Modello di programma di produzione

Far rientrare nei tempi la produzione e le consegne è fondamentale. Molte aziende seguono un programma per monitorare il processo di produzione, dare stime realistiche per il completamento della produzione e determinare le date di spedizione. Tuttavia, non basta inserire alcune date in un calendario: perché un programma di produzione sia efficace, vanno incorporate tutte le parti importanti del processo di produzione. 

Sebbene un programma predeterminato possa aiutarti a pianificare il lavoro e a stimare le tempistiche, la realtà è che la produzione è complessa e imprevedibile. Ad esempio, un'interruzione nella catena di approvvigionamento può causare un ritardo inaspettato oppure la creazione di un prodotto potrebbe richiedere più tempo di quanto pianificato. Quindi, come fare in modo che i programmi siano coerenti, e che la produzione rispetti i tempi e l'organizzazione, e allo stesso tempo rimanere flessibili in caso di imprevisti?  

La risposta è: con un modello dinamico di programma di produzione.

Cos'è un modello di programma di produzione?

Un modello di programma di produzione è una bozza del programma di produzione, in cui il processo di produzione viene monitorato dall'inizio alla fine. I programmi di produzione forniscono i dettagli di base del processo: quello che stai producendo (il prodotto) e quando sarà pronto (la data di scadenza). 

Questi modelli sono solitamente utilizzati nella produzione di beni fisici, dove è normale fabbricare centinaia (o addirittura migliaia) di prodotti al giorno. Ma qualsiasi team, organizzazione o settore che crea prodotti può trarre vantaggio dall'utilizzo di un modello. Una volta salvato il modello principale di programma di produzione, sarà possibile lanciare un nuovo programma nel giro di pochi minuti. 

Perché è necessario un modello di programma di produzione?

Il programma di produzione monitora il processo di produzione, l'offerta e la richiesta, in modo da consegnare in tempo i prodotti che i clienti desiderano. Creare un modello di questo programma aiuta a risparmiare il tempo e le energie che verrebbero impiegati per crearne uno da zero per ogni nuovo prodotto. Se stai gestendo una serie di programmi di prodotto che coinvolgono più team, utilizzare un modello di programma di produzione serve per garantire la coerenza del programma. Inoltre, può servire per monitorare altri aspetti fondamentali della produzione, ad esempio prevedere tendenze e movimenti della catena di approvvigionamento. 

Tradizionalmente, le aziende manifatturiere e quelle di altri settori fanno affidamento a programmi di progetto statici, come i modelli in Fogli Google o Excel. Tuttavia, queste soluzioni non consentono di avere un riscontro visivo del modello di produzione o a team diversi di collaborare efficacemente. In alternativa, quando si utilizza un software con più funzionalità, è possibile visualizzare il programma di produzione in vari modi (ad esempio un diagramma di Gantt o un modello di calendario). Questa panoramica del quadro generale rende più facile identificare e rimuovere potenziali colli di bottiglia. In questo formato, è possibile visualizzare la produzione pianificata in confronto a quella reale, in modo da identificare ritardi o opportunità per rendere il ciclo di produzione più efficiente. 

Come utilizzare un modello di programma di produzione

Sul web si può trovare un'ampia gamma di modelli di programma di produzione gratuiti. Tuttavia, la chiave di un programma efficace non è il modello, ma il software che lo supporta. Creando il modello in una piattaforma dinamica, come un software di gestione del lavoro, è possibile utilizzare funzionalità che migliorano e ottimizzano la produzione. Ad esempio, è possibile sfruttare automazioni per la gestione dell'inventario, che lo aggiornano istantaneamente mano a mano che vengono fabbricati nuovi prodotti.

Quando si crea un modello di programma di produzione, vanno utilizzate sezioni per mostrare chiaramente agli stakeholder cosa si sta producendo e quando ci si aspetta che la produzione venga completata. Di seguito elenchiamo le sezioni da includere.

• Dettagli dell'ordine: per indicare il numero d'ordine, la descrizione dell'oggetto, il nome del cliente e altre informazioni identificative, in modo che sia facile fare riferimento a ciò che è in produzione.

• Stato di produzione: per aggiornare lo stato mano a mano che il processo avanza, in modo da mostrare agli stakeholder a che punto è ogni ordine, e se questo rientra nei tempi previsti.

• Programma di lavoro e date di scadenza: per creare un programma di lavoro che abbia chiare date di scadenza, che indichino quando la produzione inizierà e finirà. Assicurati di includere le attività e i traguardi tra queste date, ed elenca le eventuali dipendenze, dalla pre-produzione fino al completamento. 

• Ordini (quantità): quanti prodotti vanno fabbricati? Tenere sotto controllo questa informazione serve per visualizzare il tasso di produzione previsto in confronto a quello reale. Se c'è una differenza, è possibile modificare il processo per far sì che ogni programma di produzione rispetti la quota e non si rimanga indietro.

• Materie prime necessarie/utilizzate: cosa serve per fabbricare i prodotti? Questi numeri vanno utilizzati per gestire le risorse e per la pianificazione della capacità, in modo da ottenere stime più precise relative a ciò che serve per produrre oggetti specifici o per portare a termine gli ordini.

Integrazioni e app da utilizzare col tuo modello

Prova queste funzionalità e integrazioni di app per personalizzare il modello di programma di produzione e adattarlo alle necessità del tuo team.

Funzionalità integrate

• Vista elenco. La vista elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Facilita la collaborazione offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

• Vista cronologia. La vista cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.

• Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione. 

App consigliate

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

• Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

Domande frequenti