비즈니스 프로세스 리엔지니어링으로 새롭게 시작하는 방법

고장나지 않았다면 고치지 마세요. 맞죠? 하지만 무언가가 최대한 효율적으로 작동하지 않는다면, 때로는 그것을 더 좋게 만들 수 있는 유일한 방법은 모든 것을 분해하고 약간 다르게 다시 조립하는 것입니다. 이것이 바로 비즈니스 프로세스 리엔지니어링의 핵심 개념입니다. 

비즈니스 프로세스 리엔지니어링(BPR)이란?

비즈니스 프로세스 리엔지니어링(BPR)은 이익, 제품 품질, 비용 또는 속도와 같은 성과를 개선하기 위해 기존 핵심 비즈니스 프로세스를 완전히 개편한 것입니다. BPR은 조직 전체의 참여, 정확한 계획, 전담 팀이 필요로 하는 매우 복잡한 프로세스입니다. 비즈니스의 규모에 따라 BPR을 완료된 데 몇 달에서 몇 년이 걸릴 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 리엔지니어링 vs 비즈니스 프로세스 개선

이 두 가지 프로세스 개선 전략은 모두 성과 개선을 목표로 비즈니스 프로세스를 변경한다는 동일한 최종 목표를 가지고 있습니다. 여기서 주된 차이점은 변경 사항의 크기와 규모입니다. 

비즈니스 프로세스 개선은 조직 내에서 특정 프로세스를 개선하기 위한 소규모 변경입니다. 팀이 지속적인 개선 모델을 사용하는 경우, 비즈니스 프로세스 개선에 익숙할 것입니다. 

비즈니스 프로세스 리엔지니어링 은 훨씬 더 큰 규모로 프로세스를 변경하는 행위입니다. BPR은 작은 개별 단계를 보는 대신 회사를 전체적으로 평가하고 전체 비즈니스가 운영되는 방식을 재구성합니다. 

자동차가 비즈니스를 대표한다고 가정해 보겠습니다. 자동차의 가스 탱크에 누출이 있습니다. 팀이 프로세스 개선을 사용하여 새는 가스 탱크를 수리한다면, 새는 가스 탱크를 새 것으로 교체하는 데 도움이 되는 프로세스를 만들 것입니다. 비즈니스 프로세스 리엔지니어링은 가스 탱크를 살펴보고 가스 대신 사용할 수 있는 대체 연료가 있는지 고려합니다. 

비즈니스 프로세스 리엔지니어링을 사용해야 하는 경우

비즈니스 프로세스 리엔지니어링은 크고 포괄적인 프로세스입니다. 비용이 매우 많이 들 수 있으며, 회사가 클수록 프로세스가 더 어려워집니다. 약 25명의 직원이 있는 스타트업과 2,000명의 직원이 있는 기업의 차이점을 고려해 보세요. 대기업은 훨씬 더 확립된 프로세스와 워크플로를 갖게 되며, 소규모 기업은 더 빠르게 변화를 만들 수 있습니다. 작업량이 그만한 가치가 있는지 판단하는 데 어려움이 있다면 비용 편익 분석 프레임워크 를 사용하여 BPR이 회사에 적합한지 확인하는 것이 좋습니다. 

팀이 의사 결정 프로세스를 거치고 BPR 프로세스를 거치는 것이 유일한 해결책이라는 것을 발견한 경우, 팀의 성장 프로세스 초기에 이를 수행하세요. BPR 프로세스를 시작해야 하는 한 가지 좋은 이유는 핵심 비즈니스 운영의 확장성을 보장하기 위함입니다. BPR을 구현하면 비효율적이고 복잡한 프로세스를 기반으로 구축하는 대신 회사의 확장성을 위한 기반을 마련하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

비즈니스 프로세스 리엔지니어링의 6단계

비즈니스 프로세스 리엔지니어링 프로세스는 일반 프로세스 개선과 거의 동일한 단계를 따릅니다. 두 운영의 목표는 동일합니다. 비즈니스의 결과물을 개선하는 것입니다. 그러나 BPR의 범위는 더 크며, 이는 타임라인과 접근 방식에 영향을 미칠 수 있습니다. 다음은 비즈니스 프로세스 리엔지니어링 프로세스를 6단계로 시작하는 방법입니다.

1. 변경 사유 식별하기

비즈니스 프로세스의 기능을 점검하는 것은 규모가 크고, 어렵고, 비용이 많이 드는 작업입니다. 그 이유를 파악하고 BPR 프로세스가 시간과 작업량에 합당한지 검토하는 것이 중요합니다. 최종 목표는 무엇인가요? 이 리엔지니어링 프로세스로 비즈니스가 무엇을 달성하기를 원하시나요? 명확하고 정의 가능한 목표를 설정하는 것이 좋은 출발점입니다. SMART 목표 방법론과 같은 프레임워크를 사용하여 변화의 이유가 구체적이고 실행 가능하도록 하세요. 이렇게 하면 프로세스 후반에 성공 지표를 더 쉽게 선택할 수 있습니다. 

팀 전체가 그 이유를 명확히 이해해야 합니다. 예를 들어, 새로운 연구 개발 팀을 만들기 위해 비즈니스의 일부를 재구성해야 할 수 있습니다. 팀은 조직 개편의 이유가 새로운 팀을 위한 것이라는 점을 이해해야 합니다.

리엔지니어링 프로세스를 시작하기 전에 기존 프로세스를 기준으로 벤치마킹을 설정하는 것이 중요합니다. 이를 통해 BPR 팀은 획기적인 개선을 하기 전에 현재 비즈니스 운영의 기준을 파악할 수 있습니다. 비즈니스 운영의 기준을 분석하고 측정하면 BPR 팀이 비즈니스 프로세스 재설계에 영향을 미칠 수 있는 현재 상태의 병목 현상을 살펴볼 수 있는 기회도 제공됩니다.

2. BPR 팀을 구성합니다

비즈니스 프로세스 리엔지니어링은 유능하고 경험이 풍부한 팀이 처리해야 하는 복잡한 프로세스입니다. BPR 팀은 비즈니스 기능에 이미 익숙하고 주요 프로세스의 장단점을 이해하는 사람들로 구성되어야 합니다. 비즈니스 프로세스 리엔지니어링 팀은 일반적으로 다음과 같이 구성됩니다.

• 고위 경영진

• 비즈니스 크리티컬 팀의 운영 관리자

• 리엔지니어링 전문가 또는 리더

• 경험이 풍부한 프로젝트 매니저

BPR 팀은 다양한 이해관계자의 다양한 기대치를 관리할 책임이 있으므로 팀과 이해관계자가 모두 주요 정보를 쉽게 공유하고 액세스할 수 있어야 합니다. 이해관계자 관리를 더 쉽게 하려면 협업 관리 툴을 사용하여 리엔지니어링 프로세스에 필요한 모든 정보를 수집하고 공유하세요. 

3. 성과를 분석하기 위한 핵심 성과 지표를 설정합니다

이 단계는 비즈니스 프로세스 리엔지니어링 노력의 궁극적인 목표를 결정한 첫 번째 단계와 밀접하게 관련되어 있습니다. 재처리의 목표를 파악하면 성공을 위한 올바른 지표를 선택하는 데 도움이 됩니다. KPI 선택. 프로세스 변경 전후의 성과를 측정하는 데 도움이 되므로 BPR의 실제 영향을 판단할 수 있습니다. 

예를 들어, 팀이 특정 제품을 생산하는 데 걸리는 시간을 줄이는 것을 목표로 비즈니스 프로세스 재설계를 진행하기로 선택한 경우, 팀이 측정할 주요 지표는 개발 시간입니다. 변경하기 전에 목표를 벤치마킹하는 것이 팀이 성공을 측정할 수 있는 방법이라는 것을 기억하세요.

4. 미래 상태 설계

시간을 들여 핵심 비즈니스 프로세스를 분석하고 현재 상태를 벤치마킹한 후에는 해당 정보를 수집하고 비즈니스 운영의 미래 상태를 개발할 차례입니다. 달성하고자 했던 목표를 떠올려 보세요. 이러한 목표를 달성하기 위해 어떤 전략을 실행할 수 있을까요?

현재 프로세스를 살펴보고 이러한 목표를 달성하기 위해 무엇을 변경할 수 있는지 생각해 보세요. 프로세스 매핑을 사용하여 워크플로와 프로세스를 한 곳에서 시각적으로 표시하세요. 현재 상태의 프로세스 맵은 의사 결정 과정에서 도움이 될 수 있습니다. 이를 통해 자동화 또는 기타 형태의 재설계로 병목 현상을 완화할 수 있는 부분을 명확하게 식별할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 리엔지니어링을 위해서는 비즈니스 운영을 완전히 개편해야 하지만, 그렇다고 해서 현재 운영 프로세스의 모든 측면을 없애야 하는 것은 아닙니다. 이러한 핵심 비즈니스 프로세스 중 일부는 여전히 워크플로의 실행 가능한 부분일 수 있지만, 새로운 미래 상태에서 이를 구현할 방법과 위치는 팀이 결정해야 합니다.

5. 소규모로 새로운 프로세스 테스트하기 

비즈니스 프로세스 재설계가 어떻게 진행될지 정확히 파악한 후 다음 단계는 회사 전체에 도입하기 전에 소규모로 프로세스를 테스트하는 것입니다. 이 테스트는 제품의 품질 관리 테스트와 유사합니다. 최종 제품이 고객의 니즈를 충족하기를 바라는 것과 마찬가지로, 비즈니스 프로세스가 달성하고자 하는 목표를 충족하는지 확인하세요. 

소규모로 프로세스를 테스트하는 것은 안전한 환경에서 실수가 발생할 수 있는 기회입니다. 소규모 파일럿은 위험이 적고 팀이 대규모로 프로세스를 구현하기 전에 쉽게 변경할 수 있는 기회를 제공합니다. 파일럿 단계는 예기치 않은 문제가 완료된 비즈니스 운영 실패로 이어지는 것을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.

6. 변경 관리를 사용하여 새로운 비즈니스 프로세스 재디자인 도입하기

새로운 비즈니스 프로세스 재디자인을 도입하는 것은 BPR 프로젝트의 성공을 좌우할 수 있는 중요한 단계입니다. 변경 관리 전략을 사용하여 새로운 비즈니스 프로세스 구현과 관련하여 팀과 마찰이 발생할 수 있는 상황을 완화하세요. 변경 관리는 조직의 변화를 위해 팀을 준비시키는 프로세스입니다. 인간으로서 우리는 자연스럽게 변화를 싫어하므로 팀의 변화를 돕는 것이 중요합니다. BPR 프로세스에서는 팀의 리엔지니어링 작업량 뒤에 있는 비즈니스 전략을 명확하게 설명하여 일찍 시작할 수 있습니다. 

재설계된 프로세스를 구현한 후 다음 단계는 3단계에서 수립한 것과 동일한 KPI를 모니터링하고 측정하는 것입니다. 비즈니스 운영팀의 핵심 멤버와 연락을 유지하여 새로운 프로세스의 성과와 팀 멤버에게 문제가 있는지 파악하세요. 여기에서 핵심 비즈니스 운영을 위한 지속적인 개선 모델을 구현할 수 있습니다. 

비즈니스 프로세스 리엔지니어링 실행

새로운 솔루션을 구현하기 전에는 Discovery Inc. 의 Digital Studios 콘텐츠 팀이 스프레드시트와 이메일로 동영상 제작 프로세스를 추적했습니다. 완료된 동영상은 거의 없었고, 다른 동영상들은 드라이브에 방치되어 있었으며, 보고는 어려웠습니다. 정보가 여러 툴에 흩어져 있었기 때문에 교차 기능 팀과 정보를 공유하기가 어려웠습니다.

글로벌 크리에이티브 운영 부서의 수석 이사인 Mike Singer는 이를 기회로 삼아 생산 흐름을 개선하는 새로운 프로세스를 구현했습니다.

Asana를 사용하기 전에는 간결하고 일관된 프로세스가 없었고 스프레드시트를 프로젝트 진행 상태에 맞게 업데이트하기도 어려웠습니다. 때로는 누락되어 사라지기도 했습니다. 6개월 동안 대규모 정리 프로젝트를 수행하기 위해 외부 인력을 고용하기도 했습니다.”

Discovery Inc.의 Digital Studios 팀은 Asana를 도입하여 콘텐츠 제작 프로세스를 관리했습니다. 이를 통해 단계를 자동화하고, 수천 개의 동영상을 한 번에 제작 관리하고, 협업을 크게 개선할 수 있었습니다.

콘텐츠 제작 프로세스를 근본적으로 재구성함으로써 팀은 코로나19 팬데믹 기간 동안 사무실 근무에서 홈근무로 신속하게 전환할 수 있었습니다. 

새로운 콘텐츠 제작 워크플로 덕분에 팀은 프로젝트 상태를 명확하게 파악하고 매달 수천 개의 동영상을 효율적으로 제작할 수 있습니다.