Carta: Asana でチームの成長と勢いを後押し

Carta の Asana ケーススタディ
  • Carta ロゴ
  • 会社の規模
    • 従業員 300 人以上
  • 世界各地の拠点数
    • 6
  • 設立年
    • 2012

スタートアップの精神を持ちながら急速な成長を遂げる Carta は、常に進化し続けています。新機能のリリースと同じくらいの速さで新入社員が採用される同社では、エキサイティングな職場環境と顧客に愛される製品が作られています。しかし、たえまない変化により、従業員は今何が起きているのかを追跡しきれなくなることも。

現在コンプライアンス部門で働く Jina Kim 氏は、SEC 登録名義書換代行機関として公開会社と非公開会社の証券の発行と管理をサポートする Carta の急成長を直に感じてきました。初期の従業員である Jina 氏は、これまでに複数のチームを構築する機会がありました。コンプライアンスは Carta の多くのチームに影響し、また影響されるため、彼女の現在の役割には非常にクロスファンクショナルな働き方が求められます。

従業員が増え続け (その点だけは唯一不変)、変化が絶えない同社では、製品や手続きに関する変更によって置いてけぼりになる人が出ないように、Jina 氏とチームが透明性を維持することが非常に重要です。

この透明性は、Carta の “always be helpful” (常に役に立つ存在であり続ける) の精神にとっても大切な要素です。なぜなら、全員の足並みが揃っている方が、チームメンバーは相手が他のメンバーでも顧客でもサポートしやすいからです。

Carta のウェブサイト

不変の成長、鍵はプロセス

急成長する会社で働いたことがある人なら、誰でもその代償を知っているでしょう。成長は喜ばしい一方でフットワークの軽さも維持したいと考える Jina 氏と Carta のチームは、効率的にスケーリングするためのプロセスとツールが必要であることに早い段階で気付きました。

Jina 氏は言います。「この会社は成長しています。現在の従業員は 300 人ですが、増え続けています。その一方で、スタートアップの精神も忘れていません」

Carta の場合、このスタートアップの精神とは、小さく絆の固いチームのシームレスな連携を維持することです。これは簡単なことではありません。会社の規模が大きくなるにつれて、重要な最新情報を見落としたり、他のチームが取り組んでいることを追跡できなくなる可能性も大きくなります。新しい製品機能のコンプライアンスを確保するためにはこれは一層重要になります。

Jina 氏はこう続けます。「常に変化し続けているものが膨大にあるため、コミュニケーションが本当に大切です。たとえば、ある日サポートチームがやって来て製品の何かが突然変わっていることに気付いたとしたら、彼らにはそれを確かめる手段が必要です」

変化の速度についていくために、Jina 氏とチームは Asana を使って、誰が何に取り組んでいるかを追跡し、事業部門間で連携し、そして何よりも、何の製品機能がいつ市場に送り出されるかを理解しています。

また、Carta の他のチームも Asana を使ってルーチンプロセスを作成、実行することで、全員が指示内容を把握し、仕事を効果的に行うために必要な情報を入手できるようにしています。

全体像の把握と共有

製品の変更を把握することに加えて、今後の製品ロードマップの予定を明確に理解することも Carta の全員にとって非常に重要なことです。全体像に対する全員の足並みを揃えるために、同社では毎週ショー・アンド・テル会議を行い、新入社員の歓迎、会社のニュースの共有、新しい製品機能の発表を行っています。

毎週 300 人の全従業員を対象に 2 時間の会議を行うのはコストがかかりますが、ショー・アンド・テルは、社内の全員に影響する大きな変更をチームが伝達し合う重要な場になっています。「ショー・アンド・テルには全員が集まりますから、情報を広めるにはこれ以上の手段はありません」と、Jina 氏は言います。

Carta の従業員が 100 人に満たなかった頃は、ショー・アンド・テルの議題は緩やかなもので、発表する人はその場で立ち上がって取り組み内容を共有するだけでした。しかし従業員数が 3 倍になり、オフィスが 6 つになった今では、会議を効率良く巧みに運営することが不可欠です。会議を Asana で計画、整理することで、全員が前もって議題と会議の目標を明確に理解することができています。

「以前は順番の割り当てがありませんでしたが、会社が大きくなるにつれ、プレゼンの順番を管理する手段が必要になりました。今は、製品開発サイクルを進める中で、誰かが『これは社内の全員に影響する機能だな』と気付く場合があると、その時点でショー・アンド・テルプロジェクトにタスクを追加すれば、その人はそれをプレゼンできるようになっています」

従業員は Carta の 6 つのオフィスに分散しているため、ショー・アンド・テルのすべての出席者をつなげることも非常に大切です。Asana のプロジェクトを使うことで、全員がプレゼンを調整し、どのオフィスに所属しているかにかかわらず、次が誰の番かを知ることができています。

Jina 氏はこう付け加えました。「透明性は私たちの文化の基礎で、ショー・アンド・テルによってそれが強化されています。機能について質問があれば、会議で尋ねればいいんですから」

Carta のオフィス

製品だけではない透明性

Carta のチームは、ショー・アンド・テルで製品に関する情報を周知することで透明性の文化を維持しています。しかし、質問は機能やその仕組みの変更だけではありません。それ以外の質問のために、彼らはタウンホールミーティングを行っています。

Jina 氏は説明します。「タウンホールミーティングは、社内から送られた質問に CEO が回答する全社規模のイベントです。従業員は質問をタスクとして Asana のプロジェクトに追加して、社内の全員が回答がほしい質問に「いいね」することができます。タウンホールミーティングで、CEO が質問をいいね順でソートし、その順番で回答していきます」

全員が見ることができる Asana のプロジェクトを使うことで、経営陣は Carta の従業員にとって特に重要なことを確実に抑えながら、チームメンバー間のディスカッションの火蓋を切ることができます。

「Asanaでタウンホールミーティングを追跡できるのは、とても気に入っています。誰がどの質問をしたか、誰が「いいね」したのか分かりますし、フォローアップの質問もできますし。それに全員が仲間意識を持てるのがいいところです。会社についてほとんど知らない新人でも質問できて、どの質問も答えをもらえますから」

日々の仕事を追跡

もっと小規模なレベルで透明性を確保して日常的なコミュニケーションを維持するために、事業、エンジニアリング、製品チームのメンバーは、毎日、クロスファンクショナルな「朝会」で仕事について話し合います。朝会の議題の管理にはAsanaを使用し、通常、朝会の議題にはその週に取り組んでいる仕事が取り上げられます。

「朝会は関係者全員が出席するのでとても重要です。このミーティングで、チームはフィードバックをもらい、全員が何に取り組んでいるのか追いかけることができます」とJina氏は説明します。 どんな日でも、全社で10から12もの朝会が開かれています。

たとえば、Jina氏が出席するのはPublic Marketsの朝会です。ここでは公開会社の顧客のためにCartaが構築している製品を扱っています。このミーティングでは、事業、エンジニアリング、製品の各チームメンバーが毎週の最新情報を報告します。

「私のように製品チームやエンジニアリングチームの外のメンバーは、朝会で状況を把握して、仕事に生かすことができています。私の場合はコンプライアンスに関するリスクのありそうな案件に目が行き届きやすくなり、自分の関与が必要な仕事を見つけてフォローしています」

Asanaを使って、個別のプロジェクトの詳細も、全社的な進捗も全員が把握できるのです。

説明責任によって会社の成長を実現

毎週のスプリントの追跡からCEOへの質問まで、Jina氏とそのチームはAsanaを使って、全員が自分の仕事で最大限、力を発揮できるために必要なものを提供しています。

Jina氏は、この透明性によって、社員は顧客に対して有効で正確なアドバイスをするために必要な、正しい情報を得られるのだと説明します。「事業部の人間なら、自社のソフトウェアを顧客に販売するとき、『これが我々の開発している全機能です』と、正確な話をしたいんです。まだできていない機能は売りたくはありません」

全員がお互いに説明責任を果たすことで、Cartaは急速な成長を遂げる一方で、起業時のエネルギーとスピードを維持し続けるという、まれに見る快挙を成し遂げています。

その他の Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームが協力してプロジェクトやタスクを管理するための一番の近道。そして業績を伸ばすことができます。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査任務

月面探査任務

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を綿密に立てることで、全体像を把握し、潜在的な問題を特定して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実用的な会話をする

進行中の仕事の質問をしたり最新情報を提供したりすることで、行動につながる会話をすることができます。

実用的な会話をする

仕事にファイルを添付

共有書類や設計ファイル、予算書のスプレッドシートなどをまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでもモバイル用 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功裏に実施

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するためのお役に立ちます。

プログラムを例外なく成功裏に実施

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

誰がボールを握っているのかを知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

誰がボールを握っているのかを知る

スケジュール通りのリリース

計画の全体像を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

スケジュール通りのリリース

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

何が順調で、何がそうでないかを把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

何が順調で、何がそうでないかを把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイルで Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を設定

それぞれの目標に向けてタスクを作成することで、全員が会社全体の目標を理解できます。

優先度を設定

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンから目標までの道のりを把握することで、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

情報を共有し、現状を把握

目標と密接につながった更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

情報を共有し、現状を把握

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を統合することで、重要な書類をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上で確認することで、首尾よく行動することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進めます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイルで Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチームが組織の目標を把握できるため、するべきことに全員が集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

責任者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアもやるべきことを把握できます。

責任者を知る

各ステップを綿密に計画

リリース計画を作成することでスタートからゴールまでの進路を決定。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を同じ場所で管理できます。

すべてをつなげる

成功を見逃さない

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

成功を見逃さない

進捗を追跡

何が順調で、何がそうでないかを把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって発射し、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!