Hoe 3 teams van wereldklasse creatieve productie op schaal stroomlijnen

Van reclameborden tot posts op sociale media: creatieve middelen van hoge kwaliteit zijn essentieel om je merk te laten opvallen. Maar hoe groter je bedrijf, hoe moeilijker het is om alle bewegende onderdelen van de creatieve productie te coördineren. 

Dat betekent niet dat het onmogelijk is. Deze drie grote ondernemingen – Discovery Inc., Benefit Cosmetics en Dr. Martens – hebben allemaal de code voor creatieve productie op grote schaal gekraakt. Hier volgt een kijkje achter de schermen om te zien hoe zij Asana gebruiken om hun creatieve workflows soepel te laten verlopen. 

1. Hoe Discovery Digital Studios elke maand duizenden video’s produceert

Discovery Inc. is de mediareus achter grote namen op het gebied van entertainmentnetwerken zoals TLC, Animal Planet en Food Network. Hun Digital Studios-team maakt elke maand duizenden video’s voor sociale media en consumentenapps – geen kleine taak, gezien de hoeveelheid coördinatie die in elke video zit. Om het allemaal voor elkaar te krijgen, organiseren ze de creatieve productie van begin tot eind in Asana. 

Standaardisatie van de Inhoudproductie 

Het Digital Studios-team maakt vaak maximaal zes versies van elke video, elk perfect geformatteerd voor hun website, Facebook, Instagram, YouTube en andere platforms. Met zoveel deliverables die moeten worden beheerd, is een duidelijk omschreven creatief proces essentieel. Hier zie je hoe ze dit voor elkaar krijgen: 

• Een centrale hub voor elke werkstroom: Het team maakt voor elk videoformaat een Asana-project, zodat ze alle deliverables voor de productie van inhoud en alle stakeholders op één plek kunnen organiseren. 

• Gestandaardiseerde productieworkflows: Met gestandaardiseerde projectsjablonen – zoals een sjabloon voor een opnameschema voor film- of videoteams – kunnen teams direct aan de slag met een vooraf opgestelde lijst met deliverables, zodat er geen taken worden vergeten. 

• Automatische overdrachten: Automatiseringen dragen taken direct over tussen verschillende Teams en Afdelingen, zodat elke belanghebbende weet wanneer hij of zij is gedeblokkeerd en klaar is om aan de slag te gaan. 

Inzicht in de status van het werk

Bij het maken van inhoud op zo’n grote schaal kan het moeilijk zijn om het volledige beeld te krijgen van wat er gepland is, wat er in behandeling is en wat er is voltooid. Met Asana kan Discovery dit allemaal in één overzicht zien, en bovendien rapporten ophalen en naar specifieke video’s zoeken. Zo ziet dat eruit: 

• Een overzicht in vogelvlucht: Het Inhoud-team gebruikt portfolio’s om gerelateerde videoprojecten bij te houden, zoals een groep video’s met kooklessen voor de Food Network Kitchen-app. Zo kunnen ze de werkstatus, de publicatiedatums en nog veel meer bijhouden in één enkele, overkoepelende weergave.

• Eén registratiesysteem: Door de videoproductie op één plek te organiseren, heeft het Team een overzicht van alles wat het heeft geproduceerd. Ze kunnen Asana bijvoorbeeld gemakkelijk doorzoeken naar alle video’s die zijn getagd met een specifiek trefwoord, zoals ‘zomer’, en voorbeelden uit het verleden ophalen om toekomstig werk te onderbouwen. 

• Gecentraliseerde Communicatie: Niets is erger dan losstaande Gesprekken in verschillende apps bij te houden. Het Team van Discovery vermijdt dit door Asana te integreren met tools zoals Outlook en Slack, die e-mailactiepunten en Slack-gesprekken direct omzetten in Asana-taken. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Sjabloon bekijken

2. Hoe Benefit Cosmetics 75 creatieve projecten tegelijk beheert 

Het Amerikaanse creatieve Team bij Benefit Cosmetics bestaat uit ontwerpers, copywriters en video- en fotografiespecialisten, die allemaal tegelijkertijd aan maximaal 75 projecten werken. Er is veel te coördineren, zoals productlanceringen, e-mails, betaalde media en influencer-marketing. Het Team gebruikt Asana om hun intakeproces, werkbelastingen en campagnetijdlijnen efficiënt te beheren in één tool. 

Creatieve aanvragen stroomlijnen

Het creatieve Team bij Benefit Cosmetics beheert elke maand 50 tot 60 Werkaanvragen. Op die schaal moesten ze hun proces voor creatieve aanvragen omtoveren tot een goed geoliede machine, met een duidelijke, vooraf gedefinieerde Workflow voor elke Taak. Zo ziet dat eruit: 

• Gestandaardiseerde Formulieren: Elke aanvraag komt binnen via een gestandaardiseerd Asana-formulier. Hierdoor heeft het creatieve team vanaf het begin alle informatie die ze nodig hebben, wordt Communicatie heen en weer geëlimineerd en bespaart het team bijna zes werkweken per jaar. 

• Uitvoerbare vervolgstappen: Elke nieuwe aanvraag wordt vastgelegd in een Asana-taak, en alle aanvragen worden georganiseerd in één project ‘Inkomende creatieve aanvragen’. Wanneer aanvragen worden goedgekeurd, kan het Team onmiddellijk deliverables toewijzen en werk naar de juiste personen triageren – allemaal met behulp van dezelfde oorspronkelijke Taak, zodat er geen context verloren gaat. 

Middelen en tijdschema’s beheren

Met zoveel aanvragen moet Benefit Cosmetics de beperkte tijd van hun Team optimaal benutten. Dat betekent dat middelenbeheer en zorgvuldige tijdlijnplanning essentieel zijn om de campagnedoelen te halen en het werk op schema te houden. Hier leest u hoe het Team op koers blijft:

• Inzicht in de werkbelasting van het Team: Het Team gebruikt de werkbelastingsfunctie van Asana om automatisch de bandbreedte van het team te berekenen en deze op een wekelijkse tijdlijn te visualiseren. Hierdoor is het gemakkelijk om te zien wanneer het Team nieuwe middelen moet inhuren, zoals freelance ontwerpers of copywriters. 

• Tijdlijnplanning voor alle campagnes: Het Team visualiseert tijdlijnen voor meerdere campagnes in één Agendaweergave, zodat ze hiaten kunnen opsporen en proactief kunnen plannen voor overlappingen. Indien nodig kunnen ze de weergave ook filteren om de tijdlijn van één campagne tegelijk te bekijken. 

3. Hoe Dr. Martens wereldwijde ontwerpteams met elkaar verbindt

Het Creative Services-team van Dr. Martens omvat alles van etalages en buitenreclame tot posts op sociale media en digitale marketing—voor het hele wereldwijde retailbedrijf. Ze gebruiken Asana om elk regionaal Team verbonden en op schema te houden, en organiseren ontwerpinitiatieven en -aanvragen in één centrale hub waar niets verloren kan gaan. 

Zorgen voor consistente ontwerpen

Het Creative Services-team heeft een cruciale taak: de creatieve toon en richting van het seizoen communiceren en middelen, artwork en richtlijnen leveren om creatieve teams in andere landen te helpen verhalen tot leven te brengen. Asana maakt dit proces probleemloos, dankzij: 

• Eén enkele bron van waarheid voor alle regio’s: Ontwerpers in het Verenigd Koninkrijk en de rest van Europa gebruiken Asana om hun werk te beheren en te communiceren over creatieve middelen. Dat betekent dat iemand in Europa het wereldwijde Team kan vragen om snel te controleren of een creatief onderdeel voor Frankrijk consistent is, en dat iedereen toegang heeft tot een archief van eerdere creatieve briefings. 

• Verantwoordelijkheid en zichtbaarheid in projecten: Het Team gebruikt projecten om belangrijke initiatieven en merkverhalen te organiseren. Dit geeft belanghebbenden een holistisch overzicht van elk project en de voortgang ervan. Iedereen kan inloggen en zien wie waar aan werkt, en het is niet nodig om elkaar lastig te vallen voor statusupdates. 

Planning en prioriteitstelling vereenvoudigen

Het Creative Services-team voldoet aan creatieve aanvragen van afdelingen binnen het bedrijf en werkt samen met externe bureaus. Met zo’n grote werkdruk moeten ze kunnen voorspellen wanneer het druk wordt en ervoor kunnen zorgen dat ontwerpers altijd prioriteit geven aan het werk met de grootste impact. Hier is hoe Asana hen helpt dat te bereiken: 

• Rapporteren en trends signaleren: Omdat alle Creatieve aanvragen het hele jaar door in Asana worden vastgelegd, kan het Creative Services-team rapportagedashboards gebruiken om de drukste maanden van het jaar te identificeren en van tevoren te anticiperen op de behoefte aan middelen. 

• Snellere prioritering: In Asana kunnen belanghebbenden of managers eenvoudig zien aan welke creatieve middelen ontwerpers werken en projecten met een hoge impact bovenaan de lijst zetten. Vervolgens kunnen individuele ontwerpers de weergave ‘Mijn taken’ van Asana gebruiken om hun eigen werk dagelijks te prioriteren en te plannen. 

Creatieve processen versnellen

Begin niet met een blanco lei. Leer beproefde processen die je creatieve Team kunnen helpen om workflows van begin tot eind te stroomlijnen en te automatiseren. Met de juiste tools kun je klanten over de hele wereld verrassen met creatief werk van hoge kwaliteit, hoe complex je processen ook zijn. 

Discovery creative production template

Use Discovery’s custom Asana template to apply their proven systems to your own work. See how your team can capture all creative production in one place, streamline handoffs between teams, and ensure no requirements slip through the cracks.

Sjabloon bekijken