Sjabloon voor onboarding van werknemers

Elke nieuwe werknemer gaat door een onboarding, maar het proces van onboarding van werknemers is zoveel méér dan enkel een lijst met taken. Het is jouw opportuniteit om een eerste indruk te maken, een waardevolle kans om werknemers voor te bereiden op hun nieuwe job, parameters voor succes te bepalen en nieuwe teamleden het gevoel te geven dat ze in je bedrijf horen. 

Een doeltreffende onboarding-ervaring is nooit zo belangrijk geweest als nu. Met burnouts en het oplichterssyndroom in opmars, zoeken bedrijven naar alle mogelijke manieren om nieuwe werknemers welkom te laten voelen. Vandaar het sjabloon voor onboarding van werknemers.

Waarom een sjabloon voor onboarding van werknemers gebruiken? 

Een sjabloon voor onboarding van werknemers is een manier om het onboardingproces te standaardiseren voor elke nieuwe werknemer. Met een uniform programma kan je verzekeren dat teamleden vanaf dag één alle nodige informatie hebben om te slagen. 

Het proces stroomlijnen

Een sjabloon voor een onboarding-checklist is niet meer dan dat; een checklist van dingen die je nieuwe werknemer moet doen en lezen om zich voor te bereiden op zijn nieuwe rol. Een effectief sjabloon verzamelt al deze informatie op één plaats zodat je werknemer dit alles niet zelf moet onthouden. 

Geef teamleden de nodige informatie om te slagen

Het is cruciaal om nieuwe werknemers de tools voor de job te geven. Wanneer je je verwachtingen duidelijk maakt aan nieuwe werknemers tijdens hun eerste week, eerste maand, en zelfs eerste jaar bij je bedrijf, geef je hen een helder beeld van wat ze nodig hebben om te slagen. 

Dit komt niet enkel de nieuwe werknemer ten goede, het verhoogt ook de werknemerstevredenheid op lange termijn. Wanneer werknemers weten wat van hen verwacht wordt, zullen ze minder makkelijk negatieve werkplaatsemoties ervaren, zoals burnout en het oplichterssyndroom. Volgens ons onderzoek zorgen burnout en het oplichterssyndroom - die buitensporig meer jongere werknemers treft - voor een laag moreel, miscommunicatie, een gebrek aan betrokkenheid op het werk, meer fouten en zelfs afvloeiingen.

Zorgen dat virtuele teamleden zich welkom voelen

Het hebben van een helder sjabloon voor werknemers-onboarding is vooral belangrijk voor onboarding op afstand. Je werknemers op afstand zullen niet zoveel rechtstreeks contact hebben met jou of met hun virtuele team. Ervoor zorgen dat het duidelijk is wat ze moeten doen, waar ze moeten communiceren en hoe ze meteen een impact kunnen maken, zal hen sterker maken - ongeacht waar ze wonen. 

Dit is dubbel zo belangrijk voor werknemers die in verschillende tijdzones werken. Als je niet online kunt zijn wanneer zij dat zijn, is het nog méér cruciaal om nieuwe werknemers een duidelijke takenlijst te geven om hen te helpen zelfstandig op te starten.

De onboarding is een cruciaal moment om werknemers het gevoel te geven dat ze er vanaf de eerste dag bij horen. Het zet de toon voor hun dienstverband bij je bedrijf en legt de basis voor hun kennis van en ervaring met werken voor je bedrijf. Dit is de reden dat het verzorgen van een inclusieve onboarding zo belangrijk is voor het creëren van een inclusieve bedrijfscultuur.”

Asana-sjabloon voor onboarding van werknemers

Wij geloven dat we door flink te investeren in het onboarding-proces, we onze nieuwe werknemers het best voorbereiden op hun nieuwe rol. Een groot deel hiervan is het creëren van zichtbaarheid en elke nieuwe werknemer een helder beeld geven van hoe het onboarding-proces er zal uitzien. 

Dit is niet gewoon een sjabloon voor onboarding van werknemers. Ons sjabloon voor onboarding van werknemers omvat een aantal van de belangrijkste dingen die wij bij Asana doen om onze werknemers welkom te laten voelen vanaf dag één. Elke nieuwe werknemer krijgt een checklist voor onboarding van werknemers, die aangepast wordt door hun manager vóór ze onboarden, zodat alle relevante informatie, projecten en onboarding-taken die ze nodig hebben erin is opgenomen. 

Deze centrale bron van informatie maken - en zorgen dat deze uitvoerbaar is - geeft de werknemer vanaf het begin een helder beeld van wat ze moeten doen. Het zorgt voor een geweldige onboarding-ervaring door te stroomlijnen waar nieuwe werknemers moeten zijn voor informatie. Dit maakt het makkelijk voor hen om belangrijke bedrijfsdocumenten te vinden, zoals bedrijfswaarden, organisatiebeleid en informatie over de werknemershandleiding.

Belangrijke elementen van een sjabloon voor onboarding van werknemers

Om nieuwe werknemers te helpen slagen, heb je niet enkel een effectief sjabloon voor onboarding van werknemers nodig. Je moet ook weten hoe het te gebruiken. Om dit sjabloon zo praktisch mogelijk te maken voor alle nieuwe teamleden, moet je: 

• Verwachtingen en tijdlijnen instellen voor wanneer en hoe werk moet worden voltooid.

• Vervaldatums specifiëren voor elk actiepunt.

• Zorgen dat het sjabloon een dynamisch document wordt dat de nieuwe werknemer in realtime kan bijwerken met vragen, leerpunten en volgende stappen.

• Het volledige onboarding-proces uiteenzetten van begin tot eind.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een weergave in roosterstijl die alle informatie van je project in één oogopslag weergeeft. Net zoals een takenlijst of een spreadsheet geeft lijstweergave ook al je taken tegelijk weer zodat je niet enkel de taaktitel en vervaldatum ziet, maar ook alle aangepaste velden zoals prioriteit, status of meer. Zorg voor moeiteloze samenwerking door je hele team zichtbaarheid te bieden over wie wat doet en wanneer.

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één bijdrager heeft, een brede vervaldatum of belanghebbenden die moeten nakijken en goedkeuring geven vóór het live kan gaan, gebruik dan subtaken om het werk bij te houden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken op te splitsen in individuele componenten, en tegelijkertijd te verzekeren dat al deze kleinere taken steeds verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Splits taken op in kleinere onderdelen of leg de afzonderlijke onderdelen van een proces met meerdere stappen vast met subtaken.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kunnen aangepaste velden gedeeld worden over taken en projecten heen om consistentie te verzekeren doorheen je hele organisatie. 

• Multihoming. Werk is van nature cross-functional. Teams moeten effectief overheen verschillende afdelingen kunnen werken. Maar te vaak leeft het werk in één plaats. Als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, wordt het werk uitgesteld en raakt het verzuild. Met multihoming in Asana kun je dubbel werk verminderen en cross-team zichtbaarheid verbeteren door taken toe te voegen aan meerdere projecten. Bekijk taken in hun context, geef weer wie aan wat werkt en behoud de samenhang tussen je team en de taken.

Aanbevolen apps

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen bij het houden van doelgerichte vergaderingen. Met de Zoom + Asana-integratie kun je eenvoudig vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren die tot uitvoerbare taken leiden, én heb je toegang tot de informatie zodra het videogesprek is beëindigd. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's inzicht en context bieden over wat er zal worden besproken. Tijdens de vergadering kunnen teamleden binnen Zoom snel taken maken, zodat er geen details en actiepunten verloren gaan. En zodra de vergadering voorbij is, stuurt de Zoom + Asana-integratie transcripten en opnames van de vergadering naar Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden indien nodig de vergadering kunnen bekijken.

• Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken. 

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana-integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Koppel je Teams-gesprekken makkelijk aan uitvoerbare items in Asana, zonder Teams te moeten verlaten. Je kunt ook taken maken, toewijzen en weergeven tijdens een Teams-vergadering zonder naar je browser te moeten overschakelen.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in traceerbare taken en reacties in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack. 

Veelgestelde vragen over sjablonen voor onboarding van werknemers