Indeed bespaart jaarlijks $ 300.000 met een AI-gestuurde Global Creative Operations-engine

Hoogtepunten

Uitdagingen

• Systeemrigiditeit: een verouderde, van ontwikkelaars afhankelijke omgeving maakte het voor creatieve teams onmogelijk om workflows in realtime te herhalen.

• Administratieve wrijving: het beheren van meer dan 1500 aanvragen in 28 talen creëerde een enorme handmatige triagebelasting voor senior producenten en analisten.

• Rapportagevertraging: het leiderschap had geen realtime inzicht in de wereldwijde capaciteit, waarbij producenten 13 uur per maand besteedden aan het handmatig verzamelen van gegevens voor statusupdates.

Oplossingen

• Geautomatiseerde projectontdekking: AI Studio analyseert ongestructureerde intakegegevens om automatisch technische projectcharters en vereistendocumenten op te stellen.

• Intelligente triage-engine: slimme regels routeren wereldwijde aanvragen automatisch naar 80 specifieke portfolio's en wijzen taakcodes toe op basis van regio en type bedrijfsmiddel.

• Autonome merkcontrole: Asana AI-teamgenoten fungeren als wereldwijde inhoudsstrategen en koppelen gelokaliseerde items binnen enkele seconden aan merkrichtlijnen in 28 talen.

Resultaat

• $ 300.000 bespaard in tijdwinst en vrijgekomen capaciteit voor globaliserings- en analysefuncties.

• Jaarlijks meer dan 1.400 manuren teruggewonnen door projectcharters en ontdekking te automatiseren.

• 42% vermindering van handmatig ticketbeheer voor het wereldwijde creatieve bureau.

• 60% snellere doorlooptijd van het oorspronkelijke verzoek naar een actief project door het elimineren van handmatige scoping.

Asana heeft de manier waarop we creatieve activiteiten op schaal beheren fundamenteel veranderd. Voor het eerst hebben we realtime inzicht in alle creatieve werkstromen, van individuele campagnes tot volledige programmaportfolio's. Deze transparantie heeft ons in staat gesteld om patronen te herkennen, knelpunten vroegtijdig op te lossen en snellere, beter geïnformeerde beslissingen te nemen.”

Winnaar: 2026 Global AI Innovation Partner Award

Deze prijs erkent Indeed voor het overstappen van eenvoudige taakautomatisering naar een cognitief delegatiemodel. Door AI Studio te gebruiken om de meest mentaal belastende onderdelen van projectbeheer – ontdekking en triage – af te handelen, heeft Indeed een wereldwijde blauwdruk voor AI-volwassenheid gecreëerd.

Use case 1: Geautomatiseerde projectdiscovery en technische scoping

Voor de Analytics-teams van Indeed was de ontdekkingsfase van een project voorheen een administratief knelpunt dat veel inspanning vereiste. Senior analisten besteedden uren aan het interviewen van belanghebbenden en het opstellen van charters voordat het eigenlijke werk kon beginnen. Indeed loste dit op door AI Studio te gebruiken als eerste hulpverlener, waardoor de cognitieve belasting van de aftrap van het project werd geautomatiseerd.

• AI-aangedreven intake: wanneer een belanghebbende een gegevensverzoek indient via Asana-formulieren, ontleden regels de tekst onmiddellijk om gegevensbronnen en urgentieniveaus te extraheren.

• Automatisch opstellen van een charter: terwijl het project naar de ontdekkingsfase gaat, controleert AI Studio het verzoek en maakt het een projectcharter en een document met technische vereisten in de reacties.

• Voorspellende prioritering: de AI extraheert de bedrijfswaarde en de technische complexiteit tijdens de intake, waardoor het team de backlog kan prioriteren op basis van de verwachte ROI.

• Rolverschuiving van auteur naar bewerker: senior technisch programmamanagers beginnen nu met een voor 70% voltooid bereik en een voorgesteld niveau van inzet, waardoor hun focus verschuift naar strategische validatie.

Het meest transformatieve element is de geautomatiseerde ontdekkingsfase. We hebben in feite de denktijd geautomatiseerd die nodig is om een project te starten. Dit heeft onze doorlooptijd met 60% verminderd en stelt ons senior talent in staat om als strategische bewerkers te fungeren in plaats van als gegevensverzamelaars.”

Use case 2: Autonome merkafstemming met AI-teamgenoten

Het handhaven van merkconsistentie in meer dan 60 landen en 28 talen is een aanzienlijke uitdaging voor een wereldwijd creatief team. Indeed heeft een AI-teamgenoot als Inhoudstrateeg getest om als autonome merkcontroleur op te treden, zodat gelokaliseerde inhoud voldoet aan wereldwijde normen zonder handmatige beoordelingscycli.

• Wereldwijde merkaudits: de Asana AI-teamgenoot fungeert als een altijd actieve merkauditor en stemt gelokaliseerde inhoud af op wereldwijde richtlijnen in tientallen talen.

• Directe briefinggeneratie: de teamgenoot analyseert marktspecifieke behoeften om binnen enkele seconden creatieve briefings te genereren, waarbij de Indeed-stijl wereldwijd wordt gehandhaafd.

• Cognitieve delegatie: Door de AI-teamgenoot een diep institutioneel geheugen te geven, is Indeed overgestapt van handmatige afstemming van merk op markt naar een geautomatiseerd systeem voor strategische auditing.

• Teruggewonnen tijd voor producenten: door dit autonome toezicht kunnen creatieve leidinggevenden zich concentreren op innovatie in plaats van het controleren van vertalingen en de naleving van assets.

Het instellen van een AI-teamgenoot lijkt minder op het coderen van een regel en meer op het coachen van een collega. Omdat de AI direct concepten genereert en Inhoud controleert, heeft ons Team de focus verlegd van gegevensinvoer naar strategische controle, waardoor we zijn overgestapt van het beheren van werk naar het ontwerpen van resultaten.”

Use case 3: De wereldwijde creatieve activiteiten-engine

Het beheren van een intern bureau met meer dan 70 mensen in 60 landen en 28 talen creëerde aanzienlijke coördinatie-overhead. Indeed verving zijn rigide verouderde systeem door een geautomatiseerd Asana-ecosysteem en is nu het team dat het meest AI gebruikt binnen het bedrijf.

• Dynamische intake en sortering: één formulier legt vereisten voor 61 verschillende functiecodes vast. Meer dan 18 aangepaste regels sturen het werk vervolgens naar een van de 80 specifieke portfolio's op basis van regio en type asset.

• Geautomatiseerde rapportage: producenten gebruiken de slimme status om realtime gegevens uit aangepaste velden en mijlpalen op te halen, waardoor updates voor leidinggevenden binnen enkele seconden worden gegenereerd in plaats van urenlang handmatig data mining.

• Direct institutioneel geheugen: het team gebruikt Asana AI-chat om het hele domein te doorzoeken naar historische context en binnen enkele seconden specificaties voor eerdere wereldwijde campagnes te vinden.

• Globaal lokalisatiebeheer: Multihoming zorgt ervoor dat één asset in een wereldwijd productieproject kan staan en tegelijkertijd in regionale portfolio's kan verschijnen, zodat belanghebbenden het kunnen zien.

We hebben niet alleen ons werk naar Asana verplaatst; we hebben het gebruikt om het werk over werk te verwijderen. Door gebruik te maken van de slimme status om het meest tijdrovende onderdeel van creatieve activiteiten – datamining – te automatiseren, hebben we 13 uur per maand bespaard die nu opnieuw worden geïnvesteerd in creatieve strategie.”

Conclusie

Vóór Asana stonden de wereldwijde teams van Indeed voor een schaalmuur van handmatige sortering en administratieve wrijving. Door een AI-aangedreven besturingssysteem te bouwen, is het bedrijf erin geslaagd om zijn organisatorische output los te koppelen van het aantal administratieve medewerkers. Deze uniforme architectuur zorgt ervoor dat, terwijl Indeed zijn bereik opschaalt naar meer dan 60 landen, de creatieve en analyseteams gefocust blijven op de missiekritieke strategie om mensen te helpen beter werk te vinden. Voor Indeed is AI de partner die de coördinatie verzorgt, zodat mensen de missie kunnen uitvoeren.