RACI-matrixsjabloon

Elke dag nemen we honderden beslissingen. Op het werk moeten we die beslissingen vaak snel nemen. Anders kunnen je projectdeliverables (en uiteindelijk de grotere bedrijfsdoelstellingen) lijden onder vertragingen en miscommunicatie. Daarom is het zo belangrijk om te weten wie waarvoor verantwoordelijk is, zodat je weet wie beslissingsbevoegdheid heeft, met wie je moet praten voor meer informatie, en wie de uiteindelijke goedkeuring moet geven.

Een RACI-matrix helpt je bij het definiëren van besluitvormingsrollen, en maakt duidelijk wie betrokken is bij elk onderdeel van een project voordat je begint. Dit helpt je om in een vroeg stadium instemming van belanghebbenden te krijgen en, wanneer je echt aan het werk gaat, te laten zien wie de leiding heeft over elk aspect. Kortom, RACI-diagrammen vereenvoudigen en verduidelijken projectrollen - en een RACI-matrixsjabloon stimuleert elk team om ze te gebruiken.

Wat is een RACI-matrix?

Een RACI-matrix is een manier om de rollen en verantwoordelijkheden van een projectteam voor een projectdeliverable vast te leggen. RACI is een acroniem voor deze projectrollen, dat staat voor:

• (R) Responsible: De persoon die de leiding heeft over (of verantwoordelijk is voor) een specifieke projecttaak. Het is belangrijk dat er slechts één "verantwoordelijk" teamlid is voor elke taak - meerdere mensen in de "verantwoordelijke" rol kunnen leiden tot projectvertragingen (terwijl ze wachten op elkaars beslissing) en verwarring veroorzaken bij belanghebbenden die niet weten waar ze met hun vragen heen moeten..

• (A) Accountable: De verantwoordelijke persoon houdt toezicht op de voltooiing van taken. Met andere woorden, hij zorgt ervoor dat het werk gedaan wordt. Om verwarring te voorkomen is er meestal maar één verantwoordelijke per taak. 

• (C) Consulted: Dit is de persoon of personen die het werk beoordelen en goedkeuren voordat het verder gaat of als voltooid wordt gemarkeerd.

• (I) Informed: Geïnformeerde belanghebbenden moeten op de hoogte worden gehouden van de voortgang van het project, maar hoeven niet per se bij het werk betrokken te zijn. Door ervoor te zorgen dat belanghebbenden gedurende het hele project op de hoogte zijn, krijg je de initiële buy-in, plus een eindproduct waar iedereen enthousiast over is.

Het RACI-model is vooral nuttig voor grotere organisaties met veel teams en senior belanghebbenden. Maar het is ook nuttig voor kleine teams waarin mensen veel verschillende rollen tegelijk vervullen. Bovendien stimuleert RACI de inbreng van verschillende teamleden, wat je kan helpen oplossingen te vinden voor complexere problemen. 

Wat is een RACI-matrixsjabloon?

Een RACI-matrixsjabloon is een opgeslagen, invulbaar overzicht van de RACI-matrix van je organisatie. Het wordt ook wel een RACI-grafieksjabloon genoemd en is een manier om RACI-matrixen in het hele bedrijf te stroomlijnen. Je hebt misschien niet voor elk resultaat een RACI-matrix nodig, maar als je een groot programma of organisatie bent die routinematig op RACI vertrouwt om aan verschillende soorten projecten te werken, kan het gebruik van een sjabloon helpen. Door een RACI-matrix voor je organisatie op te stellen wordt het gemakkelijker voor teams om een consistent RACI-model te gebruiken voor hun projecten, wat verwarring vermindert en de efficiëntie in het hele bedrijf verhoogt. 

De voordelen van het gebruik van een RACI-matrixsjabloon

Er zijn veel voordelen aan het gebruik van een RACI-matrixsjabloon, maar het belangrijkste is dat het een gestandaardiseerd RACI-grafiek voorbeeld biedt voor je organisatie. Met andere woorden, een RACI-matrixsjabloon maakt het voor teams gemakkelijker om hun eigen RACI-grafiek te maken, waardoor de kans groter is dat ze een RACI zullen gebruiken.

Wat belangrijk is. Als je duidelijk bent over het eigenaarschap van taken, stel je elke medewerker in staat om in zijn rol te stappen en effectiever samen te werken. Dit resulteert in meer gemotiveerde medewerkers, wat leidt tot een productievere output. Kortom, met je RACI-matrixsjabloon kun je meer doen, met minder.

Voor programma's of organisaties met veel complexe projecten en deliverables zorgt het gebruik van een sjabloon ervoor dat je het RACI-model consistent gebruikt. Deze consistentie geeft meer inzicht in wie wat doet voor elke mijlpaal en taak in een project. Omdat de RACI-opmaak bedrijfsbreed hetzelfde is, weet je hoe andere teams hem gebruiken, zelfs als ze op een andere afdeling zitten. Bij consequent gebruik vermindert dit verwarring en helpt het om individuen verder te verbinden met hun respectievelijke werk. 

Hoe gebruik je een RACI-matrixsjabloon

Om je RACI-matrixsjabloon te gebruiken, raadpleeg je eerst je projectplan om te bepalen welke project deliverables een RACI-grafiek nodig hebben. Maak een nieuwe RACI-matrix van je sjabloon en een lijst met taken voor elke deliverable. Voeg, als dat nuttig is, secties of mijlpalen toe om de takenlijst op te delen in projectfasen. Als je bijvoorbeeld in de productie werkt, zouden je fasen begin, midden, einde, pre-productie, productie en post-productie kunnen zijn.

Wijs vervolgens RACI-rollen toe voor elke specifieke taak. Voeg kolommen toe om de voortgang van het project te volgen, en werk het in realtime bij. Voor maximale functionaliteit maak je je sjabloon in een projectbeheertool. Op die manier kun je belanghebbenden asynchroon bijwerken, waardoor je statusvergaderingen vermindert en je meer senior medewerkers - en alle anderen in het team - tijd teruggeeft.

Als het klaar is, deel dan je RACI-matrixsjabloon met alle teams en afdelingen. Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van een sjabloon is dat het zorgt voor consistentie, dus je wilt er zeker van zijn dat iedereen die toegang nodig heeft het heeft. Neem aanvullende informatie op die belanghebbenden helpt om duidelijk de details te vinden die ze nodig hebben, of om mensen aan te spreken voor vragen. Om de buy-in te verbeteren kun je benadrukken waar specifieke rollen materiedeskundigen zijn, om te laten zien dat je goed hebt nagedacht over hoe je elke RACI-rol definieert.

Integraties voor Asana-sjablonen

Gebruikt deze functies en integraties om in Asana een RACI-matrixsjabloon te bouwen dat het beste past bij de behoeften van je team.

Geïntegreerde functies

• Lijstweergave. Lijstweergave is een rasterachtige weergave die het gemakkelijk maakt om alle informatie over je project in een oogopslag te zien. Net als een takenlijst of een spreadsheet toont Lijstweergave al je taken in één oogopslag, zodat je niet alleen de titels en vervaldatums van taken kunt zien, maar ook alle relevante aangepaste velden zoals Prioriteit, Status, enzovoort. Ontsluit moeiteloze samenwerking door je hele team zicht te geven op wie wanneer wat aan het doen is.

• Goedkeuringen. Soms moet je niet enkel een taak voltooien, maar moet je ook weten of een deliverable werd goedgekeurd of niet. Goedkeuringen zijn een speciaal soort taak in Asana met opties voor de taak zoals 'Goedkeuren', 'Wijzigingen aanvragen' of 'Afkeuren'. Zo krijgen taakeigenaars duidelijke instructies over welke acties ze moeten ondernemen en of hun werk werd goedgekeurd of niet.

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafgrafiek. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

Apps

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Slack. Zet ideeën, werkaanvragen en actiepunten uit Slack om in taken en reacties die je kunt bijhouden in Asana. Ga van snelle vragen en actiepunten naar taken met verantwoordelijken en vervaldatums. Leg werk makkelijk vast zodat aanvragen en takenlijsten niet verloren raken in Slack.

• OneDrive. Voeg bestanden rechtstreeks toe aan taken in Asana met de Microsoft OneDrive-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Voeg eenvoudig bestanden van Word, Excel, PowerPoint en meer toe.

Veelgestelde vragen