Kluczowe dane

• Szybszy czas odpowiedzi: czas odpowiedzi wewnętrznego działu pomocy skrócił się z 5 dni do 12 godzin, co poprawiło zadowolenie pracowników. 

• Szybsze wdrażanie klientów: finalizowanie transakcji i wdrażanie nowych klientów jest szybsze i wolne od błędów, co przekłada się na większe zadowolenie klientów.

• Eliminacja opuszczonej pracy: projekty i formularze eliminują opuszczone zadania i niedotrzymane terminy, umożliwiając szybkie ukończenie projektu. 

• Mniej pracy administracyjnej: zmniejsza się liczba e-maili, spotkań i czatów służbowych, co daje więcej czasu na pracę w skupieniu. 

Athena to wymarzona usługa dla zapracowanych liderów, łącząca ich z wysoko wykwalifikowanymi wirtualnymi asystentami, którzy potrafią organizować kalendarze, uruchamiać podcasty, planować urodziny i wiele więcej. Misją firmy jest wspieranie wyjątkowych osób poprzez zapewnienie im fachowej pomocy, aby mogły prowadzić bardziej wartościowe życie. 

Ta firma, która stawia na pracę zdalną, ma tysiące klientów na całym świecie i ponad 1500 pracowników w Stanach Zjednoczonych i na Filipinach. Kiedy Athena przechodziła przez fazę szybkiego wzrostu, pojawiły się wyzwania związane z zarządzaniem projektami. Często zdarzało się, że pomijano zadania o znaczeniu krytycznym, ponieważ praca była zarządzana za pomocą arkuszy kalkulacyjnych, e-maili i czatów. Prowadziło to do opóźnień w pomocy technicznej, rozbieżności w utworzeniu umów i marnowania czasu na odczytywanie statusów projektów. 

Aby rozwiązać te problemy, zespół finansowy wdrożył Asanę, aby scentralizować zapytania dotyczące listy płac i zarządzać nimi. Czas reakcji skrócił się tak szybko, że Athena wdrożyła Asanę w całej firmie jako rozwiązanie do zarządzania pracą. 

Odkrywanie korzyści płynących z Asany 

Zespół finansowy początkowo wybrał Asanę do zarządzania zgłoszeniami z dziedziny płac dotyczącymi bankowości, terminów płatności i podatków. Śledzenie tych zleceń za pośrednictwem poczty e-mail było trudne – wiele z nich umykało uwadze, a zespół był przeciążony. 

Korzystanie z Asany zmieniło pracę zespołu ds. finansów poprzez: 

• Zapewnienie przejrzystego przeglądu statusów zleceń w celu łatwego śledzenia i priorytetyzacji

• Ograniczenie wymiany e-maili i wiadomości na czacie, co pozwoliło zaoszczędzić czas na realizację próśb o podjęcie działania   

• Usprawnienie przepływów pracy, dzięki czemu zadania, obowiązki i terminy są jasne dla wszystkich członków zespołu

Zainspirowani sukcesem zespołu ds. finansów, Maribeth Villon, współzałożycielka i kierowniczka działu administracji, oraz Ben Organ, dyrektor ds. inżynierii, opowiedzieli się za wdrożeniem Asany w całej firmie. 

Nasz zespół finansowy zaczął używać Asany do zarządzania zgłoszeniami dotyczącymi listy płac, co przyspieszyło czas reakcji. Następnie wdrożyliśmy ją w całej firmie, aby usprawnić zarządzanie projektami i współpracę, co pozwoliło nam szybciej realizować zadania.

Maribeth Villon, współzałożycielka i dyrektor administracyjna w Athena 

Wprowadzamy nowy sposób pracy

Zaangażowanie firmy Athena w budowanie kultury opartej na szybkim tempie i koncentracji na nauce doprowadziło do szybkiego wdrożenia Asany. Liderzy, tacy jak Maribeth i Ben, przedstawili platformę swoim zespołom, podkreślając znaczenie zarządzania pracą w jednym miejscu dla zwiększenia wydajności. Indeks anatomii pracy 2023 podkreśla, że 62% dnia pracy jest tracone na powtarzające się zadania, ale ulepszone procesy mogą zaoszczędzić 4,9 godziny tygodniowo. Pracownicy zauważyli, że Asana ułatwiła zarządzanie zadaniami i pomogła im szybciej ukończyć pracę. Pracownicy, którzy dobrze radzą sobie z technologią, uznali, że korzystanie z Asany jest łatwe i nie wymaga zbyt wielu formalnych szkoleń, ponieważ Centrum pomocy Asana odpowiada na ich pytania. 

Działamy w szybkim tempie. Dzięki intuicyjnemu interfejsowi Asany wszyscy szybko przyjęli platformę i zaczęli z niej korzystać do zarządzania swoją codzienną pracą.

Maribeth Villon, współzałożycielka i dyrektor administracyjna w Athena

Życie ze scentralizowanym zarządzaniem projektami 

Wszyscy pracownicy w Athena korzystają teraz z Asany do zarządzania pracą, od onboardingu i offboardingu pracowników po rozwój produktu. Teraz, gdy ich przepływy pracy są zorganizowane w jednym miejscu, zespoły pracują szybciej i są bardziej wydajne. 

Oto podgląd tego, jak zespoły w Athena korzystają z Asany:

• Procesy onboardingu i offboardingu pracowników są usprawnione dzięki szablonom Asany, dzięki czemu żaden krok nie zostaje pominięty. Każda czynność do wykonania jest rejestrowana, od utworzenia wiadomości e-mail po przydział zasobów. Wirtualni asystenci są teraz gotowi do pracy od pierwszego dnia bez żadnych problemów technologicznych ani administracyjnych. 

• Dzięki automatyzacji utworzenie umowy zajmuje teraz o połowę mniej czasu. Dzięki integracji z HubSpot zamknięte transakcje natychmiast uruchamiają zadanie utworzenia umowy przypisane do zespołu obsługi klienta Athena. Przed wprowadzeniem Asany utworzenie umowy zajmowało 48 godzin i czasami zapominano o umowach. Teraz proces ten trwa mniej niż jeden dzień, a umowa nigdy nie jest pomijana. 

• Początkowo wewnętrznymi zgłoszeniami do pomocy technicznej zarządzano wyłącznie w Asanie, co skróciło czas reakcji z 5 dni do mniej niż 12 godzin. Niedawno wprowadzono Zendesk i zintegrowano go z Asaną, co zwiększyło poziom zaawansowania pomocy technicznej Atheny dla pracowników. 

• Tworzenie produktu jest zarządzane za pomocą tablic Kanban w Asanie. Każdy produkt ma tablicę z poprawkami błędów i celami rozwojowymi. Dodatkowo istnieje tablica główna, która pokazuje status każdego projektu technologicznego w toku. Pomaga to zespołowi inżynierów planować sprinty, lepiej przydzielać zasoby i szybciej kończyć projekty. 

• Delegowanie klientów jest zarządzane za pomocą Asany. Aplikacja Athena integruje się z Asaną, natychmiast przekształcając nowe zadania dla wirtualnych asystentów w zadania w Asanie. Ta integracja gwarantuje, że asystenci nigdy nie przegapią żadnego zlecenia.  Wielu klientów woli również korzystać z Asany bezpośrednio ze swoimi wirtualnymi asystentami. 

Asana pozwoliła nam szybciej reagować. Jesteśmy w stanie priorytetyzować ważne poprawki błędów i prośby o dodanie nowych funkcji. Mając jasny obraz wszystkich prac w trakcie realizacji, mogę łatwo ocenić naszą pojemność i planować bardziej efektywnie.

Ben Organ, dyrektor ds. inżynierii w Athena

Zwiększanie wydajności z Asaną 

Zespoły w Athena będą nadal używać Asany do zarządzania swoją pracą i współpracy, zarówno wewnętrznej, jak i z klientami. Liderzy tacy jak Maribeth i Ben dążą do dalszego usprawnienia przepływów pracy poprzez wprowadzenie portfolio, udoskonalenie automatyzacji i sprawdzenie ulepszeń integracji. Chodzi o przyspieszenie przepływów pracy i zapewnienie wszystkim, od pracowników po klientów, możliwości maksymalnego wykorzystania potencjału pracy.