Bij het Zwitserse outdoorbedrijf Mammut Sports Group AG staat avontuur hoog in het vaandel. Of het nu gaat om wandelen, klimmen, bergbeklimmen of wintersport: Mammut voorziet outdoorliefhebbers die in alle weersomstandigheden in de bergen onderweg zijn van de juiste uitrusting. Het bedrijf kan al terugkijken op een 160-jarige bedrijfsgeschiedenis. Het bedrijf werd in 1862 opgericht als touwmakerij en ontwikkelt en verkoopt tegenwoordig prestatiekleding, schoenen, rugzakken, slaapzakken, klim- en lawine-uitrusting. Mammut is inmiddels actief in 40 landen en heeft ongeveer 800 medewerkers in dienst.

De ambitie van de outdoorspecialist is niet alleen om bergsportliefhebbers hoogwaardige, innovatieve en veilige producten te bieden, maar ook om hen te inspireren met unieke marketingervaringen. De marketing draait om professioneel geproduceerde content, van artikelen en interviews met professionele atleten tot spannende korte films. Daarnaast zijn er altijd grote projecten, zoals de huidige trailrunningcampagne GRIT, die drie hardlopers begeleidde op hun 340 kilometer lange tocht door IJsland en die storytelling, Strava-acties, video's, sociale media en meer omvat.

Ongeveer 100 medewerkers werken nauw samen in het marketingteam om dergelijke creatieve campagnes te realiseren.

Asana optimaliseert het creatieve werk

Achter elke marketingcampagne zitten talloze creatieve geesten: ontwerpers, copywriters, fotografen, socialmediaspecialisten en meer. Hoewel de wereldwijde marketing vanuit het hoofdkantoor in Seon wordt aangestuurd, is er ook nauwe samenwerking met teams op andere locaties over de hele wereld en met externe bureaus. De marketingafdeling werkt daarbij altijd aan vijf seizoenen en meerdere collecties tegelijk. Dit betekent dat tientallen projecten in verschillende stadia parallel moeten worden uitgevoerd, van het eerste concept tot het schrijven van marketingslogans en fotoshoots, tot de lay-out en het lanceringsevenement. Daarnaast lopen er lokale en regionale acties. Om de vele campagnes tot een succes te maken, moeten talloze radertjes in elkaar grijpen.

Dat kan alleen als het team goed verbonden is, transparante processen heeft en optimaal met elkaar communiceert. Mammut heeft daarom handmatige takenlijsten, zelfopgelegde deadlines en het werken in silo's afgeschaft en creëert sinds 2021 met Asana een geheel nieuwe vorm van gecoördineerde en interdisciplinaire samenwerking. Het bedrijf gebruikt de werkbeheertool om nette marketingcampagnes op te zetten, alle vereisten, kerngegevens en inhoud centraal te beheren en het creatieve ontwikkelingsproces te versnellen.

Momenteel gebruiken ongeveer 100 Mammut-medewerkers Asana, waaronder de marketingteams en collega's uit de afdelingen productontwikkeling, retail, verkoopbevordering en klantbinding. Alleen al in het laatste kwartaal hebben ze met het platform bijna 6.000 taken aangemaakt, 92.000 activiteiten uitgevoerd en 27.000 samenwerkingen gestart; Asana heeft op de achtergrond automatisch 1.600 acties overgenomen. Het aantal projecten dat tot nu toe met Asana is beheerd, bedraagt 144. De introductie tot de tool is al een vast onderdeel van de inwerkfase voor nieuwe medewerkers, omdat Asana inmiddels grotendeels het dagelijkse werkproces bepaalt.

Transparantie voor complexe campagnes

Asana verbindt bij Mammut evenemententeams, de redactie van de nieuwsbrief, digitale marketingexperts, e-commercespecialisten, contentmanagers en reclamestrategisten, ook over de landsgrenzen heen. Het platform helpt alle medewerkers om processen te verbeteren en soepeler samen te werken. Net als in een klimteam kan iedereen op de anderen vertrouwen. Bij Creative Operations Manager Raphael Lechner komen de draden van de afzonderlijke projecten samen.

De opgeleide fotograaf en mediaontwerper is vooral blij met twee voordelen: "Ten eerste hebben we met Asana stap voor stap transparantie in onze complexe campagnes gebracht. We hebben een overzicht van de actuele status van alle werkstappen, kunnen rechtstreeks in Asana communiceren via de opmerkingfunctie en alles beter op elkaar afstemmen. Ten tweede hebben we meetbaarheid gecreëerd, wat ons helpt om realistische deadlines te stellen en deze ook te halen.”

Raphael Lechner waardeert vooral de tijdlijn, waarin het team alle taken met de bijbehorende deadlines overzichtelijk kan weergeven. “We kunnen precies zien hoe alles met elkaar verbonden is en hoe snel een campagne kan worden gestart. Dat helpt ook om de verwachtingen binnen het bedrijf beter te sturen.”

Met Asana kunnen we de volledige campagneplanning in kaart brengen, inclusief projectfasen, subtaken, mijlpalen en afhankelijkheden. En de contentkalender toont ons in realtime de status van de content die in bewerking is.

Raphael Lechner

Mammut, Marketing

Bonus: aanzienlijk minder e-mails

De betere meetbaarheid van de werkbelasting helpt Mammut bij de capaciteitsplanning. Als er zich te veel werk opstapelt bij medewerkers, kunnen taken in Asana eenvoudig worden toegewezen aan andere teamleden. Een merkbaar voordeel in het dagelijkse werk is ook dat het aantal e-mails is afgenomen, vooral bij de campagneplanning. De tijdwinst door het gebruik van de opmerkingfunctie in Asana en het sneller zoeken naar informatie kan worden geëxtrapoleerd naar 20 dagen per jaar. En als er e-mails binnenkomen, kunnen deze met de Outlook-integratie meteen worden omgezet in Asana-taken.

Een andere integratie met de collaboratieve ontwerptool Figma stelt marketingmedewerkers bovendien in staat om ontwerpprototypes rechtstreeks in Asana te bekijken en te becommentariëren, wat het feedbackproces vereenvoudigt. Over het algemeen zijn er minder vragen en afstemmingsrondes nodig, en videoconferenties en vergaderingen op locatie komen minder vaak voor. Zo gaat er minder tijd verloren aan werk rondom het werk en kunnen medewerkers productiever zijn.

We merken dat we meer ruimte in de agenda hebben. Omdat iedereen kan zien wat er wanneer klaar moet zijn, kan iedereen zijn werk beter organiseren.

Raphael Lechner

Mammut, Marketing

Asana helpt bij het optimaliseren van marketingbudgetten

Met een uitgekiende contentmarketingstrategie vindt de dialoog met de klanten bij Mammut plaats via vele kanalen, waaronder bijvoorbeeld het online tijdschrift en de nieuwsbrief, sociale media zoals Instagram en vakmedia. Dankzij het realtime overzicht van alle projecten kan Mammut nu altijd zien waar de meeste marketingactiviteiten plaatsvinden en zijn campagnes dienovereenkomstig aanpassen, zodat alle communicatiekanalen – en dus de budgetten – optimaal worden benut.

Het team bespaart bovendien geld, omdat er dankzij de transparantie tussen de afzonderlijke werkgroepen minder verrassingen zijn. “Dat een project ergens vastloopt door een gebrek aan communicatie of planning en dat een freelancer of een extern bureau dringend moet inspringen om te helpen, gebeurt eigenlijk helemaal niet meer”, legt Raphael Lechner uit.

In gevallen waarin voor speciale taken toch een externe specialist wordt ingeschakeld, kan hij zich in de toekomst gasttoegang tot Asana voorstellen, wat de samenwerking vergemakkelijkt.

Daarnaast wil Mammut het gebruik van Asana in het bedrijf uitbreiden, extra teams aansluiten en zijn beproefde werkmethoden verder ontwikkelen. Ook de verdere automatisering van workflows is voor de nabije toekomst gepland om extra tijd te besparen, bijvoorbeeld met aangepaste velden die nieuwe taken automatisch aan de juiste medewerker toewijzen.

Bij Mammut stellen we onszelf voortdurend vragen en willen we onszelf continu verbeteren. Het gaat erom altijd de volgende top te beklimmen. Asana helpt ons daarbij.

Raphael Lechner

Mammut, Marketing