Asana でチームの成長と勢いを後押しする Carta

Carta の Asana ケーススタディ
  • Carta ロゴ
  • 会社の規模
    • 従業員 300 人以上
  • 世界各地の拠点数
    • 6
  • 設立
    • 2012

スタートアップの精神を持ちながら急速な成長を遂げる Carta は、常に進化を続けています。新機能のリリースと同様のペースで新しい従業員を迎え入れている同社では、エキサイティングな職場環境とお客様に愛される製品が作られています。しかし、通常こうした絶え間ない変化の中では、従業員が起きているすべてのことを把握するのは困難になりがちです。

現在コンプライアンス部門で働く Jina Kim 氏は、SEC 登録名義書換代行機関として公開会社と非公開会社の証券の発行と管理をサポートする Carta の急成長を直に感じてきました。初期からの従業員である Jina 氏は、これまでに複数のチームを組織する機会がありました。コンプライアンスは Carta の多くのチームに影響し、また影響されるため、彼女の現在の役割には非常にクロスファンクショナルな働き方が求められます。

従業員が常に増え続け、変化が絶えない同社では、製品や手続きに関する変更によって置いてけぼりになる人が出ないように、Jina 氏とチームが透明性を維持することが非常に重要です。

この透明性は、Carta の “always be helpful” (常に役に立つ存在であり続ける) の精神にとっても大切な要素です。なぜなら、全員の足並みが揃っている方が、チームメンバーは相手が他のメンバーでもお客様でもサポートしやすいからです。

Carta のウェブサイト

成長し続ける鍵はプロセスにある

急成長する会社で働いたことがある人なら、誰でもその代償を知っているでしょう。成長は喜ばしい一方で柔軟さも維持したいと考える Jina 氏と Carta のチームは、効率的に規模調整をするためのプロセスとツールが必要であることに早い段階で気付きました。

Jina 氏は言います。「この会社は成長しています。現在の従業員は 300 人ですが、増え続けています。その一方で、スタートアップの精神も忘れていません。」

Carta の場合、このスタートアップの精神とは、小さく絆の固いチームのシームレスな連携を維持することです。これは簡単なことではありません。会社の規模が大きくなるにつれて、重要な最新情報を見落としたり、他のチームが取り組んでいることを追跡できなくなる可能性も大きくなります。新しい製品機能のコンプライアンスを確保するためにはこれは一層重要になります。

Jina 氏はこう続けます。「常に多くのことが変化し続けている中では、コミュニケーションが鍵となります。たとえば、ある日サポートチームがやって来て製品の何かが突然変わっていることに気付いたとしたら、彼らにはそれを確かめる手段が必要になります。」

変化の速度についていくために、Jina 氏とチームは Asana を使って、誰が何に取り組んでいるかを追跡し、事業部門間で連携し、そして何よりも、何の製品機能がいつ市場に送り出されるかを把握しています。

また、Carta の他のチームも Asana を使って定期プロセスを作成、実行することで、全員が指示内容を把握し、仕事を効果的に行うために必要な情報を入手できるようにしています。

全体像の把握と共有

製品の変更を把握することに加えて、今後の製品ロードマップの予定を明確に理解することも Carta の全員にとって非常に重要なことです。全体像に対する全員の足並みを揃えるために、同社では毎週ショー・アンド・テル会議を行い、新入社員の歓迎、会社のニュースの共有、新しい製品機能の発表を行っています。

毎週 300 人の全従業員を対象に 2 時間の会議を行うのはコストがかかりますが、ショー・アンド・テルは、社内の全員に影響する大きな変更をチームが伝達し合う重要な場になっています。「ショー・アンド・テルには全員が集まりますから、情報を広めるにはこれ以上の手段はありません」と、Jina 氏は言います。

Carta の従業員が 100 人に満たなかった頃は、ショー・アンド・テルの議題は緩やかなもので、発表する人はその場で立ち上がって取り組み内容を共有するだけでした。しかし従業員数が 3 倍になり、オフィスが 6 つになった今では、会議を効率良く巧みに運営することが不可欠です。会議を Asana で計画、整理することで、全員が前もって議題と会議の目標を明確に理解することができています。

「以前は順番の割り当てがありませんでしたが、会社が大きくなるにつれ、プレゼンの順番を管理する手段が必要になりました。今は、製品開発サイクルを進める中で、誰かが『これは社内の全員に影響する機能だな』と気付く場合があると、その時点でショー・アンド・テルプロジェクトにタスクを追加すれば、その人はそれをプレゼンできるようになっています」

従業員は Carta の 6 つのオフィスに分散しているため、ショー・アンド・テルのすべての出席者をつなげることも非常に大切です。Asana のプロジェクトを使うことで、全員がプレゼンに備え、どのオフィスに所属しているかに関わらず、次が誰の番かを確認することができています。

Jina 氏はこう付け加えました。「透明性は私たちの文化の基礎で、ショー・アンド・テルによってそれが強化されています。機能について質問があれば、会議で尋ねればいいんですから。」

Carta のオフィス

製品だけではない透明性

Carta のチームは、ショー・アンド・テルで製品に関する情報を周知することで透明性の文化を維持しています。そして機能やその仕様の変更以外に及ぶ質問のために、彼らはタウンホールミーティングも開催しています。

Jina 氏は説明します。「タウンミーティングは、社内から送られた質問に CEO が回答する全社規模のイベントです。従業員は質問をタスクとして Asana のプロジェクトに追加して、社内の全員が回答がほしい質問に「いいね」することができます。タウンホールミーティングで、CEO が質問をいいね順でソートし、その順番で回答していきます。」

全員が見ることができる Asana のプロジェクトを使うことで、チームメンバー間のディスカッションを促しながら、経営陣は Carta の従業員にとって特に重要なことを確実に抑えることができます。

「Asanaでタウンホールミーティングを追跡できるのは、とても気に入っています。誰がどの質問をしたか、誰が「いいね」したのかわかりますし、フォローアップの質問もできますし。それに全員が仲間意識を持てるのがいいところです。会社についてほとんど知らない新人でも質問できて、どの質問も答えをもらえますから。」

日々の仕事を追跡

もっと小規模なレベルで透明性を確保して日常的なコミュニケーションを維持するために、事業、エンジニアリング、製品チームのメンバーは、毎日、部門を越えて「朝会」で仕事について話し合います。朝会の議題の管理にはAsanaを使用し、通常、朝会の議題にはその週に取り組んでいる仕事が取り上げられます。

「朝会は関係者全員が出席するのでとても重要です。このミーティングで、チームはフィードバックをもらい、全員が何に取り組んでいるのか追いかけることができます」とJina氏は説明します。 どんな日でも、全社で10から12もの朝会が開かれています。

たとえば、Jina 氏が出席するのは公開市場の朝会です。ここでは公開会社の顧客のために Carta が構築している製品を扱っています。このミーティングでは、事業、エンジニアリング、製品の各チームメンバーが毎週の最新情報を報告します。

「私のように製品チームやエンジニアリングチームの外のメンバーは、朝会で状況を把握して、仕事に生かすことができています。私の場合はコンプライアンスに関するリスクのありそうな案件に目が行き届きやすくなり、自分の関与が必要な仕事を見つけてフォローしています。」

Asanaを使えば、個別のプロジェクトの詳細も会社全体の進捗状況も全員が把握できるのです。

説明責任によって会社の成長を実現

毎週のスプリントの追跡からCEOへの質問まで、Jina氏とそのチームはAsanaを使って、全員が自分の仕事で最大限、力を発揮できるために必要なものを提供しています。

Jina 氏は、この透明性によって、社員は顧客に対して有効で的確なアドバイスをするために必要な、正しい情報を得られていると説明します。「事業部の人間なら、自社のソフトウェアをお客様に販売するとき、『これが我々の開発している全機能です』と、正確な話をしたいんです。まだできていない機能は売りたくはありません。」

全員がお互いに説明責任を果たすことで、Cartaは急速な成長を遂げる一方で、起業時のエネルギーとスピードを維持し続けるという、まれに見る快挙を成し遂げています。

Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化することができます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!