Asana가 더 원활한 크리에이티브 제작을 위해 업무 관리를 사용하는 방법

Asana 크리에이티브 운영 팀장인 Tara Vajra에게 크리에이티브 제작은 균형을 유지하기 어려운 활동입니다. 그녀는 새로운 요청과 더 큰 마케팅 목표에 맞춰 기존 리소스를 지속적으로 측정해야 합니다. 이는 글로벌 기업에서 특히 까다롭습니다. 다양한 문화권에서 일하고 전 세계에 거주하는 이해관계자와 협력하는 자산을 만들어야 하기 때문입니다.

"저희는 대규모 프로젝트 사이에서 효율적으로 업무 범위를 파악하고, 요청을 분류하고, 임시 작업을 수행하는 방법을 찾아야 합니다."라고 Vajra는 말합니다. "글로벌 팀으로서 우리는 다양한 지역에서 공감대를 형성하고 마케팅 전략에 부합하는 것을 만들어야 합니다. 이렇게 섬세한 균형을 이루는 일이야말로 가장 어려운 부분일 수 있습니다.”

이러한 어려움에도 불구하고 Vajra와 그녀의 팀은 운영을 간소화하는 방법을 고안하여 프로젝트가 창의적인 만큼이나 영향력도 미칠 수 있도록 했습니다. Asana가 크리에이티브 업무의 다각적인 특성을 간소하고 일관성 있는 여정으로 전환하는 방법을 알아보세요.

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마케팅팀은 Asana를 통해 업무 연결, 프로세스 표준화, 워크플로 자동화 등 모든 일을 한곳에서 수행할 수 있습니다.

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크리에이티브 제작의 어려움

크리에이티브 제작은 본질적으로 복잡하며, 팀이 리소스를 조율하고, 이해관계자의 의견을 관리하고, 전 세계 잠재 고객에게 공감할 수 있는 매력적인 내용을 제공해야 합니다.

이를 위해서는 전반적인 마케팅 전략에 부합하는 동시에 여러 툴에서 서로 분리된 커뮤니케이션을 탐색해야 합니다. 내부 팀과 외부 파트너 간의 조율은 오해와 지연으로 가득한 물류상의 악몽으로 빠르게 변할 수 있습니다. 그리고 무엇보다도 다양한 크리에이티브 에셋 전반에 걸쳐 일관된 브랜드 보이스와 미학을 유지해야 합니다.

적절한 지원이 없다면, 이 목록은 극복해야 할 엄청난 함정으로 다가옵니다. 그러나 이는 자동화와 AI 기능이 탑재된 Asana와 같은 소프트웨어가 일상적인 작업의 번거로움을 없앨 수 있는 완벽한 사례이기도 합니다.

Asana의 아트 디렉터인 Morgan Keys는 Asana를 사용하기 전에 겪었던 고통스러운 과정을 다음과 같이 설명합니다.

“제 이전 경험에 따르면, 모든 사람이 서로 다른 프로젝트 관리 시스템을 가지고 있었습니다.”라고 Keys는 설명합니다. “크리에이티브 프로듀서는 프로젝트의 진행 상태를 추적하기 위해 스프레드시트를 유지할 수 있습니다. 디자이너로서 저는 개인 메모 앱에 할 일 목록을 작성하고 중요한 실행 과제를 기억하기 위해 특정 이메일을 읽지 않은 상태로 두었습니다. 너무 단절되고 어지러웠기 때문에 우리가 일을 해냈는지 놀랍습니다.”

Asana가 크리에이티브 제작을 간소화하는 6가지 방법

1. 양식으로 요청 자동 수신

많은 대기업의 경우, 팀이 이메일, 미팅 또는 서로 연결되지 않은 다른 툴을 통해 새로운 크리에이티브 요청을 제출합니다. 이러한 방식은 매우 번거롭습니다. 최악의 경우, 제작이 지연되어 비용이 더 많이 들고 재능 있는 크리에이티브 팀의 시간을 낭비할 수 있습니다.

Asana에서는 브랜드 크리에이티브 팀이 사용자 지정 양식 을 사용하여 요청을 수집합니다. 이렇게 하면 다음을 포함하여 필요한 모든 정보를 미리 수집할 수 있습니다.

• 어떤 종류의 크리에이티브 지원이 필요한지

• 마감일

• 대상 고객

• 프로젝트 범위

• RACI를 통한 이해관계자 및 책임 업무 목록

• 디자인 사양

누군가가 이 양식에 대한 답변을 제출할 때마다 자동으로 Asana 프로젝트로 전달되어 팀이 요청을 검토하고, 우선순위를 지정하고, 리소스를 배정할 수 있습니다.

2. 사용자 지정 가능한 프로젝트 템플릿

새로운 이니셔티브를 시작할 준비가 되면 Vajra는 새로운 Asana 프로젝트를 생성하여 업무를 시작합니다. 하지만 처음부터 다시 시작할 필요는 없습니다. 대신, 미리 작성된 프로젝트 템플릿을 사용하여 정보의 레이블링 및 저장 방식을 지정할 수 있습니다.

일반적인 프로젝트 유형에 대한 템플릿은 설정과 시작을 간소화하여 팀이 크리에이티브 프로세스에 바로 뛰어들 수 있도록 합니다. 예를 들어, Vajra는 레이블(Asana에서는 사용자 지정 필드라고 함)을 사용하여 프로젝트 상태, 업무 담당자, 업무가 어떤 글로벌 마케팅 이니셔티브에 부합하는지 표시합니다. 이를 통해 이해관계자는 업무 진행 상황과 담당자를 빠르게 파악할 수 있습니다.

동영상이나 제작 타임라인을 관리하는 경우, 촬영 일정 템플릿을 사용하여 동일한 Asana 프로젝트 내에서 장면을 계획하고, 크루를 배정하고, 제작일을 추적할 수도 있습니다.

3. 내부 및 외부 팀 간의 협업

대규모 조직은 종종 외부 기관에 의존하여 크리에이티브 작업의 일부를 아웃소싱합니다. 그러나 회사 네트워크 외부에서 다른 사람들과 협업하는 데는 어려움이 있습니다. 첫째, 정보를 어떻게 안전하게 보호할 수 있을까요? 다른 한편으로, 이메일 스레드나 기타 기존 커뮤니케이션 플랫폼을 사용하는 것은 시간이 많이 걸리고 비효율적입니다.

하지만 Asana를 사용하면 커뮤니케이션부터 실제 업무까지 모든 것을 한 공간에서 안전하게 수행할 수 있습니다. Asana의 크리에이티브 팀은 외부 파트너를 게스트로 작업 공간에 추가하여 전용 프로젝트를 통해 협업할 수 있습니다. 이는 내부 팀과 외부 기관이 원활하게 소통하고, 피드백을 공유하고, 종속성을 모니터링하여 프로젝트가 계획대로 진행되고 예산 내에서 진행될 수 있도록 하는 중앙 집중식 협업 공간 역할을 합니다.

당사의 프로세스는 오버플로 대행사와 통합되어 있으므로, 특정 프로젝트를 수행하기로 결정한 경우 다른 도구를 통해 대규모 인계 작업을 수행할 필요 없이 Asana에서 직접 시작할 수 있습니다.”

4. 워크플로 자동화

Asana의 강력한 자동화 도구를 활용하여 Vajra와 팀은 반복적인 작업에 소요되는 시간을 크게 줄였습니다. 프로젝트 유형에 따라 자동으로 작업을 배정하고 승인을 간소화하는 등 자동화를 통해 팀은 반복적인 작업을 아웃소싱하고 창의력을 발휘할 수 있는 더 많은 공간을 확보할 수 있습니다.

예를 들어, Asana에서 마감일을 자동으로 설정하고, 검토 작업을 할당하고, 개입이 필요할 때 관리자에게 알리는 워크플로를 설계하여 훨씬 간단한 검토 프로세스를 만들 수 있습니다. 승인 워크플로와 결합하면 프로젝트가 신속하고 정확하게 진행될 수 있습니다.

5. 일원화된 정보 소스

Asana는 Figma, Adobe Creative Cloud, Google Suite와 같은 크리에이티브 툴과 연동되어 워크플로와 커뮤니케이션을 중앙 집중화하려는 크리에이티브 팀을 위한 강력한 도구가 되었습니다.

별도의 스레드에서 각 이해관계자에게 문서를 보내는 대신, 모든 애셋을 Asana 작업에 직접 첨부할 수 있습니다. 이렇게 하면 이해관계자가 즉시 액세스할 수 있으며 플랫폼 내에서 피드백을 제공할 수 있습니다. 

주요 디자인 툴 및 클라우드 스토리지 솔루션과의 연동을 통해 Asana는 모든 크리에이티브 에셋의 단일 정보 소스로 사용할 수 있어 모든 자료에 쉽게 액세스하고 브랜드 일관성을 유지할 수 있습니다.

6. 리소스 관리

크리에이티브 프로젝트에 필요한 정확한 리소스를 결정하는 것은 까다로운 균형 잡기입니다. 누가 언제 업무를 수행할 수 있는가? 외부 도구와 대행사가 필요한가요? 비용은 얼마나 드나요?

스프레드시트와 같은 정적인 도구에서 이를 추적하려고 하면 수동으로 업데이트하고 이러한 업데이트를 작업 파트너와 지속적으로 공유해야 합니다. Asana의 크리에이티브 팀은 Asana의 워크로드 및 포트폴리오 기능을 사용하여 수많은 시간과 고민을 줄입니다. 이를 통해 진행 중인 프로젝트와 예정된 프로젝트를 전반적으로 파악할 수 있어 크리에이티브 인재와 리소스를 가장 필요한 곳에 효과적으로 배분할 수 있습니다.

새로운 요청이 들어오면 크리에이티브 팀은 Asana에서 워크로드 대시보드를 검토하기만 하면 됩니다. 현재와 미래에 누가 어떤 일을 하고 있는지 빠르게 파악하고, 추가 작업을 수행할 수 있는 사람을 식별할 수 있습니다. 마찬가지로, 예산 프로젝트를 사용하여 새로운 업무에 할당해야 하는 자금을 결정하고 그에 따라 우선순위를 지정할 수 있습니다.

크리에이티브 제작의 혁신

특히 전 세계적인 규모의 크리에이티브 프로덕션의 복잡성을 해결하려면 재능과 비전뿐만 아니라 프로세스를 간소화하고 협업을 강화하는 적절한 툴이 필요합니다. 

Asana의 Tara Vajra와 그녀의 팀은 Asana와 같은 스마트하고 적응 가능한 소프트웨어를 크리에이티브 운영에 통합함으로써 잠재적인 혼란을 생산성의 잘 조직된 협업으로 전환할 수 있는 방법을 보여줍니다. 

Asana는 일상적인 작업을 자동화하고, 국경을 넘는 원활한 커뮤니케이션을 촉진하며, 단일 정보 소스를 유지하여 크리에이티브 팀이 혁신적이고 영향력 있는 크리에이티브 에셋을 제작하는 데 집중할 수 있도록 지원합니다.