In de steeds veranderende mediaomgeving houdt We Are Era de vinger aan de pols van de tijd, identificeert het trends en biedt het inhoudsoplossingen die passen bij de huidige tijdgeest en deze actief vormgeven. Dus hoe kunnen ze sneller dan andere bureaus reageren op verzoeken van klanten en deze creatief implementeren? We Are Era vertrouwt op samenwerkingstechnologie zoals Asana om processen te standaardiseren, werk te automatiseren en informatie te beheren, zodat deze op elk moment kan worden gevonden. Het resultaat is dat ze hun efficiëntie hebben verhoogd en de projecttijdlijnen hebben verkort.

Door processen te standaardiseren en te automatiseren met Asana, houden onze teams alles onder controle, besparen ze tijd en kunnen ze zich concentreren op wat er echt toe doet: inhoud die overtuigt.

Christian Röhrich, Teamleider, Pitch- en projectmanagement

Het Pitch & Project Management-team ontwikkelde het succesvolle projectbeheerconcept dat We Are Era nu volgt. Het team, onder leiding van Christian Röhrich, is verantwoordelijk voor positionering, creatieve conceptontwikkeling en het pitchdeck van het bedrijf, het vinden van influencers, media-inkopen en distributieplanning. Zij zijn de interface tussen interne en externe belanghebbenden en zijn verantwoordelijk voor het leiden van nieuwe projecten voor merken en publieke organisaties, plus het beheren van cross-functionele workflows met Asana.

Asana wordt het centrale platform voor projectbeheer bij We Are Era

In het verleden gebruikte het team verschillende oplossingen voor communicatie en samenwerking. Dit was omslachtig en leidde uiteindelijk tot extra werk voor het projectbeheerteam.

Aanvankelijk gebruikte We Are Era de freemiumversie van Asana als tool voor werkaanvragen op verschillende locaties, waaronder reizen, IT-ondersteuning en ontwerpaanvragen. Christian realiseerde zich meteen dat Asana veel meer potentieel bood en begon het gebruik ervan uit te breiden naar zijn hele team, waardoor Asana het centrale platform werd voor projectbeheer en dagelijkse samenwerking.

Er zijn meestal veel afdelingen betrokken bij projecten binnen het bedrijf, zoals strategie, creatief en productie, dus er is veel te coördineren, waaronder veel briefings en feedbackrondes. Christian en zijn team bouwden een standaardproces uit voor hun projectworkflow in Asana, en nu kan iedereen samenwerken op een duidelijk gestructureerde plek die efficiënt werken mogelijk maakt. Voor repetitieve administratieve en organisatorische activiteiten heeft Christian automatiseringsregels gemaakt die worden geactiveerd door specifieke triggers, zoals vervaldatums, om tijd te besparen en de werkbelasting te minimaliseren.

Voor Christian zijn het de statusrapporten en de helderheid die de beste workflow in zijn klasse mogelijk maken: iedereen die bij een project betrokken is, weet hoe het gaat en hoe het werk ervoor staat, hetzij via geautomatiseerde statusrapporten, hetzij door het project zelf in Asana te bekijken. Bovendien vindt communicatie rechtstreeks in Asana plaats op verschillende hiërarchische niveaus op project-per-project-basis, zodat deze wordt bijgehouden, geclassificeerd, gesorteerd en door iedereen gemakkelijk te vinden is.

Je kunt de bijdrage van Asana voelen als onze 'single source of truth'. We kunnen het aantal projecten verhogen zonder de druk te verhogen, omdat je niet meer alles in je hoofd hoeft te hebben.

Christian Röhrich, Teamleider, Pitch- en projectmanagement

Teamleden mochten beslissen of ze Asana wilden gebruiken. Velen zagen al snel de waarde in van het beheren van hun openstaande werk in het platform en begonnen aan hun projecten en Taken in Asana te werken. Voor Christian is het belangrijk om automatiseringsregels binnen het team te benadrukken, zodat iedereen weet wat er "op de achtergrond gebeurt" terwijl ze aan hun kerntaken werken.

Bovendien hebben sommige werknemers die zich sterk identificeren met Asana een 'Asana Task Force' gevormd om nieuwe functionaliteit te testen zodra deze wordt vrijgegeven, om ervoor te zorgen dat processen zinvol in Asana worden in kaart gebracht. Ze ondersteunen niet alleen hun collega's, maar dragen ook actief bij aan het verder opschalen van het platform binnen We Are Era.

Hoe teamleden het beste uit Asana halen

Het team van Christian is verantwoordelijk voor het evalueren van pitchverzoeken van nieuwe klanten en briefings, of verzoeken voor nieuwe projecten van bestaande klanten. Over alle functies en landen heen verwerken ze aanvragen op alle We Are Era-locaties. Het team werkt vanuit een gedeeld project in Asana, dat automatisch alle nieuwe aanvragen van het verkoopteam ontvangt.

Zodra ze een aanvraag voor een nieuw project in hun Asana-project ontvangen, verduidelijkt het Pitch & Project Management-team belangrijke kerngegevens zoals het beoogde tijdsbestek, de budgetplanning, de intensiteit van het advies en de doelgroep. Als er onvoldoende informatie wordt verstrekt, verloopt de communicatie met het verkoopteam standaard rechtstreeks via een Asana-formulier. Een ander formulier is zo ontworpen dat werknemers het rechtstreeks naar klanten kunnen sturen. De aanvraagworkflow met vaste Formulieren zorgt voor kwaliteit en minimaliseert de tijd die aan het begin van een project verloren gaat.

Zodra alle essentiële informatie is verzameld, worden de juiste projectmanagers en teams voor het project geselecteerd, afhankelijk van capaciteit, vaardigheden en interesses.

De projectmanager kan deadlines en de status van het werk van werknemers in Asana bekijken. Hierdoor kunnen ze in één oogopslag zien wie een ander project kan aannemen of ondersteunen. Door de structuur van Asana kan het Pitch & Project Management-team veel efficiënter werken.

Maar niet alleen het Pitch & Project Management-team werkt graag met Asana; het wordt in het hele bedrijf gebruikt als centraal werkbeheerplatform, samen met HubSpot, Dropbox, CreatorIQ, Tubular, Socialbakers, CrowdTangle en Frame.io, afhankelijk van de afdeling en verantwoordelijkheden.

Asana is visueel ontworpen, wat erg belangrijk is voor een bedrijf dat uit de marketingsector komt. We nodigen onze klanten ook uit om met ons te werken in Asana.

Christian Röhrich, Teamleider, Pitch- en projectmanagement

Een van de grootste voordelen van Asana is dat het gebruikers verschillende opties biedt om hun werk te bekijken. Velen werken graag in de bordweergave, zodat ze de hele workflow kunnen visualiseren en creatieve middelen kunnen zien, bijvoorbeeld afbeeldingen die aan taken zijn toegevoegd. De tijdlijnweergave is ook populair en gemakkelijk te delen met klanten, zodat alle betrokkenen kunnen zien wanneer het projectwerk plaatsvindt en hoe het met elkaar verbonden is.

Omdat de functionaliteit van Asana zo intuïtief en gebruiksvriendelijk is, is er geen langdurige training nodig. Het onboarden van nieuwe klanten is bijvoorbeeld meestal in slechts 15 tot 20 minuten voltooid met behulp van de eenvoudige methodologie die ze hebben ontwikkeld. 

Asana bij We Are Era: een succesverhaal in cijfers

Bij We Are Era gebruiken 240 werknemers op alle acht locaties Asana in hun eigen taal en hebben ze in maart 2022 2.500 projecten en bijna 400.000 taken in Asana afgehandeld. Christian schat dat het toenemende gebruik van Asana-regels, -formulieren en -projectsjablonen een totale besparing van gemiddeld 90 werkdagen per jaar mogelijk maakt.

Het aantal Taken dat in Asana wordt gemaakt, stijgt al maanden gestaag. Dit laat zien hoe sterk de tool is geadopteerd, hoeveel functies er zijn geïntegreerd en hoeveel projecten er via Asana worden beheerd.

Christian Röhrich, Teamleider, Pitch- en projectmanagement

Hoe Asana processen continu optimaliseert

Asana heeft de samenwerking met klanten ook veel transparanter en efficiënter gemaakt. We Are Era heeft gemerkt dat veel klanten sneller en vaker reageren op aanvragen die via Asana zijn verzonden. Ze geven meer feedback, waardoor lopende projecten kunnen worden aangepast aan de behoeften van de klant en succesvoller en met minder stress kunnen worden voltooid. Door de betrokkenheid van klanten met Asana te verbeteren, heeft We Are Era de klanttevredenheid verhoogd en de klantloyaliteit op lange termijn versterkt.

Werknemers hebben een blijvende verandering in hun werkstijl gezien, omdat Asana hen in staat stelt naadloos te werken, ongeacht hun locatie. Niet alleen vanaf kantoor of thuis, maar vanaf elke locatie, omdat alle informatie die centraal in Asana is opgeslagen overal toegankelijk is. De native mobiele app is in dit opzicht ook zeer succesvol geweest.

Met Asana hoeven we niet altijd vanaf nul te beginnen en kunnen we open en eerlijk informatie uitwisselen.

Christian Röhrich, Teamleider, Pitch- en projectmanagement

Dankzij Asana werkt We Are Era op een transparante manier samen in het hele bedrijf en wordt alles openlijk gecommuniceerd. De media-industrie is snel, digitaal en zeer open, en werknemers zagen al snel de voordelen van deze manier van werken in Asana om ideeën met anderen te delen of om ondersteuning te vragen. Vaak hebben anderen al soortgelijke projecten gedaan, al een doelgroep onderzocht of kennen ze een geschikte influencer. Dit voorkomt dubbele inzet, ervaring wordt gedeeld en projecten kunnen sneller vooruitgaan.

De informatie van collega's helpt enorm bij nieuwe projecten en de kennisoverdracht verhoogt de motivatie van de werknemers en verbetert de kwaliteit en efficiëntie van het werk.

Wat is het volgende voor Asana bij We Are Era?

Voor de toekomst is We Are Era van plan om Asana prioriteit te geven voor projectgerelateerde communicatie, kantoorfuncties op Asana uit te voeren en het gebruik ervan in het algemeen uit te breiden. Het bedrijf is ook van plan om de portfolio- en rapportagefunctionaliteit te gaan gebruiken.

Door verdere automatisering verwacht We Are Era processen nog toegankelijker en efficiënter te maken, zodat werknemers zich kunnen concentreren op wat echt belangrijk is: het leveren van de beste creativiteit.

In overeenstemming met open samenwerking zal het bedrijf ook de OKR's (Objectives and Key Results, doelen en belangrijkste resultaten) van werknemers opslaan naast de bedrijfsdoelen met behulp van de functie Doelen van Asana. Dit koppelt strategische doelen aan het dagelijkse werk op operationeel niveau en biedt helderheid over doel, plan en de eigen verantwoordelijkheden van werknemers. Op deze manier kan iedereen zien hoe ze hun specifieke projecten en taken moeten prioriteren om de OKR's te bereiken, en hebben ze toegang tot het grotere geheel om te zien hoe deze bijdragen aan het behalen van de jaarlijkse doelen van het bedrijf en uiteindelijk het bereiken van hun algemene missie.