Zo gebruikt Asana werkbeheer voor een soepelere creatieve productie

Voor Tara Vajra, Hoofd Creatieve Activiteiten bij Asana, is creatieve productie een strakke evenwichtsoefening. Haar rol vereist dat ze voortdurend bestaande middelen meet tegen nieuwe aanvragen en grotere marketingdoelen. Dit is vooral lastig bij een wereldwijd bedrijf, waar ze middelen moet produceren die in verschillende culturen werken en samenwerken met belanghebbenden die over de hele wereld wonen.

"We hebben de taak om erachter te komen hoe we het werk efficiënt kunnen uitvoeren, aanvragen kunnen triëren en ad-hoc taken kunnen uitvoeren tussen onze grootschalige projecten," zegt Vajra. "En als een wereldwijd team moeten we dingen maken die resoneren in verschillende regio's en afstemmen op marketingstrategieën. Het is zo'n delicate balans en het vinden van die harmonie kan het moeilijkste deel zijn."

Ondanks deze uitdagingen hebben Vajra en haar Team een methode ontwikkeld om hun activiteiten te stroomlijnen, zodat projecten even impactvol als creatief zijn. Lees hoe Asana de veelzijdige aard van creatief werk omzet in een gestroomlijnde, samenhangende reis.

Bekijk marketingplanning in actie

Met Asana kunnen marketingteams werk verbinden, processen standaardiseren en workflows automatiseren, allemaal op één plek.

De demo bekijken

De uitdagingen van creatieve productie

Creatieve productie is inherent complex en vereist dat teams middelen coördineren, input van belanghebbenden beheren en boeiende inhoud leveren die resoneert bij een wereldwijd publiek.

Om dit te doen, moet je op één lijn blijven met overkoepelende marketingstrategieën, terwijl je ook door onsamenhangende communicatie tussen verschillende tools navigeert. Coördinatie tussen interne teams en externe partners kan al snel een logistieke nachtmerrie worden, beladen met miscommunicatie en vertragingen. En als klap op de vuurpijl moet je een consistente merkstem en esthetiek behouden in een verscheidenheid aan creatieve middelen.

Dit is een overweldigende lijst met valkuilen om doorheen te navigeren - als je niet de juiste ondersteuning hebt. Maar het is ook een perfect voorbeeld van hoe software zoals Asana, boordevol automatiseringen en AI-functies, de sleur van dagelijkse taken kan wegnemen.

Morgan Keys, Art Director bij Asana, beschrijft het pijnlijke proces dat ze vroeger doorliep voordat ze naar Asana kwam.

"In mijn eerdere ervaring had elke persoon een ander, losgekoppeld systeem voor projectbeheer", legt Keys uit. "Een creatieve producent kan een spreadsheet bijhouden om de voortgang van een project bij te houden. Als ontwerper had ik een takenlijst in mijn persoonlijke notitie-app en bewaarde ik bepaalde e-mails ongelezen om belangrijke actiepunten te onthouden. Het was zo losgekoppeld en ongeorganiseerd, ik ben verbaasd dat we iets gedaan hebben."

6 manieren waarop Asana de creatieve productie stroomlijnt

1. Geautomatiseerde intake-aanvragen met Formulieren

Voor veel ondernemingen dienen teams nieuwe creatieve aanvragen in via e-mail, in vergaderingen of via andere losgekoppelde tools. Dit is op zijn best een hoofdpijn. In het ergste geval kan het de productie vertragen, meer geld kosten en de tijd van je getalenteerde creatieve Team verspillen.

Bij Asana gebruikt het creatieve team van het merk een op maat gemaakt formulier om aanvragen te verzamelen. Dit helpt hen om vooraf alle informatie te verzamelen die ze nodig hebben, waaronder:

• Wat voor creatieve ondersteuning ze nodig hebben

• De vervaldatum

• De doelgroep

• Projectbereik

• Een lijst van belanghebbenden en hun verantwoordelijkheden via een RACI

• Ontwerpspecificaties

Telkens wanneer iemand een reactie op dit formulier indient, wordt deze automatisch in een Asana-project opgenomen waar het team aanvragen kan beoordelen, prioriteren en middelen kan toewijzen.

2. Aanpasbaar projectsjablonen

Wanneer ze klaar is om een nieuw initiatief te lanceren, zal Vajra een nieuw Asana-project maken om het werk te starten. Maar ze hoeft niet helemaal vanaf nul te beginnen. In plaats daarvan gebruikt ze een vooraf gebouwd projectsjabloon waarin ze kan dicteren hoe informatie wordt gelabeld en opgeslagen.

Sjablonen voor veelvoorkomende projecttypes stroomlijnen de installatie en kick-off, waardoor teams direct in het creatieve proces kunnen duiken. Ze gebruikt bijvoorbeeld labels (wat Asana aangepaste velden noemt) om de projectstatus weer te geven, wie is toegewezen aan het werk en op welk wereldwijd marketinginitiatief het werk is afgestemd. Dit helpt belanghebbenden snel te begrijpen hoe het werk vordert en wie verantwoordelijk is.

Als je video- of productietijdlijnen beheert, kun je ook een opnameschemasjabloon gebruiken om scènes te plannen, crew toe te wijzen en productiedagen bij te houden, allemaal binnen hetzelfde Asana-project.

3. Samenwerking tussen interne en externe teams

Grotere organisaties vertrouwen vaak op externe bureaus om een deel van hun creatieve werk uit te besteden. Maar werken met anderen buiten het bedrijfsnetwerk heeft zijn uitdagingen. Ten eerste, hoe houd je informatie veilig? En anderzijds is het gebruik van e-mailthreads of andere traditionele communicatieplatforms tijdrovend en inefficiënt.

Maar met Asana kan alles, van communicatie tot het eigenlijke werk, veilig in één ruimte worden gedaan. Door hun externe partners als gasten aan hun werkruimte toe te voegen, kan het creatieve team van Asana met hen samenwerken via speciale projecten. Deze dienen als gecentraliseerde samenwerkingsruimtes waar interne teams en externe bureaus naadloos kunnen communiceren, feedback kunnen delen en afhankelijkheden kunnen bewaken, zodat projecten op schema en binnen budget blijven.

We hebben ons proces geïntegreerd met onze overflow-bureaus, dus als we bepalen dat ze aan een specifiek project gaan werken, kunnen we direct in Asana beginnen zonder een enorme overdracht via andere tools te hoeven doen.”

4. Geautomatiseerde workflows

Door gebruik te maken van de krachtige automatiseringsfuncties van Asana, hebben Vajra en Team de tijd die ze besteden aan repetitieve taken aanzienlijk verminderd. Van het automatisch toewijzen van taken op basis van het projecttype tot het stroomlijnen van goedkeuringen, automatisering geeft het team de vrijheid om repetitieve taken uit te besteden en geeft hen meer ruimte om hun creativiteit te laten schitteren.

In Asana kunnen ze bijvoorbeeld een veel eenvoudiger beoordelingsproces maken door een workflow te ontwerpen die automatisch vervaldatums instelt, beoordelingstaken toewijst en managers waarschuwt wanneer ze moeten ingrijpen. In combinatie met hun goedkeuringsworkflows zorgt dit ervoor dat projecten snel en nauwkeurig vorderen.

5. Eén central source of truth

De integraties van Asana met creatieve tools zoals Figma, Adobe Creative Cloud en Google Suite maken het een krachtpatser voor creatieve teams die hun workflows en communicatie willen centraliseren.

In plaats van documenten naar elke individuele belanghebbende in afzonderlijke threads te sturen, kunnen ze alle middelen rechtstreeks aan een Asana-taak toevoegen. Op deze manier hebben belanghebbenden direct toegang en kunnen ze feedback geven binnen het platform. 

Integraties met toonaangevende ontwerptools en cloudopslagoplossingen zorgen ervoor dat Asana als een single source of truth voor alle creatieve middelen kan dienen, waardoor eenvoudige toegang wordt vergemakkelijkt en merkconsistentie in alle materialen wordt gewaarborgd.

6. Middelenbeheer

Het is een lastige balansoefening om te proberen de exacte middelen te bepalen die je nodig hebt voor creatieve projecten. Wie heeft de bandbreedte en wanneer zijn ze vrij? Hebben we externe tools en bureaus nodig en hoeveel kosten die?

Als je dit probeert bij te houden in een statische tool zoals een spreadsheet, betekent dit dat je vastzit aan het handmatig bijwerken en het consequent delen van die updates met je werkpartners. Het creatieve team van Asana bespaart talloze uren en hoofdpijn door de werkbelasting- en portfoliofuncties van Asana te gebruiken. Dit geeft hen een overzicht van lopende en aankomende projecten, waardoor een effectieve distributie van creatief talent en middelen mogelijk is waar het het meest nodig is.

Wanneer er een nieuwe aanvraag binnenkomt, hoeft het creatieve team alleen maar hun werkbelastingdashboards in Asana te bekijken. Ze kunnen snel zien wie waar aan werkt, nu en in de toekomst, en identificeren wie er misschien vrij is om extra taken op zich te nemen. Op dezelfde manier kunnen ze een budgetproject gebruiken om te bepalen welke middelen ze moeten toewijzen aan nieuw werk en dienovereenkomstig prioriteiten stellen.

Creatieve productie, opnieuw uitgevonden

Het navigeren door de complexiteit van creatieve productie, vooral op wereldwijde schaal, vereist niet alleen talent en visie, maar ook de juiste tools om processen te stroomlijnen en de samenwerking te verbeteren. 

Tara Vajra en haar team bij Asana illustreren hoe het integreren van slimme, aanpasbare software zoals Asana in creatieve activiteiten potentiële chaos kan omzetten in een goed georkestreerde symfonie van productiviteit. 

Door alledaagse taken te automatiseren, naadloze communicatie over de grenzen heen te vergemakkelijken en een uniforme bron van waarheid te behouden, stelt Asana creatieve teams in staat zich te concentreren op waar ze het beste in zijn: het produceren van innovatieve en impactvolle creatieve middelen.