Come un dealing desk può migliorare il tuo flusso di vendita

Le aziende devono realizzare un profitto per avere successo, il che significa che devono trovare lead e concludere accordi. Questa responsabilità spesso ricade sul team di vendita, ma con una posta in gioco così alta, non dovrebbero essere coinvolti anche altri membri del team? 

Un dealing desk è un approccio collaborativo per valutare accordi complessi e aumentare le entrate aziendali. In questo processo, i membri dei team di vari reparti collaborano per portare i lead migliori e inviarli lungo la pipeline. Continua a leggere e scopri come creare un dealing desk che migliori le tue operazioni di vendita. 

Che cos’è un dealing desk?

Un dealing desk è un team interfunzionale che collabora per portare a termine operazioni di alto valore attraverso la pipeline di vendita in modo rapido ed efficiente. Mentre i rappresentanti commerciali lavorano da soli sulla maggior parte delle trattative aziendali, il dealing desk si concentra su quelle complesse o di alto valore. L’utilizzo di un dealing desk per semplificare le operazioni di vendita può ridurre i tempi del ciclo di vendita fino al 40% e migliorare la produttività delle vendite fino al 20%.

Ruoli e responsabilità di un analista del dealing desk

Sebbene la maggior parte delle persone coinvolte nel dealing desk abbia altri ruoli e responsabilità, è necessario assegnare un analista o uno specialista del dealing desk per gestire le operazioni del desk e garantire che tutto proceda senza intoppi.

Un analista del dealing desk non è un ruolo rivolto al cliente. Si concentra sul lato procedurale delle trattative e le sue principali responsabilità possono includere:

• Collaborare con i membri del dealing desk per gestire le responsabilità individuali durante il processo di vendita

• Garantire che il team del dealing desk sia sempre allineato

• Configurazione delle trattative 

• Migliorare i processi e monitorare le prestazioni del dealing desk

L’analista del dealing desk è un membro fondamentale del team, perché funge da principale punto di contatto per tutti. Gestisce il flusso di lavoro per la gestione di tutte le trattative di alto valore, complesse o ad alto coinvolgimento.

Altri team da coinvolgere nel dealing desk

Quando crei un team interfunzionale per gestire trattative di alto valore, le tue trattative possono migliorare di conseguenza. Valuta di includere persone dei seguenti team:

• Marketing: i membri del team di marketing possono utilizzare i dati per analizzare il pubblico di destinazione, compilare un elenco di potenziali clienti e valutare i loro punti deboli.

• Vendite: nel dealing desk ci saranno rappresentanti delle vendite che metteranno insieme offerte convincenti per i clienti.

• Ufficio legale: un membro del team del reparto legale può unirsi al dealing desk per esaminare le offerte e assicurarsi che siano contrattualmente valide. 

• Finanza: un membro del team del reparto finanziario può rivedere i prezzi delle trattative e facilitare lo scambio di denaro una volta conclusa la trattativa.

Come creare un dealing desk efficace

Per garantire il corretto funzionamento del dealing desk, imposta in anticipo un flusso di processo solido. I membri del team che lavorano nel dealing desk avranno attività al di fuori delle trattative che arrivano al desk, quindi è importante che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e che le attività siano classificate in ordine di priorità.

Seguendo i passaggi riportati di seguito, crea un dealing desk efficace che cerchi di spostare facilmente le trattative non standard attraverso la pipeline.

1. Definisci le aspettative

Ogni azienda utilizza il proprio dealing desk in modo diverso, e la prima cosa da fare è determinare gli obiettivi del tuo. Osserva le operazioni di vendita e guarda quali lacune devono essere colmate. Poniti le seguenti domande:

• In cosa potrebbe essere utile il supporto al team di vendita?

• Quali sono i punti deboli del nostro attuale processo di vendita?

• Come possiamo aumentare i tempi del ciclo di vendita e i tassi di successo?

Utilizza le tue risposte per definire le aspettative relative a ciò che desideri ottenere dal tuo dealing desk. Ad esempio, se il team di vendita ha difficoltà con le trattative di alto valore perché richiedono più tempo e impegno, il dealing desk può gestirle dall'inizio alla fine. In questo modo, queste trattative ricevono più attenzione e supporto e, di conseguenza, gli altri hanno più tempo per concentrarsi su trattative di valore inferiore.

2. Identifica il tuo team

Una volta che conosci le aspettative per il tuo dealing desk, dovrebbe essere facile identificare i membri del team di cui hai bisogno. Se hai deciso che il dealing desk gestirà le trattative di alto valore dall'inizio alla fine, avrai bisogno di membri del team in grado di gestire ogni fase del processo di vendita, tra cui:

• Rappresentante commerciale

• un membro del team legale

• un membro del team finanziario

• un membro del team di marketing

• un membro del team per il successo dei clienti

Queste persone gestiranno la lead generation, la configurazione del contratto, i prezzi, la struttura dell’accordo e l’interazione per le trattative di alto valore, mentre il team di vendita si occuperà di quelle di valore inferiore. 

3. Imposta i criteri per le trattative

Ora che hai un team pronto a lavorare nel dealing desk, imposta i criteri per classificare le trattative di alto valore. I criteri per ciò che si qualifica come un accordo di alto valore (o complesso) possono includere:

• Clienti con un certo livello di notorietà

• Clienti con un budget superiore a un certo importo

• Clienti con più referenti

• Clienti che necessitano di molta interazione

Se vuoi che il tuo dealing desk gestisca le trattative di alto valore dall’inizio alla fine, il team di vendita dovrebbe consegnare tutti i lead che soddisfano i criteri. Tuttavia, il dealing desk può essere coinvolto in qualsiasi fase del processo di vendita. Per esempio, potresti decidere che è più efficiente inviare lead di alto valore al dealing desk solo dopo che il rappresentante commerciale li ha coltivati e si è assicurato che siano interessati. 

4. Definisci la tua strategia di lavoro

Ogni team ha bisogno di una strategia per portare a termine il lavoro. Definendo il flusso di lavoro fin dall’inizio, ti assicurerai che quando i membri del team si riuniscono, sappiano esattamente cosa fare e come farlo.

La strategia di ogni dealing desk sarà diversa. Ma per continuare con il nostro esempio precedente, un passaggio di consegne al dealing desk potrebbe essere simile a questo:

• Un rappresentante commerciale invia un lead di alto valore al dealing desk

• Questo segnala al membro del team di marketing di valutare il lead e le sue esigenze

• Il rappresentante commerciale del dealing desk sviluppa una struttura di accordo personalizzata per il lead.

• Il membro del team legale valuta l’accordo

• Il membro del team per il successo dei clienti interagisce con il lead per aumentare il consenso e il coinvolgimento durante la trattativa

• Il membro del team finanziario finalizza la transazione

Poiché il tuo team potrebbe non incontrarsi di persona, una struttura di passaggio di consegne aiuta tutti a sapere quando è il loro turno di intervenire.

5. Analizza il successo

Come la maggior parte dei flussi di lavoro, la creazione di un dealing desk non è un processo una tantum. Una volta che il dealing desk è attivo e funzionante, cerca di migliorarlo continuamente. Prenditi il tempo necessario per vedere cosa funziona e cosa no. Utilizza un software di vendita per valutare se il tuo dealing desk sta aumentando i profitti. Potresti notare:

• Più trattative di alto valore in arrivo nella pipeline.

• Riduzione della durata del ciclo di vendita.

• Aumento della produttività tra i membri del team, sia all’interno che all’esterno del dealing desk.

• Aumento della chiusura di trattative di basso valore grazie al supporto del dealing desk. 

Potresti anche notare aree che necessitano ancora di lavoro. Ad esempio, il tuo team di dealing desk potrebbe inizialmente avere difficoltà a comunicare. Poiché i membri del team non hanno mai lavorato insieme prima, potrebbero aver bisogno di tempo per adattarsi. Prova a organizzare workshop o attività per rompere il ghiaccio al di fuori del processo di dealing desk e cerca di migliorare le dinamiche del team sul luogo di lavoro. 

6. Rivedi la strategia secondo necessità

Usa gli approfondimenti della tua analisi per rivedere la strategia del dealing desk. Sebbene un dealing desk spesso migliori il flusso di vendita, un team che non lavora bene può causare un calo dei profitti. Per evitare effetti negativi, esegui un’analisi del dealing desk ogni volta che rivedi il processo di vendita, preferibilmente su base regolare. In questo modo, monitorerai i progressi e l’efficacia del team.

Vantaggi di un dealing desk

Se utilizzato in modo efficace, un dealing desk è un vantaggio sia per il team di vendita che per l’azienda. Integrando i membri del team in vari reparti e mettendo a frutto le loro competenze specifiche, puoi soddisfare le esigenze dei clienti e assicurarti più spesso delle vittorie, soprattutto per le trattative di alto valore.

Di seguito elenchiamo altri vantaggi offerti dai dealing desk.

• Offerte più veloci: due teste sono meglio di una, e quattro teste sono meglio di due. Quando il team comprende i ruoli di ciascuno e collabora in modo efficace per concludere ogni trattativa, le operazioni vengono chiuse più rapidamente.

• Approfondimenti sulle esigenze dei clienti: un team interfunzionale ha un insieme di competenze più diversificato rispetto a un team composto solo da rappresentanti commerciali. Ciò semplifica la comprensione delle esigenze del cliente da varie prospettive.

• Offerte più allineate: disporre di un processo chiaro rende più facile per il tuo team creare offerte più coerenti in termini di dimensioni, qualità e struttura.

• Team più allineati: poiché il dealing desk include membri di vari reparti, serve naturalmente a tenere informati i membri del team interfunzionale. Queste persone possono tornare ai rispettivi reparti e comunicare i progressi delle vendite dell’azienda, senza la necessità di una riunione sullo stato di avanzamento o di una lunga presentazione.

• Meno rischi: avere un dealing desk di successo può ridurre i rischi aumentando i profitti dell’azienda e producendo un flusso costante di trattative di alto valore. 

Usa un dealing desk per acquisire clienti e concludere le vendite

Un dealing desk forte è un team con le competenze e il supporto necessari per trasformare i potenziali clienti in clienti fedeli. Utilizza un software di gestione del lavoro per consolidare un flusso di lavoro per il tuo dealing desk, in modo che le cose si muovano senza intoppi attraverso la pipeline e i membri del team svolgano le loro attività senza perdere un colpo.