통화 기록 템플릿

통화를 하다가 너무 급하게 메모를 작성하느라 다음 날 무엇을 적었는지 못 알아본 적이 있으신가요? 아니면 이보다 더 심각하게 메모가 작성된 종이를 잃어버린 적이 있으신가요? 누구나 한 번쯤은 그래 본 경험이 있을 것입니다. 통화 기록 템플릿을 사용하면 이러한 문제를 피할 수 있습니다.

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[제품 UI] 스프레드시트 형식 보기를 가진 Asana에서의 통화 기록 프로젝트 (목록)

매일 업무 중에 통화하는 시간이 많다면 통화 내용을 기록하고 추적하는 것이 얼마나 많은 시간이 소요되는 일인지 잘 아실 것입니다. 잠재 고객에게 영업 전화를 돌리는 일부터 판매 후 설문 조사를 하거나 새로운 고객과 관계를 형성하는 일에 이르기까지, 수많은 비즈니스가 전화 통화로 이루어집니다. 따라서 통화 메모를 잃어버리거나 자신의 손글씨를 알아보지 못한다면 큰 좌절감을 느낄 수 있습니다.

하지만 다행히도 통화 기록 템플릿을 사용하면 이러한 문제를 피할 수 있습니다. 통화 기록 템플릿은 복제할 수 있으며, 통화 상대와 통화 이후 취해야 하는 후속 조치를 비롯하여 매일의 통화 정보를 추적하는 데 도움이 됩니다. 따라서 통화 메모 내용을 놓치게 될까 봐 걱정하지 않아도 됩니다.

통화 기록하기란?

통화 기록하기란 통화 기록에 수신 및 발신 전화 통화 정보를 기록하는 일을 말합니다. 일반적으로, 텔레마케터나 영업 사원처럼 전화 통화로 업무를 수행하는 일이 많은 팀원이 통화를 기록합니다. 하지만 통화 내용의 자세한 기록을 보관하려는 팀이라면 어느 팀이든 통화 기록을 통해 다양한 이점을 얻을 수 있습니다.

보통 통화 발신처, 통화 날짜, 통화의 시작 시간 및 종료 시간, 통화의 목적, 결과를 기록한 메모 또는 실행 과제를 기록합니다. 이렇게 하면 통화 내용과 다음에 해야 할 일이 무엇인지 정확히 파악할 수 있습니다.

통화 기록 템플릿이란?

통화 기록 템플릿은 통화 기록을 재사용할 수 있도록 템플릿으로 만든 것입니다. 통화 기록 템플릿은 모든 통화 기록의 프레임워크 역할을 합니다. 통화 기록 템플릿의 내용은 변하지만 구조는 동일하게 유지되어 각각의 사용 사례나 매일의 통화 기록을 작성하는 사전 작업을 줄여줍니다.

가장 좋은 점은 프로젝트 관리 툴에서 편집 가능한 통화 기록 템플릿을 만들면 통화 메모를 잃어버리거나 잘못 해석할 위험을 없앨 수 있습니다. 이와 더불어, 디지털 통화 기록을 사용하면 통화 목적, 후속 단계, 기타 통화 관련 메모와 같은 중요한 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다. 통화 기록 템플릿을 사용하면 “도대체 이렇게 쓴 것이 무엇을 의미하는 걸까?”라고 의문을 가지지 않게 됩니다.

디지털 통화 기록 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

  • 모든 통화 메모를 한 곳에서 볼 수 있습니다

  • 통화와 관련된 고객 정보를 추적할 수 있습니다

  • 고객으로 전환된 영업 전화의 수와 같이 통화 성과를 모니터링할 수 있습니다

  • 더 자세한 정보를 요구한 고객이나 후속 조치가 필요한 고객과 같이 통화 결과의 실행 과제를 확인할 수 있습니다

  • 고객 관계 관리(Client Relationship Management, CRM) 관행을 개선할 수 있습니다

  • Google 문서나 Google 스프레드시트와 같은 관련 문서를 통화 메모에 첨부할 수 있습니다

  • 어떤 고객이 자주 전화를 걸며 그 이유는 무엇인지 등을 파악하기 위해 통화 기록을 참조하여 고객 관계를 형성하고 고객의 필요를 예측할 수 있습니다

  • 통화 시간 및 전환율과 같은 통화 정보를 모니터링하여 팀의 성과와 마케팅 캠페인의 효과를 더 잘 이해할 수 있습니다

흔히 사용되는 통화 기록 템플릿 유형

통화 기록 및 통화 메모 작성 프로세스를 효율화하고 표준화하려는 팀이라면 어느 팀이든 통화 기록 템플릿을 사용하여 이점을 누릴 수 있습니다. 일반적인 통화 기록 사용 사례 몇 가지는 다음과 같습니다.

  • 영업 전화 기록 템플릿: 잠재 고객의 이름 및 회사, 통화 목적, 잠재 고객이 후속 조치를 요청했는지 여부를 비롯하여 영업 전화와 관련된 정보와 성과를 기록합니다.

  • 기존 고객과의 통화 기록 템플릿: 기존 고객과의 수신 및 발신 통화를 추적하여 고객 관계를 수월하게 구축하고 모니터링합니다.

  • 의료진 또는 환자와의 통화 기록 템플릿: 환자의 의사, 환자의 증상, 지시 사항, 의사의 후속 조치가 필요한지 여부와 같이 환자와 관련된 정보를 기록합니다.

  • 일일 또는 주간 통화 기록 템플릿: 일일 또는 주간 수신 및 발신 통화를 기록하여 고객 관계나 영업 활동을 모니터링합니다.

  • 고객 서비스 또는 고객 지원 통화 기록 템플릿: 통화를 건 사람 및 필요한 서비스를 비롯하여 요청 받은 지원이나 서비스 통화와 관련된 정보를 추적합니다.

통화 기록 템플릿에 포함되어야 하는 내용은 무엇인가요?

통화 기록 템플릿을 최대한 활용하려면 통화 내용과 고객과 관련된 중요한 정보를 반드시 포함해야 합니다. 고객 정보 및 실행 과제를 나타내는 태그를 활용하여 템플릿을 만들면 통화와 가장 관련 있는 정보를 기록하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있어 거래를 성사시키는 일과 같은 중요한 업무에 집중할 수 있습니다.

기본적인 통화 기록 템플릿에 포함해야 할 사항은 다음과 같습니다.

  • 통화 수신인의 이름

  • 통화 수신인의 회사

  • 통화 수신인의 연락처 정보

  • 통화 날짜 및 시간

  • 통화 시간

  • 통화의 목적

  • 고객에 대한 후속 조치가 필요한지 여부

  • 통화 관련 메모나 통화 이후 실행 과제를 입력할 공간

포함된 기능

  • 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

  • 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

  • 자동화: 수작업을 자동화하여 팀이 단순 반복 작업에 할애하는 시간은 줄이고 각자가 맡은 업무에 할애하는 시간은 늘리세요. Asana의 규칙 기능은 트리거와 동작을 기반으로 작동합니다. 기본적으로, ‘X가 발생하면 Y를 하라’는 방식입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알림을 보내는 등 많은 일을 수행하세요. 팀이 규칙을 사용하면 일회성 자동화부터 전체 워크플로에 이르기까지 숙련을 요하는 전략적 업무에 더 많은 시간을 쏟을 수 있습니다.

  • 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

추천 앱

  • Dropbox. Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

  • Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

  • Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

  • Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

FAQ

통화 기록 템플릿이 필요한 이유는 무엇인가요?

통화 기록 템플릿을 사용하면 통화 기록 프로세스를 표준화할 수 있으며 통화 메모에 빠르고 쉽게 접근할 수 있습니다. 거래를 성사시키려 하든, 고객 관계를 형성하려 하든 혹은 고객 관리를 개선하려 하든, 통화 기록 템플릿을 사용하면 원하는 목적을 효과적으로 달성하는 데 도움이 됩니다.

통화 기록 템플릿은 어떻게 사용하나요?

먼저 고객 이름, 통화 날짜와 시각, 통화 시간, 통화의 목적, 요약 메모와 같이 추적하고 싶은 통화의 상세 정보를 모두 템플릿에 포함하여 템플릿을 만듭니다. 기본적인 템플릿을 만들면 템플릿을 복제하여 다시 사용할 수 있습니다. 프로젝트 매니저는 통화 기록 템플릿을 팀과 공유할 수 있어 모든 팀원이 통화 메모를 어디에 기록해야 하는지 알 수 있습니다.

누가 통화 기록 템플릿을 사용해야 하나요?

통화 기록 템플릿은 텔레마케팅, 영업, 홈서비스, IT와 같이 전화 통화 업무가 많은 업계에 종사하는 소규모 비즈니스에서 가장 유용합니다. 의료 서비스 및 고객 서비스 통화 기록 템플릿과 같이 비즈니스의 틈새시장에 알맞은 특정한 통화 기록 템플릿을 생성할 수도 있습니다. 이러한 업계에 속해 있지 않은 비즈니스라도 통화 기록 템플릿을 사용하면 고객 커뮤니케이션을 효율화하고 고객 관계를 형성하는 데 도움이 됩니다.

통화 기록 템플릿을 사용하면 어떤 이점이 있나요?

통화 기록 템플릿은 통화 메모를 추적하는 표준화된 방식을 모든 팀원에게 제공합니다. 디지털 프로젝트 관리 툴에서 통화 기록 템플릿을 생성하면 템플릿에 접근하기 수월하여 팀 전체가 통화 관련 세부 정보와 활동에 빠르게 접근할 수 있습니다. 통화 기록을 사용하면 고객 관련 정보를 쉽게 추적할 수 있으므로 고객 관계를 개선하고 서비스의 품질을 향상하는 데 도움이 됩니다. 이와 더불어, 종이에 작성된 통화 메모와 달리 디지털 통화 기록 템플릿은 잃어버릴 일이 없습니다. 이는 체계적으로 정리하는 데 약간의 도움이 필요한 사람에게 엄청난 이점입니다.

Asana로 통화 기록 템플릿 만들기

통화 기록 템플릿을 사용하여 통화 기록 프로세스를 표준화하는 방법을 알아보세요.

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