Asana is het ideale platform om te overleven in een agile markt

Bij de Pon.Bike Group draait alles om fietsen. FOCUS Bikes is een dochteronderneming van de in Amsterdam gevestigde Pon.Bike Group, een van de vijf grootste fietsfabrikanten ter wereld. De Pon.Bike Group behoort op haar beurt tot het Nederlandse conglomeraat Pon Holdings, met in totaal ongeveer 12.000 werknemers. Nog eens 10 fietsfabrikanten maken ook deel uit van de groep, waaronder Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff en Urban Arrow, gevestigd in Europa, Noord-Amerika, Azië en Australië. Er zijn ook andere locaties in Azië, plus de productie- en assemblagefabriek in Cloppenburg.

Binnen de PON.Bike Group ontwikkelt, produceert en verkoopt elk merk zijn producten onafhankelijk. De verschillende merken profiteren echter enorm van hun gezamenlijke sterke punten en ervaring in een intern synergienetwerk.

In Stuttgart, het hoofdkantoor van het merk FOCUS Bikes, houden ongeveer 150 werknemers de kernactiviteiten van racefietsen en e-bikes draaiende. De fietsen worden op de markt gebracht onder de slogan "Ride beyond Ride together".  Intern werken de afdelingen Ontwikkeling, Productmanagement, Marketing, Verkoop en Productie samen met alle andere locaties over de grenzen heen. Elke werknemer die iets met FOCUS Bikes te maken heeft, is betrokken bij snelle, vloeiende werkprocessen via Asana. Bovendien zijn ook 100 externe partners, zoals leveranciers en agentschappen, geïntegreerd in het Werkbeheersysteem.

Asana: de ontbrekende schakel in de workflowketen

Toen Patrick Lenkner in 2017 bij FOCUS Bikes kwam, werkte het bedrijfsnetwerk nog steeds met een breed scala aan tools, waaronder e-mails, Skype, Excel-spreadsheets, gegevensopslagservers en Basecamp, die vaak behoorlijk foutgevoelig bleken te zijn. Wanneer werknemers op vakantie waren, waren belangrijke documenten niet toegankelijk en werden de volgende werkstappen eenvoudig genoteerd op handgeschreven Takenlijsten. Een van de eerste taken van Patrick Lenkner was het opzetten van een functionerend en transparant Werkbeheersysteem, dus ging hij op zoek naar een oplossing die aan alle vereisten van de gebruikersgroep kon voldoen. Teams moesten de functies naar behoefte kunnen aanpassen om een geschikte Workflow in te stellen. Tegelijkertijd moest de tool in staat zijn om diep in de werkprocessen te duiken. Verschillende weergaven, lijsten, borden en tijdlijnen moesten voor elk project, elke workflow en elke afdeling aanpasbaar zijn. Integratie met Google Workspace was ook cruciaal, aangezien FOCUS Bikes nu voornamelijk met Google Apps werkt. Voor de samenwerking met China was een tool nodig die toegang vanaf daar mogelijk zou maken. En natuurlijk moesten ook de enorme veiligheidseisen van de overkoepelende Pon Group worden gegarandeerd.

Eerst werkten Patrick Lenkner en zijn leidinggevende Ben Gerold van het Engineering-team samen met de IT-afdeling om verschillende tools in detail te onderzoeken. Ze waren op zoek naar een tool die echt aan alle vereisten kon voldoen, zodat er later niet moeizaam een extra tool met andere functies geïntegreerd hoefde te worden. Het eenvoudige ontwerp van het Asana-platform en het hoge pleziergehalte bij het gebruik ervan trokken al snel hun aandacht. Maar Asana bood veel meer. Een gedetailleerd overzicht van tijdlijnen, duidelijke lijsten en gestructureerde Bordweergaven voldeden duidelijk aan de gewenste vereisten.

Tijdens de onboarding waren er werknemers die erop stonden om vanaf nu uitsluitend met Asana te werken

Patrick Lenkner en Ben Gerold waren enorm onder de indruk van de hoge mate van gebruiksvriendelijkheid en het brede scala aan opties van Asana. In 2018 vond de onboarding van Asana plaats - aanvankelijk alleen op de afdeling Engineering.

De 15 leden van het engineeringteam gebruikten de tool al snel voor al het Werkbeheer van hun afdeling. Van daaruit verspreidde het enthousiasme zich snel naar andere afdelingen dankzij de synergiecultuur van Pon Bikes. Het ging zelfs zo ver dat sommige werknemers na hun eerste ervaringen met Asana niet meer wilden terugkeren naar hun oude manier van werken. Als gevolg daarvan werd een toenemend aantal collega's geleidelijk aan op eigen verzoek aan boord gehaald, wat de werkmethoden veel efficiënter heeft gemaakt. Het beste was dat de werknemers er ook veel plezier aan beleefden. Desalniettemin was de onboarding goed doordacht en Patrick Lenkner werd uiteindelijk een Asana-ambassadeur. Hij maakte intern reclame, nam twijfels weg en bood training en periodieke Q&A-sessies aan. Het consequent naleven van de nieuwe praktijken en het periodiek ontvangen van feedback waren bijzonder nuttig bij het leren van de nieuwe praktijken. Als gevolg daarvan werden onduidelijkheden en zorgen opgelost, maar werden ook periodiek successen en ideeën gecommuniceerd.

Vandaag de dag wordt het engineeringteam beschouwd als de oorsprong en verantwoordelijk voor de verspreiding van Asana bij FOCUS Bikes. Uitspraken als "Niets wordt meer over het hoofd gezien - er zijn veel minder bugs dan voorheen" maakten indruk op de werknemers tijdens de uitrolfase. Het kwijtraken van de draad in schijnbaar eindeloze e-mailreeksen behoorde al snel tot het verleden, en het gemak van het klikken op een "like"-knop is altijd prettig.

Van 2018 tot 2020 werden alle functies overgebracht naar Google Workspace en Asana. E-mails werden veel minder belangrijk en vandaag de dag worden alle links naar Google Drive-bestanden en -kanalen centraal opgeslagen in Asana. Alles was gericht op een gedeelde kantooropstelling en FOCUS Bikes netwerkte via Asana met alle locaties en partners, of het nu in Cloppenburg of in Azië was. Binnen de Pon.Bike Group is FOCUS Bikes het grote rolmodel met zijn Asana-integratie. Andere merken gaan ook aan de slag en willen Asana integreren in hun werkstromen. Naast FOCUS Bikes is de tool momenteel in gebruik bij de productiefaciliteit van Derby Cycle en bij Kalkhoff. Gazelle en Pon. Automotive hebben ook al belangstelling getoond.

Hoe meer werknemers met Asana werken, hoe leuker het is en hoe beter het functioneert. Alle werknemers moeten erbij betrokken worden

Asana is betrokken bij alle projecten en workflows

Asana ondersteunt alle aspecten van een project, of het nu in SCRUM-workflows is, in teamvergaderingen, in rapportage, van brainstormen en prijzen tot serieproductie. Sinds de implementatie profiteert FOCUS Bikes van meer transparantie en verbeterde doorvoertijden, hogere productiviteit, minder misverstanden en een aanzienlijk lager foutenpercentage.

Toen alle werknemers in maart 2020 vanwege de pandemie de instructie kregen om thuis te werken, betekende de overstap naar Asana dat FOCUS Bikes al goed voorbereid was. Werknemers klapten gewoon hun laptops dicht, gingen naar huis en werkten naadloos verder, precies waar ze op kantoor waren gebleven. "Dankzij Asana was de situatie relatief stressvrij", zegt Patrick Lenkner. "Werknemers waren trots op de vooruitstrevende en locatie-onafhankelijke manier van werken."

Het was alsof we hadden geweten dat de pandemie zou komen en ons zou dwingen om op afstand te werken, en ons er anderhalf jaar van tevoren op hadden kunnen voorbereiden. Onze timing was perfect

Van ontwikkeling rechtstreeks naar de lopende band met Asana

Vanwege de structuur van de groep is er een interface naar Industrial Engineering in de productie- en assemblagefabriek van Derby Cycle. Hier worden de door FOCUS Bikes ingediende ontwikkelingen verwerkt voordat ze naar de lopende band worden gestuurd. Asana is een belangrijk onderdeel van dit werkproces. Eerst wordt er een "pilotbike" gebouwd. Dit onthult alle uitdagingen die gepaard gaan met de voorbereiding op serieproductie. De organisatie van de pilotbike, het vastleggen van alle mogelijke obstakels en de verwerking vinden volledig plaats in Asana. Dit is een grote stap waarbij Asana helpt om de resultaten van kantoorwerk direct over te brengen naar de productie. Het eindresultaat is de gebruiksklare fiets. Overigens werd een van de eerste fietsen die met Asana en industriële engineering werd geproduceerd, gekocht door een Asana-werknemer.

Asana is als sociale media voor bedrijven. Het werkt als Instagram en dit is waar we nu onze projecten doen. Het is echt cool

FOCUS Bikes wint de race op de fietsmarkt met Asana

Toen Asana bij FOCUS Bikes werd geïmplementeerd, bestond het team uit 30 werknemers. Vanwege de sterk stijgende vraag naar fietsen heeft FOCUS Bikes echter een typische groeifase voor startups doorgemaakt. Na slechts twee jaar heeft het bedrijf vandaag 150 werknemers in dienst. Het contact met andere Pon.Bike-bedrijven is ook geïntensiveerd. Deze enorme groeifase werd vanaf het allereerste begin aangedreven door Asana.

De fietsmarkt beleeft een enorme boom en verandert de eenvoudige fiets steeds meer in een lifestyleproduct. FOCUS Bikes is ambitieus als het gaat om het gebruik van agile Werkbeheer om zo snel mogelijk de juiste fiets voor de klant te ontwikkelen en te lanceren. Als er bijvoorbeeld in april een nieuwe e-bike-technologie beschikbaar is, wil FOCUS Bikes deze fietsen uiterlijk in mei op de markt brengen, niet een jaar later. De juiste fiets - van de juiste kwaliteit - moet op het juiste moment op de markt komen. Dit is waar FOCUS Bikes zijn zelfbenoemde mantra "Juiste fiets. Juiste tijd. Juiste kwaliteit." Deze extreem flexibele workflow wordt enorm ondersteund door Asana en vormt de basis voor het succes van FOCUS Bikes.

Asana ondersteunt FOCUS Bikes in een snel veranderende markt

Patrick Lenkner ziet meer enorme uitdagingen aankomen voor de sector. Aan de ene kant was er het ongeval in het Suezkanaal: het luchtvrachtverkeer was al beperkt, plus de andere schadelijke effecten van de pandemie, en niet alleen op de economie. Omdat de gebruikelijke toeleveringsketens niet meer intact waren, werden de levertijden voor bepaalde fietsonderdelen veel langer.

Aan de andere kant is de vraag naar fietsen over de hele wereld hoog en blijft deze stijgen. De redenen achter de toegenomen vraag zijn complex. Veel landen implementeren alternatieve vervoersconcepten en investeren in strategieën zoals het uitbreiden van de fietsinfrastructuur, wat fietsen extreem aantrekkelijk heeft gemaakt. Steeds meer mensen gebruiken e-bikes als een kosteneffectief en milieuvriendelijk alternatief voor auto's of het openbaar vervoer. De 'mobiliteitsrevolutie' is op ieders lippen. Naarmate de tech-sector zijn weg vindt naar de fietsproductie en de technologie steeds vaker vooruit springt, worden de innovatiecycli steeds korter. Het wiel wordt letterlijk steeds vaker opnieuw uitgevonden. Agile en extreem toekomstgerichte planning is vereist om in deze omgeving te overleven. Asana is een ideaal platform om aan deze vereisten te voldoen.

Asana is minstens zo leuk als fietsen zelf

Het jonge team van FOCUS Bikes heeft zijn eigen geest. Ze hebben het meeste plezier in het op de markt brengen van de juiste fiets en ook in het samen gaan fietsen. De volgende Asana-functies zijn bijzonder populair en worden sinds de uitrol constant gebruikt:

• Mijn taken: hiermee kan iedereen zijn persoonlijke taken onafhankelijk beheren in tal van projecten.

• Portfolio en dashboards: om een overzicht te behouden van tal van projecten.

• Xtra-vermaak: zodra een taak voltooid is, vliegen duimen omhoog en eenhoorns over het scherm.

Terugkijkend, wat had er anders gekund?

Zeker heel veel. Maar Patrick Lenkner zou de uitrol van Asana vandaag op dezelfde manier aanpakken als drie jaar geleden. "Het was absoluut perfect om het niet meteen voor het hele bedrijf te onboarden. We zijn erin geslaagd om de tool soepel te laten werken op slechts één afdeling. Dat is leuk." Een top-down uitrol van Asana zou een ander resultaat hebben gehad. Er zou waardevolle tijd verloren zijn gegaan om vertrouwd te raken met de tool en alle hacks en trucs te leren. Dankzij de geleidelijke, vrijwillige onboarding kon Asana organisch groeien in 

Werkbeheer van FOCUS Bikes. De supertip van Patrick Lenkner voor een Asana-implementatie is:

Snel aan de slag! Doe snel ervaring op! En pas Asana aan je individuele behoeften aan!