Zoals gebruikelijk bij veel non-profitorganisaties, is het team van NTEN klein maar krachtig. Ze zijn gevestigd in Portland en hebben verschillende werknemers op afstand. Ze organiseren een jaarlijkse conferentie en produceren talloze bronnen voor hun 50.000+ leden om meer te weten te komen over de beste technologie en deze toe te passen. Aan het roer van de organisatie staat Amy Sample Ward, de CEO van NTEN.

Naarmate de organisatie groeide, wilde het team meer transparantie over verantwoordelijkheden, deadlines en hoe bij te dragen aan een project. En met verschillende initiatieven die tegelijkertijd liepen, werden kleine maar cruciale stappen over het hoofd gezien vanwege informatiesilo's. Gezien hun rol als technologieleider wist het NTEN-team dat er tools waren die hen konden helpen effectiever te werken, dus besloten ze het goede voorbeeld te geven en een tool te vinden die hen zou helpen alles op één plaats te organiseren.

De zoektocht naar een dynamische samenwerkingstool

Verschillende leden van Amy's team hadden in het verleden verschillende Werkbeheertools geprobeerd, maar ze besloten dat het tijd was om alles op één platform te centraliseren. Voor Amy boden de tools die ze hadden uitgeprobeerd niet de mogelijkheden die ze nodig hadden.

Na het evalueren van een paar tools besloten Amy en haar Team dat Asana de functionaliteit bood die ze nodig hadden. Het kon hen laten zien hoe verschillende delen van het werk met elkaar verbonden zijn - bijvoorbeeld taken in meerdere projecten, afhankelijkheden en vervaldatums. Het stelde hen ook in staat om over het werk te communiceren met reacties, gesprekken en projectstatus in plaats van een andere tool nodig te hebben. Door de communicatie verbonden te houden met het werk, werden de verantwoordelijkheden duidelijk en werd de ruis verminderd. Ten slotte bood het de mogelijkheid om de privacy-instellingen voor gevoelig werk aan te passen.

Ik herinner me dat ik over de non-profitkorting hoorde en dacht: 'We kunnen al deze functionaliteit ontgrendelen en binnen ons budget blijven - we doen dit.'

Voor Amy, die maar al te goed bekend is met het gebrek aan middelen bij non-profitorganisaties, waren de non-profitprogramma's de doorslaggevende factor om Asana te omarmen. Met 50% korting en toegang tot het Asana-adviseurprogramma werken Amy en haar team nu met het Asana Businessplan en gebruiken ze functies als Formulieren, Portfolio's en Werkbelasting. Met deze functies stroomlijnen ze de werkintake, kunnen ze de voortgang van initiatieven zien en zijn ze in staat om hun altijd kostbare middelen beter te beheren.

Het goede voorbeeld geven: Asana uitrollen naar het team

Met zoveel ervaring in het helpen van non-profitorganisaties bij het uitrollen van nieuwe technologie, koos NTEN voor een zeer methodische aanpak bij het implementeren van Asana. Ze begonnen met een pilot van één team en één project en breidden vervolgens uit met meer projecten en teamleden. De eerste groep gebruikers leidde vervolgens hun teamgenoten op toen ze begonnen samen te werken aan projecten en hun werk in Asana te beheren.

Onze onboardingmethode zorgde ervoor dat mensen het gevoel hadden dat ze werden betrokken in plaats van gedwongen om de tool te gebruiken.

Met de structuur en afspraken voor het beheren van werk in Asana vastgelegd, was het eenvoudig om de rest van de organisatie aan boord te krijgen. NTEN gebruikte projectsjablonen om nieuwe gebruikers te helpen het directe voordeel van Asana in te zien. Met de visuele hulp die sjablonen bieden, konden mensen zien hoe ze hun werk moesten structureren en beheren, waardoor het meteen duidelijk was hoe Asana hun dagelijkse werk gemakkelijker zou maken. Dit hielp de tijd te versnellen die nodig was om het hele team aan boord te krijgen.

Gebruik Asana om de zichtbaarheid en efficiëntie te vergroten

Nu gebruikt NTEN projectsjablonen om al hun wekelijkse cursussen te plannen, zoals Digitale geletterdheid en toegankelijkheid en De anatomie van een website-herontwerp, zodat ze geen kritieke stappen missen en iedereen kan helpen als een teamgenoot niet op kantoor is. Dit vermindert niet alleen de stress voor het team, het helpt hen ook om in elke cursus nog betere inhoud en middelen te leveren.

Met Asana verspillen we geen tijd meer aan het onthouden van wat we moeten doen.

Het NTEN-team gebruikt Asana ook om hun jaarlijkse conferentie, NTC, te plannen, die meer dan 2400 deelnemers verwelkomt van non-profitorganisaties die op zoek zijn naar nieuwe manieren om verandering teweeg te brengen met technologie. Door alle NTC-taken in een hoofdproject te beheren, kunnen ze alles op een tijdlijn zien en mijlpalen bijhouden om ervoor te zorgen dat cruciale stappen op tijd voltooid zijn. Dit heeft het team in staat gesteld om een betere conferentie-ervaring te bieden aan zijn leden, zoals het aanbieden van een fotohokje of het verbeteren van de kwaliteit van hun Ignite-presentaties, omdat ze zich niet op het laatste moment hoeven te haasten en zich in plaats daarvan kunnen concentreren op het verrassen van hun deelnemers.

Ten slotte stroomlijnt NTEN hun creatieve aanvraagproces om ervoor te zorgen dat hun ontwerpteam vooraf de informatie krijgt die het nodig heeft voordat het ontwerp- en productieproces van start gaat. Dit zal het creatieve team helpen om sneller betere middelen te leveren, omdat ze helderheid hebben over aanvragen en zicht hebben op de status van elke aanvraag.

Ruimte creëren voor teamontwikkeling en betere bedrijfsresultaten

Met meer structuur en zichtbaarheid in ieders werk heeft NTEN niet alleen hun processen verbeterd, maar ook het team zelf. Ze hebben nu meer tijd om creatief na te denken omdat de verantwoordelijkheden en de volgende stappen duidelijk zijn, en iedereen heeft het gevoel dat ze de vaardigheden hebben om hun projecten succesvol te beheren. Bovendien kan elke teamgenoot nu zien hoe zijn/haar werk - hoe klein het ook mag lijken - bijdraagt aan grotere initiatieven en het succes van de organisatie.

Asana heeft ervoor gezorgd dat iedereen in het team er vertrouwen in heeft dat ze hun projecten van begin tot eind succesvol kunnen beheren.

Met Asana kan NTEN ondersteuning van wereldklasse bieden aan hun leden en de non-profitgemeenschap, waardoor ze een stap dichterbij het belichamen en bereiken van hun missie komen.