Modello gratuito di moduli per richieste di modifica: semplifica le modifiche ai progetti

Bob Dylan ha detto: "I tempi stanno cambiando", e questo è vero. Ma la maggior parte dei manager sa che anche i progetti stanno cambiando. È raro che un piano di progetto inizi e finisca allo stesso modo, e il modo più semplice per gestire il cambiamento è con i modelli di ordine di modifica.

I moduli di ordine di modifica forniscono un modo strutturato per comunicare le modifiche al progetto, in modo che il progetto rimanga nei tempi previsti e il team capisca come procedere. In questo articolo, ti insegneremo a creare modelli di ordine di modifica, in modo da sentirti preparato per qualsiasi ostacolo che si presenti.

Cos’è un modulo di ordine di modifica?

Un ordine di modifica, noto anche come richiesta di modifica nella gestione dei progetti, è una modifica ufficiale e documentata a un piano di progetto. Sebbene il termine "ordine di modifica" sia solitamente utilizzato nel settore edile, gli ordini di modifica possono essere utilizzati in qualsiasi settore per spiegare in che modo un progetto si discosterà dall'ambito del progetto originale. 

Gli ordini di modifica specificano il tipo di modifica che tu o altri richiedete e in che modo tale modifica influirà sui risultati finali, sul prezzo e sulla cronologia del progetto. I motivi comuni per cui vengono avviati gli ordini di modifica nella gestione dei progetti includono:

• nuove richieste degli stakeholder

• Errori o omissioni di pianificazione

• Stime imprecise

• Modifiche nell’ambito di lavoro

• costi delle risorse

• Eventi non pianificati

Gli ordini di modifica sono un evento comune perché, anche con una pianificazione approfondita, gli obiettivi del progetto possono cambiare per motivi inaspettati mentre si lavora al progetto. Se ti prepari a eventuali cambiamenti, il processo di controllo delle modifiche non sarà gravoso.

Moduli di richiesta di modifica stampabili o digitali

In passato, il controllo delle modifiche veniva effettuato solo tramite moduli stampabili, ma il controllo delle modifiche digitale registra le modifiche insieme alle altre informazioni del progetto. 

Mantenendo le modifiche al progetto in linea con il resto del materiale, si mantiene un'unica fonte di riferimento per l'intero progetto. Di seguito elenchiamo altri vantaggi derivanti dal monitoraggio degli ordini di modifica tramite una piattaforma digitale.

• Facile revisione del piano originale in tempo reale

• Possibilità di condividere gli ordini di modifica con più persone contemporaneamente

• integrazione degli ordini di modifica in un processo automatizzato di gestione delle modifiche

• Possibilità di modificare il budget, la cronologia e il lavoro dei membri del team una volta che la modifica viene apportata

Se desideri che i tuoi modelli di ordine di modifica si integrino in un processo più ampio, i moduli digitali possono farti risparmiare tempo e fornire chiarezza.

Come creare moduli di ordini di modifica

Prima di imparare a definire le priorità e a classificare le richieste di ordini di modifica, è importante esaminare i componenti di un modello di ordine di modifica. Questi elementi semplificano la revisione dell'ordine di modifica e consentono di comprendere rapidamente la modifica richiesta, il motivo per cui è stata richiesta e l'impatto previsto.

1. Descrizione della modifica: la prima sezione del modello di ordine di modifica dovrebbe descrivere brevemente il deliverable originale del progetto e le modifiche proposte.

2. Costi dettagliati della modifica: in questa sezione elencherai tutti i costi associati alla modifica proposta. Questi costi possono essere indiretti o diretti, come il tempo necessario ai membri del team per lavorare al progetto, il software necessario o le spese di viaggio. 

3. Costi totali della modifica: includi un'area che elenchi l'importo totale della modifica, in modo che gli altri che esaminano l'ordine di modifica possano vedere rapidamente l'impatto sui costi. Se non riesci a elencare alcuni dei costi come totali, puoi lasciare questa sezione vuota. 

4. Impatto sulla tempistica: in questa sezione, descrivi l'impatto che questa modifica avrà sulla tempistica originale del progetto. La modifica farà sì che il progetto richieda più tempo di quanto originariamente pianificato? Spiega come prevedi di venire incontro alle esigenze degli altri se la tempistica deve cambiare.

5. Firme: includi una sezione per la firma dei revisori del tuo ordine di modifica. Inoltre, includi la tua firma in questa Sezione.

Come gestire le richieste di ordini di modifica

L'invio e la gestione degli ordini di modifica vanno di pari passo. Fornire agli stakeholder un modello di ordine di modifica consente loro di sapere che la modifica non è garantita e che deve passare attraverso un processo di approvazioni.

In qualità di project manager, probabilmente gestirai le richieste di ordini di modifica man mano che arrivano e cercherai le informazioni necessarie per assegnare loro una priorità. Segui i passaggi di seguito per determinare come ordinare e assegnare la priorità agli ordini di modifica in arrivo. 

1. Controlla l'invio dei moduli di ordine di modifica

Quando qualcuno ti comunica una richiesta di modifica, prendi atto della sua idea e indirizzalo ai moduli di richiesta di modifica, in modo che possa documentare la modifica. Una richiesta di modifica può provenire da varie persone coinvolte in un progetto, tra cui:

• stakeholder esterni

• Responsabili di reparto

• Tu, in qualità di project manager

• appaltatori nei progetti di costruzione

Se gli stakeholder non hanno mai utilizzato un modulo di richiesta di modifica, potrebbe essere utile spiegare perché è importante. Fai sapere loro che la modifica avrà un impatto potenziale su altre aree del progetto e che un modulo di ordine di modifica consente a te e ai responsabili dell'approvazione del progetto di verificare in che modo la modifica richiesta si allinea con gli obiettivi generali del progetto.

Una volta ricevuto il modulo di richiesta di modifica, esaminalo e discutine con chi lo ha inviato. La comunicazione aperta è la cosa più importante da ricordare quando qualcuno fa una richiesta di modifica.

Suggerimento: conserva tutte le richieste di ordini di modifica e le modifiche al progetto in un software di gestione dei progetti centralizzato. In questo modo, il tuo team avrà un'unica fonte di riferimento per tutte le informazioni sul progetto. Inoltre, quando gli stakeholder inviano nuovi ordini di modifica, puoi assicurarti che tutti i membri del team di progetto abbiano visibilità sulla nuova richiesta.

2. Inserisci le informazioni mancanti

Una volta compresa la richiesta di modifica di uno stakeholder, inserisci le informazioni mancanti nel modulo di richiesta di modifica. Gli stakeholder dovrebbero descrivere la modifica nel modulo di richiesta, ma probabilmente avranno bisogno del tuo aiuto per valutare il costo della modifica e l’impatto sulla cronologia del progetto.

Le sezioni per le quali potresti dover fornire assistenza includono:

• Costi delle modifiche: gli stakeholder possono finanziare il tuo progetto, ma sei tu a sapere dove stai allocando denaro e altre risorse. Discuti la modifica con il richiedente e crea un elenco dettagliato dei possibili costi.

• Impatto sulla cronologia: gli stakeholder raramente sanno in che modo la modifica richiesta influirà sulla cronologia del progetto. Se vogliono che il progetto sia completato entro una certa data, dovrai analizzare le pianificazioni e spiegare come cambieranno le scadenze.

Compilare i moduli di richiesta di modifica è più semplice quando tu e il richiedente collaborate. Se sei fortunato, puoi anche dare allo stakeholder una prospettiva su come funzionano i progetti dall'interno.

3. Decidi se la modifica deve essere apportata

Ora puoi esaminare la richiesta di modifica nella sua interezza e determinare se la modifica deve essere apportata. Quando prendi in considerazione una richiesta di modifica, esegui un'analisi dell'impatto basata sui sette elementi del piano di progetto.

Obiettivi: 

• In che modo questa modifica si allinea con gli obiettivi del nostro progetto? 

• Questa modifica ci impedirà di raggiungere gli obiettivi del progetto? 

Metriche di successo:

• Come misureremo il successo? 

• Ci sono rischi associati all’apporto di questa modifica?

• I rischi di questa modifica valgono la ricompensa?

Stakeholder: 

• Chi dovrebbe essere coinvolto nell'approvazione di questa richiesta di modifica? 

• Chi deve essere coinvolto se procediamo con questo ordine di modifica?

Ambito:

• Questa modifica non rientra nell'ambito del progetto originale?

• Quanto costerà apportare la modifica?

• Se costa più denaro o risorse, dove li troveremo?

• Avremo bisogno di più persone per apportare questa modifica?

Deliverable:

• In che modo questa modifica migliorerà il prodotto finale?

• Il vantaggio associato a questa modifica vale eventuali cambiamenti in termini di costi, risorse o tempistiche?

Cronologia:

• Questa modifica influirà sulla nostra scadenza?

• Abbiamo la flessibilità necessaria per modificare la cronologia?

Piano di comunicazione: 

• Se approvata, come comunicheremo questa modifica al team di progetto? 

Suggerimento: utilizza un software di gestione dei progetti per visualizzare l'impatto della richiesta di modifica sul tuo progetto. Analizza metriche come il tasso di utilizzo del team per determinare l'impatto delle modifiche sulla cronologia e sull'ambito del progetto.

4. Richiedi le risorse per apportare la modifica

Se decidi di procedere con la modifica, il passaggio successivo è ottenere le risorse necessarie per realizzarla. Tieni presente che: 

• Potresti aver bisogno di altri membri del team per completare la modifica.

• Se hai bisogno di più tempo per lavorare su questi risultati finali, quel tempo potrebbe ritardare altri progetti.

• Il denaro può provenire dal richiedente, ma per garantire le risorse fisiche, i fornitori e i produttori devono essere sulla bacheca.

• Dovrai assicurarti di poter ottenere risorse aggiuntive entro il periodo di tempo che hai impostato.

In questa fase del processo di controllo delle modifiche, tutti i membri del team dovrebbero essere d'accordo con la modifica. Per facilitare questo processo, avvaliti dell’aiuto di altri quando richiedi risorse.

5. Incorpora la modifica nel piano di progetto

Una volta che tutti sono sulla bacheca del cambiamento e hai le risorse necessarie per implementarlo, sei pronto per incorporare il cambiamento nel piano di progetto. I passaggi successivi possono includere:

• Modificare i ruoli e le responsabilità del team

• Aggiungere attività e traguardi del progetto

• Modifica della cronologia del progetto

• adeguare gli obiettivi del progetto e i KPI

Non dimenticare di firmare in fondo al modulo d'ordine di modifica e di conservarlo con il resto dei documenti del progetto come riferimento. Questo file digitale può essere utile quando lavori a progetti futuri o quando rivedi il processo di controllo delle modifiche. 

Suggerimento: tutti coloro che sono coinvolti nel processo di controllo delle modifiche dovrebbero firmare il modulo d'ordine di modifica. Utilizza un modulo digitale per l'ordine di modifica, in modo da poterlo inviare alle persone ovunque si trovino e dare loro la flessibilità di rispedirlo quando preferiscono.

Modello di ordine di modifica

Di seguito, puoi vedere un modello di esempio di ordine di modifica. Il reparto marketing di questa azienda sta pianificando di lanciare un nuovo prodotto e annunciare il lancio del prodotto attraverso una campagna sui social media. Il piano originale prevedeva pubblicità a pagamento su Instagram e Facebook, ma Sally Brown voleva apportare alcune modifiche.

Il modulo di richiesta di modifica qui sopra spiega questi punti chiave:

• Desiderio di espandere la campagna sui social media a LinkedIn 

• Desiderio di aggiungere post organici sui social media al progetto

• La modifica richiederà la creazione di un calendario per i social media e la scrittura di post organici sui social media

• Il budget del progetto deve essere ampliato per includere gli annunci a pagamento su LinkedIn e un potenziale abbonamento al software di pianificazione dei social media

• La cronologia del progetto rimarrà (e deve rimanere) invariata

• Per rispettare la cronologia del progetto, il team deve ricevere ulteriore supporto

Scarica questo modello gratuito di ordine di modifica da utilizzare con il tuo team.

Tipi di moduli di ordine di modifica

Ti sei mai trovato in una situazione in cui cambiamenti inaspettati hanno messo i bastoni tra le ruote ai tuoi piani? I moduli di richiesta di modifica sono la soluzione ideale per questo problema comune di gestione dei progetti, perché consentono di apportare modifiche senza soluzione di continuità all'accordo originale, senza causare confusione o controversie. 

La scelta del giusto tipo di modello di ordine di modifica dipende dalla natura delle revisioni, dall'ambito di lavoro originale del progetto e dagli standard specifici del settore coinvolti.

Modulo di ordine di modifica per l’edilizia

Questo modulo viene utilizzato per documentare le modifiche nei progetti di costruzione, come cambiamenti nei materiali, nell'ambito o nelle tempistiche. Utilizza questi moduli quando sono necessarie modifiche al piano di costruzione originale a causa di circostanze impreviste o richieste del cliente.

Esempio: durante un progetto di costruzione, i subappaltatori possono utilizzare un modello di ordine di modifica per l’edilizia per richiedere modifiche al proprietario o all’appaltatore generale. Le revisioni potrebbero includere lavori idraulici aggiuntivi non specificati nel contratto originale. Questo modulo dovrebbe riportare i dettagli del lavoro aggiuntivo, i costi e l’impatto sulla tempistica del progetto.

Documenti standard per gli ordini di modifica AIA

L’American Institute of Architects ha sviluppato questi documenti, che forniscono un formato standardizzato per gli ordini di modifica nei progetti di costruzione. Sceglili quando la conformità legale e la standardizzazione del settore sono importanti, soprattutto in progetti di costruzione su larga scala o complessi.

Esempio: un progetto di costruzione complesso potrebbe utilizzare un documento di ordine di modifica AIA per aggiungere formalmente un nuovo elemento di progettazione che il cliente e l’appaltatore hanno concordato. Questo documento dovrebbe delineare le modifiche specifiche da apportare e i costi associati.

Ordine di modifica della progettazione (ECO)

Gli ECO sono moduli dettagliati utilizzati per registrare le modifiche alle specifiche o ai progetti di ingegneria. Sono essenziali quando sono necessarie modifiche tecniche, come miglioramenti di progettazione o correzioni del processo di ingegneria.

Esempio: se viene scoperto un difetto nella progettazione ingegneristica di un ponte, un ECO delineerà le modifiche di progettazione necessarie, i materiali necessari e le eventuali implicazioni sui costi.

Modulo di richiesta di modifica del progetto

Un modulo generale applicabile a più tipi di progetti, utilizzato per documentare qualsiasi modifica all'ambito del progetto, al costo o alla pianificazione. Funziona bene per i progetti che comportano modifiche a numerosi componenti del progetto.

Esempio: un progetto di sviluppo software potrebbe utilizzare questo modulo per documentare l'aggiunta di una nuova funzionalità che estende la data di completamento e il budget del progetto.

Modulo di richiesta di modifica del contratto

Questo modulo è specifico per le modifiche che influiscono sui termini del contratto originale, inclusi ambito, prezzi e risultati finali. Questo tipo di moduli di richiesta di modifica è più indicato quando i termini contrattuali devono essere rivisti a causa di modifiche al progetto.

Esempio: se un cliente richiede ulteriori livelli di sicurezza in un progetto IT, questo modulo delineerà le modifiche, i costi e i nuovi termini del contratto.

Modulo di ordine di modifica a costo zero

Progettato per modifiche che non influiscono sul costo del progetto ma possono influire su altri aspetti come l’ambito o la cronologia. È adatto quando si documentano modifiche che sono neutre in termini di budget, ma che richiedono comunque il riconoscimento formale e l’accordo di tutte le parti.

Esempio: un cliente potrebbe richiedere una modifica nella combinazione di colori di un progetto di design, che non aggiunge costi ma richiede documentazione per chiarezza. In questo caso, sarebbe necessario aggiornare la cronologia per riflettere la modifica.

Esempio di ordine di modifica

Gli ordini di modifica sono una parte comune e necessaria della gestione dei progetti in vari settori. Garantiscono che qualsiasi modifica all’ambito di lavoro, alla tempistica o al costo originale del progetto sia formalmente riconosciuta e concordata da tutte le parti. 

Per darti un’idea più chiara di come funzionano i moduli di richiesta di modifica in scenari reali, ecco un esempio.

Ordine di modifica per la costruzione di un edificio residenziale

In un progetto di edilizia residenziale, il proprietario della casa decide di sostituire i piani di lavoro della cucina in laminato con quelli in granito dopo la firma del contratto. Il responsabile della costruzione emette un ordine di modifica che descrive i dettagli della modifica dei materiali, i costi aggiuntivi e l’impatto sulla cronologia del progetto. 

Questo modello di modulo di ordine di modifica garantisce che sia l'appaltatore che il proprietario siano sulla stessa lunghezza d'onda per quanto riguarda le nuove aspettative e gli impegni.

Modello di ordine di modifica per la costruzione

Nome del progetto: [Inserire qui il nome del progetto]

Numero dell'ordine di modifica: [Identificatore univoco]

Numero del contratto di costruzione: [ID contratto originale]

Dettagli del progetto:

• Ambito originale: [Breve descrizione dell’ambito del progetto originale]

• Dettagli della modifica: [Descrizione dettagliata della modifica proposta]

Importo del contratto:

• Importo del contratto originale: [Importo] €

• Nuovo importo dovuto per l'ordine di modifica: [Nuovo importo] €

Dettagli di fatturazione:

• Numero fattura: [ID fattura relativo a questa modifica]

• Data di scadenza: [Revised due date for payment]

Cronologia:

• Data di completamento originale: [Data]

• Data di completamento modificata (puntuale): [New Date]

Ordine di acquisto:

• Numero dell'ordine di acquisto originale: [Numero dell'ordine di acquisto]

• Ordine di acquisto rivisto (se applicabile): [Nuovo numero dell'ordine di acquisto]

Firme autorizzate:

Fornitore: _____________________

Cliente: ________________________

Data: __________________________

Semplifica il processo degli ordini di modifica con i moduli di Asana

Avere un chiaro processo di controllo delle modifiche può semplificare il flusso di lavoro del tuo progetto, indipendentemente dagli imprevisti che si presentano. Quando utilizzi i moduli digitali con Asana per gestire le richieste di modifica, le modifiche possono fluire direttamente nel tuo sistema di gestione dei progetti. Ciò ti consente di dedicare meno tempo a coordinare il lavoro e più tempo a svolgerlo.