Wat is 8D? Een sjabloon voor efficiënte probleemoplossing

Je hebt maandenlang toezicht gehouden op de ontwikkeling van het nieuwste project van je bedrijf. Vanaf de start, planning en uitvoering ben je ervan overtuigd dat dit je beste werk tot nu toe is.

Totdat de feedback binnenkomt.

Er is geen suikercoating - dingen gaan niet altijd zoals gepland. Maar productie- of procesproblemen zijn nauwelijks een signaal om de handdoek in de ring te gooien. Concentreer je in plaats daarvan op het aanscherpen van je probleemoplossende vaardigheden om een oplossing te vinden die voorkomt dat het opnieuw gebeurt. 

De 8D-methode voor het oplossen van problemen benadrukt het belang van teamwerk om niet alleen je procesproblemen op te lossen, maar ook om te voorkomen dat er nieuwe optreden. In deze handleiding leggen we uit wat 8D is, hoe je deze methode kunt gebruiken en welke voordelen het jou en je team kan bieden. Je krijgt ook een 8D-sjabloon om het oplossen van je probleem te vergemakkelijken. 

Wat is 8D?

De acht disciplines-methode (8D) is een probleemoplossende aanpak die terugkerende problemen identificeert, corrigeert en elimineert. Door de hoofdoorzaken van een probleem te bepalen, kunnen managers deze methode gebruiken om een permanente corrigerende actie vast te stellen en terugkerende problemen te voorkomen. 

De 8D-methode, voor het eerst geïntroduceerd door Ford, biedt een consistente manier om een probleem en oplossing te identificeren, waardoor het optimaal is voor organisatorisch leren. Veel verschillende velden gebruiken deze methode om te helpen bij product- en procesverbetering.

Hoe gebruik je de 8D-methode?

De 8D-methode is een bewezen strategie om langdurige schade door terugkerende problemen te voorkomen. Als je problemen opmerkt in je workflow of processen, dan is het een goed moment om deze probleemoplossende methode eens te proberen. 

Om een 8D-analyse te voltooien, volg je 'de acht disciplines' om een statistische analyse van het probleem te maken en de beste oplossing te bepalen.

De acht disciplines van probleemoplossing

8D staat voor de acht disciplines die je gebruikt om een 8D-rapport op te stellen. Zoals je misschien merkt, begint deze schets met nul, wat negen totale disciplines maakt. De 'nulfase' werd later ontwikkeld als een eerste planningsfase. 

Om deze stappen te illustreren, stel je voor dat je organisatie het afgelopen jaar een daling in teaminnovatie en productiviteit heeft ervaren. Je belanghebbenden hebben dit opgemerkt en willen dat er binnen de komende zes maanden veranderingen worden doorgevoerd. Hieronder gebruiken we het 8D-proces om een oplossing te vinden die het moreel weer op peil brengt.

D0: Voorbereiden en plannen

Voordat je begint met het probleemoplossingsproces, evalueer je het probleem dat je wilt oplossen. Als je de achtergrond van het probleem begrijpt, kun je in latere stappen de hoofdoorzaak identificeren. 

Verzamel informatie over hoe het probleem een proces of product heeft beïnvloed en wat de meest ernstige gevolgen kunnen zijn. Planning kan het volgende omvatten:

• Gegevens verzamelen

• Het bepalen van de voorwaarden voor het oplossen van het probleem

• Feedback verzamelen van andere betrokkenen

Als we terugkijken op ons voorbeeld, wil je misschien weten of deze daling van het moreel organisatiebreed is of alleen voor een paar afdelingen geldt. Overweeg om een paar werknemers van verschillende afdelingen en managementniveaus te interviewen om wat perspectief te krijgen. Bepaal vervolgens welke kennis en vaardigheden je nodig hebt om deze productiviteitsdaling op te lossen. 

D1: Vorm je team

Creëer een cross-functional team bestaande uit mensen die kennis hebben van de verschillende producten en workflows die erbij betrokken zijn. Deze teamleden moeten de vaardigheden hebben die nodig zijn om het probleem op te lossen en corrigerende maatregelen te nemen. 

Stappen in deze discipline kunnen zijn:

• Een teamleider aanstellen

• Het ontwikkelen en implementeren van teamrichtlijnen

• Teamdoelen en prioriteiten bepalen

• Individuele rollen toewijzen

• teambuildingactiviteiten organiseren

In ons voorbeeld zou een solide team bestaan uit mensen met ervaring uit de eerste hand met de problemen, zoals vertegenwoordigers van alle afdelingen en sleutelfiguren die dicht bij het werk op werkplaatsniveau staan. Je kunt ook iemand van je HR-afdeling inschakelen om te helpen bij het ontwerpen en implementeren van een oplossing. Het belangrijkste is dat de mensen die je kiest betrokken willen zijn en bijdragen aan de oplossing.

D2: Identificeer het probleem

Je hebt nu misschien een goed begrip van je probleem, maar deze fase is erop gericht om het op te splitsen in duidelijke en kwantificeerbare termen door de vijf W's en twee H's (5W2H) te identificeren:

• Wie heeft het probleem voor het eerst gemeld?

• Wat is het probleem?

• Wanneer is het gebeurd en hoe vaak?

• Waar is het gebeurd (met betrekking tot de betrokken sector, leverancier, machine of productielijn)?

• Waarom is het oplossen van het probleem belangrijk?

• Hoe werd het probleem voor het eerst ontdekt?

• Om hoeveel onderdelen/eenheden/klanten gaat het?

Gebruik de inzichten van je team om deze vragen te beantwoorden. Uit ons voorbeeld kan je team concluderen dat: 

• Werknemers voelen zich overweldigd door hun huidige werkbelasting. 

• Er is geen echte structuur of mogelijkheid om nieuwe ideeën te delen.

• Managers hebben geen training gehad voor vergaderingen of innovatie-instellingen.

• Ontevreden werknemers weten dat ze meer kunnen bereiken - en willen meer bereiken - zelfs als ze niet betrokken lijken.

Zodra je deze vragen hebt beantwoord, noteer je een officiële probleemstelling om het probleem te beschrijven. Voeg indien mogelijk foto's, video's en diagrammen toe om ervoor te zorgen dat alle partijen een duidelijk begrip hebben van het probleem. Het kan ook helpen om een stroomdiagram van het proces te maken met verschillende stappen die verband houden met de probleembeschrijving.

D3: Ontwikkel een tussentijds inperkingsplan

Net zoals we snelle eerste hulp kunnen verwachten na een ongeval, moet je team onmiddellijk actie ondernemen om ervoor te zorgen dat je het probleem onder controle hebt, vooral als het probleem verband houdt met de veiligheid van de klant. 

Een tussentijds inperkingsplan biedt een tijdelijke oplossing om het probleem van klanten en cliënten te isoleren terwijl je team werkt aan het ontwikkelen van een permanente corrigerende actie. Deze noodoplossing helpt je klanten geïnformeerd en veilig te houden en je reputatie intact.

Omdat je bevindingen onthulden dat werknemers overwerkt waren en managers geen training hadden, stelt je team voor om een paar verplichte trainingssessies te plannen voor leiders van elke afdeling over tijd- en stressmanagement en het bestrijden van burn-outs. Je kunt ook een presentatie geven waarin de onderwerpen van deze training worden beschreven om belangrijke managers en belanghebbenden geïnteresseerd te krijgen en voor te bereiden op positieve aankomende veranderingen. 

D4: Verifieer de hoofdoorzaken en ontsnappunten

Verwijs terug naar je bevindingen en overleg met je Team hoe het probleem zich heeft kunnen voordoen. De analyse van de hoofdoorzaak omvat het in kaart brengen van elke potentiële hoofdoorzaak ten opzichte van de probleemstelling en de bijbehorende testgegevens. Zorg ervoor dat je alle mogelijke oorzaken test - wazig brainstormen en slordige analyses kunnen ertoe leiden dat je vitale informatie over het hoofd ziet. 

In ons voorbeeld concentreer je je op het 'waarom'-gedeelte van de 5W2H. Jij en je Team identificeren zes hoofdoorzaken:

• Managers hebben nooit een training gehad

• Er is een gebrek aan vertrouwen en psychologische veiligheid

• Werknemers begrijpen de doelstellingen en doelen niet

• Communicatie is slecht

• Tijdbeheer is slecht

• Werknemers hebben een gebrek aan vertrouwen

Probeer niet alleen de hoofdoorzaken te achterhalen, maar ook waar je het probleem voor het eerst in het proces hebt ontdekt en waarom het onopgemerkt is gebleven. Dit wordt het ontsnappunt genoemd en er kunnen er meer dan één zijn. 

D5: Kies permanente corrigerende maatregelen

Werk samen met je team om de meest waarschijnlijke oplossing te bepalen om de hoofdoorzaak van het probleem te verwijderen en de problemen met de ontsnappunten aan te pakken. Bevestig kwantitatief dat de geselecteerde permanente corrigerende actie(s) (PCA) het probleem voor de klant zullen oplossen. 

Stappen om een PCA te kiezen kunnen zijn:

• Bepalen of je verdere expertise nodig hebt

• Ervoor zorgen dat de 5W2H's correct zijn gedefinieerd

• Een beslissingsanalyse en risicobeoordeling uitvoeren

• Alternatieve maatregelen overwegen

• Bewijs verzamelen om te bewijzen dat de PCA effectief zal zijn

Uw team besluit de training die in het tussentijdse plan wordt gebruikt uit te rollen naar alle werknemers, met maandelijkse bedrijfsbrede workshops over het verbeteren van het welzijn. Je bent ook van plan om vergaderingen, innovatiesessies en teamcoachingtrainingen voor managers te implementeren. Ten slotte stel je voor om software te gebruiken om de communicatie en samenwerking te verbeteren. 

D6: Implementeer je corrigerende maatregelen

Zodra alle partijen het eens zijn geworden over een oplossing, is de volgende stap het opstellen van een actieplan om de hoofdoorzaken en escape points te verwijderen. Zodra de oplossing van kracht is, kun je je tussentijdse inperkingsacties verwijderen.

Nadat je succes hebt geboekt met de training in de tussentijdse fase, keuren je belanghebbenden alle voorgestelde PCA's van je Team goed. Je vertegenwoordiger van HR is ook van plan om periodieke welzijnscontroles van werknemers te implementeren om het moreel van werknemers bij te houden.

Om ervoor te zorgen dat je corrigerende actie een succes was, moet je de resultaten, klant- of werknemersfeedback gedurende een lange periode volgen en eventuele negatieve effecten noteren. Het instellen van 'controles' zoals welzijnscontroles voor werknemers zal je helpen om te valideren of je oplossing werkt of dat er meer moet worden gedaan. 

D7: Neem preventieve maatregelen

Een van de belangrijkste voordelen van het gebruik van de 8D-methode is het verbeterde vermogen om noodzakelijke systematische veranderingen te identificeren om toekomstige problemen te voorkomen. Zoek naar manieren om je managementsystemen, werkmethoden en procedures te verbeteren om niet alleen je huidige probleem te elimineren, maar ook om te voorkomen dat vergelijkbare problemen zich later ontwikkelen.

Op basis van ons voorbeeld is de training die je team heeft voorgesteld nu opgenomen in het nieuwe onboardingcurriculum voor managers. Elke manager heeft nu een 'vergadersysteem' dat alle vergaderingen moet leiden, en werkbelastingen en projecten worden als een team beheerd binnen je nieuwe samenwerkingssoftware. Innovatie verbetert en het moreel is op een hoogtepunt!

D8: Vier het met uw Team

De 8D-methode voor het oplossen van problemen is onmogelijk zonder toegewijde teamleden en eersteklas samenwerking. Zodra notities, lessen, onderzoek en testgegevens zijn gedocumenteerd en opgeslagen, feliciteer je je teamgenoten met een goed uitgevoerde taak! Doe je best om elk individu te erkennen voor zijn of haar bijdrage aan het vinden van een succesvolle oplossing.

8D-rapportsjabloon en voorbeeld

Bekijk ons 8D-rapportsjabloon hieronder om je te helpen je bevindingen vast te leggen terwijl je door de acht disciplines van probleemoplossing navigeert. Dit is een formeel rapport dat kan worden gebruikt als een middel voor communicatie binnen bedrijven, wat zorgt voor transparante probleemoplossing die je kunt toepassen op de hele productie- of procesketen.

Voordelen van het gebruik van de 8D-methode

De 8D-methode is niet voor niets een van de populairste probleemoplossende strategieën. De kracht ervan ligt in teamwerk en op feiten gebaseerde analyses om een cultuur van continue verbetering te creëren, waardoor het een van de meest effectieve tools voor kwaliteitsmanagers is. De voordelen van het gebruik van de 8D-methode zijn: 

• Verbeterde teamgeoriënteerde probleemoplossende vaardigheden in plaats van te vertrouwen op een individu om een oplossing te bieden

• Meer vertrouwdheid met een probleemoplossende structuur

• Een beter begrip van het gebruik van elementaire statistische tools voor het oplossen van problemen

• Open en eerlijke communicatie in probleemoplossende discussies

• Voorkom toekomstige problemen door systeemzwakheden en oplossingen te identificeren

• Verbeterde effectiviteit en efficiëntie bij het oplossen van problemen

Betere samenwerking = betere probleemoplossing

Hoe goed je ook bent als manager, productie- en procesproblemen zijn onvermijdelijk. Het is hoe je ze oplost dat het verschil maakt tussen goed en geweldig. Met de 8D-methode voor het oplossen van problemen kun je niet alleen het probleem oplossen, maar ook de teamsamenwerking verbeteren, processen verbeteren en toekomstige problemen voorkomen. 

Probeer de pojectbeheertool van Asana om communicatiebarrières te doorbreken en je team op koers te houden.