Fujitra pakt belangrijke problemen aan, van het managementniveau tot het veld, zoals het creëren van nieuwe bedrijven, het verbeteren van de bedrijfsgroei en winstgevendheid, het standaardiseren en stroomlijnen van processen en het verbeteren van het HR-systeem en de werkomgeving. ​Fujitsu koos Asana als de hubtool voor dit project. ​We spraken met de heer Joju Fukuda, EVP CDXO en CIO, die Fujitra leidt, en andere leden die Asana dagelijks gebruiken, over de achtergrond van de implementatie en de effecten ervan.

Fujitsu werkt in het hele bedrijf aan DX om zijn concurrentievermogen in het digitale tijdperk te versterken

Fujitsu biedt een breed scala aan diensten op het gebied van informatie- en communicatietechnologie (ICT), waaronder systeemintegratie, IT-diensten, netwerkdiensten en elektronische apparaten. ​In de afgelopen jaren heeft het bedrijf zich ook gericht op de ontwikkeling van clouddiensten en technologie voor kunstmatige intelligentie (AI), en heeft het de ICT-industrie gestimuleerd door zijn ervaring en innovatieve technologie.

Het bedrijfsbrede DX-project van Fujitsu, "Fujitra", heeft als doel de operationele efficiëntie te verbeteren en nieuwe waarde te creëren door digitalisering binnen het bedrijf te bevorderen. ​Dit project is gebaseerd op het doel van het bedrijf om "vertrouwen in de samenleving te brengen en de wereld duurzamer te maken door middel van innovatie", om een bedrijf te worden dat geschikt is voor een snel veranderend tijdperk. ​De inzet en prestaties van Fujitra hebben in grote mate bijgedragen aan de ontwikkeling van zijn eigen oplossingen en diensten, en zijn missie is om als betrouwbare DX-partner voor klanten maatschappelijke problemen op te lossen door digitale technologie te gebruiken op basis van echte ervaring.

Fujitra wordt geleid door CDXO (Chief Digital Transformation Officer) en CIO de heer Fukuda, die de projectleider is, en bevordert "volledige participatie" terwijl hij samen met alle managementleden het voortouw neemt. ​DXO's (DX Officers) zijn aangesteld in grote afdelingen, groepsmaatschappijen en in landen en regio's in het buitenland. ​We hebben een gemeenschap van ongeveer 60 DXO's gecreëerd en All Fujitsu heeft een systeem opgezet dat over het algemeen het beste is voor dingen als Team.

De heer Fukuda, die Fujitsu leidt, zei: "De rol van Fujitsu is om zich te concentreren op verschillende mogelijkheden, zoals technologie, IT, data, smartphone-apps, interne SNS en kostenoptimalisatie door standaardisatie van bedrijfsprocessen, en om deze om te zetten in projecten, zodat de wereldwijde groep in alle Afdelingen kan samenwerken om deze te promoten."

De beperkingen van waar en wanneer je werkt overwinnen om de productiviteit met 40% te verhogen

Fujitsu heeft zich ten doel gesteld om de productiviteit per werknemer over een periode van drie jaar met 40% te verhogen als onderdeel van het managementplan voor de middellange termijn dat in april 2023 van start ging. ​Het uiteindelijke doel is om de winst en de bedrijfsresultaten te verhogen door de productiviteit te verhogen. ​Om dit te bereiken, is het essentieel dat werknemers meer tijd en energie kunnen besteden aan het strategische werk dat ze geacht worden te doen.

Als een toegangspoort tot transformatie implementeren we Asana wereldwijd over afdelingen en regio's heen, waardoor de kracht van het team wordt vergroot en tijdsverschillen worden overwonnen. ​Zelfs als we fysiek ver van elkaar verwijderd zijn, kunnen we meer dan ooit tevoren een vertrouwensrelatie opbouwen. ​Wij geloven dat er op alle gebieden verschillende veranderingen en ontwikkelingen zullen plaatsvinden, zoals het verduidelijken van wie wat doet en wanneer, en de mogelijkheid om indien nodig met elkaar te overleggen, waardoor uiteindelijk de productiviteit met 40% zal toenemen.

De heer Fukuda

De heer Fukuda ging ook in op de recente verspreiding van digitale tools en zei: "In mijn privéleven kan ik gemakkelijk chatten en sociale media gebruiken om contact te houden met kennissen die ik al jaren niet heb gezien. ​In een dergelijk tijdperk zullen veel mensen zich waarschijnlijk afvragen of het gebruik van e-mail om met anderen in het Bedrijf te communiceren tot een hogere productiviteit zal leiden."

De heer Fukuda zegt dat de reden waarom hij geïnteresseerd raakte in Asana was dat bedrijven in Silicon Valley aan de westkust van de Verenigde Staten het de een na de ander gingen gebruiken.

Fujitsu heeft, net als bedrijven in Silicon Valley, te maken met hevige concurrentie en een hoog personeelsverloop, dus we moeten persoonlijke vooroordelen elimineren. ​Ik hoorde dat dergelijke bedrijven Asana als hun standaardtool gebruikten en ik dacht dat deze tool de juiste was.

De heer Fukuda

Werk structureren en kennis doorgeven. ​Asana ondersteunt datagestuurde besluitvorming

De heer Fukuda noemde verschillende voordelen van het gebruik van Asana. ​Een daarvan is 'grondige structurering'. ​In plaats van op een vage manier aan het werk te gaan, is het belangrijk om eerst het totaalplaatje te begrijpen en de Taken te identificeren die prioriteit moeten krijgen. ​Het is bijvoorbeeld noodzakelijk om structureel alle informatie te begrijpen die nodig is voor het project, zoals de taken waaraan prioriteit moet worden gegeven tijdens de werkuren van de dag, de relatie tussen taken, zoals het feit dat het volgende proces niet kan worden verplaatst tenzij het vorige proces is voltooid, en de fasen die de actie van anderen vereisen.

De heer Fukuda zegt dat Asana het werkproces op een natuurlijke manier structureert en visualiseert, waardoor hij het vertrouwen en de productiviteit kan vergroten en tegelijkertijd verspilling kan elimineren.

De communicatie met mijn secretaresse, die ik vroeger via e-mail en chat deed, is gestroomlijnd door Asana te gebruiken. ​Taakprioriteiten zijn georganiseerd en de voortgang is in één oogopslag zichtbaar. ​Door onnodige gesprekken te verminderen en het gemakkelijker te maken om mijn gedachten af te stemmen met mijn secretaresse, kan ik taken zonder stress beheren. ​Het verbeteren van het vertrouwen en het maximaliseren van de output tussen twee personen is zeker een pluspunt.

Bovendien heeft het feit dat iedereen de voortgang van taken kan zien, ook geleid tot een verbeterde efficiëntie voor het hele Team. ​Osamu Yuzuki, CIO Office Manager op het hoofdkantoor van het Digital System Platform, zei: "Teams die Asana gebruiken, merken vaak dat de tijd die wordt besteed aan werk over werk, zoals het opstellen van documenten, rapporteren aan leidinggevenden en het bijwonen van vergaderingen, met ongeveer 30% wordt verminderd. ​Ik denk dat dit komt doordat de taken van werknemers worden gevisualiseerd en ze deze goed kunnen uitvoeren."

Het tweede voordeel is de "overdracht van kennis en ervaring". ​Efficiënte werkstijlen in afdelingen en teams, in het bijzonder de werkstijlen van goed presterende leden, worden omgezet in Bibliotheken en geïmplementeerd bij andere leden. ​Met Asana kun je efficiënte manieren om een specifieke taak uit te voeren delen, kopiëren en gebruiken, evenals sjablonen die nuttig zijn bij het starten van een taak. ​Het is mogelijk om kennis en ervaring op organisatorisch niveau te formaliseren en in het hele bedrijf in te zetten.

De bruikbaarheid van Asana is ook hoog gewaardeerd. ​Ta Ishibashi, CIO Office of the Digital System Platform Headquarters, zei: "Fujitsu heeft veel afdelingen en er waren situaties waarin de transparantie van planningen verminderde als gevolg van complexe inspanningen, maar nu gebruiken we Asana om het taakbeheer voor elke afdeling te verbeteren. ​Een van de aantrekkelijke aspecten van Asana is de UI/UX. ​Het heeft een ingebouwd mechanisme waarmee je je op je werk kunt concentreren, en de gebruikersinterface is licht en speels, waardoor het gemakkelijk te gebruiken is voor mensen van alle niveaus."

Datagestuurde besluitvorming wordt ook aangemoedigd. ​De heer Fukuda zei: "De wereld van vandaag is datagestuurd. ​Het belangrijkste is om dingen objectief te visualiseren vanuit het perspectief van gegevens. ​Je kunt bijvoorbeeld logisch en objectief bevestigen dat Team B productiever is dan Team A, of aan welke taken je de laatste tijd te veel tijd hebt besteed. ​De gegevens die altijd in Asana worden weergegeven, maken het gemakkelijker om te streven naar de ideale werkstijl voor jou en je organisatie", legde de heer Fukuda uit.

Positieve effecten laten circuleren door werknemers op hun eigen manier te laten werken

Fujitsu heeft verschillende voordelen ervaren door het gebruik van Asana, maar de sleutel tot het maximaliseren van deze voordelen in de toekomst is de wijdverbreide adoptie van Asana. ​De heer Fukuda zei: "Momenteel gebruiken duizenden mensen het, maar ik denk dat het effect in de hele organisatie alleen zal worden gemaximaliseerd wanneer het tienduizenden mensen bereikt. ​Het heeft alleen zin als iedereen het gebruikt."

Daarnaast geloven we dat er een synergetisch effect kan worden verkregen door parallel de 'kwaliteit' van het gebruik te verbeteren. ​Om betere "kennis" en "ervaring" door te geven, is het noodzakelijk om uitstekende sjablonen en bibliotheken te delen. Daarom zal het verfijnen van het gebruik ervan binnen afdelingen en teams door dagelijks gebruik leiden tot het maximale gebruik van "kennis" en "ervaring".

We zijn ook van plan om onze samenwerking met gegevens en digitale technologieën te versterken om de efficiëntie verder te verbeteren. ​We zullen bijvoorbeeld ook benaderingen onderzoeken die gegevens en de nieuwste technologie combineren, zoals AI die problemen met de voortgang van het werk detecteert en aangeeft, en RPA die automatisch verbinding maakt met het volgende proces wanneer een taak in Asana voltooid is.

De heer Fukuda concludeerde met de woorden: "Veel mensen denken niet dat ze 'willen werken'. ​Werk is een middel om te leven, en het ideaal is om het efficiënt in korte tijd en met zo min mogelijk stress te kunnen uitvoeren. ​En het uiteindelijke doel is om energie te kunnen besteden aan het oorspronkelijke doel, plezier en voldoening. ​Ik geloof ook dat het helpen van elkaar zal leiden tot de voordelen en het plezier van het bij een bedrijf horen. ​Het overbrengen en voorstellen van dit idee aan klanten zal leiden tot zaken, wat een goede cyclus is. ​We willen dergelijke positieve effecten creëren."

Het kunnen doen van het werk dat je wilt doen, is de eerste stap naar welzijn. ​Bij Fujitsu proberen we dit te realiseren door de promotie van Fujitra, en door teams met elkaar te verbinden met Asana als middelpunt, proberen we te leiden naar een positieve toekomst, niet alleen voor onszelf, maar ook voor de samenleving.