Olo is een snelgroeiende digitale bestel- en bezorgdienst voor meer dan 250 restaurantmerken, waaronder Chipotle, Jamba Juice en Five Guys. Het is essentieel om hun nieuwe werknemers op de juiste manier te laten beginnen, omdat 50% van hun team van 130 mensen op afstand werkt in de VS. Dit maakt hun belangrijkste Doel, retentie, des te uitdagender.

Om hun verspreide personeelsbestand samenhangend en betrokken te houden, heeft het HR-team van Olo, dat ze hun People + Culture-team noemen, een volledige onboarding-ervaring ontworpen en beheert het elke HR-behoefte die volgt op de eerste dag van een werknemer, van salarisadministratie en functioneringsgesprekken tot aandelen en conferenties. Deanne Rhynard, VP van People and Culture, is van mening dat zelfs de kleinste HR-interacties helpen bij het creëren van een uitstekende bedrijfscultuur.

“Ook al zijn we hier allemaal voor het werk”, zegt Deanne, “ik vind het belangrijk dat iedereen gelukkig is. Als onze werknemers gelukkig zijn, houden ze ons bedrijf overeind."

Het team gebruikt Asana om ervoor te zorgen dat elk HR-proces vlekkeloos verloopt, hoe gedetailleerd het ook is. 'Er is geen moment waarop we Asana niet gebruiken', zegt Deanne. “Het is essentieel voor onze totale strategie en onze dagelijkse activiteiten, en laat ons als team op afstand samenwerken en mensen verantwoordelijk houden voor hun taken. Het stelt ons ook in staat mensen meer mogelijkheden te geven en erop te vertrouwen dat ze het werk af krijgen."

Het geheim van HR-succes: gedetailleerde en herhaalbare processen

De meeste People + Culture-processen van Olo zijn ongelooflijk gedetailleerd en worden vaak herhaald, zoals de tweewekelijkse en maandelijkse payroll, jaarlijkse prestatie-evaluaties en aandelentoewijzingen. Dan is er de onboarding voor elke nieuwe werknemer - er kunnen wel 130 stappen zijn, en ze zijn allemaal belangrijk voor het behoud van werknemers. “Als ik een stap in de onboarding oversla, is dat een mislukking in de ogen van een nieuwe werknemer en voor mij als hun vertegenwoordiger binnen het bedrijf”, zegt Deanne. "Ik loop het risico dat ze vertrekken, wat ons retentiepercentage verlaagt en iedereen minder gelukkig maakt."

Het People + Culture-team is klein en verspreid, wat de uitdaging vergroot. "We zijn een team van drie, maar we zouden een team van dertig moeten zijn", zegt Deanne. "Het werk dat we doen is cruciaal." Deanne zelf is gevestigd in Seattle en haar teamgenoten zijn gevestigd in New York, dus ze gebruiken Asana om de afstand te overbruggen. "Asana helpt me te communiceren met mijn werknemers in New York. Ik weet waar ze aan werken en ik hoef ze niet constant te vragen hoe het gaat."

Wanneer normale takenlijsten niet volstaan

Deanne gebruikte Asana voor het eerst bij haar vorige bedrijf en toen ze bij Olo kwam, was ze van plan om terug te keren naar normale takenlijsten. "Ik heb het echt geprobeerd", zegt ze, "maar ik realiseerde me dat ik niet zonder Asana kon werken."

Het ongelooflijk gedetailleerde karakter van de HR-processen van Olo maakt ze bijzonder uitdagend, evenals het feit dat er veel mensen buiten People + Culture bij betrokken zijn. “Het is onmogelijk om alles op papier of in een algemene takenlijst vast te leggen”, zegt Deanne. “Met Asana kun je slepen en neerzetten. Je kunt dingen organiseren met vervaldatums, bijlagen en reacties, en taken toewijzen aan mensen binnen en buiten de afdeling People + Culture."

Als ik een stap in de onboarding oversla, is dat een mislukking in de ogen van een nieuwe Werknemer en voor mij als hun vertegenwoordiger binnen het bedrijf. Nu laten we de dingen niet door de mazen van het net glippen omdat we een waterdicht systeem hebben. Asana is absoluut essentieel. Zonder Asana zou ik mijn werk niet kunnen doen.

Ze begon Asana weer voor zichzelf te gebruiken en het begon langzaam te verspreiden. Nu vertrouwen haar People + Culture-collega's er ook op, evenals de klantsucces- en marketingteams van Olo. "We laten dingen niet door de mazen van het net glippen omdat we een waterdicht systeem hebben", zegt Deanne. "Het is veel moeilijker om een taak of een stukje informatie uit het oog te verliezen."

Waterdichte on- en offboarding bij Olo

Het People + Culture-team van Olo slaat hun onboardingprocessen op als projectsjablonen in Asana, met telkens één voor fulltimers, aannemers en overgeplaatste werknemers. Ze kopiëren het sjabloon voor elke nieuwe werknemer en werken de lijst af.

De onboarding-sjablonen zijn onderverdeeld in secties die verschillende fasen in het onboardingproces vertegenwoordigen. Hier zijn een paar van de bijbehorende taken:

• Relevante werknemersinformatie: naam, persoonlijk e-mailadres, Olo-e-mailadres, hun ATS-link voor het cv, teamtoewijzing, functie, hun startdatum, hun werklocatie, de naam van hun manager en meer.

• Afrondende wervingstaken: gegevens van nieuwe medewerker registreren, aanbiedingsbrief opslaan, mappen organiseren, aanwervingsplan bijwerken, functie als ingevuld markeren in ATS.

• Na ondertekening van de aanbiedingsbrief: een welkomstmail van de CEO versturen, computerbestelopties, nalevingsdocumenten, een buddy toewijzen, een antecedentenonderzoek indienen, toevoegen aan de hoofdplanningsdocumenten.

• Onboarding-ervaring: een e-mailaccount maken, eerste trainingsvergaderingen plannen, softwarerechten toewijzen, een FitBit bestellen, een swagbag verzenden, een kantoortrip naar New York plannen, de nieuwe werknemer toevoegen aan het HRIS-systeem, een e-mail sturen ter voorbereiding op de eerste dag.

Asana-projecten zorgen er ook voor dat de juiste mensen betrokken blijven. De recruiter en de leden van het People + Culture-team volgen het project in Asana, net als alle personen binnen het bedrijf die softwarerechten moeten toewijzen.

Offboarding is net zo naadloos. Wanneer een werknemer vertrekt, waarborgt het offboardingproces de beveiliging en bescherming van het bedrijf en helpt het het People + Culture-team om alle losse eindjes aan elkaar te knopen. De werknemer geniet van een professionele ervaring tot de allerlaatste minuut bij Olo.

Het offboarding-projectsjabloon omvat een exitgesprek en de noodzakelijke processen om ontslagovereenkomsten te registreren, de laatste salarisadministratie af te ronden, accounts af te sluiten en softwaretoegang te verwijderen. Om een vertrek vertrouwelijk te houden, kan alleen het juiste People + Culture-personeel het project in Asana volgen, totdat andere werknemers op de hoogte zijn van het vertrek van hun collega.

Andere HR-processen uitvoeren in Asana

Olo heeft honderden andere HR-toepassingen die door Asana worden ondersteund. "Zodra ik een proces in Asana heb opgezet, hoef ik er niet meer over na te denken", zegt Deanne. "Het houdt me bij mijn verstand." Hier zijn een paar voorbeelden:

• Salarisadministratie: sjablonen voor de salarisadministratie in het midden en aan het einde van de maand helpen Deanne om te gaan met onvoorziene omstandigheden zoals commissies, bonussen, ontslagvergoedingen, staatsbelastingen, uren, verlof en meer. De COO, SVP Financiën en Accounting krijgen allemaal toegang tot een loonoverzicht.

• Prestatie-evaluaties: Managers, werknemers en afdelingshoofden zijn degenen die de evaluaties daadwerkelijk uitvoeren, maar Deanne's proces betrekt hen op het juiste moment en vertelt haar wanneer ze herinneringen moet sturen, wanneer ze moet opvolgen en wanneer ze notities moet registreren.

• Vergaderagenda's: Om interne vergaderingen productief te houden, gebruikt Deanne een agenda voor elke manager en direct ondergeschikte met wie ze een 1:1-vergadering heeft. Ze deelt sommige agenda's met teamgenoten en gebruikt andere als privénotities.

• Overig: Het People + Culture-team gebruikt Asana voor conferentieplanning, software-implementaties en aandelenbeheer.

Het klantsuccesteam gebruikt Asana ook uitgebreid om alles te beheren, van klantimplementatie tot beheer en onderhoud. Ze zijn zelfs begonnen met het toevoegen van klanten aan Asana-projecten, zodat ze het traject van hun accounts kunnen zien. "Die transparantie en zichtbaarheid zijn cruciaal", zegt Deanne. "Dingen raken verloren in e-mails en kunnen ertoe leiden dat het klantsuccesteam uit het oog verliest wat er met de klant aan de hand is. Als ze Asana niet hadden, zouden ze hun momentum verliezen, teleurstellen en falen. Het houdt het team op schema en de communicatie in flow."

Betrokken en verspreide teams

Wanneer aan de HR-behoeften van elke werknemer is voldaan, is dat een sterke basis voor een gezonde bedrijfscultuur. "We hebben fantastische feedback ontvangen over ons onboardingproces en hoe het bijdraagt aan het behoud van werknemers", zegt Deanne. Geweldige processen houden het team van Olo betrokken, ongeacht waar in de VS ze werken.

• 100% van de nieuwe werknemers voelde zich op de eerste dag welkom

• 100% van de nieuwe werknemers voelt zich ondersteund door zijn/haar manager.

• 98% tevreden over het communicatieniveau met hun HR-contactpersoon tijdens het wervingsproces.

• Een werknemer zei: "Ik voelde me erg welkom bij iedereen, het onboardingproces verliep soepel", en een andere zei: "Het People + Culture-team was buitengewoon aardig en zorgde ervoor dat ik me erg op mijn gemak voelde. Het zette een geweldige toon voor de cultuur bij Olo."

Asana zorgt ervoor dat deze systemen keer op keer hun magie laten zien. "Ik weet niet hoe ik zou onthouden om alle microstappen te doen", zegt Deanne. "Ik ben een zeer detailgericht persoon, maar deze baan is zoveel groter dan ik. Voor mij staat Asana gelijk aan succes.”