8D란 무엇인가요? 효율적인 문제 해결을 위한 템플릿

회사의 최신 프로젝트 개발을 감독하는 데 몇 달을 보냈습니다. 시작, 계획, 실행에 이르기까지, 지금까지의 최고의 작업이 될 것이라고 확신합니다.

피드백이 들어오기 시작할 때까지는 말입니다.

솔직히 말해서, 일이 언제나 계획한 대로 진행되는 것은 아닙니다. 그러나 생산이나 프로세스 문제는 포기해야 할 신호가 아닙니다. 대신, 문제 해결 능력을 연마하여 문제가 다시 발생하지 않도록 해결책을 찾는 데 집중하세요. 

문제 해결을 위한 8D 방식은 프로세스 문제를 해결할 뿐만 아니라 새로운 문제가 발생하지 않도록 예방하기 위해 팀워크의 중요성을 강조합니다. 이 가이드에서는 8D가 무엇인지, 이 방법론을 사용하는 방법, 8D가 여러분과 팀에 제공할 수 있는 이점에 대해 설명합니다. 또한, 8D 템플릿을 사용하여 문제를 쉽게 해결할 수 있습니다. 

8D란 무엇인가요?

8D(8가지 규칙) 방식은 반복되는 문제를 식별, 수정, 제거하는 문제 해결 접근 방식입니다. 관리자는 문제의 근본 원인을 파악하여 이 방법을 사용하여 영구적인 시정 조치를 수립하고 문제가 재발하는 것을 방지할 수 있습니다. 

Ford에서 처음 도입한 8D 방법은 문제와 해결책을 식별하는 일관된 방법을 제공하여 조직 학습에 최적화합니다. 다양한 분야에서 이 방법을 사용하여 제품 및 프로세스 개선을 지원합니다.

8D 방법은 어떻게 사용하나요?

8D 방식은 반복되는 문제로 인한 장기적인 손상을 방지하기 위해 입증된 전략입니다. 워크플로나 프로세스에서 문제를 발견했다면 이 문제 해결 방법을 시도해 보는 것이 좋습니다. 

8D 분석을 완료하려면 '8가지 분야'를 따라 문제의 통계적 분석을 구성하고 최상의 해결책을 결정하세요.

문제 해결의 8가지 분야

8D는 8D 보고서를 작성하는 데 사용할 8가지 분야를 의미합니다. 아시겠지만, 이 개요는 0으로 시작하여 총 9개의 분야를 구성합니다. '제로 단계'는 나중에 초기 계획 단계로 발전했습니다. 

이러한 단계를 설명하기 위해, 지난 한 해 동안 조직의 팀 혁신과 생산성이 저하되었다고 가정해 보겠습니다. 이해관계자가 이를 알아차리고 향후 6개월 이내에 변경 사항이 구현되기를 원합니다. 아래에서 8D 프로세스를 사용하여 사기를 높이는 솔루션을 찾아보겠습니다.

D0: 준비 및 계획

문제 해결 프로세스를 시작하기 전에 해결하려는 문제를 평가하세요. 문제의 배경을 이해하면 이후 단계에서 근본 원인을 파악하는 데 도움이 됩니다. 

문제가 프로세스 또는 제품에 어떤 영향을 미쳤는지, 가장 심각한 결과는 무엇인지에 대한 정보를 수집합니다. 계획에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 데이터 수집하기

• 문제 해결을 위한 전제 조건 결정

• 관련된 다른 사람의 피드백 수집

예시를 다시 살펴보면, 사기 저하가 조직 전체에 해당하는지 아니면 일부 부서에만 해당하는지 파악해야 합니다. 관점을 얻기 위해 다른 부서와 관리 수준의 직원 몇 명을 인터뷰하는 것이 좋습니다. 다음으로, 생산성 저하를 해결하는 데 필요한 지식과 기술을 결정합니다. 

D1: 팀 양식

관련된 다양한 제품과 워크플로에 대한 지식을 가진 사람들로 구성된 교차 기능 팀을 만드세요. 이러한 팀 구성원은 문제를 해결하고 시정 조치를 취하는 데 필요한 기술을 갖추고 있어야 합니다. 

이 분야의 단계에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 팀 리더 임명

• 팀 가이드라인 개발 및 구현

• 팀 목표 및 우선순위 결정

• 개별 역할 할당

• 팀 단합 활동 준비

이 예시에서 견고한 팀은 모든 부서의 대표자와 워크숍 수준의 업무에 가까운 주요 인력과 같이 문제에 대해 직접 경험한 사람들로 구성됩니다. 또한 HR 부서에서 누군가를 데려와 해결책을 설계하고 구현하는 데 도움을 받을 수도 있습니다. 가장 중요한 것은 선택한 사람들이 해결책에 참여하고 기여하고 싶어 하는지 확인하는 것입니다.

D2: 문제 식별하기

지금쯤이면 문제를 잘 이해하고 계실 것입니다. 하지만 이 단계는 5W2H를 식별하여 명확하고 정량화 가능한 용어로 문제를 세분화하는 것을 목표로 합니다.

• 누가 먼저 문제를 보고했나요?

• 무엇에 대한 문제인가?

• 언제 발생했으며 얼마나 자주 발생했나요?

• 어디에서 발생했나요(관련 부문, 공급업체, 기계 또는 생산 라인)?

• 문제를 해결하는 것이 왜 중요한가요?

• 문제가 처음 어떻게 발견되었나요?

• 얼마나 많은 부품/단위/고객이 영향을 받나요?

팀의 인사이트를 사용하여 이러한 질문에 답변하세요. 이 예시에서 팀은 다음과 같은 결론을 내릴 수 있습니다. 

• 직원들은 현재 업무량에 압도당한다고 느낍니다. 

• 새로운 아이디어를 공유할 수 있는 실제 구조나 기회가 없습니다.

• 관리자는 미팅이나 혁신 환경에 대한 교육을 받지 못했습니다.

• 불만을 품은 직원들은 업무에 집중하지 않는 것처럼 보이더라도 더 많은 것을 성취할 수 있고 더 많은 것을 성취하고 싶어 한다는 것을 알고 있습니다.

이러한 질문에 답한 후에는 문제를 설명하는 공식적인 문제 진술문을 기록합니다. 가능하면 모든 당사자가 문제를 명확하게 이해할 수 있도록 사진, 동영상, 다이어그램을 포함하세요. 문제 설명과 관련된 다양한 단계를 포함하는 프로세스의 플로 차트를 만드는 데에도 도움이 될 수 있습니다.

D3: 임시 봉쇄 계획 수립

사고 발생 후 신속한 응급 처치를 기대할 수 있는 것과 마찬가지로, 특히 문제가 고객 안전과 관련된 경우 팀은 문제를 해결하기 위해 즉각적인 조치를 취해야 합니다. 

팀이 영구적인 시정 조치를 개발하는 동안 임시 봉쇄 계획은 고객과 클라이언트로부터 문제를 격리할 수 있는 임시 해결책을 제공합니다. 이 반창고는 고객에게 정보를 제공하고 안전을 유지하며 평판을 유지하는 데 도움이 됩니다.

조사 결과 직원들이 과로하고 관리자들이 교육을 받지 못했음이 밝혀졌기 때문에, 팀은 각 부서의 리더들을 대상으로 시간 및 스트레스 관리와 번아웃 방지를 다루는 몇 가지 필수 교육 세션을 예약할 것을 제안합니다. 또한, 주요 관리자와 이해관계자의 관심을 끌고 긍정적인 변화를 이끌어낼 수 있도록 이 교육의 주제를 설명하는 프레젠테이션을 준비할 수도 있습니다. 

D4: 근본 원인과 탈출 지점 확인하기

조사 결과를 다시 확인하고 문제가 어떻게 발생했는지 팀과 상의하세요. 근본 원인 분석에는 문제 진술과 관련 테스트 데이터에 대한 각 잠재적 근본 원인을 매핑하는 작업이 포함됩니다. 모든 잠재적인 원인을 테스트해야 합니다. 브레인스토밍이 명확하지 않고 분석이 부주의하면 중요한 정보를 간과할 수 있습니다. 

이 예시에서는 5W2H의 '왜' 부분에 집중하세요. 회원님과 팀은 다음과 같은 6가지 근본 원인을 식별합니다.

• 관리자가 교육을 받은 적이 없음

• 신뢰와 심리적 안전이 부족합니다

• 직원들이 목적과 목표를 이해하지 못함

• 커뮤니케이션이 원활하지 않음

• 시간 관리가 미흡하다

• 직원들의 자신감 부족

근본 원인을 파악하는 것 외에도 프로세스에서 문제를 처음 발견한 지점과 문제가 발견되지 않은 이유를 정확히 찾아보세요. 이를 이탈 지점이라고 하며, 둘 이상일 수 있습니다. 

D5: 영구적인 시정 조치 선택

팀과 협력하여 문제의 근본 원인을 제거하고 이탈 지점의 문제를 해결할 수 있는 가장 적절한 해결책을 결정하세요. 선택한 영구 시정 조치(PCA)가 고객의 문제를 해결할 수 있는지 정량적으로 확인합니다. 

PCA를 선택하는 단계에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 추가적인 전문 지식이 필요한지 판단

• 5W2H가 올바르게 정의되었는지 확인

• 의사 결정 분석 및 위험 평가 수행

• 대체 조치 고려

• PCA가 효과적임을 입증할 증거 수집

팀은 웰빙 개선을 위해 월간 전사적 워크숍을 개최하면서 중간 계획에 사용된 교육을 모든 직원에게 제공하기로 결정합니다. 또한 관리자를 위한 회의, 혁신 세션 및 팀 코칭 교육을 시행할 계획입니다. 마지막으로, 커뮤니케이션과 협업을 개선하기 위해 소프트웨어를 채택할 것을 제안합니다. 

D6: 시정 조치 실행

모든 당사자가 해결책에 동의했다면, 다음 단계는 근본 원인과 탈출 지점을 제거하기 위한 실행 계획을 수립하는 것입니다. 솔루션이 적용되면 임시 봉쇄 조치를 제거할 수 있습니다.

중간 단계에서 교육이 성공적으로 이루어진 후 이해관계자는 팀이 제안한 모든 PCA를 승인합니다. HR 담당자는 직원 사기를 추적하기 위해 주기적인 직원 웰니스 점검을 시행할 계획입니다.

시정 조치가 성공했는지 확인하려면 장기간에 걸쳐 결과, 고객 또는 직원 피드백을 모니터링하고 부정적인 영향을 기록해야 합니다. 직원 웰니스 체크와 같은 '통제'를 설정하면 해결책이 효과가 있는지 또는 더 많은 작업이 필요한지 확인하는 데 도움이 됩니다. 

D7: 예방 조치 취하기

8D 방법을 사용하는 주요 이점 중 하나는 향후 문제가 발생하지 않도록 필요한 체계적인 변화를 식별하는 능력이 향상된다는 점입니다. 현재의 문제를 해결할 뿐만 아니라 나중에 유사한 문제가 발생하지 않도록 관리 시스템, 운영 방식, 절차를 개선할 수 있는 방법을 찾으세요.

이 예시를 바탕으로 팀이 제안한 교육은 이제 새로운 관리자 온보딩 커리큘럼에 채택되었습니다. 이제 모든 관리자는 모든 미팅을 안내하는 '미팅 시스템'을 갖추고 있으며, 업무량과 프로젝트는 새로운 협업 소프트웨어 내에서 팀으로 관리됩니다. 혁신이 개선되고 있으며, 사기는 사상 최고치에 달했습니다!

D8: 팀과 함께 축하하기

전담 팀원과 최상의 협업 없이는 문제 해결을 위한 8D 방법을 달성할 수 없습니다. 메모, 수업, 리서치, 테스트 데이터를 문서화하고 저장한 후에는 팀원들의 수고를 축하하세요! 성공적인 해결책을 찾기 위해 각 개인이 기여한 작업량을 인정하세요.

8D 보고서 템플릿 및 예시

아래 8D 보고서 템플릿을 확인하여 문�� 해결의 8가지 분야를 탐색하면서 결과를 기록하는 데 활용하세요. 이 보고서는 회사 내에서 커뮤니케이션 수단으로 사용할 수 있는 공식 보고서로, 전체 생산 또는 프로세스 체인에 적용할 수 있는 투명한 문제 해결을 가능하게 합니다.

8D 방법론 사용의 이점

8D 방식은 정당한 이유로 가장 인기 있는 문제 해결 전략 중 하나입니다. 이 방법의 강점은 팀워크와 사실 기반 분석을 통해 지속적인 개선 문화를 조성한다는 점이며, 이는 품질 관리자에게 가장 효과적인 도구 중 하나입니다. 8D 방법론의 장점은 다음과 같습니다. 

• 개인에게 의존하여 해결책을 제시하는 것이 아니라 팀 지향적인 문제 해결 능력 향상

• 문제 해결 구조에 대한 친숙도 향상

• 문제 해결을 위해 기본적인 통계 도구를 사용하는 방법을 더 잘 이해

• 문제 해결 논의에서 개방적이고 솔직한 커뮤니케이션

• 시스템의 약점과 해결책을 파악하여 향후 문제 발생 방지

• 문제 해결의 효과와 효율성 향상

더 나은 협업 = 더 나은 문제 해결

관리자가 아무리 훌륭하더라도 생산 및 프로세스 문제는 불가피합니다. 이를 해결하는 방식이 좋은 것과 훌륭한 것을 구분합니다. 문제 해결을 위한 8D 방법은 당면한 문제를 해결할 뿐만 아니라 팀 협업을 개선하고, 프로세스를 개선하고, 향후 문제가 발생하지 않도록 방지할 수 있습니다. 

Asana의 프로젝트 관리 툴을 사용하여 커뮤니케이션 장벽을 허물고 팀이 업무를 계획대로 진행할 수 있도록 지원하세요.