Hoe 3 teams van wereldklasse creatieve productie op schaal stroomlijnen

Van reclameborden tot posts op sociale media, creatieve middelen van hoge kwaliteit zijn essentieel om je merk te laten opvallen. Maar hoe groter je bedrijf, hoe moeilijker het is om alle bewegende delen van creatieve productie te coördineren. 

Dat betekent niet dat het niet mogelijk is. Deze drie ondernemingen - Discovery Inc., Benefit Cosmetics en Dr. Martens - hebben allemaal de code voor grootschalige creatieve productie gekraakt. Hier is een kijkje achter de schermen van hoe ze Asana gebruiken om hun creatieve workflows te laten werken. 

1. Hoe Discovery Digital Studios elke maand duizenden video's produceert

Discovery Inc. is de mediareus achter grote namen op het gebied van entertainmentnetwerken zoals TLC, Animal Planet en Food Network. Hun Digital Studios-team maakt elke maand duizenden video's voor sociale media en consumentenapps - geen kleine taak, gezien de hoeveelheid coördinatie die in elke video zit. Om het allemaal voor elkaar te krijgen, organiseren ze de creatieve productie van begin tot eind in Asana. 

Inhoudproductie standaardiseren 

Het Digital Studios-team maakt vaak tot zes versies van elke video, elk perfect geformatteerd voor hun website, Facebook, Instagram, YouTube en andere platforms. Met zoveel deliverables om te beheren, is het essentieel om een duidelijk gedefinieerd creatief proces te hebben. Hier zie je hoe ze het laten werken: 

• Een centrale hub voor elke werkstroom: het team maakt een Asana-project voor elk videoformaat, zodat ze alle deliverables en belanghebbenden voor de productie van inhoud op één plek kunnen organiseren. 

• Sjabloon-gebaseerde productie-workflows: met gestandaardiseerde projectsjablonen - zoals een opnameschemasjabloon voor film- of videoteams - kunnen teams direct aan de slag met een vooraf ingestelde lijst met deliverables, zodat er geen taken worden vergeten. 

• Automatische overdrachten: automatiseringen dragen taken onmiddellijk over tussen verschillende teams en afdelingen, zodat elke belanghebbende weet wanneer ze gedeblokkeerd zijn en klaar zijn om aan de slag te gaan. 

Inzicht in de status van het werk

Bij het maken van inhoud op zo'n grote schaal, kan het moeilijk zijn om het volledige beeld te zien van wat er op stapel staat, wat er in behandeling is en wat er is voltooid. Met Asana kan Discovery dit allemaal in één overkoepelende weergave zien - plus rapporten ophalen en naar specifieke video's zoeken. Zo ziet dat eruit: 

• Een overzicht in vogelvlucht: het inhoudsteam gebruikt portfolio's om gerelateerde videoprojecten bij te houden, zoals een groep kooklesvideo's voor de Food Network Kitchen-app. Hiermee kunnen ze de werkstatus, go-live datums en meer bijhouden in één overkoepelende weergave.

• Eén registratiesysteem: het organiseren van videoproductie op één plek betekent dat het team een verslag heeft van alles wat ze hebben geproduceerd. Ze kunnen bijvoorbeeld gemakkelijk Asana doorzoeken naar alle video's die zijn getagd met een specifiek trefwoord, zoals 'zomer', en voorbeelden uit het verleden ophalen om toekomstig werk te informeren. 

• Gecentraliseerde communicatie: er is niets erger dan het bijhouden van onsamenhangende gesprekken in verschillende apps. Het team van Discovery vermijdt dit door Asana te integreren met tools zoals Outlook en Slack, die e-mailactie-items en Slack-gesprekken rechtstreeks omzetten in Asana-taken. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Sjabloon bekijken

2. Hoe Benefit Cosmetics 75 creatieve projecten tegelijk beheert 

Het Amerikaanse creatieve team bij Benefit Cosmetics bestaat uit ontwerpers, copywriters en video- en fotografiespecialisten, die allemaal tegelijk aan maximaal 75 projecten werken. Er is veel te coördineren, waaronder productlanceringen, e-mails, betaalde media en influencer marketing. Het team gebruikt Asana om hun intakeproces, werkbelastingen en campagnetijdlijnen efficiënt te beheren in één tool. 

Creatieve aanvragen stroomlijnen

Het creatieve team van Benefit Cosmetics beheert elke maand 50-60 werkaanvragen. Op die schaal moesten ze hun creatieve aanvraagproces omtoveren tot een goed geoliede machine, met een duidelijke, vooraf gedefinieerde workflow voor elke taak. Zo ziet dat eruit: 

• Gestandaardiseerde aanvraagformulieren: elke aanvraag komt via een gestandaardiseerd Asana-formulier. Dit geeft het creatieve team vanaf het begin alle informatie die ze nodig hebben, waardoor heen-en-weer communicatie wordt geëlimineerd en het team bijna zes werkweken per jaar bespaart. 

• Actie te ondernemen volgende stappen: een Asana-taak documenteert elke nieuwe aanvraag, allemaal georganiseerd in één project 'Inkomende creatieve aanvragen'. Wanneer aanvragen worden goedgekeurd, kan het team direct deliverables toewijzen en werk toewijzen aan de juiste mensen - allemaal met dezelfde oorspronkelijke taak, zodat er geen context verloren gaat. 

Middelen en tijdlijnen beheren

Met zoveel aanvragen moet Benefit Cosmetics de beperkte tijd van hun Team optimaal benutten. Dat betekent dat middelenbeheer en zorgvuldige tijdlijnplanning essentieel zijn om campagnedoelen te bereiken en het werk op schema te houden. Zo blijft het team op koers:

• Inzicht in de werkbelasting van het team: het team gebruikt de werkbelastingfunctie van Asana om automatisch de bandbreedte van het team te berekenen en deze op een wekelijkse tijdlijn te visualiseren. Dit maakt het gemakkelijk om te zien wanneer het team nieuwe middelen moet inhuren, zoals freelance ontwerpers of copywriters. 

• Tijdlijnplanning voor verschillende campagnes: het team visualiseert tijdlijnen voor meerdere campagnes in één agendaweergave, zodat ze hiaten kunnen opsporen en proactief kunnen plannen voor overlappingen. Indien nodig kunnen ze ook de weergave filteren om in één keer naar een enkele campagnetijdlijn te kijken. 

3. Hoe Dr. Martens wereldwijde ontwerpteams verbindt

Het Creative Services-team van Dr. Martens omvat alles van etalages en buitenreclame tot posts op sociale media en digitale marketing - voor het hele wereldwijde retailbedrijf. Ze gebruiken Asana om elk regionaal team verbonden en op schema te houden, waarbij ze ontwerpinitiatieven en -verzoeken organiseren in één centrale hub waar niets verloren kan gaan. 

Zorgen voor consistente ontwerpen

Het Creative Services-team heeft een cruciale taak: het communiceren van de creatieve toon en richting van het seizoen en het leveren van middelen, artwork en richtlijnen om creatieve teams in andere landen te helpen verhalen tot leven te brengen. Asana maakt dit proces naadloos, met: 

• Eén bron van waarheid in alle regio's: ontwerpers in het Verenigd Koninkrijk en de rest van Europa gebruiken Asana om hun werk te beheren en te communiceren over creatieve middelen. Dat betekent dat iemand in Europa het wereldwijde team kan vragen om snel te controleren of een creatief middel voor Frankrijk consistent is, en iedereen heeft toegang tot een archief van eerdere creatieve briefings. 

• Verantwoordelijkheid en zichtbaarheid in projecten: het team gebruikt projecten om grote initiatieven en merkverhalen te organiseren. Dit geeft belanghebbenden een holistisch overzicht van elk project en de voortgang ervan. Iedereen kan inloggen en zien wie waar aan werkt, en het is niet nodig om elkaar lastig te vallen voor statusupdates. 

Planning en prioritering vereenvoudigen

Het Creative Services-team voldoet aan creatieve aanvragen van afdelingen binnen het bedrijf en werkt samen met externe bureaus. Met zo'n grote werklast moeten ze in staat zijn om te voorspellen wanneer het druk zal worden - en ervoor te zorgen dat ontwerpers altijd prioriteit geven aan het werk met de grootste impact. Hier is hoe Asana hen helpt om dat te bereiken: 

• Rapporteren en trends spotten: omdat alle creatieve aanvragen het hele jaar door in Asana worden vastgelegd, kan het Creative Services-team rapportagedashboards gebruiken om de drukste maanden van het jaar te identificeren en van tevoren te anticiperen op de behoefte aan middelen. 

• Snellere prioritering: In Asana kunnen belanghebbenden of managers eenvoudig zien aan welke creatieve middelen ontwerpers werken en projecten met een hoge impact bovenaan de lijst zetten. Vervolgens kunnen individuele ontwerpers de weergave mijn taken van Asana gebruiken om hun eigen werk dagelijks te prioriteren en te plannen. 

Creatieve processen versnellen

Begin niet met een blanco lei. Leer beproefde processen die je creatieve team kunnen helpen workflows van begin tot eind te stroomlijnen en te automatiseren. Met de juiste tools kun je klanten over de hele wereld verrassen met hoogwaardige creativiteit, hoe complex je processen ook zijn. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Sjabloon bekijken