RACI 매트릭스 템플릿

매일 우리는 수많은 결정을 내립니다. 그리고 직장에서는 이러한 결정을 신속하게 해야 할 때가 많습니다. 결정이 늦어지면 프로젝트 결과물이나 최종적으로는 대규모 회사 목표에 대해 지연이나 커뮤니케이션 오류가 발생하여 어려움을 겪을 수 있습니다. 따라서 누가 무엇을 담당하고 있는지 파악하는 것은 매우 중요합니다. 이를 통해 누가 의사 결정권을 갖고 있는지, 더 많은 정보를 얻기 위해 누구에게 문의해야 하는지, 누가 최종 승인을 담당하고 있는지 파악할 수 있습니다.

RACI 매트릭스를 사용하면 의사 결정에서의 역할을 정의하는 데 도움이 되므로 프로젝트를 시작하기 전에 프로젝트의 각 요소에 누가 관여되어 있는지 명확히 할 수 있습니다. 따라서 이해관계자로부터 동의를 얻기가 수월해지며, 실제 업무를 시작할 때 각 측면을 누가 담당하고 있는지 확인할 수 있습니다. 즉, RACI 차트는 프로젝트의 역할을 단순화하고 명확하게 보여줍니다. 또한 RACI 매트릭스 템플릿은 모든 팀이 RACI 차트를 사용하도록 하는 데 도움이 됩니다.

RACI 매트릭스란?

RACI 매트릭스란 프로젝트 결과물에 대해 프로젝트 팀의 역할과 책임을 정의하는 방법입니다. RACI는 아래 네 가지 프로젝트 역할의 두문자어입니다.

• Responsible(실무 담당자): 특정 프로젝트 작업을 담당하는 사람입니다. 중요한 점은 각 작업을 ‘담당하는’ 팀원은 단 한 명이라는 점입니다. ‘담당자’가 여러 명이라면 다른 담당자의 결정을 기다리는 동안 프로젝트가 지연될 수 있으며 이해관계자는 누구에게 질문을 해야 하는지 파악하기 어려워 혼란스러울 수 있습니다.

• Accountable(의사 결정권자): 작업의 완료를 감독하는 사람입니다. 즉, 해당 업무가 확실히 완료되도록 하는 사람을 말합니다. 혼란을 줄이기 위해 일반적으로 의사 결정권자는 작업당 한 명만 있습니다. 

• Consulted(업무 수행 조언자): 업무를 다음 단계로 진행하기 전 또는 완료하기 전에 내용을 검토하고 승인하는 사람입니다. 업무 수행 조언자는 여러 명이 될 수 있습니다.

• Informed(결과 통보 대상자): 업무에 직접 관여하지 않는 경우도 있지만, 프로젝트의 진행 상태를 항상 파악해야 하는 사람입니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 이해관계자에게 확실히 정보를 제공하면 초기에 승인을 얻기 수월해지며, 모두가 만족할 수 있는 결과물을 완성할 수 있습니다.

RACI 모델은 많은 교차 기능팀이나 고위급 이해관계자가 있는 대규모 조직에서 특히 유용합니다. 그러나 직원 개개인이 다양한 역할을 동시에 맡는 소규모 팀에서도 도움이 됩니다. 또한 RACI를 사용하면 각 팀원의 의견을 쉽게 반영할 수 있으므로 복잡한 문제 해결에도 도움이 될 수 있습니다. 

RACI 매트릭스 템플릿이란 무엇인가요?

RACI 매트릭스 템플릿이란 조직의 RACI 매트릭스에 대한 정보를 기입할 수 있도록 저장된 템플릿입니다. RACI 매트릭스 템플릿은 RACI 차트 템플릿이라고도 하며, 이를 통해 회사 전체에서 RACI 매트릭스를 간소화할 수 있습니다. 모든 결과물에 대해 매번 RACI 차트가 필요하지 않을 수 있지만, 여러 유형의 프로젝트에서 정기적으로 RACI 차트를 사용하는 대규모 프로그램 또는 대규모 조직의 경우 이 템플릿을 사용하는 것이 도움이 될 수 있습니다. 조직의 RACI 매트릭스를 템플릿으로 만들면 팀이 프로젝트에서 일관된 RACI 모델을 더 쉽게 사용할 수 있으며, 혼란을 줄이고 회사 전체의 효율이 높아집니다. 

RACI 매트릭스 템플릿의 이점

RACI 매트릭스 템플릿을 사용하는 것에는 많은 이점이 있지만, 주요 이점은 조직에서 사용하는 RACI 차트의 기반이 되는 예시를 제공할 수 있다는 점입니다. 즉, RACI 매트릭스 템플릿을 사용하면 팀에 맞는 자체적인 RACI 차트를 더 수월하게 만들 수 있으므로 RACI 차트를 더 많이 사용할 수 있습니다.

이는 중요한 점입니다. 작업의 소유권을 명확히 하면 각 직원은 자신이 맡은 역할에 한 걸음 더 나아가 보다 더 효과적으로 협업할 수 있습니다. 결과적으로 직원들의 의욕은 높아지고, 이에 따라 생산성도 높아집니다. 간단히 말해, RACI 매트릭스 템플릿을 사용하면 더 효율적으로 많은 일을 할 수 있습니다.

복잡한 프로젝트나 결과물이 많은 프로그램 또는 조직의 경우 템플릿을 사용하여 일관성 있게 RACI 모델을 사용할 수 있습니다. 이러한 일관성으로 인해 프로젝트의 각 마일스톤과 작업마다 누가 무엇을 수행하고 있는지 더 쉽게 알 수 있습니다. 회사 전체의 RACI 형식이 동일하기 때문에 부서가 다르더라도 다른 팀이 RACI를 어떻게 사용하고 있는지 파악할 수 있습니다. 일관된 RACI 모델을 사용하면 혼란을 줄이고 각 직원은 자신이 맡은 업무와 더 깊게 연결될 수 있습니다. 

RACI 매트릭스 템플릿을 사용하는 방법

RACI 매트릭스 템플릿을 사용하려면 먼저 프로젝트 계획을 확인하여 어떤 프로젝트 결과물에 RACI 차트가 필요한지 판단합니다. 템플릿에서 새로운 RACI 매트릭스를 만들고 각 결과물에 대한 작업 목록을 생성합니다. 필요에 따라 섹션이나 마일스톤을 추가하여 작업 목록을 프로젝트 단계별로 구분합니다. 예를 들어, 프로덕션 관련 업무일 경우 초기, 중기, 후기, 프리 프로덕션, 프로덕션, 포스트 프로덕션으로 단계를 구분할 수 있습니다. 

그런 다음 각각의 특정 작업에 대해 RACI 역할을 배정합니다. 프로젝트 진행 상태를 추적할 수 있는 열을 추가하고 실시간으로 상태를 업데이트합니다. 템플릿의 효과를 최대한 발휘하려면 프로젝트 관리 툴에서 템플릿을 생성합니다. 이렇게 하면 이해관계자와 비동기식으로 정보를 공유할 수 있어 상태 업데이트 미팅을 줄이고, 선임 팀원뿐만 아니라 모든 팀원의 시간도 절약할 수 있습니다.

RACI 매트릭스 템플릿이 완성되면 이를 팀과 부서 전체에 공유합니다. 템플릿을 사용하는 주요 이점 중 하나는 일관성이 확보된다는 점입니다. 따라서 RACI 매트릭스 템플릿에 액세스해야 하는 모든 사람이 템플릿을 가지고 있어야 합니다. 이해관계자가 필요한 세부 사항을 명확하게 찾거나 질문에 담당자에게 질문할 수 있도록 추가 정보를 포함합니다. 이해관계자의 동의를 손쉽게 얻기 위해 어떤 역할의 담당자가 해당 분야의 전문가인지 강조하여 각 RACI 역할이 신중하게 고려되어 정의되었음을 보여줍니다.

Asana 템플릿을 위한 연동

다음과 같은 기능과 연동을 사용하여 Asana에서 팀의 요구에 가장 적합한 RACI 매트릭스 템플릿을 생성할 수 있습니다.

포함된 기능

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

• 승인: 단순히 작업을 완료하는 것만이 아니라 결과물이 승인되었는지 여부를 파악해야 할 때가 있습니다. 승인은 Asana의 특별한 작업 유형으로 작업을 ‘승인’, ‘변경 요청’ 혹은 ‘거절’할 수 있는 옵션이 있습니다. 이렇게 승인 상태를 표시하면 작업 소유자가 취해야 할 조치와 업무 승인 여부를 명확하게 파악할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

앱

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• Miro: Miro와 Asana를 연동하여 워크플로를 간소화하고 한 곳에서 모든 프로젝트의 전체적인 상태를 파악하세요. Miro 보드를 Asana 프로젝트 브리프에 삽입하여 팀원이 Asana 내에서 바로 소통하고, 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다. 기존 또는 새로운 Miro 보드를 Asana 작업에 첨부하면 작업의 협업 참여자가 자동으로 초대되어 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다.

• OneDrive: Asana 작업 창에 내장된 Microsoft OneDrive 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. Word, Excel, PowerPoint 등의 파일을 쉽게 첨부하세요.

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