Asana is sinds de oprichting in gebruik

Al bij de oprichting vertrouwde Exporo op een digitaal bedrijfsmodel en digitale samenwerking – en ook op Asana. Zo kan het bedrijf, gevestigd in de Hamburgse Hafencity, snel en flexibel reageren op de eisen van de markt, aangezien projecten en inhoud efficiënt en cross-functioneel via digitale processen in kaart worden gebracht. Björn Maronde, gegevensbeschermingscoördinator bij Exporo en verantwoordelijk voor IT-administratie en informatiebeveiliging, was 12 jaar zelfstandig IT-consultant voordat hij een vaste baan bij Exporo kreeg. Al in de oprichtingsfase droeg hij bij aan een succesvolle basis. Omdat hij Asana al van vroeger kende, was het voor hem een doorslaggevende factor om Asana vanaf het begin als werkbeheertool in de bedrijfsprocessen van Exporo te integreren. Vanaf het begin moest er een systeem worden opgezet dat crossfunctioneel werken in teams mogelijk maakt, als centraal aanspreekpunt voor projectwerk fungeert en waarin doelen en taken op team- en medewerkersniveau kunnen worden vastgelegd. De digitale en gestroomlijnde tools van Asana waren uitermate geschikt voor de geautomatiseerde bedrijfsprocessen van Exporo. Het bleek namelijk dat Asana veel meer te bieden heeft dan alleen projectbeheer.

100% penetratie – alle medewerkers gebruiken Asana

Het systeemlandschap van Asana vormt sinds de oprichting van het bedrijf de basis voor een gestructureerde coördinatie van de bedrijfsprocessen. Asana wordt in het hele bedrijf op alle afdelingen gebruikt. Elk van de 181 Exporo-medewerkers heeft een account in Asana om te gebruiken voor teamactiviteiten of voor persoonlijke taken. Daarnaast kunnen ook externe medewerkers en partners, zoals de belastingadviseur of de functionaris voor gegevensbescherming, worden uitgenodigd. Omdat Asana bij Exporo vanaf het begin werd gebruikt, zijn er geen onderwerpen als "overstap naar nieuwe werkmethoden" of "integratie van Asana-processen in de afdelingen". Desalniettemin is continue training van medewerkers noodzakelijk, met name voor nieuwe functies. Alleen zo kunnen de medewerkers ten volle profiteren van alle voordelen van het platform en bijvoorbeeld toegang krijgen tot alle relevante informatie en taken.

Een tool als Asana ondersteunt de samenwerking het beste wanneer zoveel mogelijk collega's er samen mee werken – en bij Exporo werken we 100% met Asana.

Probleemloze overgang naar thuiswerken

De steeds vaker voorkomende overstap naar thuiswerken verliep ook bij Exporo soepel. Dankzij Asana zijn er geen noemenswaardige verstoringen in de bedrijfsvoering opgetreden. Zo zijn vooral afdelingen als HR, Marketing, Tech/Developers en Contract in hun dagelijkse werkzaamheden afhankelijk van de tool. De afdeling Contract, die verantwoordelijk is voor de contracten voor projectontwikkelaars en investeerders, moet eerst juridisch verantwoorde contracten opstellen en deze vervolgens beheren, bijvoorbeeld om wanbetalingen tegen te gaan. Momenteel worden de processen in Asana geoptimaliseerd om bijvoorbeeld de papierwinkel te verminderen, een duidelijk overzicht van de betreffende projectstatus te krijgen en de coördinatie binnen het team verder te verbeteren. Zo moet elke medewerker op de hoogte zijn van zijn eigen taken en deadlines. Van het zoeken naar geschikte projecten tot financiering door investeerders, de werkbeheertool biedt ondersteuning met taken, subklassen en verantwoordelijkheden. Elke afzonderlijke stap kan gemakkelijk en eenvoudig in detail worden gevolgd.

De technologie achter Asana is gestaag verbeterd. Tegenwoordig kunnen veel complexere taken en onderwerpen worden verwerkt. Toch blijft de bediening voor gebruikers eenvoudig.

Verhoogde productiviteit vanaf het begin

Omdat Exporo al sinds de oprichting van het bedrijf op Asana vertrouwt als werkbeheertool, was er een solide en centrale basis voor projectbeheer met enorme uitbreidingsmogelijkheden voor de toekomst. Met de voortdurende verdere ontwikkelingen van Asana kan Exporo de steeds nieuwe uitdagingen aangaan, flexibel blijven en snelle en solide oplossingen vinden. Exporo profiteert momenteel onder andere ook van de integratie van Asana in de messenger-service 'Slack', die in het bedrijf voornamelijk voor interne communicatie wordt gebruikt. Hier kunnen taken nu eenvoudig en met een klik in groepschats of directe berichten worden geïntegreerd en gevolgd.

Björn Maronde kent Asana al vele jaren en heeft de snelle ontwikkeling van de tool meegemaakt. “Vroeger was Asana een heel eenvoudige tool voor bedrijfseconomische taken. Destijds werkte het erg lineair, vergelijkbaar met een boodschappenlijstje. Andere tools waren daarentegen extreem technisch en ingewikkelder in gebruik. Daar moesten eerst databases worden gemaakt om formulieren op te bouwen en gegevens in te voegen.” Hij is overtuigd van de constante verdere ontwikkeling van de tool.

De ontwikkeling van Asana en uitstekende ondersteuning

Sinds de overstap naar de Business-versie van Asana een jaar geleden heeft Exporo een eigen contactpersoon bij het Customer Success Team, wat voor een verdere efficiëntieverbetering heeft gezorgd. Maronde heeft minstens één keer per maand contact met Asana. De persoonlijke contactpersoon bij Asana kent de bedrijfsprocessen van Exporo inmiddels heel goed en doet uit eigen beweging relevante suggesties voor nieuwe functies. “Je wordt actief meegenomen”, zegt Maronde. Hij controleert dan onmiddellijk intern of en hoe deze nieuwe functies zinvol en winstgevend bij Exporo kunnen worden ingezet. Omgekeerd biedt de support bij vragen de grootst mogelijke ondersteuning. De door Asana gegeven trainingen worden zeer goed ontvangen door de medewerkers. De experts van Asana zijn zeer deskundig en kunnen hun kennis zeer goed overbrengen. Het gebruik en de bestaande processen die al in de tool werden uitgevoerd, konden door de integratie van nieuwe versies en door de trainingen vele malen worden geïntensiveerd. Hoewel Exporo het gebruik van Asana zeer zelfstandig in de werkprocessen heeft geïntegreerd, raadt Björn Maronde toch aan om regelmatig contact op te nemen met de experts van het Customer Success Team van Asana.

Je krijgt nuttige tips en kunt het gebruik nog beter en eenvoudiger maken. Ik heb zelden zo'n goede ondersteuning van de klantenservice gekregen als bij Asana.

Asana als succesverhaal bij Exporo

De medewerkers van Exporo denken zelf na over hoe ze de afzonderlijke onderdelen van de tool verder kunnen integreren in hun dagelijkse werk en hun afdeling. Afdelingen zoals HR of Compliance gebruiken bijvoorbeeld de functie "Forms" om verzoeken te ontvangen en te verwerken. De medewerkers plannen, organiseren en herstructureren zelf hun eigen dagelijkse werkzaamheden. Daarvoor gaan ze actief om met het systeem. Maronde: “Een collega die een doel voor een heel kwartaal had gesteld, kon dit met de steun van Asana al aan het begin van het kwartaal bereiken. Exporo vertrouwt erop dat medewerkers actief betrokken zijn bij het optimaliseren van processen. Dat is wat een jong bedrijf uitmaakt. Het is leuk omdat iedereen aan hetzelfde touw trekt.”

Asana Forms en Goals

Met de nieuwe Asana-functies Forms en Goals centraliseert Exporo gericht bepaalde processen. Met Forms is het mogelijk om slechts één link naar medewerkers te sturen. Het in Asana opgeslagen formulier bevat dan alle vragen en onderwerpen die relevant zijn voor het proces. Met de functie 'Goals' kunnen volledige bedrijfsdoelen aan de vereiste taken worden gekoppeld en kan de voortgang worden gevolgd. Teams werken daardoor gerichter samen. Met Goals is het mogelijk om de doelen direct en zonder tussenstap aan de taken te koppelen. Hierdoor biedt Goals duidelijkheid over taken, processen, doelen en resultaten.

Een solide gegevensbasis is enorm belangrijk voor Business Intelligence

Voor een systematische bedrijfsanalyse werd Asana rechtstreeks geïntegreerd in de Business Intelligence (BI) van Exporo. Asana is daarbij diep geïntegreerd en alle relevante gegevens worden opgeslagen in het datawarehouse. Hierdoor kunnen complexe berekeningen worden uitgevoerd, zoals de waarschijnlijkheid van bepaalde gebeurtenissen. Uniforme rapporten worden hier niet alleen voor intern gebruik gebruikt, maar ook voor rapportage aan investeerders. Door de integratie van BI kan worden geanalyseerd waar er problemen zijn. Als het bijvoorbeeld om supporttickets gaat, zien collega's in één oogopslag hoeveel tickets in behandeling of nog open zijn en hoe lang de behandeling van een ticket gemiddeld duurde. Op deze manier worden regelmatig veel meer gegevens uit Asana via een interface overgedragen naar de BI-tool. Het management heeft zo een concreet overzicht van alle processen.