Modello di piano di allocazione delle risorse

Durante la pianificazione di un progetto, vorrai assicurarti di riuscire a sfruttare al massimo il potenziale di tutte le tue risorse. Con un modello di piano di allocazione delle risorse, sarai in grado di definire il tuo piano standard.

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Tutto è pronto per il lancio della tua nuova iniziativa, ma non prima di aver analizzato quali risorse saranno necessarie. Quali strumenti, team, membri e budget dovrai destinare al progetto? Quali sono già disponibili? Un modello di piano di allocazione delle risorse fornirà al tuo team e agli altri collaboratori interfunzionali più contesto sulle risorse da utilizzare.  

Cos'è un modello di piano di allocazione delle risorse?

Un modello di piano di allocazione delle risorse è lo schema di un piano di allocazione delle risorse che potrai facilmente duplicare per creare un nuovo piano di allocazione. È un ottimo strumento da utilizzare se desideri migliorare la coerenza dei tuoi processi di allocazione o creare contemporaneamente piani diversi.

In questo contesto, per risorsa si intende qualsiasi elemento necessario al completamento di uno specifico progetto. Potrebbe ad esempio trattarsi di tempo, singoli team, ruoli o finanze. 

Cos'è un piano di allocazione delle risorse?

Un piano di allocazione delle risorse è un elenco delle risorse di cui avrai bisogno per uno specifico progetto. Include le risorse che ti serviranno, quando saranno necessarie, il costo e la quantità di ciascuna. Il piano di allocazione delle risorse dovrebbe essere allineato con l'ambito, il programma e il budget del progetto. 

Qual è la differenza tra un modello di allocazione delle risorse e un modello di gestione delle risorse?

Un modello di allocazione delle risorse intende facilitare l'assegnazione delle risorse disponibili a iniziative specifiche. Un modello di piano di gestione delle risorse è più specifico: semplifica in particolare la gestione della disponibilità del team, per vedere a cosa sta lavorando.

Quando si dovrebbe utilizzare un modello di piano di allocazione delle risorse?

Un modello di piano di allocazione delle risorse è più adatto alla fase di pianificazione o di avvio del progetto. È di supporto alle attività di sviluppo dell'ambito del progetto, del programma, del budget e degli altri eventuali vincoli. 

Cosa includere in un modello di piano di allocazione delle risorse?

Un buon modello di piano di allocazione delle risorse deve includere tutte le informazioni necessarie sulle risorse del progetto, come indicato di seguito. 

  • Nome della risorsa: un singolo individuo o il tipo di risorsa necessaria per uno specifico progetto.

  • Attività associata: nello specifico, il lavoro o l'attività per cui verrà utilizzata tale risorsa.

  • Ruolo nel progetto: relativamente al personale, le competenze specifiche fornite al progetto dai singoli individui.

  • Capacità massima: la capacità massima gestibile da una risorsa.

  • Disponibilità: la capacità residua di una risorsa prima di raggiungere la capacità massima.

  • Date di inizio e di fine del progetto: il periodo di tempo in cui il progetto è attivo.

Funzionalità integrate

  • Gestione delle risorse. Questa funzionalità ti offre una panoramica immediata e centralizzata della capacità del team, in modo che sia facile vedere a cosa stanno lavorando i membri nei vari progetti. Visualizzando queste informazioni a colpo d'occhio, puoi individuare le discrepanze, gestire i rischi e far procedere i progetti nei tempi previsti riassegnando o riprogrammando le attività. Controlla regolarmente il carico di lavoro, per assicurarti che i membri del team non abbiano troppo lavoro o troppo poco. In entrambi i casi, puoi facilmente riassegnare o riprogrammare le attività meno urgenti, per dare la precedenza alle iniziative che hanno la priorità.

  • Portfolio. I portfolio semplificano l'organizzazione e il monitoraggio di tutti i diversi progetti del team in una vista unificata. Ottieni una panoramica a livello generale dell'avanzamento dei tuoi progetti, e quindi analizza i dettagli per la gestione del rischio. Inoltre, potrai condividere gli aggiornamenti di stato tra i vari programmi e mantenere aggiornati gli stakeholder senza che sia necessario organizzare una riunione di stato.

  • Panoramica del progetto. La panoramica del progetto è il punto di riferimento unico per tutto il contesto importante del progetto. Metti a disposizione del tuo team una visione d'insieme, spiega il cosa, il perché e il come del tuo progetto. Aggiungi una descrizione del progetto per definire il tono della vostra collaborazione su Asana. Quindi, condividi il contesto e le risorse importanti, per esempio i dettagli delle riunioni, i canali di comunicazione e i brief di progetto, tutto in un unico posto.

  • Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

App consigliate

  • Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

  • Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario e trova il tempo per portare a termine il tuo lavoro.

Domande frequenti

Come si crea un foglio di calcolo per l'allocazione delle risorse?

Di solito i piani di allocazione delle risorse vengono creati utilizzando dei fogli di calcolo, con formattazione e formule complesse. In ogni caso, per la creazione di un piano di allocazione delle risorse, la soluzione migliore è ricorrere a una piattaforma di gestione del lavoro collaborativa. In questo modo, tutti i membri del team e gli stakeholder principali sapranno sempre esattamente quali risorse sono disponibili e come vengono utilizzate durante l'avanzamento del progetto.

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