Benefit Cosmetics maakt beautyklanten blij met Asana

In 1976 openden de tweelingzussen Jean en Jane Ford een kleine make-upwinkel in San Francisco. Hun doel was om slechts $ 33 per dag te verdienen om break-even te maken, en het werkte. Tegenwoordig is Benefit Cosmetics een geliefd schoonheidsmerk met producten in meer dan 55 landen en meer dan 3.000 BrowBar Beauty Lounges, die het Guinness World Record hebben voor "de meeste wenkbrauwwaxen in acht uur door een team". Het LVMH-bedrijf staat bekend om zijn persoonlijke verpakking en marketing. Hun slogan vat het samen: "lachen is de beste cosmetica."

Jessie Geisen, Brand Marketing Manager voor het Amerikaanse marketingteam van Benefit, helpt de creatievelingen achter het heerlijke merk productief te blijven. Het Amerikaanse creatieve team bestaat uit ontwerpers, copywriters en video- en fotografiespecialisten, die op elk moment aan maximaal 75 projecten werken. Jessie beheert hun werkbelasting, sorteert elke maand 50-60 aanvragen van andere teams en plant campagnetijdlijnen. Van productreleases tot e-mails tot betaalde media tot influencermarketing voor de Amerikaanse markt, Jessie houdt het allemaal georganiseerd en ontmoet elke creatieve wekelijks om hun taken te beoordelen.

Het Amerikaanse team gebruikte een werkmanagementtool, maar een paar belangrijke functies ontbraken. Er was geen mogelijkheid om te communiceren en vragen te stellen op het platform, dus wanneer creatieven een opdracht kregen met ontbrekende informatie, moesten ze deze opsporen in de chat of e-mail. Ondertussen moest Jessie campagnetijdlijnen bouwen en de werkbelasting berekenen, maar de tool ondersteunde dat niet, dus moest ze gegevens exporteren naar een spreadsheet en handmatige formules gebruiken. Dit systeem hield het team tegen:

• Veel nevengesprekken via chat en e-mail vertraagden de productie en verspreidden de projectcontext.

• Het werk viel door de mazen van het net omdat het niet gecentraliseerd was.

• Jessie besteedde te veel tijd aan het handmatig uitvoeren van rapporten over de werkbelasting en het handmatig plannen van tijdlijnen.

Uit de Anatomie van werk-index blijkt dat dit soort 'werk over werk' meer dan 60% van de tijd van een Amerikaanse kenniswerker in beslag neemt. Jessie begon een zoektocht naar een nieuw werkmanagementplatform om de creatieve uitvoering te versnellen en de samenwerking efficiënter te maken voor het in de VS gevestigde team.

Een betere manier om informatie te delen en een drukke teamagenda te vereenvoudigen

Het team zocht naar een platform dat alle soorten projecten kon volgen en hen in staat kon stellen vragen te stellen in de tool zelf. Jessie moest ook de inkomende aanvragen van andere teams beheren, de tijdlijnen van de campagne sneller plannen en de middelen van het team plannen.

Sommige teamleden hadden Asana al eerder gebruikt en toen ze het vergeleken met andere opties, vonden ze dat Asana het meest visueel en gemakkelijk te gebruiken was. Verschillende projecten gegroepeerd op kleuren, zoals paars voor merkinitiatieven, maken het gemakkelijker om al het werk dat in uitvoering is, te zien. "Asana paste het best bij ons omdat het gebruiksvriendelijk is", zegt Jessie. "De kleuren helpen me in één oogopslag te begrijpen wat er gebeurt zonder door zoveel informatie overweldigd te worden."

Ze voelden zich ook aangetrokken tot de flexibele weergaven van Asana, de werkbelasting-functionaliteit en de mogelijkheid om reacties en bijlagen aan taken toe te voegen. "Asana-reacties waren heel belangrijk voor ons. Als een ontwerper in de war is over een opdracht of de nodige middelen niet heeft, kan hij een reactie achterlaten op de taak in plaats van apart een bericht te sturen naar een ander team," zegt Jessie.

Asana uitrollen naar het creatieve team

De creatievelingen van Benefit waren enthousiast om Asana te gebruiken en de uitdagingen op te lossen die ze ondervonden. Ze werkten samen met een Asana-klantsuccesmanager (KSM) om workflows op te zetten die overeenkwamen met hoe het Amerikaanse team werkte. Jessie leidde het team vervolgens door een presentatie en training, op basis van de beste implementatiepraktijken van hun KSM, om hen te laten zien hoe ze Asana voor hun rollen kunnen gebruiken.

Om de acceptatie te stimuleren, verdedigde Jessie Asana voortdurend en was ze het aanspreekpunt van het team voor vragen. Ze herhaalde de productieprocessen in de loop van de tijd en stuurde wekelijkse e-mails met Asana-gerelateerde updates, zoals herinneringen en functieverbeteringen van hun KSM. Twee maanden later werden het team en de VP van marketing overgenomen en wisten ze Asana te gebruiken om hun pijnpunten op te lossen.

10 werkweken per jaar besparen met gecentraliseerde communicatie en aanvragen

Tegenwoordig gebruikt het Amerikaanse marketingteam Asana om alle projecten en aanvragen te beheren voor een snellere uitvoering.

Creatieve aanvragen sorteren via formulieren

Het creatieve team ontvangt nu werkaanvragen via een Asana-formulier, met een gemiddelde van 78 formulierinzendingen per maand. Dit draagt bij aan een geschatte tijdsbesparing van bijna zes werkweken per jaar door heen-en-weer berichten te elimineren. Aanvragen gaan naar een Asana-project 'Inkomende creatieve aanvragen', dat dient als een inbox die Jessie sorteert. Het heeft secties voor 'nieuwe aanvragen', 'goedgekeurde aanvragen' en 'gearchiveerde aanvragen'.

Elke inzending verschijnt als een taak, met aangepaste velden die ingevuld worden met de informatie die hun collega's in de formuliervelden invoeren. Wanneer een aanvraag wordt goedgekeurd, maakt Jessie subtaken voor elke uitvoeringsstap en wijst ze toe aan de juiste inhoud of ontwerpprofessional. Alle feedback en communicatie vindt plaats in reacties op de bovenliggende taak, zodat medewerkers de volledige context en de nieuwste beslissingen kunnen zien.

Jessie werkt het Asana-formulier bij om het proces van het team te herhalen. Het zorgt ervoor dat aanvragers de creatieven vooraf alle informatie geven die ze nodig hebben, zodat ze meteen aan de slag kunnen gaan. Eén veld vraagt de aanvrager om alle 'medewerkers' voor het project te vermelden - mensen die mogelijk op de hoogte willen blijven. Jessie voegt deze mensen vervolgens toe aan de Asana-taak, zodat ze meldingen kunnen ontvangen en kunnen deelnemen aan beoordelingen.

Bijhouden van werkbelasting

Jessie gebruikt werkbelasting om automatisch de bandbreedte van het team te berekenen en deze op een wekelijkse tijdlijn te visualiseren. Ze maakte een portfolio voor elk team om hun projecten en taken vast te houden, zoals een ontwerpteamportfolio, en ze kan op de werkbelastingweergave klikken om de taken van elke ontwerper te zien. Jessie deelt het elke maandag met creatieven om te bespreken wat er die week staat te gebeuren en aanpassingen aan te brengen. Deze visuele momentopname was niet mogelijk toen Jessie spreadsheets gebruikte. Nu ziet ze automatische updates wanneer vervaldatums of verantwoordelijkheden verschuiven in Asana.

Door het werk op deze manier in Asana te beheren, helpt het creatieve team van Benefit een business case te maken voor het inhuren van meer middelen, zoals freelance ontwerpers of copywriters, omdat ze hun werkbelasting gemakkelijk kunnen vergelijken met het aantal aanvragen dat ze hebben ontvangen.

Datums voor campagnes plannen

Om de tijdlijn voor een nieuwe campagne in de VS te plannen, gebruikt Jessie gewoon een Asana-projectsjabloon met belangrijke mijlpalen. Ze voert de lanceringsdatum in en Asana vult automatisch de vervaldatums in voor elke taak. Dan voegt ze andere taken toe die uniek zijn voor die campagne. "Het vult datums in vijf seconden in, vergeleken met minstens een uur met spreadsheets," zegt Jessie.

Het creatieve team gebruikt ook de agendaweergave om te zien wanneer er meerdere campagnes plaatsvinden, zodat ze hiaten kunnen opsporen en proactief kunnen plannen voor overlappingen. Taken gebruiken aangepaste velden om verschillende soorten werk aan te duiden met hun eigen kleur, zoals 'inhoud', 'betaalde media' en 'influencer verzenden'. Hierdoor kan het team filteren en naar specifieke werkcategorieën kijken, bijvoorbeeld alleen de tijdlijn voor influencermarketing.

Communicatie en samenwerking centraliseren

De totale geschatte tijdwinst van het Amerikaanse marketingteam door het gebruik van Asana is 52 werkdagen of 10 werkweken per jaar. Deze nieuwe efficiëntieverbeteringen verbeteren het moreel van ontwerpers, helpen het team bij het uitvoeren van elk initiatief dat ze starten (in plaats van wat door de mazen van het net te laten glippen) en stellen het team in staat om ambitieuzere en complexere projecten aan te pakken, zoals een gecompliceerde betaalde mediacampagne voor POWmade, een nieuwe productlancering van Brow.

Het centraliseren van communicatie over Asana-taken levert een grote bijdrage aan deze tijdwinst, naast formulieren. Het team deelt meer dan 600 reacties per maand, wat het wisselen van context tussen e-mails, chat en andere platforms vermindert.

“Ons team kan creatieve projecten veel sneller voltooien omdat ze de nodige informatie sneller krijgen”, zegt Jessie. "Dat is een grote winst voor iedereen. Er heerst minder frustratie en er is minder communicatie met de buitenwereld. Deze afleidingen stapelen zich op en vertragen de werkdag."

Efficiënte creatieve samenwerking zorgt ervoor dat Benefit meer vreugde verspreidt

Er staan nog meer prachtige campagnes te wachten nu het Amerikaanse marketingteam van Benefit uitkijkt naar een jaar van opwindende productlanceringen. Hun creatieve team genereerde frisse ideeën om consumenten te activeren rond nieuwe producten, en ze zijn van plan om deze initiatieven en evenementen in Asana te beheren. Terwijl Jessie het creatieve proces blijft stroomlijnen, hoopt ze meer teams waarmee ze samenwerkt naar Asana te brengen, zoals het sociale mediateam van Benefit. De toekomst ziet er prachtig uit voor een bedrijf dat gelooft dat lachen de beste cosmetica is - en Asana gebruikt om deze boodschap naar hun Amerikaanse fans te brengen.