직장에서 거절하는 방법(및 시기)

새로운 경험에 '예'라고 답하는 것은 신나는 일일 수 있습니다. 여행할 때, 완벽한 직업을 찾을 때, 또는 직장에서 보람 있는 도전을 제안받을 때, '예'라고 말하면 완전히 새롭고 영감을 주는 방식으로 세상이 열립니다. 하지만 일상 업무에서 모든 일에 '예'라고 답한다면, 마감일에 쫓기거나 일을 완수하지 못할 수 있습니다. 

직장에서 '예'와 '아니요'를 모두 말하는 것은 어색하게 느껴질 수 있지만, 이는 정상입니다. 이를 더 편안하게 수행하는 데 도움이 되는 기술이 있습니다. 다음은 직장에서 자신 있게 거절하는 방법을 소개합니다.

전문적으로 거절하는 방법을 알아야 하는 이유는 무엇인가요?

먼저, 이 글을 보고 왜 이것이 중요한지 궁금해하실 수도 있습니다. '예'라고만 하면 모두가 행복해지지 않을까요? 어느 정도까지는 이것이 완료된 의미입니다. 직장에서 사람들을 기쁘게 하고 싶어 하는 것은 자연스러운 일입니다. 특히 팀과 상사의 업무를 지원하는 것이 우리의 직업적 책임이기 때문에 상사가 요청하는 경우에는 더욱 그렇습니다. 

하지만 '아니요'라고 말하는 것은 경계를 설정하는 방법입니다. '예'라고 말하는 것이 단기적으로는 기분 좋을 수 있지만, 경계를 설정하면 본인뿐만 아니라 관련된 모든 사람이 더 행복하고 생산적인 업무 환경을 만들 수 있습니다. 하지만 다음과 같은 개인적인 이익 이외에도 '아니요'라고 말해야 하는 여러 가지 이유가 있습니다.

• 불필요한 일이라면. 여러분은 자신의 전문 분야를 누구보다도 잘 알고 있습니다. 때때로 관리자나 팀 리더가 불필요하거나 팀의 작업량에 악영향을 미칠 수 있는 일을 수행하도록 요청할 때가 있습니다. 이러한 상황에서 거절하는 것이 본인과 팀 모두에게 더 나을 수 있습니다. 또한 자신의 업무를 완전히 이해하고 있음을 보여줍니다.

• 범위 변동 방지를 위해 . 프로젝트 범위를 설정할 때, 여러분과 다른 프로젝트 이해관계자는 어떤 결과물을 언제까지 만들어야 하는지 결정합니다. 책임을 확대하고 새로운 결과물에 '예'라고 답하기 시작하면, 어느 시점에서 마감일을 넘겨 범위 변동이 발생하게 됩니다.

• 리더십 스킬을 입증하기 위해 . 정확하게 소통할 수 있는 것은 바람직한 리더십 스킬입니다. 거절을 통해 작업 수용량에 대해 더 열린 마음으로 소통하고 업무량을 구성하여 최대의 영향을 미칠 수 있습니다. 결과적으로, 이는 리더십 기회를 창출할 수 있습니다.

• 신뢰할 수 있는 사람임을 보여주기 위해. 이것은 직관에 어긋나는 것처럼 보일 수 있지만, 거절은 실제로 신뢰를 쌓습니다. 예를 들어, 작업 수용량이 부족한 작업에 대해 거절함으로써 상사와 동료에게 자신의 업무량을 알 수 있을 정도로 체계적인 사람이라는 것을 보여줄 수 있습니다. 그러면 어떤 일에 전념할 때, 그들은 당신이 그것을 끝낼 것이라고 믿을 수 있습니다. 

• 번아웃을 방지하기 위해 . 번아웃과 압도감은 증가하고 있으며, 연구에 따르면 근로자의 거의 4명 중 1명이 1년에 4번 이상 번아웃을 경험하고 40%는 이것이 성공의 불가피한 부분이라고 생각합니다. 거절하고 싶은데도 '예'라고 하면 과로, 분개, (확인하지 않은 채로 방치하면) 번아웃 으로 이어질 수 있습니다.

'예'라고 하면 생산성이 떨어집니다

직관에 어긋나는 것처럼 보일 수도 있지만, '예'라고 하면 실제로 생산성이 떨어질 수 있습니다. 할 일이 많아질수록 중요한 업무에 집중하고 우선순위를 정하기가 더 어려워지기 때문입니다. 팀에서 '예'라고 말하는 사람이 되면 도움이 되지 않고 오히려 해가 될 수 있는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.

• 업무가 너무 많아 생산성이 떨어지고 부담을 더 받게 됩니다.

• 거절해야 한다는 것을 알면서도 계속해서 '예'라고 말한다면, 언짢거나 분개할 수 있습니다.

• 이 '한 가지' 일에 '예'라고 말하면 그 시간 동안 할 수 있는 다른 모든 일에 '아니요'라고 말하는 것과 같습니다.

• 다른 사람의 우선순위를 처리하는 데 집중하게 되며, 이는 중요하지만 먼저 처리해야 할 일은 아닐 수 있습니다.

거절해야 할 때

'예'라고 말하는 것은 직장에서 팀 플레이어처럼 느껴지는 자연스러운 방법입니다. 하지만 다음과 같은 경우에는 거절해야 합니다.

• 바쁠 때. 직관적으로 느껴질 수 있지만, 업무가 과중해지면 너무 바빠서 자신이 얼마나 바쁜지 모를 때가 있습니다. 그 지점에 도달하기 전에 거절하려 노력하여 너무 압도당하지 않도록 하세요.

• 더 나은 해결책이 있을 때. 다른 기여자나 팀원에게 작업을 위임하는 것은 업무를 완료하면서도 거절하는 좋은 방법입니다.

• 업무와 일치하지 않는 경우. 항상 거절을 정당화할 필요는 없습니다. 때로는 프로젝트나 작업이 자신의 관심사나 업무 범위와 일치하지 않아 수행하고 싶지 않은 경우가 있습니다. 우선순위가 아니라면 거절할 만한 충분한 이유가 됩니다.

• 프로젝트에 맞지 않습니다. 여러분은 자신의 업무에 능숙하므로, 종종 관리자보다 더 잘 이해한다는 것을 의미합니다. 요청이 업무에 맞지 않는다면, 주저하지 말고 거절하세요.

• 분노나 분노를 느끼기 시작할 때. 아마도 너무 많은 일을 수락하고 있을지도 모릅니다. 이럴 때는 '아니요'라고 말하기 시작해야 한다는 신호입니다.

정중하고 전문적으로 거절하는 데 도움이 되는 7가지 팁

우리 중 많은 사람들은 거절하는 것이 도움이 된다는 것을 알고 있습니다. 하지만 그렇다고 해서 거절하기가 쉬워지는 것은 아닙니다. 사람들을 거절하는 것을 꺼리는 것은 자연스러운 일입니다. 특히 리더십에서 요청이 오는 경우에는 더욱 그렇습니다. 하지만 거절하는 방법을 더 잘할 수 있는 방법이 있습니다. 몇 가지 모범 사례를 따르면 더 자연스럽게 거절하기 시작할 것입니다.  

1. 업무량을 파악하세요 

'예' 또는 '아니요'를 결정하기 전에 현재 업무량을 파악해야 합니다. 이렇게 하면 현재 처리할 수 있는 업무가 무엇인지 파악하고 현재 우선순위를 상기하는 데 도움이 됩니다. 일반적으로 이렇게 하면 누군가가 요청하기 전에 작업 수용량이 있는지 파악하는 데 도움이 됩니다. 

모든 정보를 일원화된 정보 소스에 수집하면 현재 업무량과 추가 프로젝트에 대한 작업 수용량을 쉽고 빠르게 파악할 수 있습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어 를 사용하면 업무를 추적하고 다른 이해관계자와 공유할 수 있으므로 새로운 프로젝트를 지원할 수 있는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 우선순위에 따라 마감일을 지정하면 현재 진행 중인 일과 앞으로 예정된 일을 비교하여 일일 일정을 고려하여 추가 시간이 있는지 확인할 수 있습니다. 

2. 긍정적으로 리드하기 

거절할 때는 긍정적인 마음가짐으로 시작해야 합니다. “정말 감사합니다…” 또는 “항상 이런 기회를 찾아내시는 게 정말 대단하세요…”와 같은 문구는 지금 당장 '예'라고 할 수는 없지만, 부탁을 받은 것에 대해 얼마나 감사하는지 보여주는 좋은 방법이 될 수 있습니다. 진심을 다하세요. 상대방이 요청한 것에 대해 실제로 감사하는 점이 무엇인지 생각해 보세요. 여러분이 일을 잘 처리하기 때문에 요청을 받았거나, 여러분을 신뢰한다는 표시일 수도 있습니다. 답변하기 전에 잠시 멈추고 상대방이 먼저 찾아온 이유를 생각해 보세요. 그런 다음, 이를 활용하여 긍정적인 답변을 공유하세요.

3. 정중하고 명확하게 거절하기 

긍정적인 태도가 도움이 되기는 하지만, 그렇다고 해서 거절을 감추어야 하는 것은 아닙니다. 모호할수록 오해를 불러일으킬 가능성이 커집니다. 의도치 않게 갈등을 일으킬 수 있는 오해의 여지가 없도록 '아니요'라는 말을 명확하고 직접적으로 전달하세요. 

4. 이유 설명하기

거절을 투명하게 처리하면 동료나 팀 리더가 이를 개인적인 문제로 받아들이지 않을 것입니다. 거절하는 데에는 정당한 이유가 있으며, 그 이유를 공유하면 자신과 관련된 다른 당사자 간의 신뢰를 쌓는 데 도움이 됩니다. 매니저에게 응답하는 경우, 현재 맡고 있는 업무에 대해 구체적으로 설명하세요. 때로는 이것이 상대방의 요청에 '예'라고 할 수 없는 이유를 이해하는 데 충분할 수 있습니다. 아니면, 매니저가 다른 작업의 우선순위를 낮추고 이 새로운 작업에 집중할 수 있도록 할 수도 있습니다. 이 모든 것이 오해를 방지하는 데 도움이 됩니다. 

5. 다른 해결책 제시하기 

때로는 조건부로 거절할 수 있습니다. 현재 마감일을 넘길 수는 없지만 한 달 안에 프로젝트를 완료할 수 있는 작업 수용량이 있음을 알 수 있습니다. 또는 자신이 이 작업에 가장 적합한 사람이 아니라는 것을 깨닫고 이 분야에서 더 숙련된 동료를 추천할 수도 있습니다. 즉시 해결할 수 있는 방법이 없더라도 업무를 수행할 수 있는 다른 방법을 찾을 수 있도록 도와줄 수 있습니다. 무엇을 제공하느냐보다는 지지를 보여주는 것이 더 중요합니다.

6. 일관성을 유지하세요 

어떤 면에서 이것은 거절하는 가장 어려운 부분입니다. 거절해야 할 때, 특히 '예'라고 말하고 싶었을 때 기분이 좋지 않은 것은 당연합니다. 그러나 유혹이 강하더라도 왔다 갔다 하는 것은 관련자 누구에게도 도움이 되지 않습니다. 대신, 거절하기 전에 모든 요인에 대해 스스로 교육하여 자신감을 갖고 결정을 내리세요. 그런 다음 최대한 지키세요.

7. 공감 능력을 발휘하세요 

동료가 할 수 없거나 하고 싶지 않은 일을 계속 요청한다면 좌절스러울 수 있습니다. 또는 항상 막판에 책임을 추가하는 상사가 있는 경우. 이러한 좌절감을 전달하는 것이 도움이 될 수 있지만, 공감 능력을 배우고 연습하는 것도 도움이 될 것입니다. 예를 들어, 동료가 과도한 업무로 인해 지쳐 있지만 도움을 요청하는 방법을 모를 수 있습니다. 업무가 모든 사람에게 미치는 영향에 대해 공감하는 것은 모든 이해관계자가 서로를 이해하고 커뮤니케이션을 개선하며 필요할 때 거절(그리고 수락!)하는 것을 더 쉽게 할 수 있도록 도와줍니다. 

거절하는 방법(예시 포함)

무언가에 대해 긴장할 때 구조를 갖는 것이 도움이 될 수 있습니다. 이 경우, 거절하기 위해 빠르고 쉽게 빈칸을 채우는 방법이 필요할 수 있습니다. 다음 샘플 시나리오는 거절하는 기술을 연습해야 할 때 정확히 무엇을 말할지 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다.

정말 막혔을 때는 간단한 공식을 사용하여 정중하게 "아니요"라고 말할 수 있습니다.

긍정적인 응답 + 거절 + 대체 솔루션 

이 중 많은 부분이 ‘아니요, 하지만…’ 또는 ‘저를 생각해 주셔서 정말 감사합니다’와 같은 표현입니다. 보시다시피, 상황에 맞게 조정할 수 있습니다. 이러한 문구의 일부를 사용하여 요청하는 사람이 누구든 완벽한 답변을 구성할 수 있습니다.

상사에게 거절하는 방법

이것은 종종 사람들에게 가장 어려운 일입니다. 상사가 요청할 때까지는 거절하는 데 능숙할 수 있습니다. 이것은 완전히 정상이며, 솔직히 예상되는 일입니다. 하지만 상사의 요청을 거절해야 할 때 어떻게 대응해야 하는지 배울 수 있습니다.

먼저, 상사가 여러분이 하고 있는 일을 전부 아는 것은 아니라는 점을 기억하세요. 상사가 무언가를 요구할 수는 있지만, 그렇다고 해서 다른 작업보다 이를 우선시한다는 의미는 아닙니다. 예를 들어, 다음 주에 마감되는 프로젝트 브리프를 작성하고 있다고 가정해 보겠습니다. 마감일이 촉박하고, 프로젝트에는 여러분을 의지하는 교차 기능 이해관계자가 포함되어 있습니다. 상사는 내가 얼마나 많은 일을 하고 있는지 알지 못하며, 새로운 템플릿을 편집해 달라고 요청합니다. 이 경우, 이번 주에는 시간이 부족하지만 마감일이 지나면 기꺼이 확인하겠다고 간단한 설명을 곁들여 답변할 수 있습니다. 

“이 템플릿은 훌륭한 프로젝트처럼 보입니다! 현재는 이 프로젝트 브리프를 완료하는 데 집중하고 있지만, 그 이후에는 이 작업을 진행하고 싶습니다. 다음 주 수요일 프레젠테이션이 끝난 후 다시 확인하여 새로운 마감일을 정할 수 있을까요?"

상사가 거절할 수 있다는 점을 기억하세요. 템플릿이 더 일찍 필요한 경우, 다른 팀원에게 이 프로젝트를 넘길 수도 있습니다. 

동료에게 거절하는 방법

동료에게 거절하는 것도 까다롭습니다. 동료는 팀원일 수도 있고, 때로는 친구일 수도 있습니다. 하지만 바쁜 날에 "잠깐 통화할 수 있을까요?"라는 무시무시한 요청을 받게 되면 부담스럽다면, 부드럽게 거절하는 방법을 배우는 것이 도움이 됩니다. 

다음과 같이 대답해 보세요.

“(name) 님, 안녕하세요! 이 일에 대해 더 이야기하고 싶지만, 오늘은 할 일 목록이 꽉 찼어요. 내일 아침에 바로 연락할 수 있을까요? 아니면 간단한 이메일로 답변해 드릴까요?”

고객에게 거절하는 방법

고객과 좋은 관계를 맺고 있더라도 한계에 대해 솔직하게 말하기는 어렵습니다. 하지만 고객을 대면하는 직업의 경우 항상 '온라인' 상태여야 하므로 특히 중요합니다. 예를 들어, 일과 삶의 균형을 개선하려고 한다고 가정해 보겠습니다. 고객이 근무 시간 이후에 간단한 질문을 합니다. 두 사람 모두 답변하는 데 5분이 걸릴 것이라는 것을 알고 있습니다. 다음과 같은 방식으로 응답할 수 있습니다.

“(이름) 님, 연락해주셔서 정말 감사합니다. 내일 아침에 출근하자마자 바로 확인해 드리겠습니다.”

이렇게 하면 업무 시간 외에는 고객과 함께 일할 수 없다는 경계를 설정할 수 있습니다. 하지만 고객에게 여전히 지원해 줄 수 있으며 가능한 한 빨리 도움을 줄 것이라는 점을 보여줍니다. 이것을 한 단계 더 발전시키려면, 이를 자동 응답으로 설정하여 업무 외 시간을 보호하는 동시에 상대방이 답답해하지 않도록 할 수 있습니다.

개인적인 삶에서 거절하는 방법

경계를 설정하고 거절하는 법을 완전히 배우려면 이 연습을 개인 생활에도 적용하는 것이 중요합니다. 다시 말하지만, 이는 매우 어려울 수 있습니다. 우리는 자연스럽게 우리가 사랑하는 사람들을 행복하게 만들고 싶어 하는 경향이 있으므로 처음에는 거절하는 것이 취약하고 무섭게 느껴질 수 있습니다. 예를 들어, 친구가 생일 파티를 위해 뉴욕에 가고 싶다고 가정해 보겠습니다. 친구를 아끼고 가고 싶지만, 생일을 위해 많은 돈과 시간을 보내는 것은 부담이 됩니다. 이럴 때 다음과 같이 대답할 수 있습니다.

“정말 재미있을 것 같아요! 파티에 갈 수 있을 것 같지는 않지만, 다른 시간에 축하해 드릴 수 있도록 계획하고 싶습니다. 다음 주말에 일찍 저녁을 먹을 수 있을까요?”

아니요는 "아니요, 감사합니다"라는 뜻입니다

결국, 거절하는 법을 배우면 직장에서 더 자신감을 느끼고 압도당하는 일을 줄이는 데 도움이 됩니다. 이는 리더십이 정직하다는 것을 보여주고, 팀에게 애초에 요청한 이유를 상기시킬 수 있습니다. 구조를 따르고 이러한 팁을 사용하면 전문적으로 거절하는 방법을 배울 수 있습니다.