Sjabloon voor creatieve productie van Discovery

Creatief werk is complex en omvat vaak vele vereisten en handoffs tussen verschillende teams. Zonder een systeem om al je creatieve workflows te centraliseren en bij te houden, kunnen de dingen snel ongeorganiseerd raken, wat kan leiden tot vertragingen, vergeten stappen en inconsistente praktijken.

Daarom ontwikkelde Discovery in Asana een eigen op maat gemaakt sjabloon voor creatieve productie. Als meester in de mediaproductie op grote schaal, gebruikt Discovery Digital Studio's Asana om elke maand duizenden video's en creatieve producten te produceren voor hun consumenten-apps, sociale kanalen en website-eigendommen. Gebruik hun sjabloon om de beproefde systemen van Discovery toe te passen op je eigen werk - leg al je creatieve producten vast in één plaats, stroomlijn handoffs tussen teams en verzeker dat er geen vereisten over het hoofd worden gezien. 

Waarom het sjabloon voor creatieve productie van Discovery gebruiken?

Het sjabloon voor creatieve productie van Discovery is een voorgemaakt raamwerk waarmee je de creatieve workflow van je team kunt stroomlijnen. Het omvat alle onderdelen die je nodig hebt om een gecentraliseerd productiesysteem te maken én aan te passen, wat zorgt voor naadloze handoffs tussen belanghebbenden en teams.

Een registratiesysteem maken voor alle creatieve productie

Het sjabloon van Discovery centraliseert al het creatieve werk op één plaats. In plaats van te zoeken naar informatie in losse e-mails en apps, vindt je team de meest up-to-date informatie over creatieve producten makkelijk terug - van videoproductie tot sociale media-posts. Bekijk een algemeen overzicht van alle inhoud in ontwikkeling of ga er dieper op in om te begrijpen wat er nog voltooid moet worden en welke taken reeds voltooid zijn. 

Handoffs tussen teams stroomlijnen

Tijdens het creatieve proces is het moeilijk te weten wanneer de ene taak voltooid is en de volgende klaar is om gestart te worden. Dit zorgt dat handoffs soms moeilijk zijn, vooral als je werk coördineert overheen copywriting, webdesign, marketingteams en andere creatieve belanghebbenden. Het sjabloon van Discovery lost dit probleem op met automatische meldingen. Wacht je op blog copy om hero-afbeeldingen te maken? Geen probleem, in plaats van constant de status van het werk te controleren, krijg je automatisch een melding wanneer je teamgenoot zijn taak heeft voltooid. 

Standaardiseren van processen

Vóór Discovery Asana gebruikte om hun creatieve productie te beheren, was een van hun grootste pijnpunten inconsistente processen. Richtlijnen voor video-opmaak werden vergeten, deliverables over het hoofd gezien en hulpmiddelen werden niet gebruikt omdat ze intern niet met de juiste mensen gedeeld werden. Het aangepaste sjabloon van Discovery pakt deze uitdagingen aan door het productieproces voor elk creatief product te standaardiseren. Op die manier kunnen teamleden een vooraf bepaalde routekaart volgen voor elke deliverable - inclusief belangrijke taken zoals productieschema's en video-thumbnails maken, en gepubliceerde producten delen met belanghebbenden. 

Vroeger hadden we een half dozijn workflows die afzonderlijk bijgehouden werden in spreadsheets en e-mail. Nu worden deze allemaal beheerd in Asana, zodat we afhankelijkheden kunnen zien, alsook de status van de producten, wie verantwoordelijk is en wanneer ze gelanceerd worden.”

Het sjabloon voor creatieve productie van Discovery gebruiken

Het sjabloon van Discovery bevat alle belangrijke onderdelen die je nodig hebt om een doeltreffende creatieve productie-workflow te maken. Hoewel het werd gemaakt gebaseerd op hun processen, is dit sjabloon volledig aanpasbaar, dus je kunt het aanpassen zodat het voldoet aan jouw specifieke vereisten voor projectbeheer. Hou rekening met de volgende beste praktijken wanneer je het sjabloon van Discovery gebruikt: 

• Bepaal welke algemene informatie je wilt bijhouden. Voor Discovery is het belangrijk om de status van elk item te kunnen zien, dus hun sjabloon bevat kleurgecodeerde aangepaste labels om aan te geven of deliverables worden verwerkt, in bewerking zijn, klaar zijn om te publiceren of zijn voltooid. Overweeg welke details je wilt bijhouden en voeg ze toe aan de sjabloon. Dit kan bijvoorbeeld inhoudskanaal, doelpubliek of gerelateerde campagnes zijn. 

• Vind automatiseringsmogelijkheden. Identificeer binnen je productie-workflow plaatsen om automatiseringente implementeren - geprogrammeerde regels die naadloos de fakkel doorgeven tussen verschillende belanghebbenden en teams. Het sjabloon van Discovery bevat een aantal voorbeelden van automatiseringen, maar je kunt hier zo ver in gaan als je wilt. Onmiddellijk meldingen sturen naar je teamleden wanneer ze aan taken kunnen beginnen werken, werk toewijzen, taken verplaatsen naar verschillende sjabloonsecties, en meer. 

• Maak een overzicht van gestandaardiseerde stappen voor elk inhoudstype. Verschillende soorten creatief werk, zoals blogposts, webinars of infografieken, hebben elk hun eigen vereisten. Maak een overzicht van alle nodige stappen om elk producttype te voltooien en maak overeenkomstige sjabloontaken. Dit betekent dat je team gewoon het sjabloon voor de 'blog'-taak kan kopiëren wanneer ze een blogpost starten, en ze een vooraf bepaald creatief proces kunnen volgen.

Geïntegreerde functies

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt volgen - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je takenlijst te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen overheen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Automatisering. Automatiseer handmatig werk, zodat je team minder tijd besteedt aan tijdrovend werk en meer tijd besteedt aan de taken waarvoor je ze hebt ingehuurd. Regels in Asana functioneren op basis van triggers en acties - in wezen "als X gebeurt, doe dan Y". Gebruik regels om automatisch werk toe te wijzen, vervaldatums aan te passen, aangepaste velden in te stellen, belanghebbenden op de hoogte te houden en meer. Van ad hoc automatiseringen tot complete workflows, regels geeft je team tijd terug voor kundig en strategisch werk.

• Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van iemand anders blokkeert, zodat je overeenkomstig kunt prioriteren. Teams met workflows die samenwerking vereisen, zien zo makkelijk op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze kunnen beginnen aan hun deel van het werk. Wanneer de eerste taak voltooid is, zal de verantwoordelijke een melding krijgen dat ze aan hun afhankelijke taak kunnen beginnen. Of, als de taak waarvan jouw werk afhankelijk is een andere vervaldatum krijgt, zal Asana je een melding sturen, zodat je weet of je ook jouw afhankelijke vervaldatum moet aanpassen. 

• Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime vervaldatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, kunnen subtaken helpen. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen - terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Breek taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een meerstapsproces vast met subtaken. 

Aanbevolen apps

• Figma. Teams gebruiken Figma om gebruikersstromen, wireframes, UI-mocks, prototypes en meer te maken. Je kunt deze ontwerpen nu insluiten in Asana, zodat je team het laatste ontwerpwerk kan bekijken in de context van gerelateerde projectdocumenten. En in tegenstelling tot schermafbeeldingen worden live insluitingen in realtime bijgewerkt naar aanleiding van wijzigingen in een ontwerpbestand, zodat je niet langer de moeite hoeft te doen om de juiste bestanden te vinden en afbeeldingen bij te werken.

• Adobe Creative Cloud. Creatieve teams leveren hun beste werk wanneer ze zich kunnen focussen op ontwerpen. Met de integratie van Asana voor Adobe Creative Cloud hebben creatieve en ontwerpteams gemakkelijk toegang tot de informatie die ze nodig hebben om hun werk te beginnen, feedback te krijgen van beoordelaars en goedkeurders, en eindproducten af te leveren zonder Photoshop, Illustrator, of InDesign te verlaten. Nieuwe taken bekijken, ontwerpen delen, XD-deellinks insluiten, en in Asana geleverde feedback verwerken - allemaal in Adobe Creative Cloud.

• Dropbox. Voeg bestanden rechtstreeks aan taken in Asana toe met de Dropbox-bestandenkiezer, die in het Asana-taakvenster is ingebouwd.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk elk My Drive-bestand bijvoegen.

Veelgestelde vragen