Templat perencana perjalanan

Bayangkan Anda hanya beberapa hari lagi akan berangkat untuk perjalanan yang telah lama Anda nantikan. Anda telah memesan penerbangan, mengonfirmasi akomodasi dan penyewaan mobil, tetapi detail perjalanan lainnya tersebar di email, daftar tugas, dan spreadsheet yang belum selesai. Templat perencana perjalanan membantu Anda menggabungkan semua bagian yang bergerak ke satu tempat, jadi tidak ada yang ditinggalkan begitu saja.

Templat perencana perjalanan di Asana memungkinkan Anda menyusun detail perjalanan, jadwal perjalanan, anggaran, dan dokumen penting di satu Ruang Kerja yang dapat dibagikan. Baik Anda merencanakan liburan keluarga, perjalanan bisnis, atau perjalanan darat dengan beberapa perhentian, templat ini berfungsi sebagai panduan langkah demi langkah untuk menata semuanya. Ini menyederhanakan proses perencanaan, membuat semua informasi dapat diakses, dan memastikan semua orang yang terlibat dapat berkontribusi untuk menciptakan pengalaman perjalanan yang sukses.

Siapa yang mendapat manfaat dari templat perencana perjalanan?

Di Asana, kami telah melihat penyelenggara perjalanan memangkas waktu perencanaan hingga separuh setelah mereka mulai bekerja dari templat terpusat.

Templat perencana perjalanan memecahkan masalah perencanaan perjalanan yang terfragmentasi. Alih-alih mengatur spreadsheet, daftar periksa cetak, dan obrolan grup, Anda dapat melacak setiap detail perjalanan dalam satu Alur Kerja terstruktur. Memperbarui rencana, menugaskan tanggung jawab, dan terus melacak anggaran menjadi mudah tanpa mengabaikan gambaran besarnya.

Pengguna ideal termasuk pelancong rutin, agen perjalanan, koordinator acara, dan tim bisnis yang mengelola perjalanan perusahaan. Keluarga dan teman yang merencanakan liburan grup juga dapat memperoleh manfaat dari ruang bersama untuk daftar pengepakan, informasi lokal, dan dokumen penting. Dari perjalanan akhir pekan santai hingga petualangan ke berbagai negara, templat perencana perjalanan mendukung jadwal perjalanan apa pun dengan membuat setiap langkah tetap tertata dan mudah diikuti.

Mengapa menggunakan templat perencana perjalanan Asana?

Sebuah agen perjalanan melaporkan bahwa beralih ke templat perencana perjalanan Asana menghilangkan pemesanan yang terlewat dan kekacauan di menit terakhir. Tim mereka dapat menugaskan setiap pemesanan, pembayaran, dan dokumen kepada pemilik yang jelas dengan batas waktu, menjaga setiap tahap perjalanan tetap sesuai rencana.

Templat perencana perjalanan Asana mengubah perencanaan perjalanan menjadi proses terstruktur dan berulang. Ini menggabungkan fleksibilitas perencanaan digital dengan visibilitas ruang kerja bersama. Semua orang yang terlibat dalam perjalanan dapat melihat rencana secara real-time, memberikan pembaruan, dan membuat perubahan tanpa menimbulkan kebingungan. Hasilnya adalah pengalaman perjalanan yang lebih baik dari hari pertama perencanaan hingga saat Anda kembali ke Beranda.

Alasan penyelenggara perjalanan dan tim perencanaan menggunakan templat perencana perjalanan Asana meliputi:

• Mengatur detail perjalanan, jadwal perjalanan, dan anggaran di satu lokasi terpusat

• Menetapkan kepemilikan untuk pemesanan, dokumen, dan logistik

• Melacak pembaruan secara real time untuk perjalanan grup dan perjalanan bisnis

• Membagikan informasi secara instan kepada semua orang yang terlibat dalam perjalanan

• Mengelola seluruh proses dari perencanaan hingga kesimpulan pasca-perjalanan

Cara menggunakan templat perencana perjalanan ini

Anda dapat membuat templat perencana perjalanan Anda sendiri di Asana dengan mengikuti kerangka kerja yang ditampilkan di sini. Contoh tata letak mencakup bagian untuk detail perjalanan, jadwal perjalanan, anggaran, daftar pengepakan, informasi lokal, dan dokumen penting. Tab di bagian atas—Daftar, Papan, Linimasa, Dasbor, Kalender, Alur Kerja, Pesan, dan File—menyediakan beberapa cara untuk melihat dan mengelola proyek yang sama, memungkinkan Anda untuk melacak detail kecil dan rencana perjalanan secara keseluruhan.

Dengan membuat versi Anda menggunakan bagian dan tampilan ini, Anda dapat menyesuaikan alur agar sesuai dengan perjalanan spesifik, baik Anda merencanakan perjalanan darat, perjalanan Business, atau liburan yang lebih panjang. Panduan langkah demi langkah ini memberikan struktur tertata, sehingga Anda dapat menyimpan semua informasi perjalanan di satu ruang bersama. Dengan memastikan rencana tetap terpusat, semua orang yang terlibat dapat mengakses, memperbarui, dan memeriksa tanggung jawabnya sebelum dan selama perjalanan.

Langkah 1: Tambahkan detail perjalanan

Bagian detail perjalanan berfungsi sebagai referensi singkat untuk seluruh perjalanan Anda. Sertakan nama perjalanan, jenis perjalanan, tanggal, dan tujuan perjalanan, seperti liburan, business, atau keduanya. Anda juga dapat menambahkan deskripsi singkat tentang gol perjalanan, seperti menghadiri konferensi, menjelajahi wilayah tertentu, atau bersantai di resor.

Buat tugas untuk item utama sebelum keberangkatan, seperti memesan penerbangan, mengamankan asuransi perjalanan, dan mengajukan permohonan visa. Berikan setiap tugas kepada orang tertentu dan tetapkan tenggat agar Anda tidak meninggalkan apa pun hingga menit terakhir. Untuk perjalanan grup, bagian ini juga berfungsi sebagai daftar kontak utama untuk wisatawan, termasuk alamat email dan nomor telepon.

Langkah 2: Buat Jadwal Perjalanan

Bagian Jadwal Perjalanan adalah landasan rencana perjalanan Anda. Uraikan perjalanan hari demi hari, termasuk waktu transportasi, check-in, tur, aktivitas, dan makanan. Buat daftar waktu yang tepat untuk setiap segmen dan sertakan alamat atau titik pertemuan jika relevan.

Beralih ke tampilan Linimasa untuk memvisualisasikan jadwal Anda dan melihat jika ada yang tumpang tindih. Sesuaikan waktu dengan menyeret item ke slot baru, sehingga lebih mudah untuk mengoordinasikan transportasi, akomodasi, dan aktivitas. Untuk perjalanan yang lebih kompleks, kelompokkan item jadwal perjalanan berdasarkan lokasi atau hari agar tampilan tetap mudah dikelola.

Langkah 3: Lacak Anggaran

Bagian Anggaran memastikan pengeluaran Anda tetap dalam batas. Buat tugas untuk setiap kategori biaya utama, seperti transportasi, akomodasi, makanan, dan aktivitas. Sertakan perkiraan biaya, jumlah aktual, dan status pembayaran untuk masing-masing.

Tetapkan kepemilikan untuk melacak setiap pengeluaran sehingga tidak ada kategori yang diabaikan. Anda juga dapat menggunakan bidang kustom untuk memberi label "Menunggu" atau "Lunas" pada pembayaran sehingga Anda dapat dengan mudah melihat bagian yang memerlukan tindak lanjut. Jika perjalanan melibatkan beberapa pelancong yang membagi biaya, tambahkan subtugas untuk bagian setiap orang.

Langkah 4: Buat Daftar Barang yang Perlu Dibawa

Bagian Daftar Barang Bawaan mencegah hal-hal penting terlupakan. Buat tugas terpisah untuk pakaian, perangkat elektronik, dokumen, dan perlengkapan khusus perjalanan. Tambahkan detail tentang jumlah, warna, atau persyaratan khusus agar tidak ada keraguan tentang apa yang harus dikemas.

Untuk perjalanan grup, tugaskan item kepada individu dan catat item bersama yang hanya perlu dibawa oleh satu orang. Tandai tugas selesai saat item dikemas, dan dorong wisatawan untuk memeriksa bagian ini sehari sebelum keberangkatan untuk mengonfirmasi kesiapan.

Langkah 5: Tambahkan Informasi Lokal

Bagian Informasi Lokal membantu wisatawan beradaptasi dengan cepat ke destinasi mereka. Sertakan nomor kontak darurat, alamat rumah sakit dan kedutaan, detail transportasi lokal, dan aplikasi atau situs web yang berguna. Anda juga dapat menyertakan tips budaya, seperti frasa sehari-hari, panduan etiket, dan kebiasaan setempat terkait pemberian tip.

Berikan tugas riset kepada anggota tim atau pelancong dan sertakan tautan ke sumber tepercaya. Menambahkan peta atau gambar langsung ke tugas akan membuatnya lebih bermanfaat setelah Anda tiba.

Langkah 6: Mengatur Dokumen Penting

Bagian Dokumen Penting membantu Anda menata dokumen perjalanan. Buat tugas untuk paspor, tiket, nomor konfirmasi, dan izin. Lampirkan salinan pindaian atau PDF ke setiap Tugas sehingga Anda dapat mengaksesnya dari ponsel jika diperlukan.

Berikan setiap dokumen kepada orang yang bertanggung jawab membawanya. Jika perjalanan Anda melibatkan beberapa penyeberangan perbatasan atau check-in, buat subtugas untuk setiap lokasi agar lebih mudah menemukan dokumen yang benar pada waktu yang tepat.

Langkah 7: Gunakan tab untuk mengelola perjalanan secara real time

Tab di bagian atas proyek Asana mengubah perencana perjalanan Anda menjadi pusat kendali langsung. Gunakan Dasbor untuk memantau status pemesanan dan melacak anggaran Anda. Messages memungkinkan Anda mengomunikasikan pembaruan tanpa perlu beralih ke app lain. File menyimpan semua dokumen, tiket, dan peta terkait di satu tempat.

Alur Kerja dapat mengotomatiskan tindakan berulang, seperti memindahkan pemesanan "Tertunda" ke "Terkonfirmasi" setelah pembayaran ditandai selesai. Dengan menggunakan tampilan ini secara bersamaan, Anda dapat mempertahankan pengawasan lengkap dari hari pertama perencanaan hingga kepulangan Anda.

Fitur perencanaan Asana

Fitur Asana membantu Anda menyesuaikan templat perencana perjalanan dengan alur kerja perencanaan perjalanan spesifik Anda. Fitur ini menyediakan alat untuk memvisualisasikan jadwal, mengelola tanggung jawab, dan memusatkan informasi. Anda dapat melihat daftar lengkap fitur di asana.com/features.

Tampilan Linimasa

Lihat seluruh jadwal perjalanan dalam tata letak visual, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi kesenjangan atau tumpang tindih. Sesuaikan aktivitas dengan menariknya, memastikan transportasi dan akomodasi tetap sinkron.

Bidang Kustom

Lacak detail seperti jenis perjalanan, status pemesanan, atau kategori pengeluaran. Misalnya, gunakan bidang "Dibayar/Belum Dibayar" di Bagian Anggaran untuk memeriksa progres pembayaran dengan cepat.

Tampilan Kalender

Lihat semua tugas perjalanan menurut tanggal untuk mengoordinasikan aktivitas dan batas waktu. Tampilan ini berfungsi dengan baik untuk menyelaraskan pemesanan dengan jadwal keseluruhan.

Lampiran

Simpan dokumen, peta, dan email konfirmasi langsung pada tugas terkait. Wisatawan dapat membukanya secara instan tanpa harus mencari di kotak masuk.

Aplikasi Seluler

Akses perencana perjalanan dari mana saja, jadi Anda dapat dengan mudah memeriksa jadwal perjalanan, mengunggah tanda terima, atau mengonfirmasi pemesanan saat bepergian.

Integrasi yang direkomendasikan

Integrasi menghubungkan templat perencana perjalanan Anda dengan alat lain yang Anda gunakan selama perencanaan perjalanan. Integrasi memungkinkan Anda untuk menjaga agar komunikasi, pemesanan, dan dokumen tetap sinkron tanpa beralih antarplatform.

Telusuri daftar lengkap integrasi di Direktori App Asana.

Canva

Rancang jadwal perjalanan visual, panduan destinasi, atau grafik daftar pengepakan di Canva dan lampirkan ke perencana perjalanan Anda. Fungsionalitas ini mendukung pembuatan tata letak minimalis yang mudah dibaca dan dibagikan. Anda juga dapat merancang postingan media sosial untuk menyoroti milestone perjalanan, lalu menautkannya langsung di perencana perjalanan Anda untuk akses cepat selama perjalanan.

Microsoft Teams

Ekspor anggaran perjalanan, daftar pengepakan, atau jadwal perjalanan dari Asana ke Excel untuk pemformatan atau pelaporan lanjutan. Anda juga dapat mengimpor spreadsheet yang ada ke Asana untuk membuat perencana perjalanan dari data yang telah Anda kumpulkan.

Google Sheets dan Google Docs

Sinkronkan anggaran dan jadwal perjalanan untuk mengimpor atau mengekspor dengan cepat, yang sangat berguna bagi agen perjalanan yang mengelola banyak klien.

Slack

Terima pemberitahuan real-time untuk konfirmasi pemesanan atau perubahan jadwal perjalanan. Pemberitahuan instan membantu grup berkoordinasi tanpa harus terus-menerus memeriksa rencana perjalanan.

Dropbox

Simpan dokumen, foto, dan video perjalanan dalam folder tertata. Tautkan ke tugas yang sesuai agar file selalu mudah ditemukan.

Zoom

Tautkan detail rapat virtual untuk briefing sebelum perjalanan atau check-in jarak jauh selama perjalanan. Wisatawan dapat bergabung dalam sesi langsung dari tugas.

Pertanyaan umum tentang templat perencanaan perjalanan