśladowania dzięki integracji z Asaną. Inne marki również zaczynają działać w tym kierunku i chcą zintegrować Asanę ze swoimi strumieniami pracy. Oprócz FOCUS Bikes narzędzie jest obecnie używane w zakładzie produkcyjnym Derby Cycle oraz w firmie Kalkhoff. Gazelle i Pon. Automotive również już wyraziły zainteresowanie.

Im więcej pracowników korzysta z Asany, tym jest ona przyjemniejsza w użyciu i tym lepiej działa. Wszyscy pracownicy powinni zostać wprowadzeni do systemu

Asana jest wykorzystywana we wszystkich projektach i przepływach pracy

Asana wspiera wszystkie aspekty projektu, czy to w przepływach pracy SCRUM, na spotkaniach zespołu, w raportowaniu, od burzy mózgów i wyceny po produkcję seryjną. Od czasu wdrożenia FOCUS Bikes czerpie korzyści z większej przejrzystości i krótszych czasów realizacji, wyższej produktywności, mniejszej liczby nieporozumień i znacznie niższego wskaźnika błędów.

Kiedy w marcu 2020 roku wszyscy pracownicy otrzymali polecenie pracy z domu z powodu pandemii, przejście na Asanę oznaczało, że FOCUS Bikes była już dobrze przygotowana. Pracownicy po prostu zamknęli laptopy, poszli do domu i bezproblemowo kontynuowali pracę – dokładnie od miejsca, w którym ją przerwali w biurze. „Dzięki Asanie sytuacja była stosunkowo bezstresowa” – mówi Patrick Lenkner. „Pracownicy byli dumni z postępowego i niezależnego od lokalizacji sposobu pracy.”

To było tak, jakbyśmy wiedzieli, że nadejdzie pandemia i zmusi nas do pracy zdalnej, i mogli się na to przygotować z półtorarocznym wyprzedzeniem. Nasze wyczucie czasu było idealne

Od rozwoju aż do linii produkcyjnej z Asaną

Ze względu na strukturę grupy w zakładzie produkcyjno-montażowym Derby Cycle istnieje interfejs do inżynierii przemysłowej. Tutaj opracowania przesłane przez FOCUS Bikes są przetwarzane przed wysłaniem na linię montażową. Asana jest ważną częścią tego procesu roboczego. Najpierw powstaje „rower pilotażowy”. Ujawnia to wszystkie wyzwania związane z przygotowaniem do produkcji seryjnej. Organizacja roweru pilotażowego, rejestrowanie wszystkich możliwych przeszkód i przetwarzanie odbywają się w całości w Asanie. Jest to ważny etap, w którym Asana pomaga przenieść wyniki pracy biurowej bezpośrednio do produkcji. Rezultatem końcowym jest rower gotowy do użytku. Nawiasem mówiąc, jeden z pierwszych rowerów wyprodukowanych z wykorzystaniem Asany i inżynierii przemysłowej został kupiony przez pracownika Asany.

Asana jest jak media społecznościowe dla biznesu. Działa jak Instagram i to właśnie w nim teraz realizujemy nasze projekty. To naprawdę super

FOCUS Bikes wygrywa wyścig na rynku rowerów dzięki Asanie

Kiedy w FOCUS Bikes wdrożono Asanę, zespół składał się z 30 pracowników. Jednak ze względu na gwałtowny wzrost popytu na rowery firma FOCUS Bikes przeszła typową dla start-upu fazę rozwoju. Po zaledwie dwóch latach zatrudnia dziś 150 pracowników. Zintensyfikowały się również kontakty z innymi firmami Pon.Bike. Od samego początku motorem tej ogromnej fazy wzrostu była Asana.

Rynek rowerów przeżywa ogromny boom, a zwykły rower staje się coraz bardziej produktem lifestyle'owym. FOCUS Bikes ambitnie wykorzystuje zwinne zarządzanie pracą, aby jak najszybciej opracować i wprowadzić na rynek rower odpowiedni dla klienta. Na przykład, jeśli nowa technologia rowerów elektrycznych będzie dostępna w kwietniu, FOCUS Bikes chce wprowadzić te rowery na rynek najpóźniej w maju, a nie rok później. Właściwy rower – o odpowiedniej jakości – musi trafić na rynek we właściwym czasie. W ten sposób FOCUS Bikes spełnia swoje samozwańcze motto: „Właściwy rower. Właściwy czas. Odpowiednia jakość”. Ten niezwykle zwinny przepływ pracy jest w znacznym stopniu obsługiwany przez Asanę i stanowi podstawę sukcesu FOCUS Bikes.

Asana wspiera FOCUS Bikes na szybko zmieniającym się rynku

Patrick Lenkner przewiduje, że branża stanie przed kolejnymi ogromnymi wyzwaniami. Z jednej strony miał miejsce wypadek w Kanale Sueskim: ruch towarowy w transporcie lotniczym był już ograniczony, a do tego doszły inne szkodliwe skutki pandemii, i to nie tylko dla gospodarki. Ponieważ zwykłe łańcuchy dostaw przestały działać, czas dostawy niektórych części rowerowych znacznie się wydłużył.

Z drugiej strony popyt na rowery jest wysoki na całym świecie i nadal rośnie. Przyczyny wzrostu popytu są złożone. Wiele krajów wdraża koncepcje transportu alternatywnego i inwestuje w strategie takie jak rozbudowa infrastruktury rowerowej, co sprawiło, że jazda na rowerze stała się niezwykle atrakcyjna. Coraz więcej osób korzysta z rowerów elektrycznych jako opłacalnej i przyjaznej dla środowiska alternatywy dla samochodów lub transportu publicznego. „Rewolucja w mobilności” jest na ustach wszystkich. W miarę jak sektor technologiczny wkracza do produkcji rowerów, a postęp technologiczny następuje coraz częściej, cykle innowacji stają się coraz krótsze. Koło jest dosłownie wymyślane na nowo, i to coraz częściej. Aby przetrwać w tym środowisku, konieczne jest zwinne i wyjątkowo perspektywiczne planowanie. Asana jest idealną platformą do spełnienia tych wymagań.

Asana jest co najmniej tak samo przyjemna jak sama jazda na rowerze

Młody zespół FOCUS Bikes ma własnego ducha. Największą frajdę sprawia im wprowadzanie odpowiedniego roweru na rynek, a także wspólne przejażdżki. Oto funkcje Asany, które od momentu wdrożenia są szczególnie popularne i stale używane:

• Moje zadania: umożliwiają wszystkim samodzielne zarządzanie osobistymi zadaniami w ramach wielu projektów.

• Portfolio i pulpity nawigacyjne: aby mieć przegląd wielu projektów.

• Dodatkowa przyjemność: gdy tylko zadanie zostanie ukończone, na ekranie pojawiają się kciuki w górę i latające jednorożce.

Patrząc wstecz, co można było zrobić inaczej?

Z pewnością bardzo dużo. Jednak Patrick Lenkner wdrożyłby Asanę dzisiaj w ten sam sposób, co trzy lata temu. „To było absolutnie idealne, że nie wdrożyliśmy jej od razu w całej firmie. Udało nam się sprawić, że narzędzie działa płynnie w zaledwie jednym dziale. To fajne”. Odgórne wdrożenie Asany przyniosłoby inny rezultat. Stracilibyśmy cenny czas na zapoznanie się z narzędziem i poznanie wszystkich sztuczek i wskazówek. Dzięki stopniowemu, dobrowolnemu wdrażaniu Asana mogła organicznie stać się częścią 

zarządzanie pracą w FOCUS Bikes. Najważniejsza wskazówka Patricka Lenknera dotycząca wdrożenia Asany to:

Rozpocznij już teraz! Szybko zdobądź doświadczenie! I dostosuj Asanę do swoich indywidualnych potrzeb!