Het marketingteam is efficiënter en we weten wat onze werkbelasting is — we zijn afgestemd en geïntegreerd. Met Asana zien we ons campagneschema zodat we minder, maar grotere programma's kunnen opzetten en strategisch kunnen zijn wanneer het gaat over lanceringsdatums om de impact van hun opbrengst te maximaliseren.

Andrea Leon Trozak, Senior Director, programmabeheer

Hoe Asana Genesys helpt slimmer te werken

Stroomlijnen van marketingproductie op schaal

De workflows met directe toewijzing van Asana maakten projectmanagers vrij om zich te concentreren op strategische planning en procesoptimalisatie. Het leiderschap heeft nu inzicht in de voortgang van teams naar doelen en kan middelen inzetten voor initiatieven met een hoge ROI. Bovendien kunnen regionale marketeers campagnes zien die in de pijplijn zitten en de middelen gebruiken voor hun lokale campagnes. 

Tijd vrijmaken voor meer impactvol werk

Vóór Asana kwamen aanvragen van verschillende plaatsen en besteedde het productieteam te veel tijd aan werk dat niet werd bijgehouden in hun officiële wachtrijen. 

Nu is de marketing-PMO niet langer verantwoordelijk voor het sorteren van rechtstreeks toegewezen werk en zijn verzoeken via e-mail of chat aanzienlijk afgenomen. Marketing bespaart aanzienlijke administratieve tijd - meer dan 140 werkdagen per jaar - dankzij meer dan 350 formulierinzendingen en 2600 automatiseringsregels die elke maand worden geactiveerd.

Formulieren helpen marketeers om werk sneller te starten

• Om een aanvraag in te dienen bij marketing, vullen Genesys-medewerkers een Asana-formulier in met hun behoeften en details over de deliverables voor de productieteams.

• Op basis van het type aanvraag - bijvoorbeeld een campagne, creatieve diensten, webinar, video of social media-bericht - wijzen Asana-regels deze automatisch toe aan het Asana-bord van het juiste team. 

Automatiseringen sturen het werk naar de juiste teams 

• Kleine aanvragen worden direct toegewezen aan het juiste team dat vervolgens zijn eigen inkomende taken sorteert. 

• Complexe aanvragen met betrekking tot een geïntegreerde marketingcampagne of een wereldwijd programma worden doorgestuurd naar het PMO-team, omdat ze samenwerking met verschillende marketingdiensten en belanghebbenden vereisen.

Mensen gebruikten met tegenzin het vorige projectbeheerplatform, maar ze klaagden en begrepen de gebruikersinterface nooit. Daarom besteedden PMO en de marketingteam te veel tijd aan het beheren van de taken van de belanghebbenden. Onze prioriteit was om een gebruiksvriendelijke applicatie te vinden die belanghebbenden snel konden leren. Wat ons intrigeerde aan Asana was de mogelijkheid om Agile-methodologie te gebruiken; de flexibiliteit om projectoverzichten te personaliseren was een enorm pluspunt.

Andrea Leon Trozak, Senior Director, programmabeheer

Stakeholders afstemmen met één bron van waarheid

Het vorige projectbeheerplatform van het marketingteam was te complex, waardoor het voor belanghebbenden moeilijk was om bij het werk betrokken te zijn en projectmanagers met meer dan 50 projecten tegelijk moesten jongleren. 

Asana geeft teams een gecentraliseerde ruimte om campagnewerk bij te houden, waardoor de betrokkenheid van belanghebbenden aanzienlijk wordt verbeterd en 'werk over werk' wordt verminderd - het coördinatiewerk dat plaatsvindt rond strategische projecten.

Gesprekken, context en werk worden op één plaats vastgelegd

• Elk marketingteam van Genesys heeft een eigen Asana-projectbord dat als productiewachtrij dient en wordt gebruikt om deliverables bij te houden en te beheren met hun team en belanghebbenden.

• Reacties binnen Taken zorgen ervoor dat discussies met belanghebbenden plaatsvinden in de context van het werk.

• Teamleden delen elke maand bijna 4000 reacties, wat de betrokkenheid van belanghebbenden heeft vergroot en tegelijkertijd de noodzaak heeft verminderd om te schakelen tussen e-mail en andere apps. 

Gestandaardiseerde processen helpen teams om samen te werken

• Marketing start veel nieuwe projecten met behulp van sjablonen, die vooraf zijn ingevuld met taken voor het belangrijkste werk dat voltooid moet worden.

• Deze taken worden vervolgens aan meerdere projecten toegevoegd, zodat ze op het speciale Asana-bord van elk team staan, dat het werk tussen groepen integreert, terwijl teams ook hun taken op één plaats kunnen zien. 

Wereldwijde teams verbinden met naadloze handoffs

SharePoint wordt in heel Genesys gebruikt voor samenwerking aan teambestanden en het marketingteam gebruikt Bynder als hun systeem voor digitaal middelenbeheer. Het PMO-team moest ervoor zorgen dat creatieve middelen en bronbestanden naar Bynder werden geüpload zonder dat het creatieve team zich zorgen hoefde te maken over het twee keer uploaden van bestanden. 

Met behulp van de Asana API en Tray.io verbond het team deze apps en creëerde het één uniforme workflow. 

Automatiseringen stroomlijnen middelenbeheer

• Het Marketing Ops-team ontwierp een geautomatiseerde 'trigger' in Asana met Tray.io om creatieve middelen en bronbestanden automatisch te uploaden.

• Nu, nadat een ontwerper bestanden naar SharePoint heeft geüpload, plakt hij de link in een aangepast veld in de relevante Asana-taak. 

• De "trigger" stuurt vervolgens de bestanden van SharePoint naar Bynder, zodat het Inhoud-team deze kan beoordelen en het uploaden kan voltooien.

Integraties maken soepelere handoffs mogelijk voor vertalingsaanvragen

• Wanneer materialen in andere talen moeten worden vertaald, dient de regionale campagnemanager een aanvraag in met de benodigde Bynder-links. 

• De vereiste link wordt toegevoegd aan een Asana-veld, wat automatisering via Tray.io activeert die de middelen uit Bynder haalt en ze levert aan het vertaalprojectplatform van de vertaalleverancier.

Naarmate het vertaalverzoek vordert, wordt de status ervan vanuit het vertaalplatform van de leverancier terug gesynchroniseerd naar de Asana-taak, zodat de regionale campagnemanager de voortgang kan bijhouden.

Een belangrijk voordeel was dat marketeers aanpasbare opties kregen waarmee ze hun werk op de meest efficiënte manier konden beheren voor hun Team. Met Asana waren we in staat om de frustratie van gebruikers te verminderen, de zichtbaarheid van de projectstatus te vergroten en het PMO-team meer tijd te geven voor workflow-optimalisatie en strategisch programmabeheer.

Candice Sanders, Senior Manager, Marketing PMO

De marketing-organisatie schalen met Asana - in plaats van projectmanagers

Binnen het eerste jaar van het gebruik van Asana verhoogde het PMO-team de acceptatie door belanghebbenden met 400%. In de toekomst zal het team de operationele uitmuntendheid voor de marketingafdeling blijven verbeteren met Asana, zodat ze hun middelen kunnen richten op de groei van het bedrijf.