자산 관리 템플릿

‘자산’이라는 단어를 들으면 금융 자산을 떠올리는 경우가 많습니다. 하지만 자산은 사무실 공간이나 최근 녹음한 팟캐스트 에피소드의 원본 오디오 파일과 같이 회사가 소유한 크고 작은 대상을 가리킵니다. 회사에는 항상 다양한 유형의 자산이 있을 것입니다. 적절한 툴이나 시스템이 갖춰지지 않은 채 이러한 비즈니스 자산을 다 관리하려면 상당히 복잡할 수 있습니다.

바로 이럴 때 자산 관리 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

자산 관리란?

자산 관리란 비즈니스 자산을 정리, 보관, 조율하는 프로세스를 말합니다. 즉, 자산을 위한 특정한 유형의 프로젝트 관리라고 할 수 있습니다. 자산 관리 프로세스에는 자산의 가치를 정하거나 자산의 수명 주기를 감독하거나 자산의 가치를 최대로 활용하는 방법을 찾거나 자산 인벤토리를 만드는 일이 포함됩니다.

자산 관리 프로세스에는 다양한 요소가 관여되기 때문에 일반적으로 여러 직위, 부서, 팀에 걸쳐 진행되는 부서 간의 업무가 됩니다. 예를 들어 CFO, 팀장, 팀원이 한 금융 자산 관리 프로젝트에 관여하는 경우를 심심치 않게 찾을 수 있습니다.

자산 관리 유형

금융 자산 관리는 자산 관리의 한 유형에 불과합니다. 자산 관리에는 다음과 같이 다양한 유형이 있습니다.

• 디지털 자산 관리: 미디어 파일이나 회사 블로그와 같은 디지털 파일이나 서비스 또는 제품을 관리합니다.

• 고정 자산 관리: 사무실 공간 내의 배관과 같이 현금 유동성이 낮은 회사의 고정 자산을 관리합니다.

• IT 자산 관리: Microsoft 소프트웨어 구독 및 클라우드 스토리지와 같은 회사의 하드웨어와 소프트웨어를 관리합니다.

• 기업 자산 관리: 기계류나 회사의 차량 유지 관리와 같은 물리적 인프라를 관리합니다.

• 금융 자산 관리: 주식과 부동산 투자와 같은 금융 자산을 관리합니다.

자산 관리 템플릿이란?

자산 관리 템플릿은 자산 관리 워크플로를 요약한 것입니다. 이 템플릿을 사용하면 팀원과 동료가 일련의 명확한 자산 관리 단계를 수행할 수 있어 혼란을 줄이고 더욱 일관성 있는 결과를 얻을 수 있습니다.

예를 들어, 회사의 월별 차량 사용량을 추적하는 일을 담당하고 있다고 가정해 보겠습니다. 먼저, 자산 관리 프로세스의 핵심 단계는 해당하는 달에 직원의 차량 출입 빈도를 검토하는 것입니다. 이 단계를 비롯한 다른 중요 단계를 템플릿에 저장해 두면 자신이 부재중일 때 다른 사람이 자산을 관리할 때도 어떤 단계를 수행해야 하는지 정확히 알 수 있습니다.

자산 관리 템플릿의 이점

소규모 비즈니스이든 스타트업이든 또는 대기업이든 자산 관리 템플릿을 만들면 자산을 체계적으로 정리할 수 있고 자산 관리를 담당하는 팀을 체계적으로 관리할 수 있습니다. 자산 관리 템플릿을 사용하면 다음을 할 수 있습니다.

• 자산 추적 최적화: 소유한 자산이 무엇이고 어디에 있는지 알고 있다면 자산을 놓치지 않고 추적할 수 있습니다.

• 여러 부서 간의 업무 조율: 템플릿을 사용하면 모든 팀과 부서가 동일한 방식으로 자산을 관리할 수 있습니다.

• 가시성 향상: 이해관계자가 자산이 어떻게 관리되는지 확인할 수 있어 경영진에게 정보를 제공해야 하거나 클라이언트와 함께 일할 때 특히 유용합니다.

자산 관리 템플릿은 다양합니다. 프로젝트 관리 툴에서 템플릿을 생성한다면 동적인 템플릿을 만들 수 있어 필요에 따라 정보를 손쉽게 업데이트, 공유, 재생산할 수 있습니다. 템플릿을 사용하면 자산의 가치가 변하거나 새로운 자산을 취득할 때마다 수동으로 정보를 업데이트해야 하는 단순한 Excel 스프레드시트 템플릿을 사용할 때보다 훨씬 더 다양한 기능을 활용할 수 있습니다.

자산 관리 템플릿은 누구에게 필요한가요?

누구나 자산 관리 템플릿을 만들고 사용할 수 있지만, 특정 회사와 팀, 업계에서 사용하면 더욱 큰 이점을 누릴 수 있습니다.

자산 관리 프로세스를 템플릿으로 만들면 상당한 이점을 얻을 수 있는 업계와 부서를 사용 사례 예시와 함께 살펴보겠습니다.

• IT팀: IT 부서에서 제품이나 서비스를 요청받으면 디지털 자산 관리 템플릿을 사용하여 이러한 요청을 분류하고 처리할 수 있습니다. 예를 들어, 소프트웨어 라이선스를 배포하고 있는 경우에는 새로운 요청을 자동으로 받아 이를 팀원에게 배정하여 새로운 소프트웨어 라이선스를 요청자에게 배포 및 전송하도록 자산 관리 템플릿을 저장할 수 있습니다.

• 제조업: 템플릿을 사용하여 자산 인벤토리를 추적하고 여러 부서에 걸쳐 자산 생산을 조율하는 등 자산 관리 시스템을 간소화할 수 있습니다.

• 인사팀: IT팀과 마찬가지로 인사팀도 디지털 자산 관리 템플릿을 사용하여 직원을 위한 전문 서비스를 조율할 수 있습니다.

자산 관리 템플릿 사용 방법

자산 관리에 정답은 없습니다. 자산의 유형은 매우 다양하며, 회사에서 이러한 자산을 관리하는 기본적인 방식이 있는 경우가 많습니다. 즉, 템플릿이 사용하기 쉽고 유용해야 하며 여러 개의 템플릿을 만들 수 있어야 합니다.

그렇다면, 이렇게 다양한 기능을 갖춘 템플릿을 만들고, 저장하고, 사용하려면 어떻게 해야 할까요? 디지털 자산, 고정 자산, IT 자산을 각각 관리하는 별도의 템플릿이 필요하다면 어떻게 해야 할까요? 바로 업무 관리 소프트웨어를 사용하여 자산 관리 템플릿을 만들면 됩니다. 디지털 템플릿을 만들고 나면 이를 사용하여 관련된 모든 자산을 조율할 수 있습니다. 리스크 관리 계획을 연결하고, 리소스 관리 시스템과 연동하고, 자산의 가치를 활용하고 이를 극대화하는 방법을 나타낸 명확한 로드맵을 만들 수 있습니다.

다음과 같이 다양한 유형의 자산 관리 템플릿을 만들 수 있습니다.

• 자산 추적 템플릿

• 자산 인벤토리 템플릿

• 자산 관리 프로세스 템플릿

• 특정한 유형의 자산을 위한 자산 관리 템플릿(예: 디지털 자산, 기업 자산 또는 금융 자산 관리 템플릿)

만드는 자산 관리 템플릿의 유형에 관계없이 템플릿에 추가하면 유용한 몇 가지 섹션은 다음과 같습니다.

• 날짜: 구매일, 생산일 또는 배포일을 나열합니다. 이렇게 하면 자산을 추적하는 데 도움이 됩니다.

• 담당자: 이 자산을 담당하는 사람이 누구인가요? 담당자는 자산과 관련된 질문을 담당하고 정보를 업데이트하는 사람입니다.

• 자산 유형: 회사나 팀에서 여러 유형의 자산을 관리하는 경우, 이 섹션에 자산 유형을 분류할 수 있습니다. 예를 들어, 소프트웨어 구독처럼 IT 자산이나 디지털 자산에 해당할 수 있어 어떤 유형의 자산인지 헷갈리는 경우도 있습니다. 템플릿에 자산 유형을 명확히 표시하면 이러한 혼란을 줄일 수 있습니다.

• 우선순위: 이 자산을 관리하는 일은 얼마나 중요한가요? 이해관계자와 팀원이 이 섹션을 보면 비즈니스에 더 중요한 자산이 무엇인지 알 수 있습니다.

• 상태: 현재 이 자산을 팀원이 관리하고 있나요? 이해관계자가 각 자산의 상태를 볼 수 있게 하면 자산이 적절하게 관리되고 있는지 염려할 필요가 없습니다.

• 자산의 특정 상세 정보: 자산의 유형에 따라 추가적인 상세 정보를 담아야 할 수도 있습니다. 예를 들어 자산이 부동산 자산일 경우, 매입 가격, 현재까지의 수익, 잠재적 수익을 기재할 수 있습니다.

템플릿과 함께 사용할 수 있는 연동 및 앱

Asana는 자산 관리 템플릿과 함께 사용할 수 있는 여러 가지 기능과 앱 연동을 제공합니다.

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 승인: 단순히 작업을 완료하는 것만이 아니라 결과물이 승인되었는지 여부를 파악해야 할 때가 있습니다. 승인은 Asana의 특별한 작업 유형으로 작업을 ‘승인’, ‘변경 요청’ 혹은 ‘거절’할 수 있는 옵션이 있습니다. 이렇게 승인 상태를 표시하면 작업 소유자가 취해야 할 조치와 업무 승인 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다.

추천 앱

• OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Adobe Creative Cloud: 크리에이티브 팀은 디자인에 집중할 수 있을 때 최고의 역량을 발휘합니다. Asana와 Adobe Creative Cloud 연동을 사용하면 크리에이티브 팀과 디자인팀이 Photoshop, Illustrator 또는 InDesign을 나가지 않고도 업무를 시작하는 데 필요한 정보를 손쉽게 확보하고, 검토자와 승인자에게 피드백을 받고, 최종 자산을 전달할 수 있습니다. Adobe Creative Cloud를 나가지 않고도 신규 작업을 확인하고, 디자인을 공유하고, XD 공유 링크를 삽입하고, Asana에서 전달된 피드백을 반영하세요.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

FAQ