Organizza le richieste per risolverle in tempo, sempre

Il modello di flusso di lavoro per il monitoraggio delle richieste di Asana offre al tuo team un modo semplice per gestire le richieste di lavoro in arrivo in un unico posto. Tutte le richieste passano attraverso lo stesso sistema di ricezione. Puoi vedere cosa richiede attenzione, chi è responsabile di ogni attività e come ogni elemento procede verso il completamento. Con l'automazione e il supporto dell'IA, dedicherai più tempo al lavoro di alto valore invece di ordinare manualmente le richieste.

• Raccogli ogni richiesta con un flusso di lavoro di monitoraggio già pronto.

  Un modulo di richiesta integrato e un ID univoco per ogni invio garantiscono un processo standard di monitoraggio delle richieste, mentre i commenti solo per il team mantengono private le discussioni interne e offrono al tuo team un unico posto per coordinare i passaggi successivi.

• Rispondi alle richieste più velocemente senza aggiungere lavoro extra alla giornata di nessuno.

  L’IA assegna automaticamente un nome a ogni richiesta, richiede ai richiedenti le informazioni mancanti e redige le risposte, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alla ricerca dei dettagli e più tempo all’azione.

• Organizza ogni richiesta con stati personalizzati.

  I tipi di stato personalizzati aiutano il tuo team a classificare le richieste e a seguirne l’avanzamento, dalla ricezione al completamento.

• Non perdere mai di vista le scadenze o i passaggi successivi.

  Le regole assegnano automaticamente le date di scadenza in base al tipo di richiesta, aiutandoti a gestire il carico di lavoro e le cronologie con meno impegno manuale.

• Monitora l’avanzamento e le prestazioni in un unico posto.

  Una dashboard delle prestazioni mostra il volume delle richieste, i tempi di consegna e le tendenze, offrendo una visualizzazione in tempo reale di come le richieste avanzano nel flusso di lavoro.

Quando usare i modelli di monitoraggio delle richieste

Un modello di monitoraggio delle richieste ti aiuta a gestire le richieste in corso da team interni, clienti e stakeholder. I richiedenti condividono le informazioni chiave in anticipo, il che consente ai revisori di decidere quali azioni intraprendere e come assegnare la priorità a ciascuna richiesta. Un modello fornisce un processo affidabile di monitoraggio delle richieste per le richieste di strutture, le attività operative, l'assistenza IT, la creazione di risorse per i social media, l'onboarding di nuovi membri del team e qualsiasi nuovo progetto.

Con un modello di richiesta di lavoro di Asana, puoi:

• Semplificare la gestione delle richieste di progetto in arrivo durante la giornata.

• Sostituire email, chat e fogli di calcolo con un processo di ricezione del lavoro tutto in uno, che acquisisce tutto in un unico posto.

• Assegnare e pianificare il lavoro, impostare le dipendenze delle attività, delegare le risorse e monitorare l'avanzamento attraverso il ciclo di vita di ogni richiesta di lavoro.

I team di tutti i settori si affidano ai modelli di moduli di richiesta di lavoro per eseguire richieste in corso e fornire lavoro di alta qualità senza ritardi.

Come usare un modello di monitoraggio delle richieste di lavoro

Il modello di monitoraggio delle richieste di Asana offre al tuo team un modo semplice per raccogliere, rivedere e gestire le richieste di lavoro in arrivo in un unico posto. Funziona come un collega del team che organizza ogni richiesta e la guida attraverso le fasi di revisione, classificazione, esecuzione, approvazioni e creazione di resoconti.

Raccogli le richieste con un modulo

Utilizza il modulo di richiesta di lavoro o il modulo di ricezione del progetto per raccogliere i dettagli di contatto, i riepiloghi e tutte le informazioni necessarie per ogni invio. Ogni richiesta riceve un ID univoco, che consente ai team di monitorare e fare riferimento agli elementi. Se qualcuno invia una richiesta di riparazione delle strutture, il modulo acquisisce i dettagli della posizione in modo che il team sappia esattamente da dove iniziare.

Controlla e qualifica le richieste con l’IA

L’IA assegna un nome a ogni richiesta in arrivo, identifica le informazioni mancanti e redige le risposte per velocizzare la ricezione. L’assistenza IA riduce l’ordinamento manuale e aiuta i team a elaborare le richieste nell’ordine corretto. Se un richiedente omette i campi obbligatori, l’IA può porre domande di follow-up prima di iniziare il lavoro.

Organizza le richieste per stato

Utilizza il campo dello stato per ordinare gli elementi in fasi come nuovo, in corso, in attesa o completato. I tipi di stato personalizzati offrono ai team una visione di ciò che richiede attenzione e di ciò che è andato avanti. Se una richiesta di marketing è in attesa di approvazioni, lo stato mostra esattamente a che punto si trova nel processo di approvazione.

Imposta automaticamente le date di scadenza per le richieste

Assegna regole che impostano le date di scadenza in base al tipo di richiesta. L’automazione e la definizione delle priorità favoriscono il rispetto delle scadenze e prevengono ritardi tra i team. Se una richiesta di servizio richiede sempre una risposta entro 3 giorni, la regola aggiunge immediatamente la data di scadenza.

Monitora l’avanzamento con le Dashboard

Utilizza la dashboard delle prestazioni per esaminare il volume delle richieste, le tendenze di completamento e i colli di bottiglia. Queste metriche aiutano i team a capire come si muove il lavoro e dove ottimizzare il flusso del processo di ricezione. Se si verifica un picco mensile nelle richieste di progettazione, la dashboard consente di individuare facilmente il modello.

Il modello di monitoraggio delle richieste di Asana offre ai team un unico posto in cui raccogliere, rivedere e completare il lavoro in arrivo. Interviene come un collega del team che organizza le richieste, suggerisce i passaggi successivi e fa avanzare le richieste nel flusso di lavoro. L'IA gestisce le attività di ricezione, come la denominazione delle richieste e la raccolta dei dettagli mancanti, e le regole fanno avanzare il lavoro senza ulteriori aggiornamenti manuali. Le dashboard mostrano il carico di lavoro e le tempistiche, in modo che i team comprendano lo stato di avanzamento in ogni fase.

Trasforma il modo in cui il tuo team gestisce i flussi di lavoro di monitoraggio delle richieste con Asana AI.

• Controlla le richieste di lavoro con l’IA. L’IA esamina ogni richiesta e ti aiuta a comprendere l’ambito, le tempistiche e i passaggi successivi della proposta di progetto.

• L’IA assegna automaticamente un nome a ogni richiesta. L’IA legge ogni richiesta e genera un nome del progetto univoco, in modo che l’elenco sia facile da scansionare.

• L’IA esegue un follow-up per ottenere le informazioni mancanti. L’IA invia un messaggio di follow-up quando mancano informazioni chiave.

• L’IA crea bozze di risposte. L’IA suggerisce risposte in base ai dettagli e allo stato dei moduli di richiesta. Puoi rivedere, personalizzare e inviare ogni messaggio in pochi clic.