Bouwprojectplansjabloon

Wanneer je iets (letterlijk) van nul opbouwt, zijn er veel bewegende delen waarmee je rekening moet houden. Meer informatie over hoe je een bouwprojectplansjabloon maakt in Asana om al je projecten georganiseerd en op schema te houden.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

timeline iconTijdlijndependency iconAfhankelijkhedenfield-add iconAangepaste veldenapps iconApp

Recommended apps

Google Workspace-logo
Google Workplace
Slack-logo
Slack
Microsoft Outlook-pictogram
Outlook
Gmail-pictogram
Gmail

Delen
facebooktwitterlinkedin

Bouwprojecten zijn vaak de meest complexe en veeleisende initiatieven die er zijn. Er zijn veel verschillende onderdelen die je moet voorbereiden, zoals bevoorradingsmaterialen, een schema maken, en het project uiteindelijk bouwen en uitvoeren. Maar het is niet omdat een bouwproject ingewikkeld is, dat het chaotisch moet aanvoelen. Met een bouwprojectplansjabloon stroomlijn je je bouwproces en hou je elke deliverable op schema.

[Product-UI] Gantt-grafiekproject, georganiseerde tijdlijnweergave in Asana met afhankelijkheden en vervaldatums (Tijdlijn)

Wat is een bouwprojectplansjabloon?

Een bouwprojectplansjabloon is een herbruikbare handleiding die een overzicht geeft van elke stap van je bouwproces. Het biedt je team een duidelijke routekaart, zodat je het planningsproces niet opnieuw van nul moet beginnen voor elk nieuw bouwproject. En aangezien alles uitgelegd staat in je sjabloon, kun je makkelijk je projecttijdlijn plannen en verzekeren dat je team geen cruciale stappen in het bouwproces vergeet.

Wat zijn de voordelen van een digitaal bouwprojectplansjabloon?

Projectbeheersoftware is niet enkel voor kantoorjobs, het is voor elk team dat werk moet plannen en coördineren. En voor zoiets complex als een bouwproject, helpt het om een flexibele tool te hebben die je kunt aanpassen wanneer tijdlijnen, middelen of prioriteiten veranderen. Door je sjabloon te maken in een digitale tool hoef je niet te zitten klooien met Microsoft Excel-spreadsheets of papieren documenten, die al snel verouderd raken. In plaats daarvan kun je met een digitaal sjabloon taken verplaatsen en toewijzen terwijl je onderweg bent, en kun je in realtime samenwerken met teamleden.

Met een digitaal bouwprojectplansjabloon kun je:

  • Alle stappen zien die nodig zijn om een project te voltooien, in één centrale plaats.

  • Realtime informatie ontvangen over de status en deadline van elke bouwtaak.

  • Deadlines instellen en aanpassen om je bouwtijdlijn accuraat in te schatten.

  • Je taken opnemen in een digitale takenlijst, of gemakkelijk schakelen naar een meer visueel formaat (zoals een Gantt-grafiektijdlijn of Kanbanbord) zonder extra werk.

  • Taken delegeren en toewijzen aan andere mensen in je team.

  • Met belanghebbenden en projectteamleden communiceren en coördineren in één centrale plaats.

  • Relevante bestanden aan taken toevoegen, zoals blauwdrukken, specificaties of prijsdocumenten.

  • Je projectplan openen en bijwerken op bouwwerven door Asana's mobiele app te gebruiken.

Wat moet je opnemen in je bouwprojectplansjabloon?

Een bouwprojectplansjabloon biedt een overzicht van je projectdeliverables in één plaats, zodat je de deadline, verantwoordelijke en status van elke taak kunt zien. Voor dit soort sjabloon is het handig om verschillende secties te maken voor elke fase van het bouwprojectbeheer-proces. Daarna voeg je alle taken toe die je voor elke fase moet voltooien. Gewoonlijk zijn de zes fasen van bouwprojecten de volgende:

  1. Initiatie:werk samen met de klant om zijn behoeften te identificeren en laat zien hoe je team hieraan zal voldoen.

  2. Pre-constructie: stel je team samen en voltooi planningsdetails zoals je projectbudget, routekaart en communicatieplan.

  3. Projectuitvoering: wanneer jij, je team en eventuele onderaannemers het eigenlijke project bouwen.

  4. Inbedrijfstelling: doorloop een laatste keer het bouwwerk en presenteer het afgewerkte gebouw aan je klant.

  5. Bezetting en waarborg: de klant betrekt het gebouw. Jij bent mogelijk nog steeds verantwoordelijk voor het project, afhankelijk van je contract.

  6. Afsluiting: hou een postmortemvergadering over het project en zorg dat alles officieel afgehandeld is.

Eens je je secties gemaakt hebt, voeg je kolommen toe om de status van elke deliverable bij te houden, zoals 'niet gestart', 'in uitvoering', of 'voltooid'. Je kunt ook mijlpalen maken om belangrijke keerpunten in het bouwproces te identificeren, zoals de fundamenten van het gebouw die afgewerkt zijn, of de gevel.

Geïntegreerde functies

  • Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafgrafiek. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

  • Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen.

  • Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

  • Mobiel. Asana is beschikbaar voor iOS en Android, waardoor je makkelijk je takenlijst kunt bekijken onderweg. Bekijk nieuwe inboxmeldingen, stuur berichten en open projecttaken, zodat je steeds op de hoogte blijft over projectinformatie.

Aanbevolen apps

  • Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken.

  • Outlook. Als er via e-mail actiepunten binnenkomen, zoals het beoordelen van werk van je bureau of een aanvraag voor ontwerpmateriaal van een partner, kun je er nu taken voor maken in Asana, rechtstreeks vanuit Outlook. Je kunt de nieuwe taak dan aan jezelf of een teamgenoot toewijzen, een vervaldatum instellen, en de taak aan een project toevoegen zodat deze verbonden is met ander relevant werk.

  • Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van korte vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

  • Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

Andere soorten bouwprojectbeheersjablonen en hoe je ze maakt

Zoals elk project hebben bouwinitiatieven verschillende onderdelen die georganiseerd moeten worden, zoals je projectbudget, projectschema of projectdeliverables. Dit zijn enkele andere sjablonen die je kunt maken om elk van deze belangrijke onderdelen georganiseerd te houden:

Bouwschemasjabloon

Een bouwschemasjabloon is eigenlijk hetzelfde als je projectplan: een lijst van deliverables en wanneer ze voltooid moeten zijn. Je kunt je schema opnemen in je projectplan, maar een afzonderlijk bouwschemasjabloon kan handig zijn als je heel gedetailleerd moet zijn over wanneer taken moeten beginnen en eindigen. Je schema kan bijvoorbeeld aangeven dat een loodgieter badkameronderdelen moet installeren tussen 9 en 12 uur 's morgens, zodat een elektricien de bedrading kan installeren in de middag.

Wanneer je je bouwschemasjabloon maakt, voeg dan tijden en een datumbereik toe aan elke taak om te specificeren wanneer ze exact voltooid moeten zijn. Om de zaken op schema te houden, kun je ook afhankelijkheden markeren - taken die niet gestart kunnen worden voordat de vorige taak voltooid is.

Bouwbudgetsjabloon

Met een bouwbudgetsjabloon (ook wel een budgetinschattingsjabloon genoemd) kun je plannen en bijhouden hoeveel je spendeert tijdens de loop van een project. Door je budget georganiseerd te houden, kun je accuraat de kosten inschatten voor klanten, budgetoverschrijding voorkomen en je middelenbeheer verbeteren.

Om een bouwbudgetsjabloon te maken, splits je al je projectdeliverables op in subafhankelijkheden. Daarna bereken je de kost van elke afhankelijkheid. Als een deliverable is om het interieur van een huis te herschilderen, dan zouden subafhankelijkheden bijvoorbeeld kunnen zijn: verf kopen, de vloeren bedekken met doeken en het lijstwerk met tape afplakken. Als je een visueel persoon bent, probeer dan een werkverdelingsstructuur (WBS, Work Breakdown Structure) - een diagram dat werk opsplitst in verschillende niveaus, beginnende met je hoofddoelstelling bovenaan dat zicht uitbreidt in vertakkingen van deliverables en subafhankelijkheden eronder.

Om de zaken georganiseerd te houden, voeg je kolommen toe om de kost van elk budgetitem bij te houden, wanneer het verloopt en of het werd goedgekeurd door je klant.

Bouwpunchlistsjabloon

Een bouwpunchlist-sjabloon geeft een overzicht van alle taken die voltooid moeten zijn voordat je bouwproject afgewerkt is. Het is in essentie een checklist die je team kan gebruiken tijdens hun laatste doorloop, om te verzekeren dat je afgewerkte project aan de vereisten voldoet. Om een bouwpunchlistsjabloon te maken, maak je kolommen voor:

  • Een itemnummer, om je teamleden te helpen communiceren naar welk punchlistitem ze verwijzen.

  • De naam van het item of de taak.

  • Een algemene beschrijving van de taak.

  • De taakverantwoordelijke.

  • Start- en einddatum van de taak, om te identificeren wanneer ze voltooid zou moeten zijn.

  • De taakstatus.

Veelgestelde vragen

Heb ik een bouwprojectplansjabloon nodig?

Als je regelmatig bouwprojecten plant en beheert, dan kan een bouwprojectplansjabloon nuttig zijn. Het biedt een herbruikbare structuur en projectbeheerplan zodat je je planningsproces niet telkens opnieuw van nul moet beginnen. Met als resultaat dat je kunt focussen op meer belangrijke projectdetails en verzekeren dat je geen cruciale stappen van het bouwproces vergeet.

Welk soort bouwprojectbeheersjabloon is het best voor mijn team?

Elk team is verschillend en het soort sjabloon dat je gebruikt, hangt af van wat het best werkt voor jouw specifieke behoeften. Toch is het maken van een bouwprojectplansjabloon vaak de beste aanpak aangezien het ook kan dienen als je bouwschema.

Hoe hou ik meerdere bouwprojecten tegelijk bij?

Als één bouwproject beheren al moeilijk is, dan kan het bijhouden van meerdere initiatieven tegelijk regelrecht frustrerend zijn. Maar met de juiste tools hou je al je projecten georganiseerd - zelfs als je aan alle projecten tegelijk werkt. Het enige wat je moet doen, is je bouwprojectplansjabloon kopiëren voor elk nieuw initiatief. Daarna bewaar je deze projectplannen in een Asana-portfolio. Portfolio's geven je een algemeen overzicht van de voortgang van al je projecten, zodat je altijd een totaaloverzicht behoudt over wat er gaande is.

Sjablonen maken met Asana

Leer hoe je vandaag nog een aanpasbaar sjabloon in Asana kunt maken met een gratis Premium-proefversie.

Aan de slag