Het full-service bedrijf voor boekhouding, accounting en HR-diensten, opgericht in 2004 door Becky Brown, werd in 2018 overgenomen door drie technologie-ondernemers: Eric Page, Russell Benaroya en Raja Kapadia. Als serie-ondernemers wisten ze uit de eerste hand hoe lastig het is om met backofficebehoeften om te gaan. Dus bundelden Eric, Russell en Raja hun krachten met Becky als partners en wilden ze iets heel eenvoudigs, maar cruciaals doen: ondernemers de gemoedsrust geven dat hun boekhouding elke keer goed wordt gedaan. Ze wilden ook bruikbare inzichten bieden uit de financiële gegevens van hun klanten om hen te helpen met vertrouwen te plannen voor de toekomst van hun bedrijf.

De vier partners hebben het bedrijf omgedoopt tot Stride en hebben alleen al in hun eerste jaar hun omzet met meer dan 100% verhoogd en hun team uitgebreid tot 35+ werknemers. Hun klanten komen uit verschillende sectoren en hebben doorgaans 5-50 werknemers, met een jaarlijkse omzet van $ 1-$ 25 miljoen.

De behoefte aan structuur en proces

Terwijl Eric zich richt op de bedrijfsvoering en het klantbeheer, leidt Russell de programma's voor het genereren van vraag en de acquisitie van het bedrijf. Toen de twee partners begonnen met het resetten en opbouwen van het Bedrijf, realiseerden ze zich al snel dat ze het volgende moesten doen:

• Structuur en processen implementeren om het bedrijf succesvol te laten groeien en schalen.

• Ieders werk centraliseren om transparantie en zichtbaarheid in het hele bedrijf te bieden, aangezien iedereen op afstand werkt en verspreid is over verschillende tijdzones.

Na het evalueren van een paar werkbeheertools kozen Eric en Russell voor Asana omwille van de intuïtieve gebruikersinterface, de flexibiliteit om verschillende workflows af te handelen en de hoge visuele transparantie. Ze zagen het ook als een kans om andere software te elimineren, omdat ze informatie op één plek konden centraliseren.

Het hele bedrijf aan boord krijgen

Om het team vertrouwd te maken met dit nieuwe niveau van transparantie en deze nieuwe manier van werken, kozen Eric en Russell voor een "leer door te doen"-benadering bij het implementeren van Asana. Elk teamlid leerde eerst de basis van Asana, en daarna werd al het nieuwe werk gepland en toegewezen in de tool in plaats van in spreadsheets, vergaderingen of e-mailthreads.

Met Asana weten we op elk moment waar we met elke klant staan, zodat we problemen proactief kunnen aanpakken. Dit heeft ons geholpen onze klanten langer te behouden, wat ons aanzienlijke incrementele waarde heeft opgeleverd.

Eric Page, mede-oprichter en partner

Hoewel de 'leer door te doen'-benadering van Eric en Russell mensen hielp om aan boord te komen, nam het gebruik aanzienlijk toe voor hun team van accountants en HR-professionals toen ze een Client Health Board maakten om de status van elke account bij te houden. In dit project kan elke accountlead de status van zijn of haar klantrelaties specificeren, zodat er waar nodig meer hulp kan worden aangevraagd voordat problemen escaleren.

Meer transparantie voor snelle groei

Nu beheert het Stride-team al hun werk in Asana, van het vastleggen van bedrijfsdoelstellingen tot het onboarden van nieuwe werknemers. Enkele manieren waarop ze Asana gebruiken om efficiënter te werken, zijn:

• OKR-bijhouden: iedereen kan op elk moment de belangrijkste doelen zien waar het bedrijf naartoe werkt, evenals al het werk dat wordt gedaan om ze te bereiken. Werknemers worden ook aangemoedigd om ideeën voor elke doelstelling in te dienen, waaruit teams vervolgens putten bij het plannen van hun sprint.

• Feedback van klanten: wanneer een klant feedback heeft, dient deze die nu in via een Asana-formulier. Op deze manier wordt het niet over het hoofd gezien en kan er actie worden ondernomen door het teamlid dat verantwoordelijk is voor die functie of dat bedrijfsonderdeel.

• Persoonlijke ontwikkelingsplannen: Een belangrijk principe bij het bedrijf is "investeer in jezelf". Werknemers gebruiken Asana om hun persoonlijke ontwikkelingsplannen bij te houden, zodat ze kunnen zien waar ze vooruitgang boeken en waar ze zich op moeten concentreren om hun persoonlijke doelen te bereiken.

• Onboarding van nieuwe werknemers: elke nieuwe werknemer begint zijn eerste dag bij Stride met het ontvangen van zijn onboardingplan in Asana, zodat hij alle informatie heeft die hij nodig heeft om succesvol te zijn en weet naar welke belangrijke mijlpalen hij in zijn eerste 30 dagen toewerkt.

• Vergaderingen: Hoewel het team de meeste vergaderingen heeft kunnen verminderen door de status van projecten in portfolio's te volgen, zijn de discussies, wanneer ze wel vergaderen, nu gericht op het beantwoorden van cruciale vragen in plaats van het delen van voortgangsupdates.

Vooruitblik op de toekomst

Door hun werk naar Asana te verplaatsen, heeft iedereen bij Stride nu een stem in wat er prioriteit krijgt en wat er binnen de organisatie wordt gedaan. Werknemers zijn meer betrokken en leveren beter werk, omdat ze zich gemotiveerd voelen om hun ideeën te delen en weten naar welke doelen ze toewerken. Het resultaat? Een team dat meer gefocust en minder gestrest is en het bedrijf helpt om voor het tweede jaar op rij de groei te verdubbelen.

Afleiding is duur, daarom hebben we ons erop toegelegd dit waar mogelijk te elimineren. Met Asana kunnen de mensen in een Flow komen en ongestoord hun werk doen, omdat iedereen weet waar ze aan toe zijn en waar ze verantwoordelijk voor zijn - zonder stand-up.

Russell Benaroya, mede-oprichter en partner