Asana を使って世界中で業務をスムーズに進める Air France KLM FSSC

Air France KLM
  • Air France KLM ロゴ
  • 総従業員数
    • 84,000
  • 返金要求と不正検出の数
    • 25 万
  • ブダペストの従業員数
    • 200

Asana の影響

  • 6 人のチームが世界中に点在する 1,500 人の従業員のための新しいビジネスツールやプロセスを効率的に導入することが可能になった
  • 提供するサービスの単価を下げるために Air France KLM の FSSC の効率を前年よりも改善するプロジェクトの実行に役立った
  • 世界中に分散する従業員がリモートで仕事に取り組み、離れたオフィス間でシームレスにコラボレーションすることが可能になった

2004 年、Air France と KLM は合併し、欧州最大の航空会社になりました。それぞれフランスとオランダを代表する強大なナショナルブランドであった 2 社が、今では業務の一部を共有しています。

Air France KLM FSSC のビジネス開発マネージャーを務める Tamas Kadar 氏は次のように語ります。「2 社が合併したことで得られたメリットの 1 つは、両社の会計センターとして機能する共同ファイナンシャルサービスセンターを立ち上げることができたことです。」ブダペストに作られたこの共同ファイナンシャルサービスセンターには、200 人の従業員が勤務しています。「Air France KLM は全社を挙げて効率と生産性の向上に取り組んでいます。ブタペストにサービスセンターを構えたことで、私たちは、立地、インフラ、人材配置、経済といういくつもの競争優位を活用することができています。」ブタペストが選ばれた理由は、地理的にアムステルダムに近く、タイムゾーンが同じであったため。また、ブタペストは高度な教育を受け多言語を使いこなす人材を採用するには最適な場所でもあります。つまり、規模の経済を活用し、複数の都市に独立したファイナンシャルセンターをいくつも抱えるよりも効率面とコスト面で有利になります。

ブダペストオフィスで最も多くの人材と仕事量を要したのは、Air France の会計業務の移行時でした。販売管理の変更から始まり、新しい収益および会計システム、そして約 150 か国からの会計アクティビティの移行へと続きました。なお、ブダペストオフィスでは経理業務に加えて、約 25 万件の返金要求の計算と不正検出も行っています。

Tamas 氏の仕事は、会計プロセスやその他のビジネス業務の効率を改善するアプリケーションの開発や、各地の他のチームからのアクティビティの引き受けを担当するビジネス開発チームを管理することです。たとえば、彼のチームは KLM の返金処理システムの継続的な改善を監督しています。

小さなチームが与える大きな影響

すべてをスムーズに行いながら 2 つの航空会社を同じプラットフォームに移行するのは簡単なことではありません。しかも、ビジネス開発チームには Tamas 氏を含めて 6 人しかいないのです。チームの勤務地はブダペストですが、その仕事は世界各地で経理や会計に特化して働く 500 人の従業員はもちろん、84,000 人以上の全従業員にも影響する場合があります。

これほど多くの従業員を相手に仕事するには、多大なコラボレーションが求められます。ビジネス開発チームは、それぞれブダペストとパリ/アムステルダムを拠点とするイノベーションチームとアプリケーションサポートチームと密接に連携しています。つまりその仕事柄、さまざまな場所や専門分野のさまざまなチームと連携する必要があります。そのため、すべてのプロジェクトを効果的に管理および調整し、さまざまな場所にいる従業員の足並みを揃えて進捗をすばやく報告できる機能を提供することができる信頼性の高いシステムを探していました。また、ガントチャートを簡単に構築したり、他のアプリケーションと統合したりできる必要もありました。Air France KLM の Tamas 氏とチームが選んだシステムは Asana でした。

効果的なアプリ開発による効率改善

ビジネス開発チームの責任の大部分は、テクノロジーを通じて従業員のニーズに応えることです。たとえば、Tamas 氏のチームが導入した社内従業員アプリでは、eラーニング、オンラインシミュレーション、一元管理されたトレーニング資料を通じて新入社員のオンボーディングとトレーニングを行うことができます。以前は個別に仕事中に行っていましたが、方法が統一されておらず、資料は FSSC のサーバー内のあちこちに散らばっていました。しかし現在は、アプリのおかげで従業員は統一された学習手順に沿って簡単にガイドを受けることが可能になり、自分の仕事に必要な特定の知識を獲得することができます。

このために使っているソフトウェアは市販のものですが、「私たちには固有のニーズがあるため、アプリケーションをカスタマイズする必要があります」と、Tamas 氏は語ります。チームはイギリスの開発者と連携してアプリのカスタマイズを行っているのです。

機能に関するアイデアは、多くの場合、アプリをよく使うユーザー、つまり従業員から寄せられます。アプリの変更に関するアイデアを思い付いた従業員は、フォームを通じてリクエストを送信します。「これが Asana のタスクになり、そこで新機能の定義、ドキュメント、仕様に関するすべてのステップが追跡され、そして新機能が作られます」と、Tamas 氏は説明します。

また、Tamas 氏のチームは Asana を使って複数のチャネル (メールや対面の話し合いなど) 経由で受け付けたリクエストの判定を行っています。Jotform の連携を利用しているため、送られてくるすべてのリクエストを Asana のプロジェクトに送って優先度を設定できます。

Asana のおかげでアプリは改善され続けており、Air France KLM FSSC は改善アイデアの収集や機能の構築からそのテストやバグ修正まですべてのステップの全体的な体験を向上させることができています。「このツールのおかげで仕事は楽になり、効率、コスト、ストレスが改善されました。Asana のおかげで、私たちはより効率的にアプリを改善することができています」

大規模プロジェクトをシンプルに

Tamas 氏のチームは、イノベーションプロジェクトと呼ばれるプロジェクトの管理も行っており、中央業務に影響する大規模プロジェクトで FSSC を代表しています。通常、このプロジェクトのアイデアはパリとアムステルダムの業務チームや本社から発信されます。ビジネス開発チームは、一度に 10 件程度のイノベーションプロジェクトに取り組んでいます。

この代表例として、Air France KLM は請求書用の新しい OCR ソリューションを全社規模で導入したことがあります。これは、請求書の識別とルーティングを自動化するものです。

システムのアップグレード時にテンプレートがなかったため、チームは膨大な量のデータの移行と厳格なユーザーテストを命じられました。

「最初、私たちはこの移行をスプレッドシートで管理しようと思いましたが、ドキュメントがあまりにも煩雑になり、リアルタイムにコラボレーションすることは不可能だと思いました。そこで、代わりにタスクを Asana にインポートしました」」と Tamas 氏は語ります。これはなかなかの大仕事で、プロジェクトの完了に要したタスクは 11,000 件以上、担当者は 40 人にものぼりました。

Air France KLM の写真

このような巨大プロジェクトを Asana を使って管理したことで、すべてが整理され、タスクが明確に分散されてチームメンバーに割り当てられ、そして進捗が追跡しやすくなりました。チームは Asana のダッシュボードを一目見るだけで、プロジェクトが問題なく進んでいるかどうかを確認することができます。

見える化とリアルタイムなコラボレーションに加えて、「チームが Asana を本当に気に入った理由は、進捗を追ったり、遅れが発生している場所や問題を特定したりしやすい点です」と Tamas 氏は言います。ダッシュボードを見れば目標までの距離をざっくりと知ることができ、「お祝いの動物たちを見るのもチームの楽しみの 1 つになりました」

従業員が自分の進捗を追跡するだけでなく、Tamas 氏は Asana からデータをすばやくエクスポートしてチームの進捗をマネージャーに提示することができます。たとえば、プロジェクトの進捗を上司に伝達する必要がある場合は、データを Asana から CSV にエクスポートし、それをもとにピボットテーブルを作成することができます。「上司に現在の進捗や年末までの到達地点を簡単に伝えられます」

複雑なレポート、慎重な計画

Air France KLM FSSC にとって、データは意思決定や業務遂行時の最重要要素です。データの収集とレポートリクエストの管理はビジネス開発チームの仕事の重要な部分です。「この規模の組織になると、最も必要とされている場所にリソースを移動したり、プロセスのさらなる改善が必要な領域を特定したりするためには、リアルタイムのデータとベンチマークが非常に重要になります」と、Tamas 氏。業務レポートは、バックログをより良く理解するなど、経営陣がインフォームドディシジョン (情報を得た上で行う決定) を行うときに役立ちます。レポートを使うことで、それが夏期休暇によるスタッフ不足のための一時的なバックログなのか、それとも仕事量の増加のための恒久的な問題なのかを評価することができます。

こうした複雑なレポートを上層部に提供することも、Tamas 氏の仕事の 1 つです。しかし、必要なレベルの報告を行うためには、多くのデータソースを参考にしながら月次および年次レポートとして業務部のマネージャーや経営陣に提出する必要があります。また、生成されるレポートは複雑で、準備に 2〜3 か月を要します。しかし Asana があれば、チームはレポートを要求したチーム、各レポートのデータソース、データを絞り込む変数、関係者の人数などを追跡することができます。

「Asana のカスタムフィールドを利用することで、レポートリクエストの優先度を設定し、レポートを生成するために誰が何をしているかを明確にすることができます」と、Tamas 氏は言います。タスクがチームメンバーに明確に割り当てられることで、レポートの仕事量と提出日を効果的に計画できます。そして正確なレポートが必要なタイミングで手に入ることで、経営陣はデータに基づいて組織全体に関わる意思決定を下すことができるのです。

仕事の効率アップ

Asana により、Tamas 氏のチームは取り組んでいるすべての仕事を追跡し、その進捗を確認することで、目標を達成するために必要なことがわかるため、より多くの仕事を少ない時間でこなすことができています。

Tamas 氏の予想では、もし 11,000 件のタスクを要した会計移行プロジェクトで Asana を使っていなければ、プロジェクトの「完了に最低でも 2 か月は長くかかっていたでしょう」Asana を活用することで、OCR 最適化プロジェクトをたった 3 か月で完了することができました。

「速度に関していえば、Asana のおかげでプロジェクト管理時の効率が大幅に向上しました」と、Tamas 氏は言います。その使いやすさから、Asana はチームの仕事に欠かせないものとなりました。「直感的に使えるし、覚えやすいですね。チームメンバーはトレーニングをしなくてもすぐに使い方を自分で覚えて使い始めていました。」また、スマートフォンアプリのおかげで、ラウンジエリアでコーヒーを飲んでいるときでもタスクやプロジェクトについて話し合えるというのも、チームにとって嬉しい特典でした。

その他の Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームが協力してプロジェクトやタスクを管理するための一番の近道。そして業績を伸ばすことができます。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査任務

月面探査任務

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を綿密に立てることで、全体像を把握し、潜在的な問題を特定して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実用的な会話をする

進行中の仕事の質問をしたり最新情報を提供したりすることで、行動につながる会話をすることができます。

実用的な会話をする

仕事にファイルを添付

共有書類や設計ファイル、予算書のスプレッドシートなどをまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでもモバイル用 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功裏に実施

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するためのお役に立ちます。

プログラムを例外なく成功裏に実施

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

誰がボールを握っているのかを知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

誰がボールを握っているのかを知る

スケジュール通りのリリース

計画の全体像を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

スケジュール通りのリリース

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

何が順調で、何がそうでないかを把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

何が順調で、何がそうでないかを把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイルで Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を設定

それぞれの目標に向けてタスクを作成することで、全員が会社全体の目標を理解できます。

優先度を設定

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンから目標までの道のりを把握することで、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

情報を共有し、現状を把握

目標と密接につながった更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

情報を共有し、現状を把握

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を統合することで、重要な書類をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上で確認することで、首尾よく行動することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進めます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイルで Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチームが組織の目標を把握できるため、するべきことに全員が集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

責任者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアもやるべきことを把握できます。

責任者を知る

各ステップを綿密に計画

リリース計画を作成することでスタートからゴールまでの進路を決定。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を同じ場所で管理できます。

すべてをつなげる

成功を見逃さない

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

成功を見逃さない

進捗を追跡

何が順調で、何がそうでないかを把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって発射し、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!